THÔNG TƯ

VỀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ TÀI VỤ, KẾ TOÁN

Căn cứ chỉ thị số 79-TTg ngày 28-02-1961 của Thủ tướng Chính phủ về việc điều tra tồn kho vật tư chủ yếu, chúng tôi giải thích dưới đây một số vấn đề tài vụ, kế toán có liên quan.

I. CÁCH THỨC TÍNH TOÁN, GHI CHÉP SỐ TỒN KHO VẬT TƯ TRÊN CÁC BIỂU MẪU VÀO 0 GIỜ, NGÀY 01-04-1961

Có 3 trường hợp:

1. Trường hợp kiểm kê xong trước ngày 01-04-1961, có 2 việc:

- Đem so sách số liệu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán cập nhật để xác định số tồn kho vật tư thực tế vào ngày giờ kiểm kê xong.

- Đem số tồn kho vật tư thực tế đã được xác định là đúng.

Cộng với số lượng vật tư đã nhập (số này đem ghi vào cột 5 biểu phụ lục “Biểu mẫu sổ kiểm kê vật tư”

Trừ đi số lượng vật tư đã xuất (số này đem ghi vào cột 6 của biểu phụ lục),

Từ ngày giờ kiểm kê xong tới 0giờ ngày 01-04-1961, để tìm số tồn kho vật tư thực tế vào 0 giờ ngày 01-04-1961.

2. Trường hợp kiểm kê xong vào 0 giờ ngày 01-04-1961:

Sau khi xác định con số tồn kho vật tư thực tế sau kiểm kê vào 0 giờ ngày 01-04-1961 ghi nó vào cột 2 của biểu phụ lục “Biểu mẫu số kiểm kê vật tư”. Không ghi gì vào 2 cột 5 và 6 của biểu này.

3. Trường hợp kiểm kê xong sau 0 giờ ngày 01-04-1961:

- Xác định con số tồn kho vật tư thực tế vào ngày giờ kiểm kê xong (ghi vào cột 2 của biểu phụ lục “Biểu mẫu số kiểm kê vật tư”)

- Đem số tồn kho vật tư thực tế lúc kiểm kê xong;

Cộng với số lượng vật tư đã xuất từ 0 giờ ngày 01-04-1961 đến ngày giờ kiểm kê xong.

- Trừ đi số lượng vật tư đã nhập trong thời gian đó.

- Cộng với số lượng vật tư đã nhập từ ngày giờ bắt đầu kiểm kê tới 0 giờ ngày 01-04-1961.

- Trừ đi số lượng vật tư đã xuất trong thời gian đó, để tìm số tồn kho vật tư thực tế vào 0 giờ ngày 01-04-1961.

Thí dụ:

- Khóa sổ để kiểm kê vào 14giờ ngày 22-03-1961.

- Kiểm kê xong vào 17giờ ngày 04-04-1961 với số tồn kho vật tư thực tế sau kiểm kê đã được xác định là: 600cân.

- Tính toán sổ xuất nhập:

Trong thời gian từ 0 giờ ngày 01-04-1961 tới 17 giờ ngày 04-04-1961;

Trong thời gian từ 14 giờ ngày 22-03-1961 tới 0 giờ ngày 01-04-1961:     

- Trừ số vật tư xuất: -80, cộng số vật tư nhập: +120cân = +40cân

- Số tồn kho vật tư thực tế vào 0 giờ ngày 01-04-196

II. CÁCH THỨC ĐIỀU CHỈNH SỔ SÁCH KẾ TOÁN TÀI VỤ SAU KHI KẾT THÚC CÔNG TÁC ĐIỀU TRA

Sau khi kiểm kê cụ thể (cân, đo, đếm…), nếu số lượng vật tư tồn kho thực tế có chênh lệch thừa thiếu, đối chiếu với số lượng vật tư có liên quan ở trên sổ sách cập nhật, thì sau khi kết thúc công việc điều tra, phải tiến hành điều chỉnh sổ sách.

Trình tự công việc điều chỉnh như sau:

1. Xác định số lượng vật tư tồn kho thực tế vào 0 giờ ngày 01-04-1961 và số lượng vật tư thừa thiếu.

2. Tìm, phân tích nguyên nhân thừa thiếu, rồi giải quyết theo quy định của chế độ kế toán vật liệu do Bộ Tài chính ban hành (nghị định số 271-TC/CĐKT ngày 28-11-1960 - điều 72, 73)

3. Sau khi Ban điều tra cơ sở đã xét duyệt con số vật tư thừa thiếu, thì phòng tài vụ kế toán có nhiệm vụ điều chỉnh sổ sách về mặt vật tư, cũng như về mặt tài vụ-theo như các quy định hiện hành về kế toán vật liệu của Bộ Tài chính (nghị định 271-TC/CĐKT của Bộ Tài chính) và về tài vụ đã quy định trong thông tư số 79-TTg ngày 28-02-1961 của Phủ Thủ tướng về điều tra tồn kho vật tư.

