Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử (Hình từ internet)

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Nội dung đề cập tại Thông tư 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành.

Theo đó, trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

- Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

- Người làm lưu trữ có trách nhiệm:

+ Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

+ Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

+ Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

+ Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan

Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được sử dụng để giải quyết thủ tục hành chính và phục vụ các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu phải được sử dụng trực tuyến thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

Lưu trữ cơ quan phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan phải bảo đảm tính năng cho phép trích xuất dữ liệu từ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử dưới dạng văn bản điện tử theo định dạng quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV hoặc in ra văn bản giấy để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.

“Điều 4. Định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu

…

2. Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập điện tử

a) Tài liệu hành chính: định dạng .PDF, phiên bản 1.4 trở lên; tài liệu do cơ quan, tổ chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp phải được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

b) Tài liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

…”

Thông tư 13/2023/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 15/10/2023

Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật viện dẫn tại Thông tư 13/2023/TT-BNV được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật khác thì thực hiện theo quy định tại các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư 13/2023/TT-BNV.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân phản ánh về Bộ Nội vụ để được hướng dẫn hoặc xem xét, giải quyết.

Dương Châu Thanh