Bản chính, bản sao của văn bản hành chính là gì? Hình thức sao văn bản hành chính được quy định như thế nào?

Mục lục bài viết

• Bản chính, bản sao của văn bản hành chính là gì?
• Hình thức sao văn bản hành chính được quy định như thế nào?
• Thẩm quyền sao văn bản hành chính được quy định như thế nào?

Bản chính, bản sao của văn bản hành chính là gì?

Căn cứ tại Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về bản chính và bản sao văn bản hành chính như sau:

- Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Ngoài ra bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

Theo đó, bản chính văn bản được áp dụng đối với văn bản trên hình thức bản giấy và có thể không phải là bản gốc văn bản.

- Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

- Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

- Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Bản chính, bản sao của văn bản hành chính là gì? Hình thức sao văn bản hành chính được quy định như thế nào?

Hình thức sao văn bản hành chính được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có 03 hình thức sao văn bản hành chính sau đây:

Sao y

Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

Sao lục

- Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

Trích sao

- Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

Ngoài ra, Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Trong đó, thể thức trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được quy định tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP gồm những thành phần sau:

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Số, ký hiệu của văn bản.

- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

- Nội dung văn bản.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

- Nơi nhận.

Ngoài các thành phần trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

- Phụ lục.

- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Thẩm quyền sao văn bản hành chính được quy định như thế nào?

Thẩm quyền sao văn bản hành chính được quy định tại Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể:

Thẩm quyền sao văn bản

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Như vậy:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

- Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Ngoài ra, giá trị pháp lý của bản sao văn bản hành chính theo Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.