THÔNG TƯ

CỦA BỘ TƯ PHÁP SỐ 1411/TT.CC NGÀY 3 THÁNG 10 NĂM 1996 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 31/CP NGÀY 18/5/1996 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 4/6/1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp;
Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định số 31/CP về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước như sau:

I. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG

A. TRONG LĨNH VỰC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG, BỘ TƯ PHÁP THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CƠ BẢN SAU ĐÂY:

1. Chuẩn bị các văn bản pháp luật trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước;

2. Hướng dẫn, chỉ đạo các địa phương trong việc thành lập Phòng Công chứng nhà nước, cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự, các việc khác thuộc lĩnh vực tổ chức theo quy định của pháp luật về Công chứng nhà nước;

3. Hướng dẫn, chỉ đạo các địa phương giải quyết các vướng mắc về trình tự, thủ tục thực hiện các việc công chứng theo quy định của pháp luật, áp dụng các quy định của pháp luật trong việc chứng nhận của pháp luật trong việc chứng nhận của Phòng công chứng nhà nước, việc chứng thực của Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện) và của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã);

4. Bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên theo đề nghị của Giám dốc Sở Tư pháp; cấp và thu hồi thẻ công chứng viên;

5. Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng của cả nước; tổ chức việc nghiên cứu khoa học công chứng;

6. Xây dựng, ban hành, hướng dẫn sử dụng các mẫu văn bản công chứng và các mẫu sổ công chứng thực hiện trong phạm vi cả nước; quy định việc in, phát hành các mẫu đó;

7. Kiểm tra về việc thành lập Phòng Công chứng nhà nước, tuyển dụng, bố trí nhân sự và việc thực hiện chế độ, chính sách đối với các thành viên của Phòng Công chứng nhà nước;

Kiểm tra việc thực hiện công chứng trong vi phạm công chứng mà pháp luật quy định cho Phòng Công chứng nhà nước được thực hiện, quy trình thực hiện chứng nhận các việc công chứng, việc thực hiện lưu trữ công chứng của Phòng Công chứng nhà nước và hoạt động chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;

Tiến hành thanh tra các vụ, việc khi có tố cáo theo thẩm quyền;

8. Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch, dự án hợp tác quốc tế về đào tạo công chứng viên, tin học hoá công chứng, trao đổi kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng.

B. TRONG LĨNH VỰC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG, CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG (SAU ĐÂY GỌI CHUNG LÀ CẤP TỈNH) THỰC HIỆN CÁC NHỊÊM VỤ, QUYỀN HẠN SAU ĐÂY:

1. Ra quyết định thành lập Phòng Công chứng nhà nước thuộc Sở Tư pháp; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng phòng Công chứng nhà nước;

ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có nhiều yêu cầu công chứng, thì có thể thành lập một số Phòng Công chứng nhà nước và được đánh số lần lượt theo thứ tự;

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định địa hạt cho từng Phòng công chứng nhà nước trong việc chứng nhận giao dịch dân sự liên quan đến bất động sản. "Địa hạt" nói tại điểm này được hiểu là một hoặc một số huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh của địa phương mình;

2. Quyết định phân bổ biên chế, kinh phí, bảo đảm trụ sở làm việc, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho hoạt động của từng Phòng Công chứng nhà nước;

3. Quyết định thành lập Hội đồng định giá đối với các loại tài sản bằng hiện vật đầu tư ban đầu của chủ doanh nghiệp tư nhân theo quy định tại Điều 31 của Nghị định số 31/CP.

C. TRONG LĨNH VỰC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG, GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN SAU ĐÂY:

1. Lập đề án trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việc thành lập Phòng Công chứng nhà nước;

2. Đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên;

3. Lựa chọn trong số công chứng viên đã được bổ nhiệm để đề nghị Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm Trưởng phòng Công chứng nhà nước;

4. Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó trưởng phòng Công chứng nhà nước theo đề nghị của Trưởng phòng Công chứng nhà nước;

5. Quyết định công nhận danh sách người dịch là cộng tác viên thường xuyên của Phòng Công chứng nhà nước theo đề nghị của Trưởng phòng Công chứng nhà nước;

6. Trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hoặc quyết định về biên chế, tuyển dụng, nâng lương, đào tạo và các việc khác đối với công chứng viên và các nhân viên của Phòng Công chứng nhà nước theo đề nghị của Trưởng phòng Công chứng nhà nước theo chế độ quản lý biên chế cán bộ hiện hành;

7. Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất các hoạt động công chứng, việc bố trí phân công nhân sự, lề lối làm việc và việc thực hiện chế độ, chính sách của Phòng Công chứng nhà nước;

Cùng với Phòng Công chứng nhà nước tổ chức tập huấn nghiệp vụ công chứng cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã của địa phương mình;

Kiểm tra hoạt động chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;

8. Báo cáo kịp thời những khó khăn, vướng mắc, xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về tổ chức, hoạt động công chứng, định kỳ 6 tháng, hàng năm báo cáo về tổ chức, hoạt động công chứng với bộ Tư pháp và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

II. CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CÓ THẨM QUYỀN THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG

A. PHÒNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC

1. Phòng Công chứng nhà nước thuộc Sở Tư pháp có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng và có con dấu riêng theo quy định của Chính phủ.

Phòng Công chứng nhà nước được mở tài khoản riêng do Trưởng phòng Công chứng nhà nước là chủ tài khoản bao gồm: tài khoản kinh phí hạn mức, tài khoản tiền gửi... theo chế độ hiện hành của Nhà nước.

Phòng Công chứng nhà nước phải có ít nhất là 2 công chứng viên.

Phòng Công chứng Nhà nước có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng công chứng viên và các nhân viên khác.

2. Tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm công chứng viên:

a. Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam;

b. Có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, công minh, trung thực, liêm khiết, khách quan, có tinh thần trách nhiệm và khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao;

c. Tốt nghiệp đại học luật;

d. Đã làm công tác luật từ 5 năm trở lên tại các cơ quan tư pháp, toà án, kiểm sát, công chứng, thi hành án, thanh tra, hải quan, luật sư; chuyên viên pháp lý tại Uỷ ban nhân dân, Hội đồng nhân dân, tổ chức pháp chế của các ngành;

đ. Đã qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ công chứng theo chương trình, nội dung do Bộ Tư pháp quy định.

Công chứng viên phải hoạt động chuyên trách, không được kiêm nhiệm công việc khác tại các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế và không được hành nghề tự do.

Hồ sơ của những người được đề nghị bổ nhiệm công chứng viên thực hiện theo Phụ lục số 1 của Thông tư này.

Công chứng viên được cấp thẻ công chứng viên để sử dụng trong khi làm nhiệm vụ. Mẫu thẻ công chứng viên theo Phụ lục số 2 của Thông tư này.

3. Công chứng viên thực hiện nhiệm vụ quy định tại Điều 21 của Nghị định số 31/CP.

Trong khi thực hiện nhiệm vụ, công chứng viên phải có thái độ hoà nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọng nhân dân; không được hách dịch, đùn đẩy các yêu cầu công chứng cho các cơ quan khác.

4. Trưởng phòng Công chứng nhà nước có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a. Lập, chỉ đạo thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của Phòng; phân công nhiệm vụ cho các công chứng viên và các nhân viên của Phòng;

b. Điều hành công việc hàng ngày của Phòng;

c. Thay mặt Phòng Công chứng nhà nước trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức khác;

d. Thực hiện chính sách cán bộ theo chế độ đã được phân cấp;

đ. Giải quyết khiếu nại theo thẩm quyền;

e. Kiến nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên.

g. Báo cáo kịp thời những khó khăn, vướng mắc và những vấn đề mới phát sinh trong quá trình thực hiện công chứng, xin ý kiến hướng dẫn, chỉ đạo về tổ chức, nhân sự, nghiệp vụ; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ 6 tháng, hàng năm về tổ chức, hoạt động công chứng của Phòng với Giám đốc Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp.

Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Công chứng nhà nước thực hiện các việc công chứng với tư cách công chứng viên.

B. UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện các việc công chứng sau đây:

1. Chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính;

2. Chứng thực các hợp động theo hướng dẫn tại phần III của Thông tư này;

3. Chứng thực giao dịch dân sự khác theo quy định của pháp luật.

Chủ tịch phân công Phó Chủ tịch hoặc Uỷ viên Uỷ ban nhân dân cấp mình là Chánh Văn phòng thực hiện việc chứng thực các yêu cầu công chứng thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc chứng thực do mình thực hiện.

Trưởng phòng Tư pháp giúp thành viên được phân công của Uỷ ban nhân dân thực hiện việc chứng thực.

Tuỳ thuộc vào điều kiện công tác của Phó Chủ tịch hoặc Uỷ viên Uỷ ban nhân dân là Chánh Văn phòng, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân có thể ra quyết định uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện ký các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

C. UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện các việc công chứng sau đây:

1. Công chứng di chúc;

2. Chứng thực việc từ chối nhận di sản;

3. Chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật.

Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phụ trách tư pháp thực hiện việc chứng thực các yêu cầu công chứng thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp xã và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc chứng thực do mình thực hiện; không được uỷ quyền trong việc chứng thực.

D. CƠ QUAN ĐẠI DIỆN NGOẠI GIAO HOẶC LÃNH SỰ CỦA NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI.

Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện các yêu cầu về công chứng của công dân, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của Pháp lệnh lãnh sự.

Trình tự, thủ tục công chứng tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự phải tuân theo quy định của Pháp lệnh lãnh sự, Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ và hướng dẫn của Thông tư này. Viên chức lãnh sự thực hiện công chứng của cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện và chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao về việc thực hiện yêu cầu công chứng.

III. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG

A. CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG

1. Các hợp đồng liên quan đến bất động sản: hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng tặng cho bất dộng sản, hợp đồng trao đổi bất động sản, hợp đồng bán đấu giá bất động sản, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê khoán bất động sản, hợp đồng thế chấp bất động sản do Phòng Công chứng nhà nước có thẩm quyền địa hạt nơi có bất động sản chứng nhận.

Các hợp đồng liên quan đến bất động sản ở huyện không thuộc địa hạt của Phòng Công chứng nhà nước do Uỷ ban nhân dân cấp huyện chứng thực.

2. Việc công chứng hợp đồng liên quan đến tài sản thuộc sở hữu chung phải phù hợp với quy định tại Điều 237 và các quy định khác của Bộ Luật Dân sự.

Trong trường hợp trong số chủ sở hữu chung có người mất tích thì chỉ được công chứng hợp đồng khi đương sự xuất trình quyết định có hiệu lực của Toá án tuyên bố người đó mất tích.

3. Nếu bất động sản hoặc động sản mà theo quy định của pháp luật phải đăng ký quyền sở hữu, thì khi công chứng hợp đồng, chủ sở hữu phải xuất trình bản chính Giấy chứng nhận quyền sở hữu.

4. Người yêu cầu công chứng phải khai rõ tình trạng của tài sản, nếu tài sản đang có tranh chấp, đang bị kê biên để thực hiện nghĩa vụ khác, đang được cầm cố hoặc thế chấp thì không được công chứng hợp đồng liên quan đến tài sản đó, trừ trường hợp quy định tại Điều 342 và Điều 360 của Bộ Luật Dân sự.

5. Khi yêu cầu công chứng hợp đồng, các đương sự phải xuất trình các giấy tờ tuỳ thân sau đây:

a) Giấy chứng minh thư nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ khác, nếu là người nước ngoài thì phải xuất trình hộ chiếu;

b) Nếu là người đại diện thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện và phạm vi thẩm quyền đại diện;

c) Các giấy tờ khác có liên quan theo quy định của pháp luật.

6. Bản dự thảo hợp đồng có thể do các bên dự thảo hoặc do công chứng viên dự thảo theo yêu cầu của các bên.

Nội dung hợp đồng không được trái pháp luật, trái đạo đức xã hội. Nếu có mẫu hợp đồng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành thì hợp đồng phải theo đúng mẫu đó.

Phần cuối của bản hợp đồng phải ghi rỗ số tờ, số trang, số bản chính của hợp đồng và người được giao giữ.

7. Khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên phải kiểm tra tính hợp pháp của những giấy tờ có trong hồ sơ, nếu có vấn đề chưa rõ hoặc nghi ngờ thì phải xác minh.

8. Công chứng viên đọc toàn văn dự thảo hợp đồng cho các bên nghe; giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, trách nhiệm pháp lý khi hợp đồng vô hiệu theo quy định của Bộ Luật Dân sự hoặc khi các bên vi phạm hợp đồng.

Nếu các bên đồng ý toàn bộ các điều khoản trong dự thảo hợp đồng thì ký tắt vào từng trang và ký tên vào cuối bản hợp đồng trước mặt công chứng viên.

Công chứng viên đóng dấu giáp lai, ghi lời chứng của mình vào trang cuối của bản hợp đồng, ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện công chứng, ký tên và đóng dấu công chứng.

B. CHỨNG NHẬN DI CHÚC

1. Phòng Công chứng nhà nước chứng nhà nước hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực di chúc theo yêu cầu của người lập di chúc.

2. Khi yêu cầu chứng nhận bản di chúc, đương sự phải nộp bản di chúc và xuất trình Giấy chứng minh nhân dân, nếu trong bản di chúc có việc chuyển tài sản của họ cho người khác mà tài sản đó theo quy định của pháp luật phải đăng ký quyền sở hữu thì phải xuất trình Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản.

3. Công chứng viên phải kiểm tra các giấy tờ do đương sự xuất trình, xác định năng lực hành vi của người lập di chúc; công chứng viên phải đặt các câu hỏi để xác định người lập di chúc có minh mẫn, sáng suốt, có bị lừa dối, đe doạ hoặc cưỡng ép hay không?

Việc công chức di chúc được thực hiện theo quy định của Bộ Luật dân sự về thừa kế và phải bảo đảm bí mật, trong trường hợp cần thiết có thể ghi âm lời nói của người lập di chúc.

Sau khi kiểm tra nội dung của bản di chúc, công chứng viên chứng nhận bản di chúc đó. Công chứng viên không chứng nhận di chúc thông qua người đại diện, không chứng nhận bản di chúc có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.

Bản chính di chúc, băng ghi âm phải được lưu trữ tại Phòng Công chứng nhà nước hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi đã công chứng di chúc đó.

4. Trong trường hợp người lập di chúc yêu cầu sửa đổi, bổ sung di chúc dã được công chứng thì việc sửa đổi, bổ sung di chúc cũng được thực hiện công chứng theo thủ tục như khi lập di chúc.

C. LƯU GIỮ DI CHÚC

1. Phòng Công chứng nhà nước nhận giữ bản di chúc theo yêu cầu của người lập di chúc.

Trong trường hợp di chúc đã được công chứng, ngoài bản di chúc đã được lưu trữ tại Phòng Công chứng nhà nước, người lập di chúc có thể yêu cầu Phòng Công chứng nhà nước lưu giữ bản di chúc.

2. Khi nhận giữ di chúc, công chứng viên phải lập hai Giấy nhận giữ theo mẫu, một bản giao cho người lập di chúc và một bản lưu trữ tại Phòng Công chứng nhà nước.

Bản di chúc lưu giữ phải được niêm phong trước mặt người lập di chúc và ghi vào sổ.

3. Trong trường hợp bản di chúc được lưu giữ tại Phòng Công chứng nhà nước, thì công chứng viên là người công bố di chúc. Việc mở niêm phong và công bố di chúc phải được lập biên bản có chữ ký của công chứng viên và người có quyền, lợi ích liên quan. Công chứng viên phải gửi bản sao di chúc tới tất cả những người có liên quan đến nội dung di chúc. Bản sao di chúc này phải có chứng nhận của công chứng viên. Việc đối chiếu bản sao di chúc với bản chính, việc dịch di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt hoặc ngược lại được thực hiện theo quy định của Bộ Luật Dân sự.

D. CHỨNG NHẬN VIỆC TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN

1. Người yêu cầu chứng nhận việc từ chối nhận di sản phải nộp đơn yêu cầu, xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ khác.

