Thể thức văn bản có những thành phần nào? Văn bản hành chính được soạn thảo và ký ban hành như thế nào?
Thể thức văn bản là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Thể thức văn bản có những thành phần nào? Văn bản hành chính được soạn thảo và ký ban hành như thế nào?
Thể thức văn bản có những thành phần nào?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản hành chính như sau:
- Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
- Ngoài các thành phần chính thì văn bản có thể bổ sung các thành phần khác:
+ Phụ lục.
+ Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
+ Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
- Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Văn bản hành chính được soạn thảo và ký ban hành như thế nào?
Việc soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính theo Mục 2 Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
Soạn thảo văn bản hành chính theo quy định tại Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
- Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Duyệt bản thảo văn bản hành chính theo quy định tại Điều 11 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành được quy định tại Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
- Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Ký ban hành văn bản theo quy định tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
- Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
- Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Nguyễn Trần Hoàng Quyên
- Đây là nội dung tóm tắt, thông báo văn bản mới dành cho khách hàng của Law Net Nếu quý khách còn vướng mắc vui lòng gửi về Email:info@lawnet.vn
- Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- Bài viết có thể được sưu tầm từ nhiều nguồn khác nhau;
- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail banquyen@lawnet.vn;
