QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH THANH HÓA

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 1668/QĐ-UBND ngày 22/5/2017 của UBND tỉnh về việc thành lập Trung tâm Hành chính công tỉnh Thanh Hóa;

Căn cứ Quyết định số 4487/QĐ-UBND ngày 13/11/2018 của UBND tỉnh về việc đổi tên Trung tâm Hành chính công tỉnh Thanh Hóa thành Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Thanh Hóa;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 700/TTr-SNV ngày 14/12/2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Thanh Hóa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 3638/QĐ-UBND ngày 26/9/2017 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế hoạt động của Trung tâm Hành chính công tỉnh Thanh Hóa.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, Trưởng các ban, ngành cấp tỉnh, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH THANH HÓA
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 5378/QĐ-UBND ngày 28/12/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về vị trí, chức năng, chế độ làm việc, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Thanh Hóa (sau đây gọi tắt là Trung tâm); tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) tại Trung tâm; ứng dụng công nghệ thông tin và mối quan hệ công tác giữa Trung tâm với các cơ quan, đơn vị có liên quan; chế độ họp, báo cáo; khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Trung tâm.

2. Đối tượng áp dụng:

a) Trung tâm; cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Trung tâm.

b) Các sở, ban, ngành cấp tỉnh, các cơ quan của Trung ương được tổ chức theo hệ thống ngành dọc trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa có nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết TTHC (sau đây gọi chung là các sở, ban, ngành).

c) Các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có yêu cầu thực hiện TTHC tại Trung tâm (sau đây gọi chung là tổ chức, cá nhân).

Điều 2. Vị trí, chức năng và trụ sở

1. Trung tâm là đơn vị hành chính đặc thù thuộc Văn phòng UBND tỉnh; là đầu mối tập trung để thực hiện việc tiếp nhận, tư vấn, hướng dẫn, giám sát, đôn đốc việc giải quyết TTHC và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chủ tịch UBND tỉnh và chịu sự quản lý hành chính của Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Trung tâm không thay mặt các sở, ban, ngành giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân.

2. Trụ sở Trung tâm: Số 28 Đại lộ Lê Lợi, phường Điện Biên, thành phố Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa.

Điều 3. Chế độ, thời gian làm việc

1. Chế độ làm việc:

a) Trung tâm thực hiện việc quản lý, điều hành công việc theo chế độ Thủ trưởng.

b) Việc họp, giao ban công việc của Trung tâm phải bố trí vào thời điểm phù hợp, không được ảnh hưởng đến giải quyết công việc của các tổ chức, cá nhân và các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan trong giờ hành chính.

c) Công chức, viên chức của các sở, ban, ngành được cử đến làm việc tại Trung tâm chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của Giám đốc Trung tâm trong thời gian làm việc tại Trung tâm; đồng thời chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan mình về chuyên môn, nghiệp vụ.

2. Thời gian làm việc:

a) Trung tâm làm việc vào tất cả các ngày trong tuần, từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày nghỉ, lễ theo quy định).

b) Thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: Thực hiện theo quy định của pháp luật và Nội quy của Trung tâm. Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm xây dựng Nội quy của Trung tâm để thực hiện.

Chương II

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

Điều 4. Nhiệm vụ của Trung tâm

1. Công khai đầy đủ, kịp thời bằng phương tiện điện tử hoặc bằng văn bản danh mục TTHC được thực hiện tại Trung tâm; hỗ trợ những trường hợp không có khả năng tiếp cận TTHC được công khai bằng phương tiện điện tử.

2. Hướng dẫn thực hiện TTHC, tiếp nhận hồ sơ TTHC, chuyển hồ sơ giải quyết TTHC, trả kết quả giải quyết TTHC; theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.

3. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan để giải quyết, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân đối với trường hợp TTHC yêu cầu giải quyết ngay trong ngày và giải quyết các TTHC theo cơ chế một cửa liên thông; tuyên truyền và hỗ trợ tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4, dịch vụ công trực tuyến tham gia cơ chế một cửa quốc gia và dịch vụ bưu chính công ích.

4. Phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức được giao nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC tại Trung tâm.

5. Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền xử lý phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân đối với cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền liên quan đến việc hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, chuyển hồ sơ giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC; chuyển ý kiến giải trình của cơ quan có thẩm quyền về các phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đến tổ chức, cá nhân.

6. Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cần thiết về pháp lý, thanh toán phí, lệ phí, nộp thuế, phiên dịch tiếng nước ngoài, tiếng dân tộc (nếu cần), sao chụp, in ấn tài liệu và các dịch vụ cần thiết khác khi tổ chức, cá nhân có nhu cầu theo mức giá dịch vụ được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

7. Tham mưu, đề xuất với Chủ tịch UBND tỉnh và cơ quan có liên quan các nội dung về thực hiện TTHC được đưa vào tiếp nhận tại Trung tâm.

8. Quản lý nhân sự, tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật của Trung tâm theo quy định của pháp luật; bố trí khoa học, hợp lý các khu vực cung cấp thông tin, trang thiết bị phục vụ tổ chức, cá nhân đến giải quyết TTHC tại Trung tâm; thực hiện công tác thông tin, báo cáo theo quy định.

9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Chánh Văn phòng UBND tỉnh giao.

Điều 5. Quyền hạn của Trung tâm

1. Được yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền và cơ quan, đơn vị có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác tiếp nhận, giải quyết TTHC.

2. Từ chối tiếp nhận các hồ sơ chưa đúng quy định; chủ trì theo dõi, giám sát, đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan trong việc giải quyết TTHC theo đúng quy trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền thông tin về việc tiếp nhận và tiến độ giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân; đôn đốc các cơ quan, đơn vị xử lý hồ sơ đến hoặc quá thời hạn giải quyết.

3. Theo dõi, đôn đốc, nhận xét, đánh giá công chức, viên chức do các sở, ban, ngành cử đến làm việc tại Trung tâm về việc chấp hành thời gian lao động, các quy định của pháp luật về chế độ công vụ, quy chế văn hóa công sở, nội quy của Trung tâm.

4. Đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, thực hiện công vụ đúng thời hạn, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân; tổ chức hoặc phối hợp tổ chức thông tin, tuyên truyền về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC.

5. Quản lý, đề xuất cấp có thẩm quyền nâng cấp cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm ứng dụng của các Hệ thống thông tin một cửa điện tử; tham gia bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình khai thác, sử dụng các hệ thống này.

6. Thực hiện các quyền hạn khác được giao theo quy định của pháp luật.

Chương III

CƠ CẤU TỔ CHỨC

Điều 6. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

1. Lãnh đạo Trung tâm gồm: Giám đốc và không quá 02 Phó Giám đốc. Giám đốc, các Phó Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm.

a) Giám đốc là người đứng đầu Trung tâm, lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động chung của Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.

b) Phó Giám đốc Trung tâm giúp Giám đốc Trung tâm phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do Giám đốc Trung tâm phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về các nhiệm vụ công tác được giao.

2. Các Tổ chuyên môn, nghiệp vụ:

a) Tổ Hành chính - Quản trị: Quản lý công tác quản trị mạng; hành chính, văn thư - lưu trữ, tài chính, quản trị, phục vụ.

b) Tổ Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả: Quản lý công tác hướng dẫn, tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân.

c) Tổ Giám sát - Tổng hợp: Quản lý công tác tổng hợp (báo cáo định kỳ, đột xuất); theo dõi, giám sát, đánh giá, đôn đốc công chức, viên chức trong thực thi nhiệm vụ và tiếp nhận, giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, công dân.

Các tổ chuyên môn, nghiệp vụ có Tổ trưởng, do Giám đốc Trung tâm bổ nhiệm. Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể nhiệm vụ, mối quan hệ công tác và số lượng cán bộ làm việc của các tổ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và biên chế được giao của Trung tâm.

