Tài liệu là gì? Việc quản lý tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu của cá nhân, gia đình, dòng họ thế nào?

Mục lục bài viết

• Tài liệu là gì? Tài liệu bao gồm những gì?
• Việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện ra sao?
• Việc quản lý tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu của cá nhân, gia đình, dòng họ thế nào?

Tài liệu là gì? Tài liệu bao gồm những gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 có định nghĩa về tài liệu như sau:

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.

Như vậy, theo quy định trên thì tài liệu được hiểu là vật chứa các thông tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm:

- Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê;

- Âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;

- Bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay;

- Tranh vẽ hoặc in;

- Ấn phẩm và các vật mang tin khác.

Tài liệu là gì? Việc quản lý tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu của cá nhân, gia đình, dòng họ thế nào?

Việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện ra sao?

Tại Điều 16 Luật Lưu trữ 2011 có quy định về việc xác định giá trị tài liệu như sau:

Xác định giá trị tài liệu

1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.

3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

đ) Hình thức của tài liệu;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu.

Như vậy, theo quy định thì việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học và dựa vào các tiêu chuẩn cơ bản sau:

- Nội dung của tài liệu;

- Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

- Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

- Hình thức của tài liệu;

- Tình trạng vật lý của tài liệu.

Theo đó, quá trình xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

Việc quản lý tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu của cá nhân, gia đình, dòng họ thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Luật Lưu trữ 2011 như sau:

Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ

1. Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:

a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;

b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;

c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;

d) Công trình, bài viết về cá nhân;

đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.

2. Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:

a) Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử;

c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;

d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;

đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật.

4. Cá nhân có tài liệu có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia;

b) Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký.

Như vậy, việc quản lý tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu của cá nhân, gia đình, dòng họ được thực hiện theo nội dung nêu trên.

Cá nhân có tài liệu chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia và phải trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký.