Cách trình bày nội dung văn bản trong văn bản hành chính như thế nào? Hướng dẫn chi tiết cách trình bày thể thức văn bản hành chính?
Cách trình bày nội dung văn bản trong văn bản hành chính như thế nào?
Tại Phụ lục ban hành theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nêu rõ cách trình bày nội dung văn bản trong văn bản hành chính như sau:
- Căn cứ ban hành văn bản
+ Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
+ Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
- Bố cục của nội dung văn bản: Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
- Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
- Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm
+ Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
- Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
- Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.
Cách trình bày nội dung văn bản trong văn bản hành chính như thế nào? Hướng dẫn chi tiết cách trình bày thể thức văn bản hành chính?
Hướng dẫn chi tiết cách trình bày thể thức văn bản hành chính?
Tại Mục 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nêu rõ hướng dẫn chi tiết cách trình bày thể thức văn bản hành chính như sau:
STT | Thành phần thể thức và chi tiết trình bày | Loại chữ | Cỡ chữ | Kiểu chữ |
1 | Quốc hiệu và Tiêu ngữ | |||
- Quốc hiệu | In hoa | 12 - 13 | Đứng, đậm | |
- Tiêu ngữ | In thường | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Dòng kẻ bên dưới | ||||
2 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản | |||
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp | In hoa | 12 - 13 | Đứng | |
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản | In hoa | 12 - 13 | Đứng, đậm | |
- Dòng kẻ bên dưới | ||||
3 | Số, ký hiệu của văn bản | In thường | 13 | Đứng |
4 | Địa danh và thời gian ban hành văn bản | In thường | 13 - 14 | Nghiêng |
5 | Tên loại và trích yếu nội dung văn bản | |||
a | Đối với văn bản có tên loại | |||
- Tên loại văn bản | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Trích yếu nội dung | In thường | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Dòng kẻ bên dưới | ||||
b | Đối với công văn | |||
Trích yếu nội dung | In thường | 12 - 13 | Đứng | |
6 | Nội dung văn bản | In thường | 13 - 14 | Đứng |
a | Gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm | |||
- Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương | In thường | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Tiêu đề của phần, chương | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Từ “Mục” và số thứ tự | In thường | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Tiêu đề của mục | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Từ “Tiểu mục” và số thứ tự | In thường | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Tiêu đề của tiểu mục | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Điều | In thường | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Khoản | In thường | 13 - 14 | Đứng | |
- Điểm | In thường | 13 - 14 | Đứng | |
b | Gồm phần, mục, khoản, điểm | |||
- Từ “Phần” và số thứ tự | In thường | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Tiêu đề của phần | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Số thứ tự và tiêu đề của mục | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Khoản: | ||||
Trường hợp có tiêu đề | In thường | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
Trường hợp không có tiêu đề | In thường | 13 - 14 | Đứng | |
- Điểm | In thường | 13 - 14 | Đứng | |
7 | Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền | |||
- Quyền hạn của người ký | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Chức vụ của người ký | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
- Họ tên của người ký | In thường | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
8 | Nơi nhận | |||
a | Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản | In thường | 13 -14 | Đứng |
- Gửi một nơi | ||||
- Gửi nhiều nơi | ||||
b | Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản | |||
- Từ “Nơi nhận” | In thường | 12 | Nghiêng, đậm | |
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản | In thường | 11 | Đứng | |
9 | Phụ lục văn bản | |||
- Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục | In thường | 14 | Đứng, đậm | |
- Tiêu đề của phụ lục | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm | |
10 | Dấu chỉ mức độ khẩn | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm |
11 | Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành | In thường | 11 | Đứng |
12 | Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax | In thường | 11 - 12 | Đứng |
13 | Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành | In hoa | 13 - 14 | Đứng, đậm |
14 | Số trang | In thường | 13 - 14 | Đứng |
Quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như thế nào?
Tại Phụ lục ban hành theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nêu rõ quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.
- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
LawNet
- Đây là nội dung tóm tắt, thông báo văn bản mới dành cho khách hàng của Law Net Nếu quý khách còn vướng mắc vui lòng gửi về Email:info@lawnet.vn
- Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- Bài viết có thể được sưu tầm từ nhiều nguồn khác nhau;
- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail banquyen@lawnet.vn;