QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU ĐẾN NĂM 2015, ĐỊNH HƯỚNG ĐẾN NĂM 2020

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số Điều của Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 271/TTr-STP ngày 18 tháng 8 năm 2008,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu đến năm 2015, định hướng đến năm 2020 (có đề án kèm theo).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau mười ngày, kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU ĐẾN NĂM 2015, ĐỊNH HƯỚNG ĐẾN NĂM 2020
(ban hành kèm theo Quyết định số 79/2008/QĐ –UBND ngày 23 tháng 12 năm 2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu)

Phần I

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA VIỆC XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Luật Công chứng được Quốc Hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2006, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2007. Điểm a khoản 5 Điều 11 Luật Công chứng quy định Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương và có các nhiệm vụ, quyền hạn thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân.

2. Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng. Tại khoản 01 và 04 Điều 2 Nghị định 02 quy định Sở Tư pháp xây dựng đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương trình Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phê duyệt.

II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ YÊU CẦU THỰC TIẾN

Bà Rịa – Vũng Tàu là một tỉnh nằm trong vùng kinh tế trọng điểm phía Nam với dân số khoảng 960.000 người. Tỉnh có 8 đơn vị hành chính, bao gồm 01 thành phố, 01 thị xã và 06 huyện. Tình hình kinh tế tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ngày càng phát triển, nhu cầu thực hiện các giao dịch dân sự, thương mại, kinh tế… rất cao và sẽ gia tăng hơn nữa trong thời gian tới. Điều này tất yếu dẫn đến nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của tổ chức và công dân trên địa bàn Tỉnh ngày càng tăng cao. Hiện nay trên địa bàn tỉnh có 03 Phòng Công chứng và 01 văn phòng công chứng, tổng số công chứng viên là 08, Phòng Công chứng số 1, Phòng Công chứng số 3 đặt tại thành phố Vũng Tàu, Phòng Công chứng số 2 đặt tại thị xã Bà Rịa, Văn phòng Công chứng số 1 đặt tại huyện Tân Thành. Theo số liệu thống kê những năm gần đây, số lượng các vụ việc mà 03 Phòng Công chứng đã thực hiện cụ thể như sau:

- Năm 2005: công chứng 134.892 việc.

- Năm 2006: công chứng 139.579 việc.

- Năm 2007: công chứng 227.131 việc.

Trước đây, khi chưa có Luật Công chứng, việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thuộc thẩm quyền của Phòng Công chứng. Nhưng sau khi Luật Công chứng ra đời, bắt đầu từ ngày 01 tháng 7 năm 2007, các Phòng Công chứng không thực hiện các việc chứng thực nêu trên mà chỉ thực hiện việc công chứng các hợp đồng, giao dịch. Tuy số lượng đầu việc tại các Phòng Công chứng giảm đi do không còn các việc chứng thực bản sao, nhưng số lượng việc công chứng các hợp đồng, giao dịch nhất là các hợp đồng, giao dịch liên quan đến việc mua bán, chuyển nhượng, thế chấp... bất động sản tăng lên nhiều so với những năm trước. Cụ thể như sau:

- Năm 2006 công chứng 12.423 hợp đồng; năm 2007 công chứng 17.807 hợp đồng, tăng 43% so với năm 2006; 6 tháng đầu năm 2008 công chứng 14.221 hợp đồng, tăng 57% so với cùng kỳ năm 2007.

Với tốc độ phát triển kinh tế xã hội của tỉnh như hiện nay, nhu cầu công chứng trên địa bàn tỉnh vẫn sẽ tiếp tục tăng cao trong thời gian tới.

Để thực hiện các quy định pháp luật và chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng theo Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020; đồng thời, nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của tổ chức và cá nhân, Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu chủ động xây dựng định hướng phát triển hoạt động công chứng một cách phù hợp, có lộ trình, phục vụ hiệu quả cho tiến trình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Phần II

MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

I. MỤC TIÊU

1. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng gắn với địa bàn dân cư trên địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nhằm tạo điều kiện tốt hơn, đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức và thực hiện quy định pháp luật về công chứng, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, phục vụ hiệu quả cho quá trình xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

2. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng gắn với tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, bảo đảm cho sự phát triển hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh đạt hiệu quả cao, phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và định hướng phát triển chung của tỉnh.

II. NGUYÊN TẮC PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

1. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng; Văn phòng Công chứng) trên địa bàn tỉnh theo quy hoạch và lộ trình phù hợp với từng khu vực và từng giai đoạn.

2. Phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại các khu vực có yêu cầu công chứng cao; khuyến khích phát triển Văn phòng công chứng ở các huyện.

3. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo đảm có đội ngũ nhân sự lành nghề, am hiểu pháp luật, có cơ sở vật chất thuận lợi cho việc tiếp dân và bảo đảm lưu trữ tốt, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng.

Phần III

QUY HOẠCH VÀ LỘ TRÌNH PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

I. QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG ĐẾN NĂM 2015, ĐỊNH HƯỚNG ĐẾNNĂM 2020

1. Định hướng chung về phát triển tổ chức hành nghề công chứng

- Không thành lập thêm Phòng Công chứng, tập trung ổn định, hoàn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động của các Phòng Công chứng hiện có.

