QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BAN TIẾP CÔNG DÂN TỈNH SƠN LA

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Tiếp Công dân ngày 25 tháng 11 năm 2013;

Căn cứ Nghị định số 64/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiếp công dân;

Căn cứ Quyết định số 2407/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2014 của UBND tỉnh về việc thành lập Ban Tiếp công dân tỉnh Sơn La;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh, tại Tờ trình số 18/TTr-VPUB ngày 09 tháng 3 năm 2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Sửa đổi, bổ sung Quyết định số 1406/QĐ-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2016 của UBND tỉnh Sơn La về việc ban hành Quy chế làm việc của Ban Tiếp công dân tỉnh Sơn La”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1406/QĐ-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2016 của UBND tỉnh Sơn La.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Trưởng Ban Tiếp công dân tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

LÀM VIỆC CỦA BAN TIẾP CÔNG DÂN TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 654/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2017 của Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, trách nhiệm, công tác phối hợp, trình tự giải quyết công việc của Ban Tiếp công dân tỉnh Sơn La (sau đây gọi tắt là Ban Tiếp công dân);

2. Công chức, viên chức Ban Tiếp công dân tỉnh và các tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc nội dung quy định tại Quy chế này.

Điều 2. Nguyên tắc làm việc của Ban Tiếp công dân

1. Ban Tiếp công dân tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, chấp hành nghiêm sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND tỉnh; đề cao trách nhiệm của công chức, viên chức, đồng thời đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận của Ban Tiếp công dân trong giải quyết công việc;

2. Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm; tuân thủ trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh;

3. Mỗi công việc chỉ giao cho một bộ phận, một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính; phụ trách bộ phận phải chịu trách nhiệm về công việc được giao. Cấp trên không làm thay công việc của cấp dưới, tập thể không làm thay công việc của cá nhân.

Điều 3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Tiếp công dân tỉnh

1. Tổ chức việc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh:

a) Bố trí người tiếp công dân, xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc phạm vi trách nhiệm của Ban Tiếp công dân cấp tỉnh;

b) Điều hòa, phối hợp hoạt động tiếp công dân giữa người của Ban Tiếp công dân cấp tỉnh với đại diện của cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh;

c) Chủ trì, phối hợp với cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân hoặc với cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp tỉnh tiếp công dân định kỳ hoặc đột xuất; người đứng đầu cơ quan, tổ chức tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh hoặc lãnh đạo Đảng và Nhà nước ở cấp tỉnh tiếp công dân.

2. Giải thích, hướng dẫn công dân thực hiện việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đúng trình tự, thủ tục, đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết; chấp hành quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định xử lý tố cáo đã được cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết đúng chính sách, pháp luật.

3. Phân loại, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh:

a) Phân loại, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh được tiếp nhận trực tiếp tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh hoặc qua đường bưu điện hoặc do các cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền chuyển đến UBND cấp tỉnh, Ban Tiếp công dân cấp tỉnh, cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh;

b) Hướng dẫn, chuyển đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giải quyết đối với đơn đã tiếp nhận nhưng không thuộc phạm vi, trách nhiệm xử lý của Ban Tiếp công dân cấp tỉnh, của cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh.

4. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh:

a) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền đối với những đơn, vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh do Ban Tiếp công dân cấp tỉnh chuyển đến;

b) Chủ trì, phối hợp với đại diện cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở và cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp kiểm tra việc tiếp nhận, giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền đối với vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh mà Ban Tiếp công dân cấp tỉnh chuyển đến khi được Chủ tịch UBND cấp tỉnh giao.

