THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VIỆC DÙNG GIẤY VÀ MỘT SỐ KHUÔN KHỔ CHỦ YẾU CHO CÁC LOẠI GIẤY TỜ, SỔ SÁCH HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP VÀ DÂN DỤNG

BỘ TRƯỞNG BỘ VĂN HÓA

Ngày 04-3-1961, Phủ Thủ tướng đã ra chỉ thị số 534/CN và ngày 15-3-1961 Bộ Văn hóa cũng đã có chỉ thị số 343/VH-CT về việc “Đẩy mạnh sản xuất giấy trong nước và hết sức tiết kiệm trong việc dùng giấy”.

Việc dùng giấy in để in các tài liệu, giấy tờ, sổ sách của các cơ quan, các doanh nghiệp, xí nghiệp đã có nhiều tiến bộ. Tuy nhiên, việc dùng giấy còn nhiều trường hợp chưa hợp lý, gây ra lãng phí. Có những loại giấy tờ có thể in rô-nê-ô cũng đưa in máy; cùng loại giấy tờ, sổ sách nội dung như nhau (giấy giới thiệu, công lệnh, giấy mời, bảng lương, phiếu xuất nhập kho, thu chi tiền, v.v... ) in nhiều khuôn khổ khác nhau; có loại ấn phẩm có thể in bằng giấy trong nước được cũng in bằng giấy ngoại; sổ sách lưu trữ tính chưa sát, còn để thừa nhiều giấy trắng chưa có kế hoạch tận dụng v.v...

Những hiện tượng dùng giấy chưa hợp lý trên đây chứng tỏ các cơ quan, xí nghiệp chưa quán triệt tinh thần chỉ thị tiết kiệm giấy của Trung ương Đảng và Chính phủ, chưa thấy hết những khó khăn của ta trong việc sản xuất giấy và nhập giấy nước ngoài, gây khó khăn cho việc cung cấp giấy, lãng phí công quỹ của Nhà nước.

Thi hành Chỉ thị của Phủ Thủ tướng và để tránh lãng phí giấy. Sau khi thỏa thuận với các Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ, các cơ quan trung ương theo biên bản hội nghị ngày  27-10-11961 và được sự đồng ý của Văn phòng Văn giáo Phủ Thủ tướng, Bộ Văn hóa ra thông tư quy định việc dùng giấy và một số khuôn khổ chủ yếu cho các loại giấy tờ, sổ sách hành chính, sự nghiệp và dân dụng.

I. NGUYÊN TẮC CHUNG

1. Cần nhiều in nhiều, cần ít in ít, chưa cần thì cương quyết không in.

2. Đáng dùng loại giấy nào, dùng loại giấy ấy; cố gắng dùng giấy trong nước, dùng hết khổ giấy.

3. Trình bày các loại nhãn hiệu cần đẹp, nhưng đơn giản, rõ ràng, không quá cầu kỳ, gây lãng phí.

II. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG GIẤY TỜ TỪNG LOẠI ẤN PHẨM

1. Các loại sổ sách kế toán, giấy tờ hành chính sự nghiệp dùng để viết và sau này còn lưu trữ thì tùy tính chất từng loại lưu trữ lâu hay thời gian ngắn có thể dùng các loại giấy viết được 2 mặt, không nhòe như giấy “Hoàng Văn Thụ”, giấy “Học sinh Việt Trì” loại 1, khổ 79 x 109 cm, trọng lượng 60gr/m².

Bìa: dùng các-tông gáy góc vải, phủ giấy hoa hoặc loại bìa sản xuất trong nước loại dày. Đóng sách theo kiểu khâu chỉ từng tay có băng vải (registre).

2. Các loại phiếu xuất, nhập kho, phiếu thu, chi tiền, hóa đơn v.v... khi viết phải lót giấy than, dùng giấy mỏng các màu (pelure) hoặc giấy “Tầu bạch” một mặt nhẵn, một mặt ráp, trọng lượng 28gr/m²

3. Các loại vé (bóng đá, chiếu bóng, văn công, xe đạp, xe điện, vé chợ v.v... ) các loại phiếu ăn, các loại giấy chứng từ in một mặt, giấy khám bệnh dùng giấy “Quảng cáo Hoàng Văn Thụ” khổ 65 x 100cm hoặc giấy “Mộc Việt trì” loại 2.

Bìa của 2 loại phiếu, vé trên (theo mục 1 và 2) dùng bìa trong nước các màu hoặc giấy kơ-rap (karaf).

4. Các loại giấy in khẩu hiệu, giấy tờ in sẵn của các cơ quan (như giấy đi đường, phiếu gửi v.v... ) dùng giấy “Mộc Việt trì” loại 1 hoặc giấy “Hoàng Văn Thụ” các mẩu khổ 79 x 109cm và 65 x 100cm. Riêng giấy giới thiệu chia làm 2 loại: nếu dùng thời gian dài thì in bằng giấy “Học sinh Việt trì” loại 2; nếu dùng thời gian ngắn (như mua bán nguyên vật liệu, thực phẩm, giao dịch v.v... ) thì in bằng giấy “Mộc Việt trì” loại 2, nếu in bằng máy in, hay giấu in rô-nê-ô nếu in bằng máy rô-nê-ô.