4. Nếu chênh lệch quá lớn, thì Ban điều tra sở phải cấp tốc xin chỉ thị của Bộ chủ quản để kịp thời điều chỉnh ngay sổ sách.

III. HẠCH TOÁN, BẢO QUẢN, SỬ DỤNG VẬT TƯ TỒN KHO THỰC TẾ SAU ĐIỀU TRA

Số vật tư tồn kho chủ yếu sau điều tra phải được hạch toán, bảo quản, sử dụng theo những nguyên tắc dưới đây:

a) Hạch toán

Từ 0 giờ ngày 01-04-1961, tất cả các số tồn kho vật tư thực tế, trong việc xuất nhập, đều phải hạch toán thống nhất theo điều lệ kế toán vật liệu của Bộ Tài chính (chương III, và IV)

Trường hợp chế độ kế toán vật liệu hiện hành của đơn vị điều tra chưa phù hợp với chế độ kế toán vật liệu của Bộ Tài chính, thì có thể tạm thời tiếp tục hạch toán theo chế độ hiện hành, nhưng phải chuẩn bị khẩn trương để chuyển sang chế độ kế toán của Bộ Tài chính.

Trường hợp đơn vị điều tra chưa có kế toán vật liệu, thì phải tạm thời mở sổ sách để ghi chép theo dõi việc xuất nhập trên tinh thần chương III và IV của chế độ kế toán vật liệu của Bộ Tài chính, rồi cũng phải khẩn trương áp dụng chế độ kế toán đó.

Từ 0 giờ ngày 01-04-1961, nhất thiết không được xuất nhập vật tư bừa bải, không có giấy tờ, hay không ghi chép.

b) Bảo quản.

Số vật tư tồn kho thực tế sau điều tra phải được bảo quản tốt, cụ thể là:

- Có kho để chứa vật tư, vật tư không được để ngoài trời có thủ kho để bảo quản kho và vật tư.

- Có nội quy bảo quản cụ thể: sắp xếp ngăn nắp, giữ gìn vật tư, đảm bảo số lượng, chất lượng vật tư…

- Có kế hoạch kiểm tra, theo dõi việc bảo quản, có chế độ báo cáo định kỳ về tình hình bảo quản và chất lượng của vật tư, có quy định rõ ràng về trách nhiệm của đơn vị điều tra, của thủ kho (chương V của chế độ kế toán, vật liệu của Bộ Tài chính)

c) Sử dụng.

Các đơn vị điều tra, sau khi kết thúc công việc điều tra, vẫn tiếp tục sử dụng như thường lệ, số vật tư tồn kho thực tế của mình, theo kế hoạch vật tư đã được xét duyệt và trong phạm vi số lượng tồn kho vật tư thực tế, nhưng tuyệt đối, nếu không được Phủ Thủ tướng đồng ý không được sử dụng loại vật tư này sang loại vật tư khác; đối với loại vật tư đã ghi là “sử dụng không thích hợp”.

- Các cơ sở không được sử dụng hay điều động đi nơi khác.

- Bộ chủ quản có thể điều động từ cơ sở dùng không thích hợp đến cơ sở có thể sử dụng thích hợp trong cùng 1 Bộ.

- Phải được sự đồng ý của Phủ Thủ tướng mới được điều động từ cơ sở thuộc Bộ này sang cơ sở thuộc Bộ khác.

IV. SỐ TỒN KHO TRÊN ĐƯỜNG ĐI

Cần chú ý:

Sở dĩ coi là đối tượng điều tra số “vật tư trên đường đi” gửi đi trước 0 giờ ngày 01-04-1961 và lại nhận được sau 0 giờ ngày 01-04-1961, là vì số vật tư đó không được ghi vào tồn kho vật tư thực tế ở nơi gửi.

V. BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐIỀU TRA

Căn cứ vào các biểu mẫu số 01-ĐTVT, 02-ĐTVT và 03-ĐTVT, vào kế hoạch 1961 và kế hoạch 5 năm, các Bộ, cơ quan, Ủy ban hành chính tỉnh, thành, khu có vật tư điều tra, lập thêm và gửi Ban chỉ đạo điều tra tồn kho vật tư trung ương, hai bảng thống kê dưới đây (mẫu đính kèm):

1. Bảng thống kê vật tư tồn kho (không thích hợp) đề nghị điều đi.

2. Bảng thống kê vật tư “thừa thiếu sau điều tra”.

Hai bảng thống kê này, thể hiện yêu cầu của “kế hoạch tiến hành điều tra tồn kho vật tư chủ yếu”, phần tổng kết công tác điều tra có tác dụng làm căn cứ để:

- Tổng cục Thống kê và Tổng cục Vật tư nắm được tổng hợp, ngoài số lượng tồn kho vật tư chủ yếu của các Bộ, các ngành, các địa phương, số lượng vật tư hoặc không dùng đến, hoặc ứ đọng, nhằm động viên triệt để và hợp lý khả năng vật tư sẵn có hiện nay cho công việc sản xuất, kinh doanh, xây dựng cơ bản.

- Bộ Tài chính điều chỉnh lại vốn và kinh phí của các Bộ, cơ quan…được sát thực, nhằm tiết kiệm và hợp lý hóa việc sử dụng vốn và kinh phí.

Hai bản thống kê này dùng chung cho các cơ sở điều tra và các đơn vị tổng hợp.

Các cơ sở điều tra lập và gửi cho cấp trên của mình (Bộ, cơ quan, Ủy ban hành chính tỉnh, thành, khu).

Các Bộ, cơ quan, Ủy ban hành chính tỉnh, thành, khu, tổng hợp điều hòa vật tư trong nội bộ, lập bảng thống kê của toàn bộ Bộ, cơ quan, địa phương, rồi gửi Ban chỉ đạo điều tra tồn kho vật tư trung ương (3 bản), chậm nhất là vào ngày 30-04-1961.

Các ngành chủ quản xí nghiệp chú ý kết hợp việc xây dựng hai bản thống kê này với công tác phát hiện và giải quyết tài sản thừa, ứ đọng của các xí nghiệp trực thuộc nói tại thông tư số 45-TC/NTKT ngày 28-12-1960 của Bộ Tài chính.

I. BẢNG THỐNG KÊ CÁC LOẠI VẬT TƯ DÙNG KHÔNG THÍCH HỢP VỚI ĐỀ NGHỊ ĐIỀU ĐI

GIẢI THÍCH BIỂU

1. Căn cứ để lập hàng này: biểu số 02-ĐVT “Biểu điều tra tồn kho nguyên, nhiên, vật liệu” và biểu 03-ĐTVT “Biểu điều tra vật tư trên đường đi”.

2. Nếu có nhiều loại vật tư “dùng không thích hợp” thì hành cho mỗi loại một bảng riêng.

3. Giải thích tóm tắt nguyên nhân “dùng không thích hợp” ở cột chú thích.

4. Giá cả: giá sẵn có trên sổ sách, giấy tờ kế toán tài vụ.

II. BẢNG THỐNG KÊ CÁC LOẠI VẬT TƯ THỪA, THIẾU SAU ĐIỀU TRA

GIẢI THÍCH BIỂU

1. Căn cứ lập biểu này

- Biểu điều tra tồn kho sản phẩm (số 01-ĐVTV) -  “Biểu điều tra tồn kho nguyên, nhiên, vật liệu” (số 02-ĐVTV)- “Biểu điều tra vật tư trên đường đi” (số 03-ĐTVT)

- Kế hoạch 1961 và kế hoạch 5 năm,

2. Nếu có nhiều loại vật tư thừa, thiếu, thì dành cho mỗi loại 1 bảng riêng.

3. Giải thích tóm tắt vào cột chú thích nguyên nhân thừa thiếu, sau kế hoạch 1961 (cột 10, 11..)

4. Giá cả. Giá sẵn có trên sổ sách và giấy tờ kế toán tài vụ.

5. Cột 9 “ Số lượng cần thiết cho kế hoạch 1961”

- Lấy con số kế hoạch 1961 đã được duyệt, trừ đi số lựơng vật tư đã đem sử dụng trong quý 01/1961.

- Chú ý kết hợp với công việc phát hiện và giải quyết tại sau thừa, ứ đọng do Bộ Tài chính yêu cầu (Thông tư số 45-CT KTKT ngày 28-12-1960) để số liệu vật tư thừa thiếu được thống nhất.

6. Cột 10, 11 “Số lượng còn lại sau kế hoạch 1961” = cột 8, trừ cột 9.

7. Cột 16, “Tổng số” = cột 12+13+14+15.

8. Cột 17, 18 “Số lượng còn lại sau kế hoạch 5 năm” = cột 10, 11 + 18.