Chứng từ giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính đã hết thời hạn lưu trữ thì có phải tiêu hủy không?

Mục lục bài viết

• Chứng từ giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử trong hoạt đông tài chính phải đáp ứng những điều kiện nào?
• Chứng từ giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính đã hết thời hạn lưu trữ thì có phải tiêu hủy không?
• Trường hợp chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực thì chứng từ giấy chuyển đổi có đương nhiên mất hiệu lực không?

Chứng từ giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử trong hoạt đông tài chính phải đáp ứng những điều kiện nào?

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 165/2018/NĐ-CP về việc chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy như sau:

Chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể in chứng từ điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân đó khởi tạo và chủ quản hệ thống thông tin có thể in chứng từ điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân do mình quản lý từ hệ thống thông tin để lưu trữ, đối chiếu thông tin hoặc xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể yêu cầu chủ quản hệ thống thông tin xác nhận việc thực hiện giao dịch điện tử dưới dạng giấy để xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật. Việc yêu cầu và xác nhận này khi được thực hiện tại cơ quan nhà nước phải tuân thủ quy định, trình tự, thủ tục về cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.

3. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;

b) Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;

c) Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;

d) Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.

đ) Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

4. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử có giá trị như chứng từ điện tử trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Theo đó, chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;

- Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;

- Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;

- Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.

- Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

Chứng từ giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính đã hết thời hạn lưu trữ thì có phải tiêu hủy không?

Chứng từ giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính đã hết thời hạn lưu trữ thì có phải tiêu hủy không?

Việc tiêu hủy chứng từ điện tử được định nghĩa tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 165/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Giải thích từ ngữ

...

9. “Tiêu hủy chứng từ điện tử” là biện pháp làm cho chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin đã được chứa trong chứng từ điện tử.

Theo, việc tiêu hủy chứng từ điện tử là biện pháp làm cho các chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính và các loại thông tin, dữ liệu khác được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin cũng như không thể truy cập và tham chiếu.

Căn cứ tại Điều 11 Nghị định 165/2020/NĐ-CP về tiêu hủy chứng từ điện tử như sau:

Tiêu hủy chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử, chứng từ giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

2. Việc tiêu hủy chứng từ điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các chứng từ điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

3. Hệ thống thông tin phải ghi nhận việc tiêu hủy chứng từ điện tử dưới dạng danh mục kèm thông tin về thời điểm và người thực hiện tiêu hủy chứng từ điện tử, lưu trữ danh mục này trên hệ thống, sẵn sàng cho việc tra cứu khi cần thiết.

Theo đó, chứng từ giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

Đồng thời, hệ thống thông tin phải ghi nhận việc tiêu hủy chứng từ điện tử dưới dạng danh mục kèm thông tin về thời điểm và người thực hiện tiêu hủy chứng từ điện tử, lưu trữ danh mục này trên hệ thống, sẵn sàng cho việc tra cứu khi cần thiết.

Ngoài ra, việc tiêu hủy chứng từ điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các chứng từ điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Trường hợp chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực thì chứng từ giấy chuyển đổi có đương nhiên mất hiệu lực không?

Căn cứ tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định về nội dung hủy hiệu lực của chứng từ điện tử như sau:

Hủy hiệu lực của chứng từ điện tử

...

4. Thời điểm chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực thì đồng thời chứng từ giấy đã chuyển đổi từ chứng từ điện tử này (nếu có) cũng bị mất hiệu lực và không còn giá trị sử dụng.

Như vậy theo quy định trên thì tại thời điểm mà chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực thì đồng thời chứng từ giấy đã chuyển đổi từ chứng từ điện tử này cũng bị mất hiệu lực và không còn giá trị sử dụng.