Việc sao chụp giấy tờ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính chuyển sang bản điện tử được quy định như thế nào?

Mục lục bài viết

• Việc sao chụp giấy tờ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính chuyển sang bản điện tử thực hiện như thế nào?
• Trường hợp nào không cần thực hiện sao chụp sang bản điện tử?
• Quy trình số hóa điện tử gồm mấy bước?
• Những giấy tờ nào là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính?

Việc sao chụp giấy tờ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính chuyển sang bản điện tử thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP như sau:

Sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử

1. Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu. Việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.

2. Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

b) Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

c) Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

d) Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

đ) Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

e) Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Theo đó, khi sao chụp giấy tờ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính chuyển sang bản điện tử cần đảm bảo các yêu cầu như:

- Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

- Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

- Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

- Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

- Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

- Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Việc sao chụp giấy tờ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính chuyển sang bản điện tử được quy định như thế nào?

Trường hợp nào không cần thực hiện sao chụp sang bản điện tử?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP như sau:

Sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử

...

3. Các trường hợp không cần thực hiện sao chụp sang bản điện tử:

a) Hồ sơ được nộp để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

b) Các tài liệu được nêu tại khoản 2 Điều 4 Thông tư này.

Theo đó, những trường hợp sau đây không cần thực hiện sao chụp sang bản điện tử:

- Hồ sơ được nộp để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

- Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Quy trình số hóa điện tử gồm mấy bước?

Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:

Quy trình số hóa

Quy trình số hóa được thực hiện qua các bước:

1. Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.

2. Bóc tách dữ liệu.

3. Cấp mã kết quả số hóa.

4. Lưu kết quả số hóa.

Như vậy quy trình số hóa điện tử gồm 4 bước, bao gồm: Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử; bóc tách dữ liệu; cấp mã kết quả số hóa và lưu kết quả số hóa.

Những giấy tờ nào là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

1. Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

a) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

b) Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

c) Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

d) Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

....

Theo đó, các giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định trên.

Thông tư 01/2023/TT-VPCP sẽ có hiệu lực từ ngày 25/5/2023.