THÔNG BÁO

VỀ VIỆC PHỐI HỢP THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ - ĐÁNH MÁY

Thời gian vừa qua sự phối hợp công tác giữa các đơn vị trực thuộc Viện tối cao với các đơn vị thuộc Văn phòng về nghiệp vụ công tác Văn phòng nói chung và công tác văn thư - đánh máy nhân bản văn bản nói riêng ngày càng chặt chẽ, tiến bộ hơn và từng bước đi vào nề nếp. Tuy nhiên do điều kiện cơ quan phân tán, trụ sở làm việc tại 3 địa điểm xa nhau nên cũng còn một số thiếu sót, khuyết điểm:

- Việc chuyển giao công văn đi và đến có lúc còn nhầm lẫn, chưa kịp thời.

- Sự phối hợp giữa văn thư Hành chính với văn thư các đơn vị trong việc tiếp nhận, chuyển giao công văn đi và tài liệu đánh máy từ số 4 Quang Trung đến 59 Thông Phong và ngược lại có lúc, có việc còn dập khuôn, máy móc.

- Đôi khi văn bản tài liệu đánh máy, nhân bản văn bản còn chậm, ùn tắc nhưng việc đề xuất biện pháp tháo gỡ, xử lý chưa kịp thời.

- Việc phân công, phân nhiệm nhân viên đánh máy chưa hợp lý, khoa học (khi hội họp chung toàn cơ quan, nghe nói chuyện thời sự, tham gia các phong trào văn thể v.v...).

- Mặc dù cơ quan đã có nhiều văn bản quy định về sự phối hợp giữa các đơn vị trực thuộc với Văn phòng về việc thực hiện công tác văn thư, đánh máy nhưng vẫn còn một số đơn vị, cá nhân thực hiện chưa đúng, chưa đầy đủ quy trình, quy định về thời gian giao nhận công văn đi - đến, thời gian giao nhận văn bản tài liệu đánh máy làm ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan đồng thời gây khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên văn thư - đánh máy.

- Việc chuẩn bj tài liệu văn bản, gửi tài liệu đến các thành viên Uỷ ban kiểm sát, đến các đồng chí lãnh đạo Viện trước khi họp Uỷ ban kiểm sát, họp lãnh đạo Viện thường chậm so với quy định dẫn đến chất lượng, kết quả nội dung của một số cuộc họp hiệu quả không cao, có trường hợp làm đảo lộn trật tự chương trình lịch làm việc tuần của lãnh đạo Viện.

Để khắc phục tình trạng nêu trên đồng thời đảm bảo việc thực hiện nghêm chỉnh các quy trình, quy định của Nhà nước và của ngành về công tác văn thư, đánh máy và bảo vệ bí mật nghiệp vụ, Văn phòng đề nghị các đơn vị trực thuộc phối hợp thực hiện một số việc sau đây:

1- Về việc chuẩn bị tài liệu văn bản phục vụ họp Uỷ ban kiểm sát, họp lãnh đạo Viện:

- Các đơn vị, cá nhân được Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao phân công chuẩn bị tài liệu, tờ trình, báo cáo, tóm tắt nội dung vụ việc và những đề xuất để Uỷ ban kiểm sát xem xét, quyết định phải gửi những tài liệu đó đến các thành viên Uỷ ban kiểm sát trước khi họp 5 ngày.

- Những tài liệu phục vụ Hội nghị do Viện trưởng chủ trì thì Phó Viện trưởng phụ trách cần xem xét trước khi đưa ra cuộc họp và tài liệu đó phải được gửi tới Viện trưởng ít 3 ngày trước khi họp (Quy định tại khoản 4 Điều 9 và khoản 2 Điều 12 của Quy chế số 02/QĐ ngày 29/4/1996 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

- Những tài liệu phục vụ Hội nghị do Phó Viện trưởng chủ trì thì Thủ trưởng (các đơn vị chuẩn bị) phải xem xét trước và gửi tới Phó Viện trưởng chủ trì Hội nghị) trước 2 ngày.

- Những tài liệu do lãnh đạo Viện uỷ quyền họp với các ngành khác, gửi trước cho đơn vị (người được uỷ quyền) trước 1 ngày.

Trên cơ sở văn bản tài liệu đã được các đơn vị chuẩn bị, Văn phòng sẽ trình lãnh đạo Viện và dự kiến chương trình lịch họp của lãnh đạo Viện cho sát hợp, hiệu quả (tất cả các văn bản trên đều phải thực hiện đầy đủ các quy định về thể thức văn bản). Trường hợp các đơn vị chưa chuẩn bị kịp và gửi văn bản tài liệu theo quy định trên. Văn phòng chưa sắp xếp lịch họp làm việc với các đồng chí lãnh đạo Viện (trừ trường hợp cần phải họp ngay, không thể trì hoãn). Việc bố trí lịch họp lãnh đạo sẽ do đồng chí Viện trưởng hoặc Phó Viện trưởng chủ trì cuọc họp đó quyết định.

2- Về thực hiện công tác văn thư:

- Đề nghị các đơn vị tăng cường phối hợp chặt chẽ, thực hiện đúng quy trình, quy định về thời gian giao nhận công văn đến và gửi công văn đi tại văn thư cơ quan (Hành chính) theo quyết định số 39/QĐ-VP ngày 28/9/1995 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc áp dụng hình thức văn thư hỗn hợp (hàng ngày buổi sáng: Từ 9h00 - 11h30; buổi chiều từ 13h30 - 16h00) (trừ côngvăn "hoả tốc", "thượng khẩn") để cán bộ, nhân viên văn thư - giao liên có thời gian làm các thủ tục để kịp gửi đi bưu điệm đảm bảo kịp thời.

- Việc các đơn vị nhận lại bản lưu công văn, gửi văn bản tài liệu "mất", "hoả tốc", "thượng khẩn" và văn bản gửi qua máy Fax thực hiện theo văn bản số 17/VP ngày 25/3/1999 và văn bản số 29/VP ngày 28/7/2000 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc thực hiện công tác văn thư.

3- Về đánh máy - nhân bản văn bản:

-Thời gian vừa qua bản thảo văn bản của các đơn vị mang đến để đánh máy, in sao đã được trình bày sạch sẽ, rõ ràng. Tuy nhiên còn nhiều văn bản chưa được sự xem xét, sửa chữa, phê duyệt của lãnh đạo Viện, lãnh đạo Vụ hoặc chất lượng soạn thảo văn bản chưa cao nên phải đánh máy đi, đánh máy lại nhiều lần, ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả công tác của bộ phận đánh máy.

- Về photocopy hồ sơ, tài liệu nhiều khi không tuân thủ quy định của cơ quan (như không có chữ ký duyệt của lãnh đạo đơn vị...).Ngoài ra việc photocopy tài liệu (bút lục) hồ sơ án ngày một gia tăng (có hồ sơ photocopy trên 100 bút lục để lưu hồ sơ KSXX). Riêng tháng 1 và tháng 2/2001, bộ phận đánh máy đã photocopy khối lượng hồ sơ án của 3 đơn vị: VKSXXPT1, Vụ 3, Vụ 5, cụ thể là:

+ VKSXXPT 1: 186 hồ sơ = 14.536 tờ bút lục hồ sơ.

+ Vụ KSXXHS (Vụ 3): 85 hồ sơ = 2.669 tờ bút lục và 114 tài liệu khác = 3.592 tờ.

+ Vụ KSXXDS (Vụ 5): 80 hồ sơ = 5.608 tờ bút lục và 82 tài liệu khác = 5.167 tờ.

