QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỌP KHÔNG GIẤY TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH TÂY NINH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, ngày 10 tháng 7 năm 2007 của Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1605/QĐ-TTg, ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình Quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011 – 2015;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg, ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan Nhà nước,

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 50/TTr-STTTT, ngày 28 tháng 12 năm 2012,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.. Ban hành Quy định quản lý, sử dụng phần mềm họp không giấy trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Tây Ninh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỌP KHÔNG GIẤY TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH TÂY NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 05/2013/QĐ-UBND, ngày 04 tháng 3 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về việc quản lý, sử dụng, vận hành phần mềm họp không giấy để thông báo và cung cấp tài liệu liên quan đến các cuộc họp, hội nghị, tập huấn, giao ban (gọi tắt là cuộc họp) thông qua mạng máy.

2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan Nhà nước của tỉnh bao gồm: Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, Thường trực các Ban Chỉ đạo cấp tỉnh và các đơn vị khác (theo văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh).

Điều 2. Chức năng phần mềm họp không giấy

1. Phần mềm họp không giấy là công cụ phục vụ cải cách hành chính, hỗ trợ công tác tổ chức họp, cung cấp thông tin, tài liệu đến các đơn vị dự họp nhanh chóng, tiết kiệm, tiện lợi và dễ dàng. Phần mềm có những chức năng chính như sau: Tạo lập, quản lý lịch họp, cung cấp thông tin, chia sẻ tài liệu, đăng ký tham dự cuộc họp, đóng góp ý kiến trực tiếp, báo cáo, thống kê các thông tin liên quan.

2. Địa chỉ truy cập http://hopkhonggiay.tayninh.gov.vn

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng phần mềm họp không giấy

1. Phần mềm họp không giấy thông báo thông tin, cung cấp tài liệu cuộc họp đến các đơn vị được mời họp thay cho tài liệu bằng giấy.

2. Phần mềm họp không giấy đảm bảo nguyên tắc bảo mật, an ninh thông tin và đúng theo quy định hiện hành.

3. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm được đăng tải tại địa chỉ http://hopkhonggiay.tayninh.gov.vn

4. Thông tin cuộc họp phải được cập nhật để thông báo cho các đơn vị hay cá nhân dự họp tối thiểu trước 03 ngày đối với các cuộc họp thường kỳ và tối thiểu trước 01 ngày đối với các cuộc họp bất thường.

5. Tất cả các cơ quan sử dụng phần mềm họp không giấy được cung cấp tài khoản đăng nhập.

Chương II

QUYỀN HẠN, TRÁCH NHIỆM

Điều 4. Các đơn vị sử dụng phần mềm họp không giấy

1. Lãnh đạo các đơn vị sử dụng phần mềm họp không giấy có trách nhiệm:

a) Gương mẫu thực hiện sử dụng tài liệu phục vụ cuộc họp thông qua phần mềm họp không giấy.

b) Chỉ đạo, phân công nhân sự của đơn vị quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và thường xuyên theo dõi thông tin cuộc họp trên phần mềm.

c) Chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý cấp trên về tình hình quản lý và sử dụng phần mềm họp không giấy tại đơn vị mình.

2. Nhiệm vụ của nhân sự được phân công quản lý, khai thác phần mềm:

a) Thực hiện nghiêm các quy định trong việc sử dụng phần mềm họp không giấy.

b) Kiểm tra thông tin cuộc họp ít nhất 4 lần/ngày vào đầu giờ và cuối giờ mỗi buổi.

c) Sử dụng phần mềm họp không giấy để thông báo thông tin cuộc họp,  báo cáo lãnh đạo đơn vị và lấy thông tin, tải tài liệu phục vụ cuộc họp khi có thông tin cuộc họp liên quan đến đơn vị.

d) Cập nhật thông tin nhân sự được phân công tham dự cuộc họp, tài liệu đóng góp ý kiến cho cuộc họp.

đ) Thay đổi mật khẩu định kỳ thàng tháng hoặc khi cần để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

e) Không để lộ thông tin tài khoản, không cung cấp thông tin tài khoản cho người khác khi chưa có ý kiến lãnh đạo.

2. Đơn vị được phân công chuẩn bị tài liệu cuộc họp phải chủ động gửi tài liệu cho Văn phòng UBND tỉnh dưới dạng số hóa để kịp thời cập nhật lên hệ thống.

3. Chủ động đề xuất sáng kiến nhằm nâng cao chất lượng hệ thống bằng cách gửi ý kiến trực tiếp tại mục “Góp ý phần mềm”  trên hệ thống phần mềm họp không giấy hoặc bằng văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông.