5. Các loại nhãn hiệu hàng hóa (như bao gói chè, bao gói tút thuốc lá, nhãn chỉ, nhãn thuốc, nhãn chuối, nhãn hộp phấn, bao cao đơn hoàn tán v.v... )

a) Nếu in nhãn kiêm giấy gói (bao gói chè, bao gói thuốc lá…) thì dùng giấy “Quảng cáo HVT” các màu hoặc giấy “Mộc Việt trì” loại 2

b) Nếu in nhãn hiệu dùng vào hàng xuất khẩu thì tùy tính chất của mỗi loại hàng sẽ dùng giấy “Học sinh Việt trì” loại 1 hoặc giấy “Đạo lâm và giấy Bristol”.

c) Ngoài 2 trường hợp trên, nhãn hiệu đều dùng giấy “Học sinh Việt trì” loại 2 hoặc 3.

6. Các loại giấy in mẫu, biểu kế hoạch thống kê báo cáo v.v... nếu in 2 mặt và dùng để viết, dùng giấy “Học sinh VT” loại 1. Ngoài ra, đều dùng giấy viết 2 mặt, không nhòe “HVT”.

7. Các loại sổ lao động, sổ giấy trắng (như sổ tay công tác, sổ học tập v.v... ) dùng giấy “Học sinh Việt trì” loại 1; bìa: dùng bìa “HVT” các màu, nếu cần thiết bìa có thể dùng các-tông, giấy góc vải, phủ giấy hoa.

8. Các loại giấy mời:

a) Giấy mời thông thường của các cơ quan, đoàn thể dùng giấy “Mộc Việt trì” loại 1 hoặc giấy “Quảng cáo HVT” các màu.

b) Giấy mời chiêu đãi chiếu bóng, nghệ thuật có tính chất trang trọng dùng giấy “Học sinh Việt trì” loại 1.

c) Giấy mời của Trung ương Đảng, Quốc hội, Chính phủ, Ngoại giao đoàn thì tùy tính chất của mỗi loại giấy mời, có thể dùng các loại giấy “Học sinh Việt trì” loại 1, giấy “Đạo lâm” và giấy “Bristol”.

9. Giấy in danh thiếp, giấy in tiêu đề, thiếp mừng, giấy chúc tết :

a) Giấy in danh thiếp, thiếp mừng: chỉ từ Thứ trưởng và tương đương Thứ trưởng trở lên, các đồng chí  có quan hệ ngoại giao được dùng giấy “Bristol” để in danh thiếp, thiếp mừng.

b) Giấy in tiêu đề: Các cơ quan như: Ủy ban hành chính, Mặt trận Tổ quốc và các cơ quan tương đương ở các khu, thành phố, tỉnh, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các đoàn thể ở trung ương, các cơ quan có quan hệ với nước ngoài được dùng giấy “Học sinh Việt trì” loại 1, hoặc giấy “Học sinh” ngoại để in giấy tiêu đề. (Giấy inh tiêu đề không áp dụng đối với cá nhân).

c) Giấy chúc tết: Cần hết sức hạn chế, chỉ những cơ quan Chính, Dân, Đảng, Quân đội từ tỉnh trở lên và trung ương khi thấy cần thiết in giấy chúc tết thì được dùng giấy “Học sinh Việt trì” loại 1 để in hoặc giấy “Đạo lâm” hay “Bristol” (nếu cần gửi ra nước ngoài).

- Giấy chúc tết không áp dụng đối với cá nhân.

10. Các loại giấy tờ dân dụng:

a) Các loại giấy gói hàng… dùng giấy bản, giấy báo cũ hoặc giấy in hỏng của ngành in.

b) Thiếp cưới: dùng giấy “Đạo lâm” để in.

c) Phong bì thư: nếu để in gửi ra ngoài nước hoặc thư ngỏ vào Nam có in tiêu đề hoặc không in tiêu đề, in mỹ thuật, thì dùng giấy “Học sinh Việt trì” loại 1 hay giấy “Đạo lâm”.

Nếu dùng trong phạm vi miền Bắc thì dùng giấy “Quảng cáo” các màu sản xuất trong nước hoặc giấy “Quảng cáo” nước ngoài.

NGOÀI NHỮNG ĐIỀU QUY ĐỊNH, CẦN CHÚ Ý

- Để in rô-nê-ô, stăng-xin thì dùng giấy của mậu dịch quốc doanh hoặc Công ty cung cấp ngành in cung cấp, không nên dùng giấy “Học sinh” hoặc giấy thếp trắng để in.

