Tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì đơn vị kế toán cần phải làm gì?

Tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì đơn vị kế toán cần phải làm gì? (Hình từ internet)

Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:

1. Tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì đơn vị kế toán cần phải làm gì?

Theo quy định tại Điều 42 Luật Kế toán 2015 thì khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, doanh nghiệp phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

(1) Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

(2) Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

(3) Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

(4) Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản (2) và khoản (3) thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

2. Doanh nghiệp để tài liệu kế toán hư hỏng, mất mát thì bị xử phạt thế nào?

Căn cứ theo Điều Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

- Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

+ Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

+ Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

+ Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

+ Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

+ Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

+ Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

+ Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. (khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP)

Như vậy, theo quy định nêu trên, trường hợp doanh nghiệp bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

3. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán trong bao lâu?

Theo Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định, bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

- Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

- Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

+ Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

+ Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

- Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định nêu trên, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.

Nguyễn Ngọc Quế Anh