- Theo đề nghị của các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao là mỗi đơn vị cần 1 người làm công tác văn thư, kiêm đánh máy. Vụ tổ chức cán bộ đã tổ chức thi tuyển được 16 người và đã bố trí cán bộ nhận công tác văn thư của các đơn vị từ ngày 01/11/1998. Đồng thời mỗi đơn vị đã được trang bị 02 máy vi tính để sử dụng vào việc soạn thảo văn bản, quản lý, xử lý và tra tìm văn bản (có đơn vị được trang bị 5 máy vi tính, trong đó cả bộ phận đánh máy của cơ quan cũng chỉ được trang bị 5 máy). Ngoài ra 6 đơn vị được trang bị máy photocopy (Vụ 2C, Cục 6, Tạp chí kiểm sát, Viện khoa học, Vụ 9 và Vụ 11). Những đơn vị được trang bị phương tiện nêu trên, có đơn vị đã tổ chức thực hiện việc tự đánh máy văn bản của đơn vị mình, sau đó đưa đến bộ phận đánh máy Văn phòng để photocopy, in sao, đóng xếp. Chỉ khi nào cán bộ văn thư đơn vị đi vằng hoặc công việc quá nhiều thì có sự trao đổi thống nhất giữa đơn vị chủ quản với bộ phận đánh máy Văn phòng hỗ trợ, giải quyết. Song bên cạnh đó còn nhiều đơn vị không đảm nhận công việc đánh máy văn bản của đơn vị mình mà dồn cho bộ phận đánh máy Văn phòng để đánh máy, nhân bản văn bản, vì vậy có lúc ùn tắc công việc đánh máy văn bản.

Để việc đánh máy và quản lý tài liệu đánh máy được tốt hơn tránh sự nhầm lẫn tài liệu giữa các đơn vị với nhau và khắc phục tình trạng ùn tắc, chậm trễ trong việc đánh máy, sao in, photocopy văn bản. Văn phòng đề nghị các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao chú ý thực hiện một số điểm say đây:

3.1- Các đơn vị đã được trang bị máy vi tính, máy photocopy tự đảm nhận việc đánh máy văn bản, tài liệu của đơn vị mình (văn bản tài liệu ngắn từ 1-3 trang, văn bản soạn thảo phải sửa đi, sửa lại nhiều lần) Văn phòng sẽ đảm nhận khâu nhân bản in sao và đóng xếp.

3.2- bản thảo đưa đánh máy, in, nhân bản văn bản phải rõ ràng, sạch sẽ và có chữ ký duyệt của Thủ trưởng đơn vị hoặc của người ký văn bản. Nếu không đảm bảo đúng quy định trên, bộ phận đánh máy xin hoàn lại các đơn vị.

3-3- Tuỳ theo nhu cầu cần thiết, các đơn vị đề nghị photocopy, nhân bản văn bản, nhưng phải có ký duyệt của Thủ trưởng đơn vị, và kiểm sát viên được phân công giải quyết vụ án, khi duyệt phải ghi rõ số lượng văn bản.

3-4- Bản thảo và văn bản đề nghị đánh máy, in, photocopy, yêu cầu các đơn vị đăng ký vào sổ theo thứ tự (nếu photocopy bút lục hồ sơ vụ án phải có mục lục tài liệu kèm theo). Nếu không đăng ký để xảy ra mất mát, thất lạc bộ phận dánh máy không chịu trách nhiệm.

3.5- Hàng ngày bộ phận đánh máy sẽ tổ chức nhận văn bản đánh máy từ 8h00 đến 10h00 và trả văn bản, tài liệu đã đánh máy xong từ15h00 đến hết giờ hành chính (chỉ giao, nhận qua văn thư các đơn vị hoặc người được đơn vị phân công giải quyết), đề nghị các đơn vị có văn bản đến nhận theo đúng giờ quy định trên. Nếu ngoài giờ quy định bộ phận đánh máy không trao trả (trừ các trường hợp đặc biệt, đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Viện và lãnh đạo Văn phòng).

3.6- Đề nghị Vụ tài vụ - XDCB và lãnh đạo Viện trang bị máy in cho các đơn vị chưa có để các đơn vị tự nhân bản văn bản đối với các văn bản có số trang và số bản ít, khẩn. Trang bị máy photocopy cho 1 số đơn vị có khối lượng hồ sơ, tài liệu nhiều, khẩn, gấp.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc, đề nghị các đơn vị trao đổi với Văn phòng để phối hợp xử lý, đảm bảo giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả./.