Điều 5. Văn phòng UBND tỉnh

1. Sử dụng hiệu quả phần mềm họp không giấy để thông báo thông tin cuộc họp và cung cấp tài liệu phục vụ cuộc họp cho các đơn vị liên quan.

2. Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành phần mềm để cập nhật thông tin lịch họp, chia sẻ tài liệu, lưu giữ thông tin đăng ký dự họp và thông tin đóng góp ý kiến trực tiếp, báo cáo thống kê các thông tin liên quan; in và báo cáo cho chủ trì cuộc họp thông tin các đơn vị truy nhập xem lịch họp, lấy tài liệu và điểm danh thành phần tham dự trước mỗi cuộc họp.

3. Tạo lập, cung cấp tài khoản sử dụng phần mềm họp không giấy cho các đơn vị được quy định tại Điều 1.

4. Theo dõi, đôn đốc kiểm tra các đơn vị sử dụng có hiệu quả đồng thời báo cáo UBND tỉnh tình hình sử dụng định kỳ 6 tháng và hàng năm.

Điều 6. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Triển khai phần mềm họp không giấy cho các cơ quan Nhà nước của tỉnh và theo chỉ đạo của UBND tỉnh.

2. Đảm bảo hạ tầng, biện pháp kỹ thuật để vận hành phần mềm họp không giấy và lưu trữ thông tin liên quan; thực hiện công tác bảo dưỡng, nâng cấp, mở rộng hệ thống để không ngừng nâng cao chất lượng và phạm vi phục vụ.

3. Tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định về an toàn, an ninh thông tin.

4. Đảm bảo các tài liệu, thông tin liên quan đến các cuộc họp được lưu trữ trên phần mềm ít nhất là 6 tháng kể từ khi thông tin cuộc họp được cập nhật; dữ liệu lưu trữ chỉ được cung cấp khi có ý kiến của lãnh đạo.

5. Tiếp nhận ý kiến đóng góp của các đơn vị, đề xuất bổ sung, điều chỉnh quy định và cải tiến các tính năng của phần mềm.

6. Thanh tra, kiểm tra công tác quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm đối với các đơn vị liên quan.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 7. Kinh phí thực hiện

Kinh phí bảo dưỡng, nâng cấp, mở rộng, phục vụ vận hành phần mềm họp không giấy nằm trong dự toán kinh phí hoạt động do Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt trong Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm.

Điều 8. Tổ chức thực hiện

Giai đoạn đầu sử dụng phần mềm họp không giấy, Văn phòng UBND tỉnh thông báo thông tin cuộc họp và tài liệu liên quan bằng hai hình thức song song là phần mềm họp không giấy và tài liệu giấy.

Văn phòng UBND tỉnh chính thức sử dụng hệ thống họp không giấy để thông báo thông tin các cuộc họp và tài liệu liên quan thay thế cho việc gửi văn bản giấy.

Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, Thường trực các Ban Chỉ đạo cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện Quy định này.

Trong quá trình thực hiện nếu phát hiện những điểm chưa phù hợp các đơn vị, cá nhân có liên quan kiến nghị với Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung nhằm đảm bảo hoạt động thông suốt, hiệu quả, an toàn, an ninh thông tin trên hệ thống họp không giấy.

PHỤ LỤC

QUY TRÌNH SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH HỌP KHÔNG GIẤY
(Ban hành kèm theo Quyết định số 05/2013/QĐ-UBND, ngày 04 tháng 3 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

I. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC

1. Tính năng kỹ thuật

Hệ thống thông tin quản lý họp không giấy là hệ thống phần mềm chạy trên nền web, không phải cài đặt tại máy của người sử dụng, có thể sử dụng trên tất cả các loại thiết bị như: Máy tính để bàn (desktop), máy xách tay (laptop), các loại máy tính bảng (tablet), máy điện thoại thông minh của các hãng khác nhau hiện có trên thị trường (iPad, Smart phone, Samsung galaxy, Archos Arnova, …)

2. Điều kiện để sử dụng

Thiết bị kết nối với internet, dùng trình duyệt web để đăng nhập vào phần mềm.

3. Phạm vi áp dụng

Hiện tại hệ thống chỉ áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước trong tỉnh, Ban Chỉ đạo trực thuộc tỉnh. Riêng đối với việc tạo lập cuộc họp thì chỉ áp dụng Văn phòng UBND tỉnh (các đơn vị khác và huyện thị sẽ triển khai sau).