2. Công chứng viên không chứng nhận việc từ chối nhận di sản, nếu quá thời hạn quy định tại Điều 645 của Bộ Luật Dân sự.

Đ. CHỨNG NHẬN BIÊN BẢN CỦA HỘI ĐỒNG ĐỊNH GIÁ TÀI SẢN BẰNG HIỆN VẬT ĐẦU TƯ BAN ĐẦU CỦA DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN

1. Phòng Công chứng nhà nước chứng nhận biên bản của Hội đồng định giá tài sản bằng hiện vật đầu tư ban đầu do chủ doanh nghiệp tư nhân yêu cầu.

Công chứng viên có thể được mời tham dự khi Hội đồng định giá tiến hành việc định giá.

2. Chủ doanh nghiệp tư nhân phải xuất trình Giấy chứng minh nhân dân, Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, Quyết định thành lập Hội đồng định giá và biên bản định giá của Hội đồng định giá.

3. Công chứng viên chứng nhận biên bản của Hội đồng định giá tài sản sau khi đã kiểm tra các giấy tờ do đương sự xuất trình, xem xét nội dung của biên bản định giá, sự phù hợp của thành phần Hội đồng định giá với Quyết định thành lập Hội đồng.

E. CHỨNG NHẬN BẢN DỊCH

1. Phòng Công chứng nhà nước chứng nhận bản dịch theo yêu cầu của đương sự.

2. Người yêu cầu chứng nhận bản dịch phải xuất trình bản gốc của bản dịch đó cho Phòng Công chứng nhà nước.

Công chứng viên chứng nhận chữ ký của người dịch bản dịch đó.

Phòng Công chứng nhà nước lưu trữ bản dịch và bản sao của bản gốc.

G. CHỨNG NHẬN VIỆC TRÌNH KHÁNG NGHỊ HÀNG HẢI

1. Công chứng viên tiếp nhận bản Kháng nghị hàng hải do thuyền trưởng lập về sự kiện xảy ra trong thời gian tàu đi trên biển hoặc đỗ ở cảng.

2. Sau khi xem xét bản Kháng nghị hàng hải, công chứng viên chứng nhận thời gian mà thuyền trưởng đã trình bản Kháng nghị hàng hải. Nếu quá thời hạn 24 giờ, kể từ khi xảy ra tai nạn hoặc kể từ khi tàu ghé vào cảng sau khi xảy ra tai nạn, thì công chứng viên không chứng nhận việc trình Kháng nghị hàng hải.

H. CẤP VÀ CHỨNG NHẬN BẢN SAO

1. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản sao.

Cơ quan đăng ký hộ tịch đã cấp bản chính giấy tờ về hội tịch bao gồm: Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử và giấy tờ khác về hộ tịch có quyền cấp bản sao các giấy tờ đó.

Trường học, cơ sở đào tạo và giáo dục đã cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác có quyền cấp bản sao các giấy tờ đó.

Cơ quan, tổ chức khác mà theo quy định của pháp luật có quyền cấp các giấy tờ khác thì cũng có quyền cấp bản sao các giấy tờ đó.

2. Chứng nhận bản sao

a) Đương sự có thể yêu cầu công chứng bản sao tại bất kỳ Phòng Công chứng nhà nước nào.

b) Bản sao từ bản chính có thể là bản in lại, bản sao chụp lại, bản đánh máy, nhưng đương sự phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Chỉ được công chứng bản sao từ bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên thì phải có dấu giáp lai.

c) Công chứng viên chỉ chịu trách nhiệm về việc công chứng bản sao từ bản chính, không chịu trách nhiệm về việc đương sự sử dụng bản sao đó.

d) Khi tiến hành công chứng bản sao phải:

- Kiểm tra tính hợp pháp của bản chính. Trong trường hợp bản chính đó bị nghi ngờ là giả thì phải được giám định hoặc xác minh tại cơ quan đã cấp bản chính đó;

- Trong trường hợp đương sự có sẵn bản sao thì phải đối chiếu, rà soát các nội dung được sao từ bản chính.

