THÔNG TƯ

VỀ VIỆC ĐĂNG CÔNG BÁO VÀ SỬ DỤNG CÔNG BÁO

Kính gửi: - Các Bộ và cơ quan ngang Bộ

Kiểm điểm tình hình công tác công báo trong ít lâu nay, Thủ tướng phủ nhận thấy có một số đặc điểm như sau:

1. Có nhiều văn bản cần đăng công báo mà không được đăng; nhiều văn bản đăng chậm hàng tháng, có văn bản ban hành từ đầu hoặc giữa năm trước mà đến năm sau mới gửi đăng công báo.

2. Nhiều văn bản có chữ in sai vì văn bản sao đưa in không đúng bản chính hoặc không đánh dấu rõ ràng.

3. Có nhiều cơ quan nhận được công báo mà không chú ý phổ biến một cách rộng rãi trong cán bộ và nhân viên cơ quan; nhiều cơ quan lại để thất lạc công báo, không chú ý giữ gìn cho đủ số, khi cần tra cứu thì xin cấp thêm.

Các khuyết điểm trên đã hạn chế một phần tác dụng của công báo. Cho nên, Thủ tướng phủ thấy cần có một chế độ đăng công báo và sử dụng công báo, và xin đề nghị các Bộ áp dụng thống nhất các điều tạm thời quy định dưới đây nhằm bảo đảm:

- Công báo đăng được đầy đủ, kịp thời và chính xác các văn bản cần thiết được đăng;

- Công báo được sử dụng và bảo quản tốt.

I. VIỆC ĐĂNG CÁC VĂN BẢN VÀO CÔNG BÁO

A. Những văn bản nào phải đăng công báo. Thời hạn gửi đăng.

1. Các văn bản thuộc các loại dưới đây, trừ trường hợp nội dung có những điểm cần giữ bí mật, đều phải được đăng công báo:

a) Những văn bản có tính chất pháp quy hoặc có tính chất chỉ đạo công tác của Quốc hội, Ban Thường trực Quốc hội, Chủ tịch nước, Hội đồng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ trưởng và Thứ trưởng, các cơ quan ngang Bộ ban hành dưới mọi hình thức như: luật, sắc luật, sắc lệnh, nghị quyết, điều lệ, quyết định, thông tư, chỉ thị v.v…

b) Những văn bản của các cơ quan nói trên ban hành những quyết định về những trường hợp cá biệt xét cần công bố như: thành lập hoặc sửa đổi các đơn vị hành chính, các cơ quan chuyên môn, bổ nhiệm cán bộ cao cấp, thưởng huân chương, v.v…

c) Thông cáo của Quốc hội, Ban Thường trực Quốc hội, Hội đồng Chính phủ, Thủ tướng phủ các Bộ và cơ quan ngang Bộ.

d) Lời kêu gọi, diễn văn của Quốc hội, Ban Thường trực Quốc hội, Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ trong các buổi lễ, các hội nghị lớn.

đ) Các biên bản phiên họp của Quốc hội.

e) Các văn kiện ngoại giao cần được công bố.

g) Các văn bản lập quy của các Hội đồng nhân dân và Ủy ban Hành chính tỉnh, khu, thành phố xét cần được công bố.

2. Để công báo đăng các văn bản nói trên đây được kịp thời, những bản sao văn bản để đăng công báo phải được gửi đến Vụ Pháp chế ngay sau khi các bản chính được ký và ban hành.

3. Các Bộ cần đặt chế độ kiểm soát để tất cả các văn bản cần đăng công báo đều được gửi đăng kịp thời, không để sót văn bản nào.

4. Văn bản gửi đăng công báo phải có chữ ghi rõ trên văn bản hay trong phiếu chuyển là “Để đăng công báo”, và phải do một cán bộ có đủ điều kiện như Chánh, Phó văn phòng Bộ ký chịu trách nhiệm về sự cần đăng và về tính chất chính xác của văn bản.

5. Khi soạn các văn bản gửi đăng công báo, nếu Vụ Pháp chế thấy có văn bản nào mà việc đăng xét ra không cần thiết thì sẽ trao đổi thống nhất ý kiến với Bộ sở quan về việc cho đăng hay không cho đăng.

