Nhiệm vụ của viên chức trong thực hiện quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC ngành BHXH

Nhiệm vụ của viên chức trong thực hiện quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC ngành BHXH (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:

Nhiệm vụ của viên chức trong thực hiện quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC ngành BHXH

Cụ thể tại Điều 13 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1333/QĐ-BHXH quy định về nhiệm vụ của viên chức trong thực hiện quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

Bước 1. Viên chức TNHS tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ TTHC theo hình thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Bước 2. Kiểm tra thông tin tài khoản số của cá nhân, tổ chức

(1) Đối với cá nhân nộp hồ sơ, giấy tờ trực tiếp

- Viên chức TNHS kiểm tra sự tồn tại tài khoản số của cá nhân trên Hệ thống https://quantri.dichvucong.gov.vn/. Trường hợp đã có tài khoản, thông báo cho cá nhân và không thực hiện tạo mới; nếu chưa có, viên chức hướng dẫn công dân đăng ký tài khoản cá nhân hoặc thực hiện quy trình tạo tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia nếu công dân có nhu cầu tạo tài khoản theo hướng dẫn tại Phụ lục I kèm theo Công văn 1996/BHXH-VP ngày 22/7/2022 của BHXH Việt Nam.

- Trường hợp người dân không có nhu cầu thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ, scan, ký số và chuyển các bộ phận nghiệp vụ theo quy định hiện hành.

(2) Đối với hồ sơ của tổ chức: Viên chức TNHS kiểm tra mã số đơn vị của tổ chức trên Phần mềm TNHS và tiếp nhận hồ sơ theo mã số của đơn vị. Nếu đơn vị chưa có tài khoản giao dịch điện tử về BHXH, hướng dẫn đơn vị thực hiện đăng ký tài khoản giao dịch điện tử theo quy định.

Bước 3. Thực hiện số hóa hồ sơ, giấy tờ

(1) Viên chức TNHS kiểm tra các thành phần hồ sơ theo quy định của TTHC. Nếu đáp ứng yêu cầu, thực hiện nhập và đối chiếu các thông tin cơ bản về hồ sơ trên Phần mềm TNHS (gồm các thông tin: họ và tên (cá nhân), tên tổ chức, số tài khoản giao dịch của cá nhân, tổ chức, tên TTHC …).

(2) Căn cứ vào TTHC mà cá nhân, tổ chức cần giải quyết; trên cơ sở chia sẻ dữ liệu của các phần mềm nghiệp vụ liên quan, viên chức TNHS kiểm tra tính chính xác các thành phần hồ sơ đã lưu hoặc được tích hợp, đồng bộ trong hồ sơ TTHC của cá nhân, tổ chức từ trong Kho dữ liệu của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.

- Trường hợp thành phần hồ sơ chưa có dữ liệu điện tử

+ Viên chức TNHS thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; phân loại hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa;

+ Thực hiện scan từng thành phần hồ sơ, giấy tờ trên phần mềm TNHS và chuyển thành tệp tin (file) trên hệ thống thông tin bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác các nội dung theo bản giấy (mỗi thành phần hồ sơ là 1 file riêng biệt); Ký số trên mỗi file tài liệu đã được scan trên phần mềm TNHS (ký vào góc trên cùng bên trái trang đầu tiên của tài liệu).

+ Trường hợp hồ sơ, giấy tờ dễ hỏng mà có thể gặp rủi ro trong quá trình số hóa, viên chức TNHS phối hợp với viên chức làm công tác văn thư của đơn vị thực hiện thủ tục sao y bản chính theo cách thức sao y hồ sơ giấy nếu hồ sơ là bản chính được tổ chức cung cấp theo quy định; sau đó thực hiện scan bản giấy đã sao y, scan bản chính (nếu có thể thực hiện được) vào hệ thống phần mềm. Lưu ý: đối với hồ sơ quan trọng nhưng dễ hỏng và có thể gặp rủi ro trong quá trình số hóa, báo cáo xin ý kiến lãnh đạo đơn vị về việc không thực hiện số hóa.

- Trường hợp thành phần hồ sơ đã có dữ liệu điện tử, tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đã có dữ liệu điện tử. Viên chức TNHS có thể khai thác thông tin từ các nguồn sau:

+ Khai thác từ Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền, phạm vi quản lý của BHXH Việt Nam.

+ Khai thác từ các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu có kết nối song phương với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam;

+ Khai thác từ dữ liệu được chia sẻ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Nếu trong quá trình TNHS và thực hiện khai thác, phát hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các nguồn trên thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; việc điều chỉnh, sửa đổi thông tin thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Bước 4. Giải quyết TTHC

(1) Viên chức giải quyết TTHC truy cập vào phần mềm TNHS để tiếp nhận hồ sơ; kiểm tra thông tin và xét duyệt hồ sơ trên phần mềm nghiệp vụ theo quy định; thực hiện việc bóc tách dữ liệu theo quy định tại Điều 9 (sau khi phần mềm được hoàn thiện chức năng).

- Trường hợp hồ sơ không đạt yêu cầu: Thông báo cho cá nhân, tổ chức theo quy định.

- Trong trường hợp phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ thì kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan liên quan phải được viên chức giải quyết TTHC số hóa thành dữ liệu điện tử để lưu vào phần mềm TNHS đồng thời cập nhật vào bộ hồ sơ để trình lãnh đạo.

Trường hợp, qua kiểm tra thông tin, thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến của cơ quan, đơn vị có liên quan chưa đủ điều kiện giải quyết thì thực hiện trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa.

(2) Kết quả giải quyết TTHC trình cấp có thẩm quyền được ký số, phát hành theo quy định để có thể trả cả bản giấy và bản điện tử cho tổ chức, cá nhân, trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử hoặc cá nhân, tổ chức chỉ yêu cầu cung cấp bản điện tử.

(3) Kết quả giải quyết TTHC được đưa vào Kho dữ liệu hồ sơ TTHC của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam. Hệ thống này được kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu kết quả giải quyết TTHC trên Cổng dịch vụ công quốc gia, tạo thuận lợi cho quá trình số hóa, lưu trữ, tái sử dụng kết quả số hóa.

Bước 5. Trả kết quả giải quyết TTHC

(1) Kết quả giải quyết TTHC điện tử được gắn mã theo quy định và lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Nam.

Kết quả giải quyết điện tử được trả cho cá nhân, tổ chức qua tài khoản của cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ của ngành BHXH Việt Nam, trừ trường hợp TTHC yêu cầu tổ chức, cá nhân nhận kết quả trực tiếp.

(2) Kết quả giải quyết TTHC bản giấy được trả cho cá nhân, tổ chức theo hình thức đã đăng ký trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử cho cá nhân, tổ chức.