đ) Không được công chứng bản sao các giấy tờ sau đây:

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung trái pháp luật;

- Bản chính giấy tờ, tài liệu đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung; bản chính giấy tờ, tài liệu đã được cấp không đúng thẩm quyền hoặc không hợp lệ;

- Bản sao từ bản sao, bản FAX, kể cả bản sao đã được công chứng;

- Văn bản quy phạm pháp luật; các quyết định, công văn, giấy tờ có xác định độ mật của cơ quan nhà nước, đoàn thể, tổ chức xã hội và tổ chức kinh tế; các tài liệu cấm công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng;

- Hoá đơn, chứng từ, phiếu, vé, trái phiếu, cổ phiếu, kỳ phiếu và các giấy tờ khác trị giá được bằng tiền;

- Giấy tờ liên quan đến việc xuất nhập cảnh, xuất nhập khẩu;

- Bản đồ, bản vẽ các loại;

- Đơn, thư và các giấy tờ tự lập không có chứng nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Giấy tờ khác mà pháp luật quy định không được công chứng.

IV. HÌNH THỨC VĂN BẢN CÔNG CHỨNG

1. Văn bản công chứng phải được thể hiện rõ ràng.

Chữ viết trong văn bản công chứng có thể là chữ viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính; không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, viết thêm; trong trường hợp sửa chữa do lỗi kỹ thuật, thì phải được công chứng nhận và đóng dấu.

Ngày, tháng, năm công chứng viên ký văn bản công chứng ghi bằng số và chữ; có thể ghi giờ, phút, nếu đương sự yêu cầu hoặc công chứng viên thấy cần thiết.

Các con số liên quan đến tiền cũng phải được ghi bằng chữ.

2. Nếu văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự và từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai.

3. Đương sự, người làm chứng ký tên hoặc điểm chỉ trước mặt người thực hiện công chứng. Người thực hiện công chứng phải ký tên trước mặt các đương sự và người làm chứng.

V. HỒ SƠ CÔNG CHỨNG VÀ CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ

1. Hồ sơ công chứng bao gồm bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ, tài liệu kèm theo phải được lưu trữ. Các giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ phải lập thành danh mục để tiện tra cứu.

2. Hồ sơ công chứng phải được đánh số, sắp xếp theo từng loại việc công chứng và theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ công chứng.

3. Hồ sơ công chứng phải được bảo quản chặt chẽ, thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm ướt, mối mọt.

4. Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ lâu dài tại cơ quan đã thực hiện công chứng.

Đối với bản sao, thì thời gian lưu trữ là 5 năm. Khi tiêu huỷ bản sao phải có Hội đồng.

VI. VIỆC GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

A. VIỆC GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI

1. Đối với khiếu nại về hoạt động nghiệp vụ công chứng của công chứng viên, thì Trưởng phòng Công chứng nhà nước giải quyết, trả lời cho người khiếu nại trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu nại; nếu đương sự không đồng ý với cách giải quyết của Trưởng Phòng Công chứng nhà nước, thì có quyền khiếu nại với Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở tư pháp xem xét, giải quyết và trả lời cho đương sự trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại.

2. Trong trường hợp có khiếu nại về hoạt động nghiệp vụ công chứng của Trưởng phòng Công chứng nhà nước, thì Trưởng Phòng Công chứng nhà nước xem xét, giải quyết và trả lời cho người khiếu nại trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu nại; nếu đương sự không đồng ý với tư cách giải quyết của Trưởng phòng Công chứng nhà nước thì có quyền khiếu nại với Giám đốc Sở Tư pháp. Giám đốc Sở Tư pháp xem xét, giải quyết và trả lời cho người khiếu nại trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu nại.

B. VIỆC GIẢI QUYẾT TỐ CÁO

Việc tố cáo hành vi trái pháp luật của Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Công chứng nhà nước, công chứng viên và nhân viên khác của Phòng Công chứng nhà nước được giải quyết theo Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo của công dân.

Trong quá trình thực hiện công tác công chứng nếu có những vấn đề mới pháp sinh mà chưa được pháp luật quy định và có vướng mắc thì Trưởng phòng Công chứng nhà nước, Giám đốc Sở Tư pháp phải kịp thời báo cáo, xin ý kiến Bộ Tư pháp để giải quyết.