Có bao nhiêu hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử? Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như thế nào?

Mục lục bài viết

• Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử là gì?
• Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như thế nào?
• Khi sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan cần lưu ý những quy định nào?

Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử là gì?

Căn cứ theo Điều 7 Thông tư 13/2023/TT-BNV quy định về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử như sau:

Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

1. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, gồm:

a) Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

b) Xác định giá trị tài liệu;

c) Bảo quản tài liệu lưu trữ;

d) Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ;

đ) Thống kê tài liệu lưu trữ;

e) Tiêu hủy tài liệu lưu trữ;

g) Sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu.

Theo đó, 07 hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử gồm:

- Thu thập hồ sơ, tài liệu;

- Xác định giá trị tài liệu;

- Bảo quản tài liệu;

- Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu;

- Thống kê tài liệu;

- Tiêu hủy tài liệu.

- Sử dụng tài liệu lưu trữ.

Có bao nhiêu hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử? Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như thế nào?

Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định về thu thập tài liệu lưu trữ điện tử như sau:

Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ điện tử được quy định như sau:

Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan:

Bước 1: Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;

Bước 2: Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

Bước 3: Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

Bước 4: Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo:

- Danh mục;

- Dạng thức và cấu trúc đã thống nhất;

- Liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ;

- Kiểm tra virút;

Bước 5: Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

Bước 6: Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử:

Bước 1: Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

Bước 2: Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

Bước 3: Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo:

- Danh mục;

- Dạng thức và cấu trúc đã thống nhất;

- Liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ;

- Kiểm tra virút;

Bước 4: Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

Bước 5: Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.

Khi sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan cần lưu ý những quy định nào?

Căn cứ theo Điều 8 Thông tư 13/2023/TT-BNV quy định về sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan như sau

- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được sử dụng để giải quyết thủ tục hành chính và phục vụ các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

- Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu phải được sử dụng trực tuyến thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

- Lưu trữ cơ quan phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan phải bảo đảm tính năng cho phép trích xuất dữ liệu từ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử dưới dạng văn bản điện tử hoặc in ra văn bản giấy để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.

Thông tư 13/2023/TT-BNV sẽ có hiệu lực từ ngày 15/10/2023.