Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:

Ngày 31/8/2023, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

Cụ thể tại Điều 3 Thông tư 13/2023/TT-BNV quy định về thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu như sau:

(1) Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP, cụ thể bao gồm:

(i) Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

+ Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

+ Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

+ Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

+ Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

(ii) Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

(iii) Kết quả giải quyết của thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định 45/2020/NĐ-CP.

(iv) Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu:

+ Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

+ Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định tại (i);

+ Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

+ Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

(2) Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

(3) Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định tại (1), (2) và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có).

Thời hạn của hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Trong đó, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

Ngoài ra, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông tư 13/2023/TT-BNV và Điều 7 Nghị định 01/2013/NĐ-CP.

(Điều 5 Thông tư 13/2023/TT-BNV)

Xem thêm nội dung tại Thông tư 13/2023/TT-BNV có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 10 năm 2023.