Việc quản lý công tác văn thư phải đáp ứng những yêu cầu gì? Ai có trách nhiệm quản lý công tác văn thư?
Việc quản lý công tác văn thư phải đáp ứng những yêu cầu gì?
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về nguyên tắc và yêu cầu quản lý công tác văn như sau:
Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư
1. Nguyên tắc
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
2. Yêu cầu
a) Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.
b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
Như vậy, công tác văn thư phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật.
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
- Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
Việc quản lý công tác văn thư phải đáp ứng những yêu cầu gì? Ai có trách nhiệm quản lý công tác văn thư?
Ai có trách nhiệm quản lý công tác văn thư?
Căn cứ tại Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
- Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Văn thư cơ quan có nhiệm vụ
+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
+ Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.
Nhà nước bố trí kinh phí cho công tác văn thư như thế nào?
Theo quy đinh tại Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về nội dung này như sau:
- Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành.
- Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc
+ Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư.
+ Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.
+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư.
+ Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.
Nguyễn Trần Hoàng Quyên
- Đây là nội dung tóm tắt, thông báo văn bản mới dành cho khách hàng của Law Net Nếu quý khách còn vướng mắc vui lòng gửi về Email:info@lawnet.vn
- Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- Bài viết có thể được sưu tầm từ nhiều nguồn khác nhau;
- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail banquyen@lawnet.vn;
