QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH THUẬN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 3746/TTr-STP ngày 15 tháng 12 năm 2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận, gồm 03 chương, 18 điều.

Điều 2. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các tổ chức hành nghề công chứng; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN
(Kèm theo Quyết định số 748/QĐ-UBND ngày 28/12/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận; quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng:

a) Các Sở: Tư pháp, Thông tin và Truyền thông, Tài nguyên và Môi trường; Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Chi Cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố.

b) Phòng Tư pháp các huyện, thành phố (viết tắt là Phòng Tư pháp).

c) Ủy ban nhân dân cấp xã.

d) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

đ) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, cung cấp, cập nhật, trách nhiệm phối hợp, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (viết tắt là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống Cơ sở dữ liệu điện tử có địa chỉ tại http://qlccninhthuan.gov.vn, được lưu trữ cơ sở dữ liệu tại Trung tâm tích dữ liệu tỉnh, bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực.

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công chứng viên, người thực hiện chứng thực xem xét việc từ chối thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản đó.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó. Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên, người thực hiện chứng thực thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực, được tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

5. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống, gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời.

2. Các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.

3. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu để thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch không loại trừ trách nhiệm của công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người yêu cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của pháp luật.

4. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, quản lý, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật.

5. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu.

6. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Cấp tài khoản truy cập cho cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức; tiết lộ tài khoản của cơ quan, đơn vị, của tổ chức hành nghề công chứng cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.

2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao; sử dụng cơ sở dữ liệu và thông tin trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch của tổ chức mình hay hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực.

3. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu.

4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hoặc bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động, thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.

5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

6. Những hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu

1. Người được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực, lãnh đạo và chuyên viên bộ phận chuyên môn tham mưu quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực của Sở Tư pháp.

b) Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và viên chức, nhân viên của các tổ chức hành nghề công chứng theo phân công của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng.

c) Người thực hiện chứng thực và công chức tham mưu thực hiện công tác chứng thực của Phòng Tư pháp theo phân công của Trưởng Phòng Tư pháp.

d) Người thực hiện chứng thực và công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

đ) Tổ chức, cá nhân khác có liên quan trong phối hợp thực hiện công tác quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực tại các cơ quan, đơn vị: Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Chi Cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố.

2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức quy định tại các điểm b, c, d, đ khoản 1 Điều này, lập danh sách yêu cầu cấp tài khoản cho các cá nhân của cơ quan, đơn vị, tổ chức mình và gửi về Sở Tư pháp để xem xét, cấp tài khoản.

3. Cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi người được cấp tài khoản công tác có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thuộc cơ quan, đơn vị, tổ chức mình thực hiện việc cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu, tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu; thường xuyên rà soát đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên được cấp tài khoản để đề nghị Sở Tư pháp khóa, mở lại tài khoản bị khóa hoặc xóa tài khoản.

4. Người được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.

5. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cấp bị khóa trong các trường hợp sau:

a) Công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng hoặc bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên; cán bộ, công chức, viên chức bị tạm đình chỉ công tác.

b) Cá nhân đã được cấp tài khoản nhưng không thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu do sự phân công của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

c) Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

Tài khoản bị khóa được mở lại theo đề nghị của cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên công tác khi người được cấp tài khoản tiếp tục thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu.

6. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cấp bị xóa trong các trường hợp sau:

a) Công chứng viên đã miễn nhiệm, bị xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên.

b) Cá nhân được cấp tài khoản chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu.

c) Cơ quan, đơn vị, tổ chức được cấp tài khoản bị giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất theo quy định của pháp luật.

7. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý Nhà nước để thực hiện việc quản lý, cấp, khóa hoặc mở lại, xóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật và của Quy chế này.

Điều 6. Cung cấp, tiếp nhận thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan có liên quan để quản lý, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, gồm:

a) Thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do Tòa án nhân dân các cấp, Tòa án quân sự các cấp cung cấp.

b) Thông tin có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do Viện Kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp.

c) Thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn liên quan đến tài sản do Cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra Công an các cấp cung cấp.

d) Thông tin khác có liên quan đến ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp theo quy định của pháp luật.

2. Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Chi Cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố cập nhật vào Cơ sở dữ liệu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, đơn vị ban hành, gồm:

a) Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do Ủy ban nhân dân, cơ quan Tài nguyên và Môi trường cung cấp.

b) Thông tin có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do cơ quan Thi hành án dân sự các cấp ban hành.

c) Thông tin khác có liên quan đến ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, đơn vị ban hành.

3. Nội dung thông tin ngăn chặn

a) Thông tin chung gồm: loại ngăn chặn, loại văn bản ngăn chặn, số ký hiệu văn bản, trích yếu văn bản và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ngăn chặn; ngày, tháng, năm có hiệu lực của văn bản ngăn chặn; lý do ngăn chặn, cơ quan ban hành văn bản, kèm tệp tin văn bản ngăn chặn.

b) Thông tin về tài sản gồm: bất động sản, động sản.

- Thông tin tài sản là bất động sản gồm: tên tài sản, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích, mục đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện trên giấy Chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

- Thông tin tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác gồm các thông tin: tên tài sản, số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, cơ quan cấp, ngày tháng năm cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản.

4. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Sau khi ban hành, tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; trong thời hạn 01 ngày làm việc, Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự tỉnh; các Chi Cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào phần thông tin ngăn chặn.

2. Đối với thông tin ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: nếu thông tin đã có phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập thông tin ngăn chặn mới vào Cơ sở dữ liệu.

3. Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu, công chức được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì thực hiện việc giải tỏa ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì trong thời hạn 01 ngày làm việc phải báo cáo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị để kịp thời xử lý, giải quyết.

4. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật thông tin phải báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, đơn vị và phối hợp với Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.

