Quy định về lưu trữ hồ sơ kiểm định xe cơ giới

Quy định về lưu trữ hồ sơ kiểm định xe cơ giới (Hình từ Internet)

1. Hồ sơ kiểm định xe cơ giới là gì?

Theo khoản 1, 9 Điều 3 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT thì:

- Kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới (gọi tắt là kiểm định) là việc kiểm tra, đánh giá lần đầu và định kỳ tình trạng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường của xe cơ giới theo các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy định.

- Hồ sơ kiểm định gồm các giấy tờ ghi nhận kết quả của mỗi lần kiểm định.

2. Quy định về lưu trữ hồ sơ kiểm định xe cơ giới

2.1 Hồ sơ kiểm định xe cơ giới

Việc lưu trữ hồ sơ, dữ liệu kiểm định được quy định tại Điều 12 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT như sau:

Đơn vị đăng kiểm phải quản lý, lưu trữ hồ sơ phương tiện, hồ sơ kiểm định và dữ liệu kiểm định. Hồ sơ lưu trữ yêu cầu phải đầy đủ, được bảo quản tốt, dễ theo dõi, dễ kiểm tra.

* Hồ sơ phương tiện

Hồ sơ phương tiện được lưu và sắp xếp thành bộ riêng, theo thứ tự số quản lý Hồ sơ phương tiện. 

Hồ sơ phương tiện gồm:

- Phiếu lập hồ sơ phương tiện;

- Giấy tờ nêu tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT;

- Các Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo (đối với xe cơ giới cải tạo);

- Bản in các ảnh tổng thể xe cơ giới theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 8 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT (kể cả khi xe cơ giới cải tạo thay đổi thông số kỹ thuật, hình dáng bố trí chung);

- Bản sao Giấy chứng nhận kiểm định lần đầu sau khi lập Hồ sơ phương tiện hoặc do thay đổi thông số kỹ thuật;

- Bản sao giấy tờ về đăng ký xe khi kiểm định lần đầu sau khi lập Hồ sơ phương tiện hoặc sau khi đổi Giấy đăng ký xe;

- Các giấy tờ liên quan đến việc bổ sung, sửa đổi thông tin hành chính, thông số kỹ thuật trong quá trình sử dụng của xe cơ giới (nếu có).

- Các giấy tờ liên quan đến việc xác minh sự phù hợp trên cơ sở dữ liệu về đăng ký xe hoặc cơ quan đăng ký xe đối với xe cơ giới phải xác minh theo quy định.

* Hồ sơ kiểm định

Hồ sơ kiểm định của mỗi xe cơ giới được xếp thành bộ riêng theo thứ tự số Phiếu theo dõi hồ sơ và lưu riêng theo từng ngày kèm theo bản sao chụp Phiếu phân công nhiệm vụ hàng ngày, bản in Báo cáo kết quả công tác kiểm định trong ngày. 

Hồ sơ kiểm định gồm:

- Phiếu theo dõi hồ sơ, các phiếu kiểm định; đối với trường hợp kiểm định lại trong ngày làm việc thì các phiếu kiểm định lưu trong cùng một bộ hồ sơ kiểm định;

- Bản sao các giấy tờ: giấy tờ về đăng ký xe, Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định cấp mới cho xe cơ giới. 

Đối với trường hợp không cấp Tem kiểm định thì lưu phôi Tem kiểm định;

- Các giấy tờ liên quan đến bổ sung, sửa đổi Hồ sơ phương tiện không do đơn vị quản lý;

- Bản in kết quả kiểm tra thiết bị giám sát hành trình, camera giám sát thông qua trang thông tin điện tử;

- Bản in ảnh chụp khoang hành lý (hầm hàng); ảnh chụp khoang hành khách từ đầu xe và từ cuối xe đối với ô tô chở người trên 09 chỗ kể cả người lái.

Dữ liệu kiểm định được lưu trữ tại đơn vị đăng kiểm và trên cơ sở dữ liệu của chương trình quản lý kiểm định tại Cục Đăng kiểm Việt Nam.

2.2 Thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm định xe cơ giới

Khoản 6 Điều 12 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT quy định về thời gian, địa điểm lưu trữ hồ sơ kiểm định như sau:

- Hồ sơ phương tiện và các sổ quản lý, cấp phát trong quá trình lập Hồ sơ phương tiện: lưu tại đơn vị đăng kiểm lập Hồ sơ phương tiện trong suốt quá trình sử dụng của xe cơ giới. 

Đối với phương tiện hết niên hạn sử dụng, hủy sau 03 năm (36 tháng) kể từ khi xe cơ giới hết niên hạn sử dụng.

- Hồ sơ kiểm định và các sổ quản lý, cấp phát trong quá trình kiểm định; ảnh chụp khi xe cơ giới vào kiểm định: lưu tại đơn vị đăng kiểm kiểm định và hủy sau 03 năm (36 tháng) kể từ ngày kiểm định.

- Xe cơ giới vào kiểm định phải được ghi hình quá trình kiểm tra trên dây chuyền và lưu trữ tại đơn vị đăng kiểm. 

Hình ảnh camera IP giám sát quá trình kiểm định trên dây chuyền phải được lưu trữ tại đơn vị đăng kiểm dưới dạng video tối thiểu 30 ngày làm việc kể từ ngày kiểm định.

- Ảnh chụp khi xe cơ giới vào kiểm định theo quy định tại khoản 7 Điều 7 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT phải được lưu dưới định dạng .JPEG theo ngày kiểm định trong thời gian 03 năm (36 tháng) kể từ ngày kiểm định.

Văn Trọng