Thế nào là hệ thống kiểm soát nội bộ? Ngân hàng thương mại có phải báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước về hệ thống kiểm soát nội bộ không?

Mục lục bài viết

• Thế nào là Hệ thống kiểm soát nội bộ?
• Ngân hàng thương mại có phải báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước về hệ thống kiểm soát nội bộ không?
• Nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ được quy định như thế nào?

Thế nào là Hệ thống kiểm soát nội bộ?

Theo quy định tại khoản 1, khoản 3 Điều 3 Thông tư 13/2018/TT-NHNN giải thích hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp với quy định tại Luật các tổ chức tín dụng, Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ.

Trong đó, Kiểm soát nội bộ là việc kiểm tra, giám sát đối với các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện cơ chế, chính sách, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, văn hóa kiểm soát nhằm kiểm soát xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro, đảm bảo hoạt động của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đạt được các mục tiêu đề ra đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật.

Thế nào là Hệ thống kiểm soát nội bộ? Ngân hàng thương mại có phải báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước về hệ thống kiểm soát nội bộ không?

Ngân hàng thương mại có phải báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước về hệ thống kiểm soát nội bộ không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư 13/2018/TT-NHNN (được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Thông tư 14/2019/TT-NHNN) về việc báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

Báo cáo Ngân hàng Nhà nước về hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải lập báo cáo bằng văn bản giấy và gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến Ngân hàng Nhà nước (Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng) về hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định tại khoản 2, 3 và 4 Điều này.

2. Báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm:

a) Báo cáo hằng năm về kết quả tự kiểm tra, đánh giá kiểm soát nội bộ theo Phụ lục số 01 ban hành kèm theo Thông tư này;

b) Báo cáo hằng năm về quản lý rủi ro theo Phụ lục số 02 ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Báo cáo hằng năm về đánh giá nội bộ về mức đủ vốn theo Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tư này;

d) Báo cáo hằng năm về kiểm toán nội bộ theo Phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tư này, báo cáo đột xuất về kiểm toán nội bộ.

3. Thời hạn gửi báo cáo:

a) Đối với các báo cáo quy định tại điểm a, b và c khoản 2 Điều này: Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài gửi báo cáo của năm tài chính;

b) Đối với báo cáo quy định tại điểm d khoản 2 Điều này:

(i) Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, ngân hàng thương mại gửi báo cáo kiểm toán nội bộ của năm tài chính;

(ii) Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm toán nội bộ, chi nhánh ngân hàng nước ngoài gửi báo cáo kiểm toán nội bộ của năm tài chính. Trường hợp không kiểm toán nội bộ trong năm tài chính, chi nhánh ngân hàng nước ngoài không phải gửi báo cáo;

(iii) Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm toán nội bộ đột xuất, ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài gửi báo cáo kiểm toán nội bộ đột xuất.

4. Báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ quy định tại khoản 2 Điều này phải cập nhật các tồn tại, hạn chế, rủi ro mới phát sinh của hệ thống kiểm soát nội bộ trong toàn bộ ngân hàng thương mại (bao gồm các bộ phận tại trụ sở chính, chi nhánh và các đơn vị phụ thuộc khác của ngân hàng thương mại theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về mạng lưới hoạt động của ngân hàng thương mại (sau đây gọi là đơn vị phụ thuộc khác) và chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại phải lập báo cáo bằng văn bản giấy và gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến Ngân hàng Nhà nước (Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng).

Nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 44/2011/TT-NHNN về nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Các rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định kiểm soát nội bộ phù hợp.

2. Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời các hoạt động hằng ngày của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài. Kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài dưới nhiều hình thức như:

a) Phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

b) Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện giao dịch;

c) Quy trình thẩm định, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện giao dịch; bảo đảm một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 02 cán bộ tham gia, một người thực hiện giao dịch và một người kiểm soát giao dịch, không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.

3. Phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh xung đột lợi ích; bảo đảm một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài không có điều kiện để thao túng hoạt động, không minh bạch thông tin phục vụ cho mục đích cá nhân hoặc che giấu hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

4. Bảo đảm chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành hiệu quả.

5. Hệ thống thông tin, công nghệ thông tin của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải được giám sát, bảo vệ hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, bao gồm cả thiên tai, cháy, nổ, hệ thống bị xâm nhập, đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin của ngành ngân hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

6. Bảo đảm cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đều phải hiểu được tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao và phải thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình kiểm soát nội bộ liên quan.

7. Người điều hành bộ phận, đơn vị nghiệp vụ và cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ; các tồn tại, bất cập của hệ thống kiểm soát nội bộ phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; các tồn tại, bất cập lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát.

8. Cá nhân, bộ phận ở các cấp của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ được giao trước tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và trước pháp luật.

9. Lãnh đạo đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải báo cáo về kết quả tự đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất, theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.

Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng phải được thực hiện theo những nguyên tắc trên.