Hướng dẫn cá nhân ghi sổ sách khi kêu gọi từ thiện

Hướng dẫn cá nhân ghi sổ sách khi kêu gọi từ thiện (Hình từ Internet)

Theo đó, hướng dẫn cá nhân ghi sổ sách khi kêu gọi từ thiện như sau:

1. Nguyên tắc ghi chép việc vận động từ thiện

- Cá nhân phải mở sổ sách để ghi chép các khoản đã tiếp nhận đóng góp tự nguyện của các nhà tài trợ, các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn này để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện một cách chính xác, trung thực, đảm bảo công khai, minh bạch.

- Việc ghi chép sổ sách phải thực hiện ngay khi bắt đầu thực hiện các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện. 

Số liệu ghi chép phải liên tục theo trình tự thời gian và phản ánh đầy đủ các thông tin theo yêu cầu công khai số liệu. 

Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới của trang sổ.

Lưu ý: Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, nghiêm cấm mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa thông tin số liệu đã ghi chép trên sổ.

- Kết thúc đợt vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện cá nhân phải thực hiện chốt sổ, theo đó cộng toàn bộ số liệu thu, chi và tính ra số tồn chưa sử dụng để lập báo cáo và công khai số liệu theo quy định của pháp luật.

Đối với khoản tiếp nhận và sử dụng thông qua tài khoản tiền gửi ngân hàng phải thực hiện đối chiếu số liệu với ngân hàng nơi mở tài khoản định kỳ hàng tháng và đối chiếu khi kết thúc đợt vận động. 

Bản đối chiếu số liệu với ngân hàng hoặc số chi tiết tài khoản tiền gửi mà ngân hàng gửi đến phải được lưu trữ và công khai khi kết thúc đợt vận động.

*Trường hợp tiếp nhận tài trợ tiền từ nhà tài trợ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện

Cá nhân người vận động phải mở riêng tài khoản cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng theo quy định, không được nhận tiền tài trợ cho mục đích xã hội, từ thiện vào chung tài khoản sử dụng chi tiêu cá nhân của người vận động.

(Khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều 10 Thông tư 41/2022/TT-BTC)

2. Hướng dẫn ghi chép vận động từ thiện

2.1. Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền mặt

- Cá nhân tiếp nhận tài trợ có trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt nhận tài trợ, trường hợp chưa sử dụng có thể đem gửi vào tài khoản được mở riêng cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng.

- Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng ngoại tệ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện trong nước: 

Cá nhân tiếp nhận tài trợ bán ngoại tệ cho ngân hàng thương mại và quản lý, sử dụng tiền Việt Nam để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện theo quy định.

- Lãi tiền gửi sau khi trừ đi chi phí thanh toán được bổ sung tăng nguồn tài trợ.

- Lập Sổ tổng hợp ghi chép số liệu:

Phải thực hiện ghi chép các khoản đã tiếp nhận tài trợ bằng tiền của các nhà tài trợ theo thời gian đóng góp thực tế, bao gồm: 

+ Thông tin của nhà tài trợ (như tên, địa chỉ,... ); 

+ Số tiền đóng góp, hình thức đóng góp bao gồm đóng góp vào tài khoản tại ngân hàng, đóng góp bằng tiền mặt (trong đó chi tiết tiền Việt Nam, ngoại tệ);

+ Thời gian nhận đóng góp (trường hợp nhận đóng góp qua tài khoản ngân hàng, ghi theo ngày trên báo có của ngân hàng); 

+ Địa chỉ nhận hỗ trợ (nếu nhà tài trợ chỉ định địa chỉ nhận hỗ trợ) 

+ Thông tin cần thiết khác (nếu có) theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng tiền” (mẫu số S01CN/XHTT) quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư 41/2022/TT-BTC.

2.2. Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật

- Tùy theo điều kiện kho, bãi, khả năng bảo quản, vận chuyển, cá nhân người vận động quyết định việc tiếp nhận các khoản tài trợ bằng hiện vật.

- Khi tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, cá nhân người vận động phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời sổ hiện vật đến các địa chỉ cần hỗ trợ.

- Mở riêng “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng hiện vật”, trong đó ghi chép đầy đủ số hiện vật nhận tài trợ bao gồm ngày nhận, tên và địa chỉ người đóng góp, loại hiện vật, số lượng nhận, địa chỉ hỗ trợ chi định sẵn (nếu có) theo mẫu số S02CN/XH-TT quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư 41/2022/TT-BTC.

- Đối với các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội. Phải được ghi chép đầy đủ, bao gồm:

+ Thời gian hỗ trợ;

+ Họ tên và địa chỉ người nhận;

+ Hình thức hỗ trợ bao gồm hỗ trợ bằng tiền, bằng hiện vật (ghi rõ loại hiện vật đã hỗ trợ) hoặc hỗ trợ bằng hạng mục xây dựng, sửa chữa,...

+ Chữ ký của người nhận theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu phân phối nguồn tài trợ” (mẫu số S03CNXH-TT) quy định tại phụ lục số 03 kèm theo Thông tư 41/2022/TT-BTC.

Ngoài ra trường hợp pháp luật có quy định về việc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương thì có thể xác nhận trên mẫu biểu này hoặc lập văn bản riêng.

Các mẫu biểu các số tổng hợp số liệu theo quy định tại Phụ lục 03 kèm theo Thông tư 41/2022/TT-BTC có thể mở thêm sổ sách để theo dõi chi tiết các hoạt động (nếu cần thiết)

(Khoản 4, khoản 5, khoản 6 Điều 10 Thông tư 41/2022/TT-BTC)

3. Trách nhiệm của cá nhân kêu gọi từ thiện

Cá nhân vận động có trách nhiệm thống nhất với tổ chức, cá nhân đóng góp để có phương án phân phối, sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện còn dư hoặc chuyển cho Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp để thực hiện các chính sách an sinh xã hội bảo đảm phù hợp với mục tiêu đã cam kết với tổ chức, cá nhân đóng góp.

Việc tiếp tục phân phối, sử dụng để khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố trong nước được thực hiện theo quy định tại Nghị định 93/2021/NĐ-CP

Ngoài ra, cá nhân vận động từ thiện thực hiện công khai nội dung lên các phương tiện truyền thông và gửi kết quả bằng văn bản tới Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú để niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan trong 30 ngày. Nội dung công khai gồm:

- Văn bản về việc tổ chức kêu gọi, vận động đóng góp tự nguyện;

- Kết quả vận động (tổng số tiền, hiện vật tiếp nhận), phân phối tiền, hiện vật đóng góp tự nguyện của các tổ chức, cá nhân;

- Đối tượng, chính sách và mức hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố;

- Các tổ chức, cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp nhận đóng góp tự nguyện công khai thời gian, địa điểm, cách thức tiếp nhận tiền, hiện vật đóng góp tự nguyện. 

Thời điểm công khai thực hiện: Cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố có trách nhiệm cung cấp thông tin theo yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

(Khoản 2 Điều 14, Khoản 4 Điều 18, Điều 19 Nghị định 93/2021/NĐ-CP)

Thông tư 41/2022/TT-BTC có hiệu lực 01/9/2022.

Ngọc Nhi

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY