THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ HẬU CẦN CÁC PHƯƠNG TIỆN TRÁNH THAI

Để thực hiện tốt việc quản lý hậu cần các phương tiện tránh thai, Ủy ban Dân số, Gia đình và Trẻ em (DSGĐTE) hướng dẫn cụ thể như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn việc quản lý hậu cần bao gồm: các hoạt động giao, nhận, bảo quản, phân phối và sử dụng các phương tiện tránh thai (PTTT).

2. Đối tượng thực hiện

2.1. Ủy ban DSGĐTE các cấp, các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia giao, nhận, bảo quản, phân phối PTTT phục vụ Chương trình mục tiêu quốc gia Dân số và Kế hoạch hóa gia đình (DS-KHHGĐ);

2.2. Các công ty, tổng công ty được Ủy ban DSGĐTE ký hợp đồng dịch vụ hậu cần giao, nhận, bảo quản, vận chuyển PTTT, sau đây gọi tắt là “Đơn vị dịch vụ hậu cần PTTT”;

2.3. Các dự án hậu cần PTTT, bao gồm cả các dự án tiếp thị xã hội PTTT.

3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

3.1. ISO (viết tắt của cụm từ tiếng Anh: International Standards Organization) là Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế.

3.2. CE (viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Cefiticate Euro) là chứng chỉ Châu Âu.

3.3. WHO (viết tắt của cụm từ tiếng Anh: World Health Organization) là Tổ chức Y tế Thế giới.

3.4. GMP (viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Good Manufacture Practices) là Thực hành sản xuất tốt.

3.5. Dự phòng an toàn là lượng hàng hóa được sử dụng để dự phòng những trở ngại trong khâu vận huyên, phân phối, thiếu hụt hàng từ tuyến trên hoặc do nhiều nguyên nhân khách quan khác.

II. TIÊU CHUẨN CƠ SỞ VẬT CHẤT NHÀ KHO VÀ CÁN BỘ

1. Nhà kho

1.1. Nhà kho chứa PTTT có diện tích phù hợp yêu cầu mức tồn kho tối đa, đảm bảo không gian đi lại, thuận tiện thao tác xuất nhập hàng. Diện tích kho tối thiểu ở tuyến tỉnh là 20m²; ở tuyến huyện là 6m².

1.2. Nhà kho được xây dựng kiên cố (đạt cấp 3 trở lên); hệ thống cửa đảm bảo an ninh, tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào kho; không để nước thấm, hắt, dột.

2. Phương tiện bảo quản

2.1. Trang thiết bị tối thiểu đối với kho tuyến tỉnh: có máy điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, máy hút bụi, giá, kệ, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế, quạt trần/quạt cây, quạt thông gió.

2.2. Trang thiết bị tối thiểu đối với kho tuyến huyện: có giá, kệ, bình chữa cháy, quạt trần, quạt thông gió. Ngoài ra, có thể lắp máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi.

3. Điều kiện bảo quản

3.1. Những quy định chung về bảo quản

3.1.1. Đủ thông thoáng gió: đề phòng hư hỏng do quá nóng khi ở tuyến huyện không có điều hòa nhiệt độ.

3.1.2. Đủ ánh sáng: đảm bảo đủ độ sáng để dễ dàng nhìn thấy mã ký hiệu và nhãn hiệu của hàng hóa. Tránh ánh sáng mặt trời hoặc tia cực tím chiếu trực tiếp vào sản phẩm.

31.3. Tránh các tác nhân gây hại: tránh đèn huỳnh quang, gần các mô tơ điện, các hóa chất và dầu thực vật có thể làm giảm tuổi thọ của PTTT; phòng chống các loại động vật gặm nhấm và đặc biệt là mối có thể làm hư hỏng bao bì và PTTT.

3.1.4. Đảm bảo khô ráo: tránh để nước hoặc độ ẩm cao phá hủy PTTT và bao bì đóng gói.

3.1.5. Sử dụng giá, kệ để hàng: tránh ẩm, ướt từ nền nhà kho; dễ dàng di chuyển và theo dõi, quản lý hàng hóa.

3.1.6. Hàng hóa được sắp xếp hợp lý: kê hàng trên giá kệ cao ít nhất 10 cm so với nền nhà và cách tường 35 cm, không chồng hàng cao quá 2.5 m so với mặt sàn. Hàng cách trần ít nhất 35 cm.

3.1.7. An toàn và an ninh: cửa ra vào, cửa sổ và khóa cửa phải đảm bảo an ninh, yêu cầu phòng cháy, chữa cháy theo quy định hiện hành; các bình chữa cháy đặt ở nơi dễ thấy, dễ lấy.

3.1.8. Duy trì việc ghi chép: có đầy đủ sổ kho, phiếu xuất, nhập và ghi chép theo các quy định hiện hành về quản lý vật tư.

3.1.9. Đủ hàng dự trữ: đảm bảo tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng tuyến.

3.1.10. Bảo đảm chất lượng: thường xuyên kiểm tra, kiểm soát chất lượng và hạn dùng PTTT.

3.1.11. Đủ chỗ làm việc: đủ không gian kho cho việc xuất, nhập, vận chuyển, kiểm kê các PTTT; dễ dàng cho việc kiểm tra, giám sát kho PTTT.

3.2. Một số quy định cụ thể

3.2.1. Nhiệt độ: Bảo quản thuốc viên uống tránh thai ở nhiệt độ 15-25⁰C; các loại PTTT khác bảo quản ở nhiệt độ 15-30⁰C.

3.2.2. Độ ẩm: Dưới 70%

3.2.3. Kiểm tra, kiểm soát chất lượng: khi phát hiện có PTTT nghi ngờ không đảm bảo chất lượng thì tạm ngừng phân phối và kịp thời gửi văn bản báo cáo cấp trên trực tiếp.

Một số dấu hiệu nghi ngờ không đảm bảo chất lượng, bao gồm: Thuốc viên uống tránh thai có dấu hiệu giảm độ cứng (ấn vào bị vỡ), đổi màu, có vết nứt trên viên thuốc, màng nhôm không còn nguyên vẹn; bao cao su bị chảy dầu, bao gói foil nhôm không còn nguyên vẹn; dụng cụ tử cung (DCTC) có bao bì đóng gói không còn nguyên vẹn, đổi màu đồng, thiếu hoặc biến dạng các bộ phận của DCTC (ống đặt, màng, dây đồng, dây kéo); thuốc tiêm biến màu hoặc vón cục; thuốc cấy có bao bảo quản không còn nguyên vẹn, thiếu hoặc biến dạng các bộ phận của que cấy.

3.2.4. Kiểm tra hạn dùng: Kiểm tra thường xuyên không để PTTT sát hạn, quá hạn. Khi phát hiện các dấu hiệu của PTTT sát hạn, quá hạn, báo cáo ngay bằng văn bản với cấp trên trực tiếp để giải quyết. Không tiếp nhận và phân phối các PTTT đã quá hạn sử dụng.

4. Cán bộ

Ủy ban DSGĐTE các cấp bố trí đủ cán bộ đã qua đào tạo nghiệp vụ; có văn bản quy định rõ trách nhiệm, chức năng, nhiệm vụ cho từng cán bộ và cơ chế phối hợp giữa các cán bộ có liên quan đến việc tiếp nhận, bảo quản và xuất, nhập các PTTT như thủ kho, kế toán và cán bộ nghiệp vụ quản lý hậu cần PTTT.

4.1. Thủ kho (chuyên trách hoặc kiêm nhiệm):

4.1.1. Có trình độ sơ cấp Y hoặc Dược trở lên, được đào tạo về nghiệp vụ quản lý hậu cần các PTTT.

4.1.2. Hiểu biết và thực hiện tốt việc quản lý hàng hóa, vật tư, ghi chép hồ sơ xuất, nhập hàng hóa, vật tư theo quy định của Bộ Tài chính.

4.2. Cán bộ quản lý hậu cần (chuyên trách hoặc kiêm nhiệm):

4.2.1. Đã qua các lớp đào tạo quản lý hậu cần các PTTT do Ủy ban DSGĐTE tổ chức.

4.2.2. Làm việc ổn định, lâu dài

III. QUY CÁCH, TIÊU CHUẨN PHƯƠNG TIỆN TRÁNH THAI

1. Phương tiện tránh thai lưu hành ở Việt Nam đạt được ít nhất một trong hai điều kiện như sau:

1.1. Đã hoặc đang được phân phối, sử dụng trong Chương trình mục tiêu quốc gia DS-KHHGĐ.

1.2. Có giấy phép lưu hành sản phẩm (còn giá trị lưu hành) hoặc giấy phép nhập khẩu do Bộ Y tế cấp.

2. Đạt tiêu chuẩn Quốc tế (ISO, CE, GMP, WHO…) mới nhất được công nhận lưu hành rộng rãi phù hợp với từng loại PTTT và các quy cách kỹ thuật cụ thể theo yêu cầu của từng dự án hậu cần PTTT.

3. Hạn dùng PTTT: Đối với PTTT sản xuất tại Việt Nam hoặc nhập khẩu, khi nhập kho Trung ương, hạn dùng còn tối thiểu 30 tháng đối với PTTT có hạn dùng dưới 5 năm;  hạn dùng còn tối thiểu 50 tháng đối với PTTT có hạn dùng từ 5 năm trở lên. Riêng đối với thuốc tránh thai (tiêm, cấy, viên uống) viện trợ được áp dụng theo hướng dẫn tại Thông tư số 13/1998/TT-BYT ngày 15/10/1998 của Bộ Y tế.

4. Thực hiện các quy định về nhãn hiệu hàng hóa, xuất, nhập khẩu PTTT của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

5. Có hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Việt  (thành phần, tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng phụ…).

IV. QUY ĐỊNH VỀ ĐỊNH MỨC PHÂN PHỐI, DỰ PHÒNG AN TOÀN PHƯƠNG TIỆN TRÁNH THAI CÁC TUYẾN

1. Định mức phân phối, sử dụng

1.1. Phương tiện tránh thai lâm sàng

Dụng cụ tử cung là 1,1 chiếc/người mới sử dụng (bao gồm 0,1 chiếc dự phòng hư hao); Thuốc cấy là 01 liều/người mới sử dụng; Thuốc tiêm tránh thai 3 tháng là 04 lọ/người sử dụng liên tục trong năm, đối với người mới sử dụng thì theo thực tế số tháng sử dụng trong năm.

1.2. Phương tiện tránh thai phi lâm sàng

Định mức cho mỗi cặp vợ chồng sử dụng liên tục trong năm: bao cao su là 100 chiếc; thuốc viên uống là 13 vỉ. Đối với người mới sử dụng bao cao su và thuốc viên uống thì tính theo số tháng thực hiện trong năm. Định mức cho triệt sản nam là 20 chiếc bao cao su/trường hợp.

2. Thời gian phân phối

2.1. Kho Trung ương phân phối cho kho Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố định kỳ 03 tháng/lần.

2.2. Kho Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố phân phối cho  kho Ủy ban DSGĐTE huyện/thị, kho Trung tâm Sức khỏe sinh sản và Ban ngành, đoàn thể tỉnh/thành phố định kỳ 1 tháng/lần. Đối với kho các huyện vùng núi cao, hải đảo, vùng sâu, vùng xa phân phối định kỳ 02 tháng/lần.

2.3. Kho Ủy ban DSGĐTE huyện/thị phân phối cho Ban DSGĐTE xã, Trạm y tế xã và các ban, ngành, đoàn thể huyện định kỳ 1 tháng/1 lần.

3. Dự phòng an toàn

3.1. Mục đích và yêu cầu dự phòng

3.1.1. Bảo đảm tính liên tục trong cấp phát phương tiện tránh thai có chất lượng tốt cho người sử dụng biện pháp tránh thai, phục vụ Chương trình mục tiêu quốc gia DS-KHHGĐ.

3.1.2. Số lượng dự phòng luôn sẵn sàng trong kho đủ nhu cầu của 1 lần cấp phát định kỳ theo tuyến, nếu dưới định mức quy định thì phải yêu cầu bổ sung ngay.

3.2. Định mức dự phòng như sau:

(*) Tuyến huyện ở các vùng miền núi cao, hải đảo, vùng sâu, vùng xa được phép dự phòng 2 tháng

V. HỆ THỐNG KHO VÀ QUY ĐỊNH VỀ XUẤT, NHẬP KHO, HỒ SƠ SỔ SÁCH VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

1. Hệ thống kho

1.1. Kho Trung ương: bảo quản toàn bộ PTTT nhập khẩu nhận từ các cửa khẩu Việt Nam hoặc Nhà sản xuất trong nước. Kho Trung ương do Ủy ban DSGĐTE lựa chọn thuê và quản lý thông qua hợp đồng kinh tế.

1.2. Kho tuyến tỉnh: là kho của Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố để bảo quản toàn bộ PTTT nhận từ kho Trung ương, do Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố trực tiếp quản lý.

1.3. Kho tuyến huyện: là kho của Ủy ban DSGĐTE huyện/ thị bảo quản toàn bộ PTTT nhận từ kho tỉnh/thành phố, do Ủy ban DSGĐTE huyện/thị trực tiếp quản lý.

2. Quy định về xuất, nhập kho

2.1. Thực hiện đầy đủ chế độ kế toán hiện hành khi xuất, nhập kho theo quy định của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ kế toán, quyết toán hàng hóa vật tư.

2.2. Thực hiện các quy định về kiểm tra, đối chiếu khi xuất, nhập hàng hóa PTTT tại kho.

2.3. Không xuất, nhập các PTTT quá hạn dùng hoặc có nghi ngờ về chất lượng của PTTT.

2.4. Khi nhận hàng từ tuyến trên thì phải nhập kho đầy đủ toàn bộ PTTT vào một đầu mối là kho Ủy ban DSGĐTE tuyến tỉnh hoặc kho Ủy ban DSGĐTE tuyến huyện. Sau đó, theo quy định kỳ cấp phát PTTT cho các đơn vị phân phối, sử dụng.

2.5. Xuất hàng phải theo nguyên tắc “hàng có hạn hết trước-xuất kho trước”, khi hàng có cùng hạn dùng thì “hàng nhập kho trước-xuất trước”; định kỳ cấp phát, hạn chế tối đa cấp đột xuất; chỉ xuất hàng khi các đơn vị nhận PTTT trực tiếp có báo cáo xuất, nhập, tồn kho PTTT kỳ (tháng, quý) trước và nhu cầu đề nghị cấp PTTT kỳ sau.

3. Quy định về kiểm kê

Các cơ quan đơn vị tham gia bảo quản, phân phối các PTTT thực hiện kiểm kê ít nhất 02 lần/năm vào thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 07 hàng năm. Việc kiểm kê hàng hóa được thực hiện theo các quy định hiện hành.

4. Hồ sơ, sổ sách

Hồ sơ, sổ sách quản lý hàng hóa, vật tư theo mẫu quy định hiện hành của Bộ Tài chính như: Sổ kho, hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, các biên bản giao nhận hàng, biên bản kiểm kê hàng hóa…

5. Chế độ báo cáo

5.1. Đơn vị thực hiện: các cơ quan, đơn vị tham gia phân phối PTTT phục vụ Chương trình mục tiêu quốc gia DS-KHHGĐ.

5.2. Kỳ báo cáo: Tuyến xã báo cáo lên huyện hàng tháng; tuyến huyện báo cáo lên tỉnh hàng tháng, quý, năm; các tỉnh/thành phố, các ban ngành ở Trung ương báo cáo hàng quý về Ủy ban DSGĐTE. Các dự án TTXH báo cáo hàng quý. Các đơn vị dịch vụ hậu cần PTTT báo cáo hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ủy ban DSGĐTE.

5.3. Thời gian khóa sổ: là ngày cuối cùng hàng tháng đối với báo cáo tháng; ngày cuối cùng của tháng cuối quý đối với báo cáo quý; ngày 31/12 hàng năm đối với báo cáo năm.

5.4. Nội dung báo cáo: (Mẫu biểu báo cáo kèm theo)

5.4.1. Mẫu M1 áp dụng cho Ủy ban DSGĐTE các cấp báo cáo PTTT miễn phí do Ủy ban DSGĐTE cung cấp;

5.4.2. Mẫu M2a, M2b, M2c, M2d áp dụng cho các đơn vị dịch vụ hậu cần PTTT báo cáo PTTT do Ủy ban DSGĐTE cung cấp;

5.4.3. Mẫu M3 áp dụng cho các dự án TTXH báo cáo hàng quý, năm;

5.4.4. Mẫu M4 áp dụng cho các dự án hậu cần cung cấp PTTT báo cáo tiến độ và kế hoạch nhập PTTT của dự án.

Trong trường hợp đột xuất, Ủy ban DSGĐTE yêu cầu cơ quan, đơn vị có liên quan báo cáo theo từng nội dung.

5.5. Hình thức báo cáo.

5.5.1. Báo cáo bằng văn bản.

5.5.2. Báo cáo điện tử theo hệ thống ALMIS.

5.6. Thời gian báo cáo.

5.6.1. Ủy ban DSGĐTE các cấp và các đầu mối cấp phát:

- Ban DSGĐTE xã/phường và đầu mối cấp phát tuyến huyện báo cáo Ủy ban DSGĐTE huyện/thị trước ngày 05 hàng tháng (mẫu M1).

- Ủy ban DSGĐTE huyện/thị và đầu mối cấp phát tuyến tỉnh báo cáo Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố trước ngày 10 hàng tháng (mẫu M1)

- Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố, Ban DSGĐTE bộ, ngành, đoàn thể báo cáo Ủy ban DSGĐTE Trung ương trước ngày 15 của các tháng đầu quý (mẫu M1).

- Các dự án tiếp thị xã hội các PTTT: trước ngày 10 của các tháng đầu quý hàng năm (mẫu M3).

 - Các dự án cung cấp PTTT: trước ngày 10 tháng 07 và tháng 01 hàng năm, báo cáo kế hoạch cung cấp PTTT của dự án 06 tháng/lần (mẫu M4).

5.6.2. Các đơn vị dịch vụ hậu cần PTTT:

- Trước ngày 05 hàng tháng: báo cáo Ủy ban DSGĐTE (mẫu M2a, M2b, M2c hàng tháng, quý, năm).

- Báo cáo chậm nhất là 05 ngày sau thời hạn yêu cầu của Ủy ban DSGĐTE về tiến độ giao hàng cho các đơn vị (M2d).

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Vụ trưởng Kế hoạch-Tài chính; Vụ trưởng Vụ Dân số và Chủ nhiệm Ủy ban DSGĐTE các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách   nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này.

2. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

3. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vấn đề khó khăn vướng mắc hoặc phát sinh, đề nghị phản ánh kịp thời về Ủy ban DSGĐTE (Vụ Dân số) để xem xét, giải quyết./.

Ghi chú: Mẫu M2a áp dụng cho từng dự án và tổng hợp các dự án của Ủy ban DSGĐTE

                                                                                                                                                                        Đơn vị tính : chiếc, lọ, liều, vỉ

Ghi chú: Lập báo cáo chậm nhất 5 ngày sau yêu cầu hoàn thành tiến độ giao hàng

I. Tình hình phân phối sản phẩm

Ghi chú:

- (1): Tồn đầu quý/năm: Bao gồm tại kho dự án, kho đại lý và tại hệ thống bán hàng.

- (9): Quá hạn, sát hạn sử dụng: Ghi rõ số lượng quá hạn vá sát hạn sử dụng.

II. Nguồn hàng nhập/mua trong quý (hoặc năm)