Điều 7. Nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc, Phó Giám đốc

1. Giám đốc Trung tâm:

a) Trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.

b) Trường hợp cần thiết, Giám đốc Trung tâm làm việc với các Sở, ban, ngành có TTHC được tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm để trao đổi về việc quản lý, điều hành, thực hiện nhiệm vụ và tình hình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết TTHC; đôn đốc các sở, ban, ngành có liên quan trong việc giải quyết TTHC, để bảo đảm việc giải quyết theo đúng quy định; báo cáo, đề xuất với Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh về biện pháp xử lý đối với những trường hợp giải quyết TTHC không bảo đảm thời gian và chất lượng theo quy định.

c) Quản lý thời gian làm việc, tiến độ xử lý công việc được giao, thái độ, tác phong, cư xử của công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm, định kỳ hàng tháng thông báo cho cơ quan cử công chức, viên chức biết; từ chối tiếp nhận hoặc chủ động đề xuất với cơ quan cử thay thế công chức, viên chức vi phạm kỷ luật lao động, có thái độ, tác phong, cư xử không đúng quy chế văn hóa công sở, năng lực chuyên môn không đáp ứng được nhiệm vụ hoặc có hành vi vi phạm pháp luật khác.

d) Giao nhiệm vụ cho các Phó Giám đốc Trung tâm hoặc công chức, viên chức, người lao động phù hợp với năng lực và chuyên môn nghiệp vụ; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ đã giao và thực hiện công tác thông tin, báo cáo theo quy định.

đ) Phối hợp với cơ quan, đơn vị cử công chức, viên chức xem xét, xử lý hành vi vi phạm của công chức, viên chức và công khai kết quả xử lý cho tổ chức, cá nhân có phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đối với hành vi vi phạm của cán bộ, công chức, viên chức được biết.

e) Chủ động đề nghị người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền cử công chức, viên chức đến làm việc tại Trung tâm để kịp thời tăng, giảm công chức, viên chức khi số lượng tổ chức, cá nhân đến thực hiện TTHC có biến động tăng, giảm rõ rệt hoặc quá ít TTHC phát sinh, hoặc trường hợp công chức, viên chức được vắng mặt, được nghỉ theo quy định.

g) Công khai tại trụ sở Trung tâm và trên Trang thông tin điện tử của Trung tâm về họ, tên, chức danh, số điện thoại của Giám đốc, các Phó Giám đốc Trung tâm; họ, tên, chức danh, lĩnh vực công tác, số điện thoại của công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm.

h) Kịp thời xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật của tổ chức, cá nhân, cán bộ, công chức, viên chức xảy ra tại Trung tâm.

m) Tổ chức bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy, bảo đảm an ninh, an toàn cho công chức, viên chức, người lao động, tổ chức, cá nhân đến thực hiện TTHC tại trụ sở của Trung tâm.

n) Quản lý, trình cấp có thẩm quyền về việc mua sắm, thuê, cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế, bổ sung, thanh lý tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật tại Trung tâm theo đúng quy định của pháp luật; bố trí khoa học, hợp lý các khu vực cung cấp thông tin, giải quyết TTHC, trang thiết bị phục vụ tổ chức, cá nhân đến thực hiện TTHC.

2. Phó Giám đốc Trung tâm:

Phó Giám đốc Trung tâm là người giúp Giám đốc Trung tâm phụ trách, chỉ đạo một hoặc một số lĩnh vực công tác do Giám đốc Trung tâm phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về nhiệm vụ công tác được giao. Khi Giám đốc Trung tâm vắng mặt, một Phó Giám đốc được Giám đốc Trung tâm ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Trung tâm.

Điều 8. Nhiệm vụ, quyền hạn của công chức, viên chức của Trung tâm

1. Nhiệm vụ:

a) Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

b) Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC.

c) Hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC đầy đủ, rõ ràng, chính xác; trường hợp phải yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ chỉ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung một lần.

d) Tiếp nhận, chuyển hồ sơ (trường hợp được ủy quyền), theo dõi việc giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân theo quy định.

