Khi nào thì chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ vẫn phải lưu trữ theo quy định?

Mục lục bài viết

• Khi nào thì chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ vẫn phải lưu trữ theo quy định?
• Việc lưu trữ chứng từ Bảo hiểm xã hội điện tử được quy định ra sao?
• Chứng từ giấy chuyển sang chứng từ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu gì?

Khi nào thì chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ vẫn phải lưu trữ theo quy định?

Căn cứ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định về lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử như sau:

Lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ theo quy định.

Việc lưu trữ được thực hiện cho đến khi việc hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Khi nào thì chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ vẫn phải lưu trữ theo quy định?

Việc lưu trữ chứng từ Bảo hiểm xã hội điện tử được quy định ra sao?

Căn cứ tại Điều 11 Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định về lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử như sau:

Lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Đồng thời, tại Điều 5 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 quy định như về hệ thống quản lý thông tin sau:

Hệ thống quản lý thông tin

...

3. Lưu trữ chứng từ BHXH điện tử

Hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy đủ, nguyên trạng dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam. Có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi Hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.

Như vậy theo như nội dung nêu trên, thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy đủ, nguyên trạng dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam.

Đồng thời có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi Hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.

Chứng từ giấy chuyển sang chứng từ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định về yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử như sau:

Yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định này phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định của pháp luật.

Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến người ký cuối cùng.

2. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định của Luật giao dịch điện tử. Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;

b) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;

c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

...

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì để chứng từ bảo hiểm xã hội giấy được chuyển sang chứng từ bảo hiểm điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu như sau:

- Phải phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;

- Chứng từ giấy phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;

- Chứng từ giấy có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.