Điều 8. Cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu

1. Nội dung thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu

a) Thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu (Các trường thông tin có gắn dấu sao (*) trong Cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:

- Thông tin về hợp đồng, giao dịch: tên loại hợp đồng, giao dịch; số hợp đồng, giao dịch; ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng, giao dịch.

- Thông tin về các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

+ Đối với cá nhân: họ và tên; ngày tháng năm sinh; số Chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân; ngày, tháng, năm cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch.

+ Đối với tổ chức: tên gọi tổ chức; địa chỉ trụ sở; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (chức vụ; ngày, tháng, năm sinh; số Chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân; ngày, tháng, năm cấp, nơi cấp và địa chỉ của người đại diện).

- Thông tin về tài sản, cụ thể:

+ Đối với tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì nhập: địa chỉ tài sản; số giấy chứng nhận, số vào sổ, nơi cấp, ngày, tháng, năm cấp, số thửa đất, số tờ bản đồ; tài sản gắn liền với đất (nếu có).

+ Đối với tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác thì nhập: số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản; mã số giấy tờ, ngày, tháng, năm cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có).

- Các thông tin khác có liên quan.

b) Đối với Di chúc thì nhập các thông tin sau:

- Thông tin về người lập di chúc: họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày, tháng, năm cấp, nơi cấp.

- Thông tin về tài sản và các thông tin khác: thực hiện theo khoản 1 Điều này.

2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch

a) Thông tin về hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm: hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận, công chức thực hiện chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực và các thông tin khác liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

b) Thông tin về hợp đồng, giao dịch phải được cập nhật chính xác, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu trước khi trả kết quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực.

c) Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực phải được cập nhật theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

3. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi thông tin đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, các cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để kiểm tra và tiến hành sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin trong hợp đồng, giao dịch hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

Điều 9. Lưu trữ thông tin Cơ sở dữ liệu

1. Thông tin cơ sở dữ liệu được lưu trữ dưới dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.

2. Thông tin cơ sở dữ liệu được lưu trữ, bảo quản có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.

3. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu phải thực hiện định kỳ 03 tháng một lần theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu và quy định của Quy chế này.

Điều 10. Tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Cách thức tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

2. Trước khi ký công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng; công chứng viên, người thực hiện chứng thực phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu công chức, viên chức, nhân viên của cơ quan, tổ chức mình thực hiện tra cứu Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng giao dịch của tài sản.

3. Người tra cứu khi phát hiện thông tin ngăn chặn có liên quan đến hợp đồng, giao dịch, phải in và chuyển cho công chứng viên, người thực hiện chứng thực để xem xét việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đó.

4. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

b) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất nhưng chưa được giải chấp trên Cơ sở dữ liệu thì công chứng viên, người thực hiện chứng thực vẫn được công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; ngay sau khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng gửi thông tin giải chấp đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

c) Các tình huống phát sinh khác, cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp để được hướng dẫn, giải quyết.

Điều 11. Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

2. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, viên chức và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng; cơ quan thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực, công chức tham mưu thực hiện công tác chứng thực được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

3. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.

4. Cơ quan Nhà nước được Sở Tư pháp cấp tài khoản quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 5 Quy chế này khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

5. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.

2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan hướng dẫn vận hành, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu; lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin.

3. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên thông Cơ sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật.

5. Phối hợp đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu tổ chức bảo trì, nâng cấp hệ thống thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin của Cơ sở dữ liệu để đáp ứng kịp thời yêu cầu hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý Nhà nước đối với hoạt động này.

6. Đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế trong trường hợp cần thiết.

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự tỉnh

Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường căn cứ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao chỉ đạo Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành phố, Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố thực hiện nghiêm túc việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo quy định tại khoản 2 Điều 6 của Quy chế này vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 14. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Sở Thông tin và Truyền thông duy trì ổn định hoạt động hệ thống cơ sở dữ liệu, máy chủ, đường truyền, sao lưu dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin cho hoạt động khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp: trong quản lý, xử lý cơ sở dữ liệu, hạ tầng thông tin để khai thác sử dụng phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh; trong nghiên cứu, tham mưu thiết lập cơ chế kết nối liên thông Cơ sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Điều 15. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan

1. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị thuộc phạm vi quản lý cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp quy định tại điểm d khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.

2. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này; phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và người thực hiện chứng thực kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Điều 16. Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh

Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình phối hợp cung cấp thông tin và hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị thuộc phạm vi quản lý cung cấp thông tin theo quy định tại các điểm a, b, c khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.

Điều 17. Trách nhiệm của Phòng Tư pháp các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Phòng Tư pháp các huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng, bảo mật đối với tài khoản được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa, mở lại, xóa tài khoản của công chức cơ quan mình; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

2. Người thực hiện chứng thực, công chức Tư pháp - Hộ tịch làm công tác chứng thực được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin, sửa chữa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu và tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu.

b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công.

c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và đảm bảo an toàn, bí mật thông tin.

Điều 18. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm sử dụng Cơ sở dữ liệu; cập nhật đầy đủ các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng vào Cơ sở dữ liệu.

2. Trưởng các Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin trong Cơ sở dữ liệu.

b) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên, viên chức hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu, thực hiện sao lưu dữ liệu công chứng theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan.

c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình.

d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu.

đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa, mở lại, xóa tài khoản của viên chức, nhân viên đơn vị mình.

e) Quan tâm tạo điều kiện và cử công chứng viên, viên chức, nhân viên tại đơn vị, tổ chức mình tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

3. Công chứng viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin, sửa chữa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;

b) Tham dự nghiêm túc, đầy đủ các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công.

c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và đảm bảo an toàn, bí mật thông tin./.