5. Tổng hợp tình hình, kết quả công tác tiếp công dân thuộc phạm vi trách nhiệm của Ban Tiếp công dân cấp tỉnh; của cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh; báo cáo định kỳ và đột xuất với UBND cấp tỉnh, cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân, Thanh tra tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

6. Tổ chức tiếp, xử lý trường hợp nhiều người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung:

a) Chủ trì tổ chức tiếp hoặc phối hợp với cơ quan, tổ chức tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan tổ chức tiếp, xử lý trường hợp nhiều người khiếu nại, tố cáo kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung;

b) Phối hợp với cơ quan công an địa phương bảo đảm an ninh, trật tự và an toàn cho người tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân, xử lý người có hành vi vi phạm pháp luật tại Trụ sở tiếp công dân cấp tỉnh;

c) Phối hợp với cơ quan công an, UBND nơi phát sinh vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh vận động, thuyết phục hoặc có biện pháp để công dân trở về địa phương xem xét, giải quyết.

7. Phối hợp với Thanh tra tỉnh tham mưu giúp Chủ tịch UBND cùng cấp trong việc:

a) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về tiếp công dân, xử lý đơn của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, UBND các huyện, thành phố;

b) Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt pháp luật về tiếp công dân, xử lý đơn đối với nhân dân, công chức, viên chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, UBND các huyện, thành phố;

c) Hướng dẫn nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm nhiệm vụ tiếp công dân thuộc sở, ngành, UBND các huyện, thành phố.

8. Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND tỉnh giao.

Chương II

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA TRƯỞNG BAN, PHÓ TRƯỞNG BAN VÀ CÔNG CHỨC BAN TIẾP CÔNG DÂN

Điều 4. Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng ban

1. Trưởng ban là Thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Ban Tiếp công dân theo chức năng, nhiệm vụ đã được UBND tỉnh quy định, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh về toàn bộ công tác của Ban Tiếp công dân;

2. Trách nhiệm, chế độ làm việc của Trưởng ban:

a) Tổ chức thực hiện các văn bản chính sách pháp luật của Nhà nước, quyết định, chỉ thị, chỉ đạo của cơ quan cấp trên. Trực tiếp chỉ đạo công tác xây dựng nhiệm vụ trọng tâm, chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của Ban Tiếp công dân. Chủ trì các cuộc họp giao ban chuyên môn hàng tuần, hàng tháng và đánh giá kết quả công tác hàng tháng, quý, năm của Ban Tiếp công dân;

b) Trực tiếp chỉ đạo công tác tiếp dân, xử lý đơn thư, tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo; điều hòa phối hợp công tác trong Tiếp công dân để đảm bảo các hoạt động thống nhất, hiệu quả.

c) Chịu trách nhiệm về công tác cán bộ, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức của Ban Tiếp công dân; công tác bảo đảm an toàn, an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ của cơ quan và công tác bảo vệ bí mật thông tin tài liệu;

d) Khi đi công tác vắng, Trưởng ban ủy quyền cho Phó Trưởng ban giải quyết phần công việc thuộc thẩm quyền của Trưởng ban.

3. Thẩm quyền ký các loại văn bản của Trưởng ban:

a) Thừa lệnh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh gửi các cấp, các ngành; ký các văn bản hành chính thông thường để đôn đốc các cấp, các ngành báo cáo kết quả thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh trong công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo;

b) Ký các báo cáo, thông báo, nội quy, quy định của nội bộ Ban Tiếp công dân.

Điều 5. Trách nhiệm, quyền hạn của Phó Trưởng ban

1. Trách nhiệm, chế độ làm việc của Phó Trưởng ban

a) Có trách nhiệm giúp Trưởng ban trong việc xây dựng và thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, chương trình công tác của Ban Tiếp công dân; chịu trách nhiệm về các phần việc được phân công; quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá kết quả công tác lĩnh vực được phân công phụ trách;

b) Phó Trưởng ban chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách, kiểm tra lần cuối trước khi báo cáo Trưởng ban;

c) Trong giải quyết công việc, Phó Trưởng ban chủ động phối hợp, bàn bạc thống nhất, bảo đảm mọi công việc của Ban được giải quyết kịp thời, không chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ sót công việc;

d) Hàng tuần, Phó Trưởng ban tổng hợp tình hình công việc phụ trách, báo cáo Trưởng ban để chỉ đạo, giải quyết công việc đảm bảo chất lượng, hiệu quả;

2. Thẩm quyền ký các loại văn bản của Phó Trưởng ban:

a) Ký thay Trưởng ban các văn bản hành chính thông thường khi được Trưởng ban ủy nhiệm;

b) Ký thay Trưởng ban, báo cáo, thông báo, công văn trong nội bộ Ban Tiếp công dân và khi được Trưởng ban phân công;

c) Ký giấy giới thiệu cho cán bộ, chuyên viên của Ban để liên hệ giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của Ban Tiếp công dân.

Điều 6. Trách nhiệm, chế độ làm việc của chuyên viên

1. Chuyên viên Ban Tiếp công dân phải nghiên cứu và thực hiện đúng các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; nâng cao tinh thần trách nhiệm, hoàn thành tốt các công việc được giao; thường xuyên học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực công tác, rèn luyện phẩm chất chính trị, đạo đức; chấp hành nghiêm kỷ luật lao động;

2. Thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công, và các công việc đột xuất khi Lãnh đạo Bàn giao đảm bảo chất lượng, thời hạn giải quyết theo quy định;

3. Chủ động nắm tình hình và đề xuất giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân; thường xuyên theo dõi, đôn đốc tổng hợp, báo cáo tình hình kết quả giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo;

4. Chủ động phối hợp với các phòng chuyên môn của Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị liên quan thực hiện các nhiệm vụ tiếp công dân, tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo;

5. Tác phong làm việc hòa nhã, văn minh, lịch sự; tuyệt đối không được gây phiền hà, hách dịch, cửa quyền trong giao tiếp và giải quyết công việc; giữ gìn phòng làm việc, nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ;

6. Khi đi công tác hoặc nghỉ việc riêng phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo Ban Tiếp công dân.

Chương III

QUẢN LÝ ĐƠN, THƯ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO VÀ CÁC HỒ SƠ LIÊN QUAN

Điều 7. Quy định chung

1. Tất cả văn bản hành chính, đơn thư đến từ các nguồn (nhận trực tiếp, bưu điện các cơ quan, tổ chức chuyển đến) phải được cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời vào Hệ thống quản lý văn bản, đơn thư khiếu nại, tố cáo của Ban Tiếp công dân;

2. Những văn bản, tài liệu nhận trực tiếp từ các cơ quan đơn vị, cá nhân, tổ chức; những văn bản giấy tờ chưa đăng ký qua văn thư của Văn phòng hoặc đã có ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đều phải chuyển lại văn thư để đăng ký, cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản, đơn thư khiếu nại, tố cáo chung của Văn phòng;

3. Hàng tuần, các chuyên viên có trách nhiệm báo cáo, thống kê kết quả xử lý văn bản, hồ sơ công việc với Lãnh đạo Ban Tiếp công dân;

4. Không được chuyển các văn bản giải quyết khiếu nại, tố cáo có bút tích của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đến các cơ quan khác mà không được sự đồng ý của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 8. Soạn, chỉnh lý dự thảo văn bản

1. Thể chế thành văn bản các ý kiến kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh liên quan đến công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo. Đối với dự thảo văn bản ký thừa lệnh, phải được Lãnh đạo UBND tỉnh, Lãnh đạo Ban Tiếp công dân thông qua trước khi ban hành;

2. Ban Tiếp công dân phối hợp thẩm định, dự thảo văn bản của UBND tỉnh chỉ đạo, quyết định giải quyết khiếu nại, thông báo giải quyết tố cáo; chuyển dự thảo văn bản đến Lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến và báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, ký ban hành.

Điều 9. Lưu trữ văn bản

1. Thực hiện việc lưu trữ văn bản theo quy định chung của Văn phòng UBND tỉnh;

2. Tất cả các văn bản của các cơ quan, đơn vị chuyển đến chuyên viên lưu giữ theo quy định. Nếu cần, Lãnh đạo Ban, các chuyên viên khác lưu bản sao;

3. Mọi công chức, viên chức đều phải thực hiện nghiêm các quy định về bảo mật thông tin, tài liệu. Tuyệt đối không được cung cấp thông tin, tài liệu cho cá nhân, đơn vị ngoài cơ quan khi chưa được phép của Lãnh đạo UBND tỉnh, Lãnh đạo Ban Tiếp công dân.

Điều 10. Quy định về thủ tục hành chính, văn thư

1. Trước khi phát hành văn bản, văn thư Ban Tiếp công dân phải kiểm tra lại thể thức, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành; chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản, nếu đã đủ điều kiện thì làm thủ tục vào sổ và phát hành ngay trong ngày;

2. Con dấu của Ban Tiếp công dân do văn thư Ban Tiếp công dân quản lý, sử dụng. Người quản lý dấu có trách nhiệm quản lý chặt chẽ theo quy định, bảo quản, cất giữ tại Ban Tiếp công dân, chỉ được giao con dấu cho người khác khi được sự đồng ý của Lãnh đạo Ban Tiếp công dân và phải làm biên bản bàn giao theo quy định pháp luật; Nghiêm cấm việc đóng dấu khống trên các loại công văn, tài liệu, giấy tờ.

Chương IV

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC TRÌNH KÝ VÀ KIỂM TRA, ĐÔN ĐỐC THỰC HIỆN VĂN BẢN

Điều 11. Quy định về việc trình Lãnh đạo UBND tỉnh ký văn bản liên quan đến công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và phát hành văn bản

1. Văn bản liên quan đến công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo do chuyên viên của Ban Tiếp công dân dự thảo, Lãnh đạo Ban Tiếp công dân phải thẩm tra, nếu đã đúng, đủ thủ tục trình thì báo cáo Trưởng Ban Tiếp công dân, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký hoặc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký chính thức;

2. Sau khi văn bản đã được Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký; chuyên viên của Ban Tiếp công dân có trách nhiệm chuyển sang Phòng Hành chính - Tổ chức của Văn phòng làm thủ tục phát hành đến đúng địa chỉ trong thời gian không quá 02 ngày làm việc.

Điều 12. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện văn bản và công việc được giao

1. Chuyên viên có trách nhiệm thường xuyên tổng hợp việc thực hiện chỉ đạo và công việc của UBND tỉnh giao các cơ quan, đơn vị theo phạm vi, lĩnh vực công tác được phân công;

2. Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND tỉnh, chuyên viên chủ động phối hợp với các đơn vị phối hợp theo quy chế, các phòng chuyên môn thuộc Văn phòng UBND tỉnh, Ban Tiếp công dân các huyện, thành phố xử lý đơn, đề xuất chương trình, kế hoạch, thời gian tiến hành kiểm tra định kỳ và đột xuất việc thực hiện các văn bản, công việc được UBND tỉnh giao các sở, ngành, huyện, thành phố; đặc biệt là các văn bản có thời gian thực hiện đảm bảo kỷ cương hành chính;

3. Quá trình tổng hợp, kiểm tra, kịp thời phát hiện các vướng mắc, tồn tại, kiến nghị biện pháp xử lý, đảm bảo chính xác, không trùng lặp, chồng chéo.

Chương V

CHẾ ĐỘ HỘI HỌP VÀ THÔNG TIN BÁO CÁO

Điều 13. Họp giao ban chuyên viên

1. Họp giao ban chuyên viên ít nhất 01 tháng một lần. Trưởng hoặc Phó trưởng ban chủ trì cuộc họp; toàn thể chuyên viên có trách nhiệm tham dự đầy đủ các cuộc họp giao ban; nếu vắng mặt phải được Chủ tọa đồng ý;

2. Các chuyên viên có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác theo lĩnh vực, địa bàn được phân công theo dõi;

3. Ghi biên bản cuộc họp giao ban, tóm tắt các ý kiến phát biểu, kết quả buổi họp, ý kiến kết luận của Chủ tọa.

Điều 14. Chế độ thông tin, báo cáo

1. Các chuyên viên phải thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định; có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo phần công việc được phân công theo dõi yêu cầu của Lãnh đạo Ban;

2. Chuyên viên tổng hợp, báo cáo, kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ban Tiếp công dân định kỳ tháng, quý, 6 tháng và cả năm.

