Khi tổ chức tiêu hủy tài liệu mật bắt buộc phải lập hội đồng

Cụ thể, tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư 04/2015/TT-TTCP quy định khi tổ chức tiêu hủy tài liệu mật phải lập hội đồng gồm: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu mật làm Chủ tịch hội đồng; đại diện các đơn vị có tài liệu mật tiêu hủy, Văn phòng, người trực tiếp quản lý tài liệu mật, công chức làm nhiệm vụ bảo mật và đại diện đơn vị có liên quan tham gia (do Chủ tịch hội đồng quyết định).

Hình ảnh minh họa (Nguồn Internet)

Theo đó, Hội đồng tiêu hủy tài liệu mật có trách nhiệm sau đây:

- Căn cứ vào các quy định của pháp luật hiện hành, nếu xác định văn bản, tài liệu hoặc vật mang bí mật nhà nước thuộc diện đưa vào lưu trữ nhà nước thì lập danh mục và tờ trình báo cáo Tổng Thanh tra Chính phủ, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quy định tại điểm c Khoản 1 Điều 5 Thông tư này xem xét, quyết định việc tiêu hủy;

- Trong quá trình thực hiện tiêu hủy tài liệu mật phải bảo đảm:

• Không tiết lộ, để lọt nội dung tài liệu mật;

• Đối với tài liệu mật và văn bản in trên chất liệu giấy phải đốt, xé, nghiền nhỏ tới mức không thể chắp ghép;

• Đối với tài liệu mật là vật mang bí mật nhà nước (Băng, đĩa, phim... đã sử dụng) phải làm thay đổi toàn bộ hình dạng và tính năng tác dụng để không còn phục hồi, khai thác, sử dụng được.

- Lập biên bản thống kê đầy đủ danh mục từng tài liệu mật đã tiêu hủy, trong đó phải ghi rõ số công văn, số bản, trích yếu nội dung tài liệu. Nội dung biên bản phải phản ánh được phương thức, trình tự tiến hành và người thực hiện tiêu hủy tài liệu mật. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia, sau đó nộp lưu tại bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị.

Lưu ý: Trong trường hợp đặc biệt không có điều kiện tổ chức tiêu hủy tài liệu mật theo quy định pháp luật hiện hành, nếu tài liệu mật không được tiêu hủy ngay sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho an ninh, quốc phòng hoặc các lợi ích khác của Nhà nước thì người đang quản lý tài liệu mật đó được quyền tự tiêu hủy nhưng ngay sau đó phải báo cáo bằng văn bản cho cấp có thẩm quyền (người đứng đầu cơ quan quản lý tài liệu mật, cơ quan công an cùng cấp). Nếu việc tự tiêu hủy tài liệu mật không có lý do chính đáng thì người tự tiêu hủy phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Chi tiết xem tại Thông tư 04/2015/TT-TTCP, có hiệu lực từ 15/09/2015

Lê Hải