đ) Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc giải quyết TTHC; kịp thời phát hiện, kiến nghị với cơ quan, người có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về TTHC trái pháp luật, không khả thi hoặc không phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh.

e) Mặc đồng phục theo quy định, đeo Thẻ công chức, viên chức trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

g) Thực hiện các quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Quyền hạn:

a) Được tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ, công nghệ thông tin và văn hóa ứng xử, giao tiếp với tổ chức, cá nhân.

b) Được tham gia các khóa học lý luận chính trị, quản lý nhà nước, ngoại ngữ, tin học và các lĩnh vực khác ở trong nước, nước ngoài theo quy định của pháp luật.

c) Hưởng lương theo ngạch, bậc, phụ cấp theo quy định.

d) Được nghỉ bù theo quy định (nếu làm việc thêm giờ, làm vào ngày lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật).

đ) Được bảo đảm trang thiết bị và các điều kiện làm việc khác theo quy định của pháp luật; được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn được giao; được pháp luật bảo vệ khi thi hành công vụ; được hưởng các chế độ bồi dưỡng, hỗ trợ khác theo quy định hiện hành.

Điều 9. Nhiệm vụ, quyền hạn và thời hạn làm việc của công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm

1. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Điều 8 Quy chế này; đồng thời thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Tiếp nhận, giải quyết hoặc chuyển hồ sơ giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân theo quy định; cập nhật hồ sơ đã tiếp nhận vào phần mềm quản lý và cấp mã số hồ sơ TTHC cho tổ chức, cá nhân.

b) Thực hiện nhiệm vụ do Lãnh đạo Trung tâm giao; nhiệm vụ chuyên môn do cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp phân công.

c) Sinh hoạt chuyên môn, đảng, đoàn thể, bình xét thi đua, khen thưởng, kỷ luật tại cơ quan đã cử đến làm việc tại Trung tâm.

d) Nhận lương, phụ cấp; chế độ, chính sách khác tại cơ quan đã cử đến làm việc tại Trung tâm.

đ) Phối hợp chặt chẽ với công chức, viên chức, nhân viên của Trung tâm để thực hiện các nhiệm vụ tại Trung tâm.

e) Phải thường trực tại quầy trong thời gian làm việc; trường hợp đi công tác hoặc có lý do khác thì phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý để cử người khác thay và có văn bản thông báo với Giám đốc Trung tâm.

2. Thời hạn làm việc của công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm không ít hơn 06 tháng và không nhiều hơn 24 tháng mỗi đợt; trừ trường hợp quy định tại Khoản 8 Điều 12 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ.

Chương IV

TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT TTHC

Điều 10. Phạm vi tiếp nhận TTHC tại Trung tâm

1. Trung tâm thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của UBND tỉnh và của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; những TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của các cơ quan được tổ chức theo hệ thống ngành dọc tại địa phương, được thực hiện theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ; những TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các Bộ, ngành và của UBND cấp huyện được cấp có thẩm quyền giao tiếp nhận tại Trung tâm.

2. Danh mục TTHC thực hiện tại Trung tâm do Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt, được công bố, công khai trên hệ thống thông tin một cửa điện tử và niêm yết công khai tại Trung tâm.

Điều 11. Quy trình giải quyết TTHC tại Trung tâm

Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 61/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ; cụ thể như sau:

1. Cách thức tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết TTHC:

Tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết TTHC thông qua các cách thức sau:

a) Trực tiếp tại Trung tâm.

b) Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật.

c) Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công tỉnh Thanh Hóa.

Việc giải quyết TTHC trực tuyến trên môi trường mạng được thực hiện đối với một số lĩnh vực sau khi được đảm bảo các điều kiện theo quy định. Trung tâm có thông báo và hướng dẫn việc giải quyết TTHC theo phương thức này.

2. Hướng dẫn kê khai, chuẩn bị hồ sơ thực hiện TTHC:

a) Công chức, viên chức tại Trung tâm thực hiện việc hướng dẫn các nội dung sau:

- Các hồ sơ, giấy tờ mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi giải quyết TTHC.

- Quy trình, thời hạn giải quyết TTHC.

- Mức và cách thức nộp thuế, phí, lệ phí hoặc các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có).

- Cung cấp các thông tin, tài liệu liên quan đến việc thực hiện TTHC khi tổ chức, cá nhân yêu cầu theo quy định pháp luật.