Chương VI

CHẾ ĐỘ THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ CHO CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH ĐỊNH KỲ

Điều 15. Chế độ phục vụ tiếp công dân định kỳ hàng tháng của Chủ tịch UBND tỉnh

1. Trưởng Ban Tiếp công dân có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành việc tổ chức, phục vụ buổi tiếp công dân định kỳ hàng tháng của Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định của Luật Tiếp công dân;

2. Phân công 01 người có trách nhiệm đón tiếp ban đầu nắm bắt, xử lý tình hình khiếu kiện của công dân trong buổi tiếp tại Trụ sở Tiếp công dân tỉnh; sau buổi tiếp chuyên viên có trách nhiệm xử lý đơn thư, đề xuất, báo cáo Lãnh đạo Ban chuyển đến các Phòng chuyên môn của Văn phòng và các đơn vị sở ngành, huyện, thành phố để xem xét, giải quyết theo quy định;

3. Chuyên viên có trách nhiệm liên hệ mời các đơn vị, sở ngành các Phòng chuyên môn của Văn phòng tham gia buổi tiếp công dân của Chủ tịch UBND tỉnh, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ; dự thảo các văn bản chỉ đạo, giao nhiệm vụ theo kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh sau buổi tiếp; báo cáo Lãnh đạo Ban, Lãnh đạo Văn phòng, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, ký ban hành;

4. Chuyên viên có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị sở ngành, huyện, thành phố báo cáo kết quả thực hiện kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh tại các buổi tiếp công dân kỳ trước; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ buổi tiếp công dân của Chủ tịch UBND tỉnh; dự thảo văn bản đôn đốc các đơn vị theo kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh sau buổi tiếp; báo cáo Lãnh đạo Ban, Lãnh đạo Văn phòng, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, ký ban hành.

Điều 16. Chế độ tiếp công dân đột xuất, thường xuyên của Lãnh đạo UBND tỉnh để giải quyết các vụ việc phức tạp, tồn đọng

1. Trưởng Ban Tiếp công dân có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành, tổ chức các buổi tiếp công dân đột xuất, định kỳ của Lãnh đạo UBND tỉnh để giải quyết các vụ việc phức tạp, tồn đọng;

2. Chuyên viên của Ban nắm bắt tình hình các vụ việc phức tạp, tồn đọng, đề xuất Lãnh đạo Ban báo cáo Lãnh đạo Văn phòng, Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì tiếp, chỉ đạo giải quyết;

3. Chuyên viên có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ, báo cáo quá trình giải quyết; chủ động phối hợp, trao đổi thông tin với các Phòng chuyên môn của Văn phòng đối với các vụ việc liên quan để tổng hợp, đề xuất Lãnh đạo Ban báo cáo Lãnh đạo Văn phòng, Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì tiếp, chỉ đạo giải quyết.

Chương VII

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC VỚI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ KHÁC

Điều 17. Đối với Văn phòng Tỉnh ủy, Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy, Ban Nội chính Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH, Văn phòng HĐND tỉnh

1. Tiếp nhận các thông tin về sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực Tỉnh ủy, Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh có liên quan đến việc tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo UBND tỉnh, đặc biệt là những vụ việc nhạy cảm, phức tạp phải kịp thời đề xuất, báo cáo Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo giải quyết;

2. Phối hợp tổng hợp, báo cáo theo yêu cầu của Tỉnh ủy, Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh. Phân công chuyên viên phối hợp với Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh chuẩn bị đầy đủ các điều kiện để phục vụ Đại biểu Quốc hội, Thường trực HĐND tỉnh tiếp công dân theo định kỳ hoặc đột xuất.