Qua các văn bản của các Bộ gửi đến Vụ Pháp chế để theo dõi, nếu Vụ Pháp chế xét thấy có văn bản nào cần được đăng mà Bộ lại không đề nghị đăng thì Vụ Pháp chế cũng sẽ trao đổi ý kiến với Bộ sở quan để cùng quyết định về việc cho đăng hay không cho đăng.

Trong hai trường hợp trên, nếu Vụ Pháp chế và Bộ không thống nhất ý kiến thì Vụ Pháp chế báo cáo lên Bộ trưởng Thủ tướng phủ quyết định.

B. Những việc cần phải làm để bảo đảm công báo đăng các văn bản được chính xác:

1. Để việc in được chính xác, các bản sao văn bản gửi đăng công báo phải theo đúng các điều quy định dưới đây:

a) Bản sao đánh máy hoặc in ronéo phải rõ ràng, dễ đọc, có đánh dấu (đặc biệt các tên người, tên địa phương, danh từ chuyên môn phải đánh dấu thật rõ).

b) Bản sao phải thật đúng với bản chính và do người cán bộ có trách nhiệm, có đủ tư cách ký sao lục. Bản sao phải ghi rõ số, ngày tháng của văn bản, họ tên và chức vụ người ký bản chính và người ký sao lục.

c) Các chỗ thêm bớt, sửa chữa phải thật rõ ràng, nếu sửa chữa nhiều thì nên đánh máy lại.

d) Theo yêu cầu về chuyên môn của nhà in, để việc xếp chữ được nhanh chóng, văn bản đưa in chỉ đánh máy hoặc in ronéo một mặt giấy; nếu đánh máy hoặc in ronéo hai mặt thì phải gửi 2 bản.

Đối với những văn bản gửi đăng công báo không đáp ứng các yêu cầu nói trên, Vụ Pháp chế có thể hoãn việc đăng và gửi trả lại Bộ để sửa chữa.

2. Khi đưa in  công báo, Vụ Pháp chế có nhiệm vụ soát lại và sửa chữa các bản in thử để công báo in đúng các văn bản gửi đăng.

Khi công báo in sai văn bản gửi đăng thì phải có đính chính ngay

Nhận được công báo mới gửi đến, cơ quan có văn bản đăng trong công báo cần soát lại những văn bản của mình, nếu thấy còn có chỗ in sai thì báo ngay cho Vụ Pháp chế biết để làm đính chính vào số công báo gần nhất.

II. VIỆC SỬ DỤNG CÔNG BÁO

1. Các cơ quan được cấp công báo có nhiệm vụ phổ biến công báo trong nhân viên và công báo. Công báo cần được luân chuyển ở các phòng hoặc để ở phòng đọc sách hay thư viện của cơ quan để mọi người có thể xem và tra cứu khi cần thiết.

2. Khi nào thấy có đăng đính chính, cơ quan hoặc người sử dụng công báo cần sửa chữa ngay vào văn bản đã in sai để sau dùng được đúng.

3. Vì công báo là những tập tài liệu rất cần thiết để giúp cán bộ, nhân viên cơ quan tìm hiểu đường lối chính sách, luật lệ của Nhà nước và của Chính phủ, cho nên cần được giữ đủ số, không để rách, nát. Sau khi nhận được số mục lục cả năm, toàn bộ công báo về mỗi năm cần được đóng lại thành tập có bìa cứng để giữ được lâu bền.

4. Công báo của các cơ quan thuộc tài sản quốc gia. Mọi người có nhiệm vụ bảo vệ nó, không để hư hỏng, không lấy làm của riêng.

Ở các cơ quan nếu có những số công báo lẻ tẻ thừa không dùng đến thì gửi trả lại Vụ Pháp chế Thủ tướng phủ để cấp cho những nơi thiếu.

Thủ tướng phủ đề nghị các Bộ trong khi thi hành những điều quy định như trên, nếu thấy có chỗ nào chưa hợp lý hoặc còn thiếu sót thì gửi ý kiến đến Thủ tướng phủ (Vụ Pháp chế) để nghiên cứu sửa chữa bổ sung.