Quy định về thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Quy định về thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:

1. Tài liệu kế toán là gì?

Theo khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Cụ thể tại Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:

- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

3. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn được quy định tại khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015, cụ thể như sau:

- Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

4. Các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ thuộc các trường hợp sau đây:

- Chứng từ kế toán.

- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:

+ Các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;

+ Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;

+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;

+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;

+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.