Nội dung hướng dẫn phải bảo đảm chính xác, đầy đủ, cụ thể theo văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực, các quyết định công bố TTHC của Chủ tịch UBND tỉnh công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC và công khai tại Trung tâm.

b) Cách thức hướng dẫn tổ chức, cá nhân:

- Hướng dẫn trực tiếp tại Trung tâm.

- Hướng dẫn qua hệ thống tổng đài của Trung tâm đã công bố công khai.

- Hướng dẫn trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh Thanh Hóa hoặc qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép.

- Bằng văn bản được gửi qua dịch vụ bưu chính.

- Qua các bộ hồ sơ điền mẫu, qua các video hướng dẫn mẫu dựng sẵn hoặc bằng các cách thức khác.

c) Trường hợp danh mục tài liệu trong hồ sơ đề nghị giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân còn thiếu so với danh mục tài liệu được công bố công khai theo quyết định công bố TTHC của Chủ tịch UBND tỉnh; hoặc các thành phần hồ sơ trong hồ sơ TTHC chưa cung cấp đầy đủ thông tin theo biểu mẫu hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, thì người tiếp nhận hồ sơ TTHC hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung một lần đầy đủ, chính xác.

3. Tiếp nhận hồ sơ TTHC:

a) Đối với hồ sơ được tiếp nhận trực tiếp tại Trung tâm và tiếp nhận thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc tiếp nhận qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật: Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định tại Điểm c, Khoản 2 Điều này và nêu rõ lý do vào phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do vào phiếu từ chối giải quyết hồ sơ TTHC.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

b) Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công tỉnh Thanh Hóa: Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, công chức, viên chức tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.

Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, gửi tin nhắn tới người dân của Cổng Dịch vụ công tỉnh Thanh Hóa.

- Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì công chức, viên chức thực hiện việc tiếp nhận và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định.

c) Mỗi hồ sơ TTHC sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một Mã số hồ sơ được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết TTHC tại Cổng Dịch vụ công tỉnh Thanh Hóa.

d) Trường hợp TTHC có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay sau khi Trung tâm nhận được hồ sơ hợp lệ: Nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, thì công chức, viên chức tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử; trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì công chức, viên chức cung cấp cho người nộp hồ sơ.

đ) Trường hợp công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị được cử đến làm việc tại Trung tâm được cơ quan có thẩm quyền phân công, ủy quyền giải quyết thì thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 và cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử.

e) Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định.

g) Trường hợp TTHC chưa được công bố, công khai kịp thời thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện theo quy định tại các văn bản pháp luật có hiệu lực hiện hành.

4. Chuyển hồ sơ:

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Khoản 3 Điều này, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ lập giấy bàn giao hồ sơ thành 02 bản có xác nhận của lãnh đạo Trung tâm (01 bản lưu tại Trung tâm, 01 bản chuyển cùng hồ sơ).

b) Các sở, ban, ngành cử cán bộ đến Trung tâm nhận hồ sơ từ công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ hoặc hồ sơ được chuyển qua môi trường mạng từ Trung tâm về cơ quan giải quyết.

5. Giải quyết hồ sơ: Các sở, ban, ngành thực hiện giải quyết hồ sơ theo quy định. Sau khi hoàn thành việc giải quyết hồ sơ, các sở, ban, ngành chuyển kết quả cho công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm.

6. Trả kết quả giải quyết hồ sơ:

Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm cập nhật vào phần mềm điện tử của Trung tâm; đồng thời chuyển kết quả cho bộ phận trả kết quả của Trung tâm để trả tập trung cho tổ chức, cá nhân.

a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính.

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Trung tâm liên hệ với tổ chức, cá nhân (qua tin nhắn, thư điện tử, điện thoại) để trả hồ sơ và thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ của cơ quan, đơn vị giải quyết hồ sơ.

c) Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Trung tâm liên hệ với tổ chức, cá nhân (qua tin nhắn, thư điện tử, điện thoại) để thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, đơn vị giải quyết quá hạn.

d) Đối với hồ sơ không giải quyết: Trung tâm liên hệ với tổ chức, cá nhân (qua tin nhắn, thư điện tử, điện thoại) để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ của cơ quan, đơn vị giải quyết.

đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Trung tâm liên hệ để tổ chức, cá nhân (qua tin nhắn, thư điện tử, điện thoại) đến nhận kết quả.

e) Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa đến nhận kết quả giải quyết TTHC theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết được lưu giữ tại bộ phận trả kết quả của Trung tâm.

g) Kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân được lưu trữ tại Hệ thống thông tin một cửa điện tử của Trung tâm để phục vụ việc sử dụng, tra cứu thông tin, dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Chương V

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 12. Ứng dụng công nghệ thông tin

1. Các sở, ban, ngành chịu trách nhiệm thường xuyên rà soát và kịp thời xây dựng, bổ sung quy trình giải quyết TTHC để cập nhật phần mềm một cửa của Trung tâm và Hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh, đảm bảo đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết TTHC theo quy định tại Chương IV Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ.

2. Công chức, viên chức của các sở, ngành làm việc tại Trung tâm được cấp tài khoản để truy cập phần mềm của Trung tâm, có trách nhiệm tuân thủ quy trình và hướng dẫn sử dụng phần mềm, cập nhật đầy đủ các nội dung vào phần mềm theo yêu cầu đặt ra. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới phần mềm ngưng hoạt động, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy hoặc trên tập tin văn bản...) và cập nhật các thông tin đã xử lý vào hệ thống ngay sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục.

3. Trung tâm phối hợp với các sở, ban, ngành có liên quan duy trì hoạt động phần mềm của Trung tâm trên Hệ thống một cửa điện tử của tỉnh, bảo đảm tính thống nhất và khả năng tích hợp, trao đổi dữ liệu về TTHC, hồ sơ giải quyết TTHC với Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC và cơ sở dữ liệu chuyên ngành để truy xuất dữ liệu TTHC.

Điều 13. Đánh giá việc giải quyết TTHC

1. Trung tâm có trách nhiệm xây dựng tiêu chí để đánh giá nội bộ về tính phù hợp pháp luật của quá trình giải quyết TTHC, có thể khảo sát độc lập tổ chức, cá nhân về việc giải quyết TTHC theo đợt hoặc định kỳ hàng năm.

2. Nội dung đánh giá việc giải quyết TTHC theo quy định tại Chương V Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ.

Điều 14. Mối quan hệ công tác

1. Trung tâm chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chủ tịch UBND tỉnh và chịu sự quản lý hành chính của Chánh Văn phòng UBND tỉnh. Giám đốc Trung tâm báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh để giải quyết những vấn đề phát sinh và kết quả hoạt động của Trung tâm. Trường hợp cần thiết, Giám đốc Trung tâm báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh về những vấn đề liên quan đến tình hình tổ chức và hoạt động của Trung tâm; tổ chức triển khai và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh về những lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.

2. Trung tâm có mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị, địa phương theo nguyên tắc phối hợp. Khi giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Trung tâm nhưng có liên quan đến các cơ quan, đơn vị khác, Trung tâm phải trao đổi ý kiến bằng hình thức phù hợp (có thể bằng văn bản, điện thoại, email...) với các cơ quan, đơn vị.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Chế độ họp, báo cáo

1. Định kỳ 6 tháng, hàng năm (hoặc theo yêu cầu đột xuất) Trung tâm tổ chức họp đánh giá kết quả hoạt động.

2. Định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm (hoặc đột xuất), Trung tâm có trách nhiệm tổng hợp kết quả hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được giao, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh, đồng thời gửi các sở, ban, ngành có liên quan.

3. Trường hợp cần thiết, Trung tâm tổ chức họp với các cơ quan, đơn vị để xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp thực hiện nhiệm vụ.

Điều 16. Khen thưởng, kỷ luật

Hàng năm, Trung tâm đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Trung tâm. Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở để đề xuất cấp có thẩm quyền khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định.

Điều 17. Điều khoản thi hành

Trong quá trình tổ chức thực hiện Quy chế, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc hoặc không phù hợp với thực tế cần điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh (qua Trung tâm) để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định./.