- Không dùng giấy trắng nhuộm màu.

- Giấy thếp trắng kẻ hoặc không kẻ, từ nay trở đi sẽ do mậu dịch quốc doanh cung cấp cho các cơ quan, đoàn thể theo quy định chung của Phủ Thủ tướng.

MỘT SỐ ẤN PHẨM THƯỜNG DÙNG THỐNG NHẤT KHUÔN KHỔ

- Giấy mời xem chiếu bóng, văn công, triển lãm thông thường, phiếu gửi: in khổ 10 x 15cm (nếu in rô-nê-rô), 13 x 19cm (nếu in bằng máy in).

- Giấy giới thiệu: in khổ 16 x 11cm hoặc 9 x 13cm.

- Giấy đi đường: in khổ 16 x 24cm hoặc 12 x 16cm (không có cuống lưu).

- Vé xem chiếu bóng, văn công: in khổ 10 x 4cm (nếu ở rạp) còn xem ở bãi công cộng in khổ nhỏ hơn trong rạp.

- Vé chợ: in khổ 7 x 2cm.

- Giấy chứng nhận: in khổ 13 x 19cm.

- Sổ lao động: in khổ 13 x 19cm.

- Sổ khám bệnh: in khổ 13 x 19cm.

- Vé bóng đá: in khổ 13 x 6cm.

Còn các loại giấy tờ khác chưa có trong thông tư này cần căn cứ vào tính chất tương tự với từng loại mà có kế hoạch dùng giấy hợp lý.

III. PHẠM VI THI HÀNH

Thông tư quy định dung các loại giấy tờ này thi hành chung cho tất cả các cơ quan, đoàn thể từ trung ương đến các địa phương, các doanh nghiệp, xí nghiệp quốc doanh, công tư hợp doanh và hợp tác xã.

Những điều quy định trên, áp dụng chung cho các loại khuôn khổ ấn phẩm in bằng máy, in bằng rô-nê-ô và Stăng-xin.

IV. PHÂN CÔNG THEO DÕI

1.Ở các địa phương, Bộ ủy nhiệm các Sở, Ty Văn hóa kiểm tra, theo dõi việc thi hành thông tư này và giải quyết những trường hợp chưa quy định và thường xuyên báo cáo công tác tiết giấy của địa phương lên Cục Xuất bản.

2. Ở Trung ương, Bộ ủy nhiệm Cục Xuất bản kiểm tra, theo dõi chung các địa phương, các cơ quan, đoàn thể ở trung ương thi hành thông tri chỉ thị tiết kiệm giấy của Trung ương Đảng, Phủ Thủ tướng và Bộ Văn hóa. Cần nghiên cứu chuyên môn hóa nhà in chuyên in các loại giấy tờ, sổ sách hành chính, sự nghiệp thường dùng để bán cho các cơ quan.

3. Công ty cung cấp ngành in căn cứ thông này, có kế hoạch phân phối giấy, bìa cho hợp lý, cung cấp đúng loại giấy theo quy định, nghiên cứu việc nhập các loại số nhảy nhỏ gài trên máy để in các loại phiếu, vé khổ nhỏ… kịp thời báo cáo những trường hợp dùng giấy không hợp lý, gây lãng phí.

4. Các nhà in quốc doanh và công tư hợp doanh cần có kế hoạch thực hiện tốt thông tư này, không nhận in những tài liệu do khách hàng đưa giấy đến in không theo quy định chung. Trường hợp đặc biệt giấy in còn để thừa băng, hay không đúng loại giấy theo quy định, phải có ý kiến giải quyết của cơ quan được giao trách nhiệm quản lý, nhà in mới được in.

Để nâng cao ý thức làm chủ nhà máy của anh em công nhân và để công nhân tham gia quản lý việc dùng giấy được tốt, các đồng chí giám đốc, quản đốc nhà in có trách nhiệm phổ biến thông tư này đến tận công nhân. Nên thường xuyên nhắc nhở, động viên công nhân tích cực thực hiện tiết kiệm giấy.

Để giúp Bộ Văn hóa giải quyết những khó khăn về giấy bìa hiện nay và quản lý, phân phối giấy được hợp lý, Bộ tôi đề nghị các Bộ, các Ủy ban các cơ quan ở trung ương và địa phương, các doanh nghiệp, xí nghiệp triệt để thi hành thông tư này.

Đề nghị các Bộ các Ủy ban, các cơ quan trung ương tập trung in các loại ấn phẩm thường dùng cho các cơ quan trực thuộc hoặc nếu có điều kiện nên in cho các địa phương để thống nhất khuôn khổ và hạ được giá thành.

Trong khi thi hành nếu gặp những trường hợp khó khăn về dùng giấy và khuôn khổ ấn phẩm cần phản ánh cho các Sở, Ty Văn hóa và Cục Xuất bản kịp thời giải quyết.