4. Địa chỉ kết nối

Nút chọn “UBND tỉnh” tại địa chỉ:

http://hopkhonggiay.tayninh.gov.vn hoặc

http://www.tayninh.gov.vn mục “Phần mềm ứng dụng CCHC” ð “Họp không giấy”

5. Đăng nhập vào hệ thống

Sử dụng 1 trong các trình duyệt trên máy như là: Internet Explorer (IE), Firefox, Chrome, Opera, …

6. Chức năng chính của phần mềm

Hệ thống được xây dựng và vận hành trên internet nên không giới hạn về không gian và thời gian sử dụng. Hệ thống có những chức năng cơ bản và cần thiết sau đây:

- Quản lý thông tin các cuộc họp:

+ Cho phép đơn vị mời họp: Cập nhật thông tin, tài liệu cuộc họp lên hệ thống, đồng thời thông tin cuộc họp sẽ được tự động gửi vào hộp thư điện tử của đơn vị, cá nhân liên quan;

+ Cho phép đơn vị dự họp tải (download) tài liệu, cập nhật thông tin nhân sự được phân công tham dự cuộc họp hệ thống thông qua internet khi đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ;

+ Cho phép mọi người tra cứu thông tin tổng quát về cuộc họp;

+ Xác định đơn vị được mời họp có nhận được thông tin và tài liệu họp hay không;

+ Thống kê, tìm kiếm các cuộc họp theo các tiêu chí khác nhau;

+ Cho phép thành viên dự họp đóng góp ý kiến bằng văn bản hoặc trực tiếp trên hệ thống.

7. Đối tượng sử dụng (phiên bản dành cho UBND tỉnh)

Văn phòng UBND tỉnh.

Các sở, ban, ngành.

Thành viên các Ban Chỉ đạo.

Ngoài ra tất cả mọi người sử dụng internet khi truy cập vào trang http://hopkhonggiay.tayninh.gov.vn, nhưng chỉ cho phép xem thông tin tổng quát, không cho phép lấy tài liệu cuộc họp (chỉ có thể lấy được tài liệu khi đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ và có liên quan đến cuộc họp).

8. Phân công thực hiện: Để sử dụng có hiệu quả phần mềm, đề nghị các đơn vị phân công như sau:

Tại Văn phòng UBND tỉnh:

- Trung tâm Tin học:

+ Quản lý tài khoản admin (tài khoản có quyền cao nhất);

+ Tạo các tài khoản cho các bộ phận liên quan (Văn thư, Thư ký cuộc họp, sở, ban, ngành) với các quyền tương ứng;

+ Cập nhật thông tin liên quan cho hệ thống như: Các loại danh mục.

- Văn thư:

+ Quản lý tài khoản có quyền cập nhật thông tin cuộc họp;

+ Cập nhật thông tin và tài liệu liên quan cho từng cuộc họp;

+ In, ấn các thống kê, báo cáo liên quan đến cuộc họp khi có yêu cầu của lãnh đạo.

- Thư ký cuộc họp:

+ Quản lý tài khoản liên quan;

+ Điểm danh thành phần dự họp khi cuộc họp bắt đầu;

+ Tổng hợp ý kiến đóng góp của thành viên dự họp hoặc các đơn vị được mời họp khi cuộc họp kết thúc.

Tại các sở, ban, ngành:

- Lãnh đạo đơn vị:

+ Hàng ngày nên vào hệ thống để kiểm tra thông tin về cuộc họp liên quan đến đơn vị mình;

+ Trực tiếp sử dụng tài khoản cá nhân được cấp (nếu có) hoặc ủy quyền cho bộ phận Văn thư quản lý và sử dụng đúng mục đích.

- Văn thư:

+ Quản lý tài khoản được cấp hoặc được lãnh đạo ủy quyền;

+ Hàng ngày vào kiểm tra hệ thống ít nhất 4 lần (sáng 2 lần, chiều 2 lần);

+ Khi có thông tin cuộc họp liên quan đến đơn vị: Báo cáo lãnh đạo để phân công thành phần tham dự;

Cập nhật thông tin người được phân công tham dự cuộc họp và tài liệu đóng góp ý kiến (nếu có).

II. QUY TRÌNH VẬN HÀNH

1. Chức năng của Hệ thống thông tin điều hành họp không giấy được xây dựng theo từng nhóm người sử dụng:

- Quản trị hệ thống: Quản lý, cập nhật hệ thống danh mục, tài khoản đăng nhập của cá nhân và đơn vị liên quan.

- Đơn vị mời họp: Quản lý và tạo lập cuộc họp.

