Thủ tục chứng thực chữ ký

Thủ tục chứng thực chữ ký (Hình từ Internet)

1. Chứng thực chữ ký là gì?

“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

(Khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

2. Trách nhiệm trong việc chứng thực chữ ký

Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký được quy định như sau:

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định này.

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.

(Điều 23 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

3. Thủ tục chứng thực chữ ký

Tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục chứng thực chữ ký như sau:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Bước 3:  Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Lưu ý: Thủ tục chứng thực chữ ký nêu trên cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

- Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

- Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

- Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

- Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

4. Trường hợp không được chứng thực chữ ký

Căn cứ Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về trường hợp không được chứng thực chữ ký như sau:

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

5. Áp dụng chứng thực chữ ký trong trường hợp đặc biệt

Căn cứ Điều 26 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về việc áp dụng trong trường hợp đặc biệt như sau:

Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.

Tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Ngọc Nhi