- Phát triển Văn phòng Công chứng tại các khu vực có yêu cầu công chứng cao, đồng thời có các biện pháp khuyến khích phát triển Văn phòng Công chứng tại các khu vực có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn gắn với địa bàn dân cư để phục vụ nhân dân một cách tiện lợi, nhanh chóng.

- Phát triển Văn phòng Công chứng theo quy hoạch và lộ trình từng giai đoạn cụ thể.

2. Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng

- Để thực hiện được các mục tiêu và nguyên tắc phát triển tổ chức hành nghề công chứng, quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng được xây dựng trên cơ sở diện tích và phân bổ dân cư, phân bổ các ngành nghề kinh doanh có yêu cầu công chứng cao như: tài chính, ngân hàng, bất động sản; dự báo tốc độ phát triển và nhu cầu công chứng của từng khu vực.

- Bảo đảm tại các trung tâm thành phố, thị xã, các huyện đều có tổ chức hành nghề công chứng, trong đó ưu tiên phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở huyện Côn Đảo, Châu Đức, Xuyên Mộc, Đất Đỏ.

II. LỘ TRÌNH PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Căn cứ nhu cầu công chứng và yêu cầu quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh bà Rịa – Vũng Tàu được thực hiện theo lộ trình ba giai đoạn, cụ thể như sau:

1. Giai đoạn I (từ năm 2008 - 2010):

Giai đoạn này phát triển một số Văn phòng Công chứng, phân bổ cụ thể như sau:

- Khu vực thành phố Vũng Tàu:

+ Đối với Phòng Công chứng: Giữ nguyên số lượng 02 Phòng Công chứng hiện có (Phòng Công chứng số 1 và Phòng Công chứng số 3), tập trung nâng cao chất lượng công chứng và điều kiện, cơ sở vật chất để phục vụ tốt nhân dân.

+ Đối với Văn phòng Công chứng: thành lập thêm 01 Văn phòng Công chứng tại phường 11 hoặc phường 12.

- Khu vực thị xã Bà Rịa:

Giữ nguyên Phòng Công chứng số 2 hiện có, tập trung nâng cao chất lượng công chứng và điều kiện cơ sở vật chất để phục vụ tốt nhân dân.

- Khu vực huyện Tân Thành:

+ Hiện đang có 01 Văn phòng Công chứng hoạt động tại thị trấn Phú Mỹ.

+ Tiếp tục thành lập thêm 01 Văn phòng Công chứng tại xã Hắc Dịch.

- Khu vực huyện Châu Đức, Long Điền, Đất Đỏ, Xuyên Mộc, Côn Đảo:

Thành lập mỗi huyện 01 Văn phòng công chứng.

2. Giai đoạn II (từ năm 2010 - 2015):

- Giai đoạn này hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng, đặc biệt là đối với Văn phòng công chứng.

- Thành lập 01 Văn phòng công chứng ở thị xã Bà Rịa.

- Thành lập thêm Văn phòng công chứng tại các khu vực có nhu cầu và phù hợp với định hướng chung của tỉnh.

- Duy trì ổn định 03 phòng công chứng hiện có, xem xét việc xây dựng trụ sở mới phòng Công chứng số 1 và số 3.

3. Giai đoạn III (từ năm 2015 trở đi):

- Giai đoạn này phát triển Văn phòng Công chứng ở các trung tâm, đô thị, thị tứ mới và các khu vực có nhu cầu công chứng phù hợp với định hướng chung của tỉnh.

- Tiếp tục tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn toàn tỉnh.

III. THÀNH LẬP VÀ ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Việc thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định pháp luật. Hoạt động của Văn phòng công chứng phải tuân thủ đúng các quy định pháp luật, bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, an toàn pháp lý trong thực hiện yêu cầu công chứng của cá nhân và tổ chức.

1. Trụ sở Văn phòng Công chứng

- Văn phòng công chứng phải có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể và bảo đảm về diện tích làm việc cho Công chứng viên, nhân viên, bảo đảm điều kiện tiếp dân và giải quyết công việc của người yêu cầu công chứng.

- Văn phòng công chứng phải bảo đảm công tác lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định.

2. Thành lập Văn phòng Công chứng

a) Công chứng viên thành lập Văn phòng Công chứng phải nộp hai (02) bộ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, hồ sơ gồm có:

+ Đơn đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng: đơn đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng phải do Công chứng viên thành lập ký tên. Đối với Văn phòng Công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh thì tất cả công chứng viên thành lập đều phải ký tên trong đơn đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng.

+ Bản sao quyết định bổ nhiệm và thẻ công chứng viên;

+ Đề án thành lập Văn phòng Công chứng.

Đề án thành lập Văn phòng Công chứng phải nêu rõ các vấn đề sau:

- Về sự cần thiết thành lập Văn phòng Công chứng tại khu vực dự kiến đặt trụ sở Văn phòng Công chứng, chứng minh khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng của Văn phòng Công chứng đối với khu vực đó và các khu vực lân cận.