- Đơn vị dự họp: Tất cả các sở, ban, ngành trong tỉnh.

2.  Chức năng chính của từng nhóm người sử dụng:

2.1.  Chức năng của quản trị hệ thống:

Đăng nhập:

Hệ thống chính: Đăng nhập bằng tài khoản quản trị, quản lý toàn bộ hệ thống.

Quản lý tài khoản:

Đơn vị: Ghi nhận các thông tin của các đơn vị đó và cung cấp tài khoản để sử dụng phần mềm (xóa, sửa khi cần thiết).

Ban Chỉ đạo: Ghi nhận các thông tin của các ban chỉ đạo đó và cung cấp tài khoản để sử dụng phần mềm (xóa, sửa khi cần thiết).

Nhân sự: Ghi nhận các thông tin của các nhân sự thuộc các sở ban ngành, ban chỉ đạo và cung cấp tài khoản để sử dụng phần mềm (xóa, sửa khi cần thiết).

Nhật ký đăng nhập: Ghi lại nhật ký sử dụng của tất cả các tài khoản đã đăng nhập vào hệ thống. Kiểm tra tài khoản đó có tải dữ liệu hay không.

Reset password: Cung cấp lại mật khẩu cho các tài khoản khi cần thiết. Mật khẩu mặc định của hệ thống khi reset lại sẽ là abc@123456

Quản lý các danh mục chính của hệ thống:

Danh mục địa điểm họp: Quản lý các phòng họp thuộc các đơn vị, các sở ban ngành.

Danh mục hình thức họp: Quản lý các hình thức họp (họp trực tuyến, họp trực tiếp…).

Danh mục loại hình họp: Quản lý các loại hình họp (họp thường kỳ, họp khẩn…).

Danh mục lĩnh vực họp: Quản lý các lĩnh vực họp (an toàn giao thông, công nghệ thông tin…).

Danh mục loại văn bản: Quản lý các loại hình văn bản (công văn, thông tư, nghị quyết…).

Danh mục lĩnh vực văn bản: Quản lý các lĩnh vực văn bản (an toàn giao thông, công nghệ thông tin…).

Danh mục văn bản: Quản lý văn bản theo từng đơn vị.

Quản lý ý kiến đóng góp:

Ghi nhận ý kiến của người sử dụng để hoàn thiện hệ thống hơn.

2.2. Chức năng của bộ phận Văn thư:

Tạo lập cuộc họp: Tạo lập, quản lý các cuộc họp (ngày, giờ, địa điểm, thành phần tham dự, tài liệu liên quan).

Tài liệu cuộc họp: Quản lý, cập nhật (thêm, xóa, sửa) các tài liệu liên quan đến các cuộc họp đã được tạo lập.

Thành phần mời họp: Quản lý (bổ sung, chỉnh sửa, xóa) thành phần mời tham dự họp.

Tài liệu cuộc họp và Thành phần mời họp là 2 chức năng bổ sung cho tạo lập cuộc họp. Trong quá trình tạo lập cuộc họp đã có 2 chức năng trên nhưng đây là phần bổ sung khi cần thiết.

2.3. Chức năng của Thư ký cuộc họp:

Điểm danh: Cho phép điểm danh các thành phần được mời họp có tham dự, vắng mặt hay người dự thay. Nếu là vắng mặt hay đi thay phải ghi nhận rõ lý do vắng mặt và ghi nhận lại thành phần đi thay.

Ý kiến phản hồi: Ghi nhận tất cả các ý kiến phản hồi của các thành phần tham dự họp gửi đến thư ký, chủ trì cuộc họp đó.

3. Chức năng của thành phần tham dự họp:

Cho phép đăng nhập bằng tài khoản của sở, ban, ngành hoặc các thành phần nhân sự được mời tham gia cuộc họp.

Các đơn vị và cá nhân khi đăng nhập vào hệ thống có thể: Cập nhật thông tin cá nhân được phân công tham dự cuộc họp, download tài liệu, tham gia đóng góp ý kiến trước và trong cuộc họp. Sau cuộc họp chức năng đóng góp ý kiến cho cuộc họp sẽ mặc nhiên bị chặn.

Tra cứu, thống kê thông tin cuộc họp theo đơn vị tổ chức, thành phần mời họp…theo nhiều tiêu chí khác nhau (theo đơn vị được mời tham dự, theo thời gian, ...).

Trên là các điều kiện cần thiết để sử dụng phần mềm và các chức năng của từng đối tượng. Tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết được cập nhật và cho phép người sử dụng lấy tại http://hopkhongiay.tayninh.gov.vn.