Điều 18. Đối với các sở, ngành, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố

1. Phối hợp chặt chẽ với Thanh tra tỉnh, các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố trao đổi thông tin, nắm bắt tình hình, đảm bảo công tác tham mưu chính xác, hiệu quả, chất lượng trong quá trình xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chỉ đạo của tỉnh, các cơ quan Trung ương về các vụ khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền các huyện, thành phố, các sở, ngành, trực thuộc UBND tỉnh;

2. Kiểm tra, đôn đốc Ban Tiếp công dân của các huyện, thành phố, bộ phận tiếp công dân của các sở, ngành về kết quả tiếp công dân, xử lý đơn, đồng thời hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ. Tổ chức các hội nghị chuyên đề học tập, trao đổi kinh nghiệm trong công tác tiếp công dân và xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Điều 19. Phối hợp đảm bảo an ninh, trật tự

Phối hợp chặt chẽ với Công an tỉnh, Công an các huyện, thành phố, Công an phường Tô Hiệu đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn cho người tiếp công dân và xử lý người có hành vi vi phạm pháp luật tại Trụ sở Tiếp công dân tỉnh;

Phối hợp với Công an huyện, UBND các huyện nơi phát sinh vụ việc khiếu kiện đông người, phức tạp tham gia tiếp, vận động, thuyết phục công dân chấp hành quy định của pháp luật hoặc có biện pháp đưa công dân trở về địa phương để giải quyết theo thẩm quyền.

Điều 20. Đối với các Phòng chuyên môn thuộc Văn phòng UBND tỉnh

1. Phối hợp chặt chẽ với các Phòng chuyên môn thuộc Văn phòng UBND tỉnh để trao đổi thông tin, thẩm định nội dung các dự thảo văn bản chỉ đạo, quyết định, thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh trước khi trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, quyết định;

2. Các văn bản chỉ đạo, quyết định, thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo của UBND tỉnh đều được gửi cho Ban Tiếp công dân để theo dõi, phục vụ công tác tiếp công dân thường xuyên.

Điều 21. Đối với Ban Tiếp công dân Trung ương, Trụ sở Tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước

Phối hợp chặt chẽ trong việc cung cấp, trao đổi thông tin, kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo thực hiện tốt công tác tiếp công dân và tham mưu Lãnh đạo UBND tỉnh trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Chương VIII

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN CƠ QUAN

Điều 22. Trật tự, nội vụ cơ quan

1. Đảm bảo thường trực, bảo vệ cơ quan 24/24 giờ, các phòng làm việc phải thường xuyên có người trực phòng hàng ngày, khi ra khỏi phòng phải khóa cửa;

2. Làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ phải thông báo cho bảo vệ cơ quan khi vào và khi ra khỏi cơ quan;

3. Người ngoài cơ quan không được vào và sử dụng trang thiết bị, tài liệu trong phòng làm việc;

4. Không hút thuốc trong phòng họp, phòng làm việc; không đi xe máy, xe đạp trong cơ quan, để xe đúng nơi quy định; giữ gìn cảnh quan, môi trường cơ quan xanh, sạch, đẹp.

Điều 23. Quản lý và sử dụng tài sản cơ quan

1. Công chức, viên chức Ban Tiếp công dân phải thực hiện chế độ bảo vệ của công, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; ra khỏi phòng làm việc phải tắt các thiết bị điện; không dùng điện thoại cơ quan vào việc riêng;

2. Không mang tài sản công ra khỏi cơ quan, khi cần thiết phải được phép của Lãnh đạo Ban Tiếp công dân, đồng thời phải báo cáo cho bộ phận bảo vệ biết; không tự ý di chuyển các phương tiện, dụng cụ làm việc từ phòng này sang phòng khác;

3. Công chức, viên chức khi nghỉ hưu, nghỉ phép hay chuyển công tác có trách nhiệm bàn giao lại các trang thiết bị, phương tiện, tài liệu được giao quản lý, sử dụng cho cơ quan hoặc người kế tiếp công việc.

Chương IX

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Công chức, viên chức Ban Tiếp công dân tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan khi phối hợp công tác với Ban Tiếp công dân tỉnh chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này.

Quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh, đề nghị phản ánh về Ban Tiếp công dân tỉnh kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.