- Về tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng: nêu rõ loại hình Văn phòng Công chứng; quyết định bổ nhiệm công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ của công chứng viên thành lập; tên gọi và tên giao dịch của Văn phòng Công chứng, không được đánh số gây nhầm lẫn với các Phòng Công chứng, không đặt trùng tên với Văn phòng Công chứng khác; nhân sự của Văn phòng Công chứng, số lượng, trình độ và kinh nghiệm (nếu có).

- Về cơ sở vật chất của Văn phòng Công chứng: cần nêu rõ địa điểm đặt trụ sở, diện tích sử dụng làm việc, tiếp dân, lưu trữ, nơi để xe của khách và nhân viên; trang thiết bị làm việc và cơ sở vật chất khác.

- Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng Công chứng: tiến độ thực hiện các yêu cầu công việc để đưa Văn phòng Công chứng đi vào hoạt động như: công tác tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất, quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng, điều kiện lưu trữ hồ sơ, các vấn đề khác có liên quan và dự kiến thời gian Văn phòng Công chứng chính thức hoạt động.

b) Trong thời hạn hai mươi ngày từ ngày nhận được văn bản tham mưu của Giám đốc Sở Tư pháp và hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng, Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập hoặc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng bằng văn bản.

3. Đăng ký hoạt động Văn phòng Công chứng

a) Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải nộp một bộ hồ sơ đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp tỉnh, hồ sơ gồm có:

- Đơn đăng ký hoạt động do công chứng viên thành lập ký tên;

- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng Công chứng.

Theo quy định tại khoản 7 Điều 32 Luật Công chứng thì Văn phòng Công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình, nhằm bảo đảm nghĩa vụ bồi thường thiệt hại có thể xảy ra do lỗi của công chứng viên, bảo vệ quyền lợi của dân khi yêu cầu công chứng và tăng cường an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch được công chứng. Do đó, việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp sẽ bổ sung cụ thể sau khi có quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

b) Sở Tư pháp thực hiện việc đăng ký hoạt động của Văn phòng Công chứng theo quy định, Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

4. Lĩnh vực hành nghề của tổ chức hành nghề công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng, soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng.

5. Lệ phí đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

Khi đăng ký hoạt động, Văn phòng Công chứng phải nộp lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật.

6. Phí công chứng

Các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng; Văn phòng Công chứng) được thu phí công chứng thống nhất theo quy định tại Thông tư liên tịch số 91/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17 tháng 11 năm 2008 của liên bộ Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng.

7. Chế độ tài chính của các tổ chức hành nghề công chứng

a) Phòng Công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Chế độ tài chính của Phòng Công chứng được thực hiện theo quy định pháp luật về đơn vị sự nghiệp và các quy định khác có liên quan.

b) Văn phòng Công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng Công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng Công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng (soạn thảo hợp đồng, giao dịch; đánh máy; sao chụp; các việc khác có liên quan đến việc công chứng) và các nguồn thu hợp pháp khác.

c) Các tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định pháp luật.

Phần IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

- Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu;

- Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh đôn đốc thực hiện đề án, tổng hợp và báo cáo kết quả tổ chức thực hiện. Tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh, bổ sung những yêu cầu mới phát sinh cho phù hợp với quy định của pháp luật;

- Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về hoạt động công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn.

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để tổ chức thanh tra, kiểm tra theo định kỳ hoặc đột xuất.

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan hướng dẫn hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật.

- Yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng báo cáo tình hình hoạt động theo định kỳ hàng quý, 06 tháng và 01 năm.

- Tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện đề án trong từng giai đoạn.

2. Trách nhiệm của các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã:

Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện có hiệu quả đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và hướng dẫn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo thẩm quyền.

Kiểm tra các hoạt động liên quan theo quy định của pháp luật (như: kiểm tra thực hiện nghĩa vụ thuế; việc chấp hành quy định về phòng cháy, chữa cháy; về thực hiện chế độ đối với ngừơi lao động, …).

3. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

- Thực hiện các thủ tục đề nghị thành lập, đăng ký hoạt động, đăng ký mã số thuế, làm thủ tục khắc dấu, lập các loại sổ sách, hoạt động và thực hiện các nghĩa vụ theo đúng quy định pháp luật và đề án này.

4. Chế độ thông tin, báo cáo

Sở Tư pháp có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh, tổng hợp vào báo cáo thực hiện nhiệm vụ chung hàng tháng của cơ quan; báo cáo kết quả sau thanh, kiểm tra các hoạt động công chứng.

5. Công tác triển khai, chỉnh sửa đề án

Trong quá trình triển khai thực hiện đề án, phát sinh những vấn đề mới các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố phản ánh về Sở Tư pháp; hoặc các cơ quan trung ương ban hành quy định, chỉ đạo liên quan đến quy hoạch, phát triển tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp theo dõi, tổng hợp và phối hợp với các cơ quan liên quan đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh chỉnh sửa đảm bảo đề án phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tế tại địa phương./.