QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 608/QĐ-UBND ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về cách thức tổ chức quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố và các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thuộc thành phố Cần Thơ.

2. Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức tham gia quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại cơ quan, đơn vị.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Cơ quan nhà nước: là các sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ và các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thuộc thành phố Cần Thơ.

2. Hồ sơ công việc: là một tập văn bản, tài liệu điện tử có liên quan đến một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, xử lý công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan nhà nước hoặc của cá nhân.

3. Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, được ban hành kèm theo chữ ký điện tử (do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp), các văn bản có dấu của tổ chức được quét (scan), các tập tin văn bản điện tử khác, được truyền nhận thông qua hệ thống thư điện tử, phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hệ thống một cửa điện tử, hệ thống truyền nhận thông điệp khác trong cơ quan nhà nước

4. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành (viết tắt là QLVB): là phần mềm được xây dựng nhằm phục vụ công tác quản lý, điều hành của từng cơ quan nhà nước và trao đổi, chia sẻ văn bản, dữ liệu điện tử giữa cơ quan nhà nước với nhau thông qua những chức năng cơ bản như: quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý văn bản và công việc qua hồ sơ công việc, chuyển nhận văn bản qua mạng máy tính, lập lịch công tác và quản lý công tác của cơ quan nhà nước; quản lý tài nguyên, chia sẻ tài liệu, hồ sơ công việc và báo cáo thống kê.

5. Người sử dụng: là cán bộ, công chức, viên chức thành phố Cần Thơ và các tổ chức, cá nhân sử dụng phần mềm QLVB.

Điều 3. Mục đích ban hành Quy chế

1. Nhằm triển khai đồng bộ, thống nhất và sử dụng hiệu quả phần mềm QLVB trong cơ quan nhà nước, đẩy nhanh tiến độ xử lý văn bản, tăng cường tính công khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước; đồng thời, xây dựng cơ sở dữ liệu về tiếp nhận, xử lý và luân chuyển văn bản liên thông qua môi trường mạng trong cơ quan nhà nước làm cơ sở quan trọng cho việc xây dựng chính quyền điện tử của thành phố.

2. Phát huy vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính, tiết kiệm, chống lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước.

Điều 4. Trách nhiệm lựa chọn, triển khai và kết nối gửi nhận văn bản

Ủy ban nhân dân thành phố ủy quyền cho Sở Thông tin và Truyền thông:

1. Chịu trách nhiệm lựa chọn các phần mềm QLVB được phép triển khai trong cơ quan nhà nước, đảm bảo sự đồng bộ trong vận hành và kết nối chia sẻ dữ liệu.

2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch triển khai, tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước, nhằm nâng cao kỹ năng quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm QLVB đạt kết quả tốt.

Điều 5. Tích hợp chữ ký số vào phần mềm QLVB

1. Văn bản điện tử luân chuyển trên phần mềm QLVB trong cơ quan nhà nước phải được tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính xác thực, an toàn, bảo mật, tin cậy của dữ liệu.

2. Chữ ký số sử dụng trong phần mềm QLVB trong cơ quan nhà nước do Ban cơ yếu Chính phủ cung cấp. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ cơ quan nhà nước tích hợp chữ ký số khi triển khai phần mềm QLVB.

Chương II

CẬP NHẬT, LUÂN CHUYỂN VÀ GỬI NHẬN VÀ LƯU VĂN BẢN ĐIỆN TỬ BẰNG PHẦN MỀM QLVB

Điều 6. Cập nhật văn bản đến

Văn bản đến phải đảm bảo cập nhật đầy đủ thông tin theo quy định của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

1. Khi tiếp nhận văn bản đến bằng đường công văn thông thường văn thư cơ quan có trách nhiệm:

a) Chuyển văn giấy thành văn bản điện tử;

b) Nhập thông tin văn bản đến vào phần mềm QLVB và đính kèm;

c) Chuyển văn bản điện tử đến lãnh đạo thẩm quyền phân phối xử lý trong thời hạn được quy định kể từ khi nhận được văn bản đến; đồng thời, chuyển văn giấy đến cho người được giao để lập hồ sơ công việc theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

2. Khi tiếp nhận văn bản đến qua mạng máy tính, gửi qua hộp thư điện tử, văn thư cơ quan có trách nhiệm:

a) Kiểm tra văn bản đến nếu có chữ ký số thì văn bản đến được lưu vào cơ sở dữ liệu và chuyển xử lý trực tiếp trên phần mềm QLVB (không chờ văn bản giấy); nếu không có chữ ký số (bản scan, file word) thì chờ văn bản giấy kèm theo sau đó nhập thông tin văn bản đến vào phần mềm QLVB và đính kèm;

b) Chuyển văn bản điện tử đến lãnh đạo thẩm quyền phân công xử lý trong thời hạn được quy định kể từ khi nhận được văn bản đến; đồng thời, chuyển văn giấy đến cho người được giao để lập hồ sơ công việc theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

Việc phân công người có thẩm quyền chuyển xử lý văn bản được quy định theo quy trình xử lý phần mềm QLVB của cơ quan.

Điều 7. Luân chuyển văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan

Việc luân chuyển, xử lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan nhà nước do thủ trưởng cơ quan quy định bằng quy chế, quy trình cụ thể, đảm bảo nguyên tắc xác định rõ trách nhiệm của từng tập thể, cá nhân trong xử lý nhằm bảo đảm chất lượng, tiến độ xử lý và xác định khối lượng xử lý công việc của từng cá nhân, tập thể.

Điều 8. Phát hành văn bản đi

Khi nhận được hồ sơ văn bản đã được lãnh đạo thẩm quyền duyệt bản thảo và ký bản chính thức; đồng thời, văn bản điện tử đã được chuyển đến mục “Xử lý văn bản đi” trên phần mềm QLVB, văn thư cơ quan thực hiện các việc sau:

1. Cấp số và ngày, tháng, năm của văn bản đi từ phần mềm QLVB (văn bản đi đã có chữ ký số cá nhân của lãnh đạo);

2. Ghi đúng số và ngày, tháng, năm ký văn bản vào văn bản giấy;

3. Thực hiện ký chữ ký số của cơ quan lên văn bản điện tử.

4. Làm các thủ tục đóng dấu, phát hành văn bản giấy, văn bản điện tử và lưu trữ bản gốc theo quy định. Đối với các văn bản hành chính thông thường (như: công văn, giấy mời, báo cáo, tài liệu hội nghị, dự thảo văn bản xin ý kiến góp ý, tờ trình,…), chỉ cần phát hành văn bản điện tử có ký chữ ký số cho cơ quan nhà nước là đối tượng nhận văn bản (trừ những cơ quan nhà nước chưa được triển khai phần mềm QLVB thì văn thư phát hành văn bản điện tử thông qua hộp thư điện tử).

Điều 9. Lưu văn bản điện tử

Việc lưu văn bản điện tử phải đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Chương III

QUẢN LÝ, DUY TRÌ HỆ THỐNG PHẦN MỀM QLVB

Điều 10. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan nhà nước

1. Cơ quan nhà nước chưa được triển khai phần mềm QLVB NeoDoc do Ủy ban nhân dân thành phố đầu tư trong năm 2013 thì thủ trưởng cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm đăng ký với Sở Thông tin và Truyền thông để triển khai phần mềm QLVB cho cơ quan mình chậm nhất trong năm 2015.

2. Cơ quan nhà nước đã được triển khai phần mềm QLVB, thủ trưởng cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm:

a) Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc sử dụng phần mềm QLVB nhằm nâng cao hiệu quả xử lý, chỉ đạo và điều hành;

b) Chỉ đạo xây dựng và ban hành quy chế sử dụng phần mềm QLVB, trong đó xác định rõ quy trình vận hành nội bộ của cơ quan nhà nước nhằm khai thác có hiệu quả phần mềm QLVB;

c) Chỉ đạo việc sao lưu dữ liệu định kỳ hàng tuần; thông báo kịp thời khi có sự cố kỹ thuật; đồng thời, báo cáo tình hình sử dụng, đề xuất, kiến nghị về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, tham mưu, trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, quyết định.

Điều 11. Trách nhiệm của người sử dụng

1. Thường xuyên đăng nhập và kiểm tra văn bản, công việc được phân công trên phần mềm QLVB để xử lý kịp thời;

2. Bảo vệ mật khẩu sử dụng phần mềm QLVB;

3. Quản lý và lưu trữ các văn bản của cá nhân;

4. Chịu trách nhiệm về xử lý văn bản, nội dung thông tin của cá nhân gửi trên mạng;

5. Không truy nhập vào tài khoản của người khác và không cung cấp tài khoản cá nhân cho người khác để cập nhật văn bản, xử lý văn bản (trừ trường hợp ủy quyền xử lý bằng văn bản hoặc thư điện tử có xác thực bằng chữ ký số). Không được sử dụng các công cụ tin học khác nhằm mục đích phá hoại hoạt động của phần mềm QLVB trong cơ quan nhà nước.

Điều 12. Kết nối với các chương trình quản lý văn bản khác

Cơ quan nhà nước đang sử dụng phần mềm QLVB khác phần mềm QLVB NeoDoc được triển khai trong năm 2013 thì phải thông báo với Sở Thông tin và Truyền Thông về hiện trạng sử dụng và phối hợp với Sở Thông tin và Truyền Thông trong việc phân tích, xây dựng giải pháp kết nối chậm nhất 03 tháng kể từ ngày ban hành Quy chế này.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật mạng, chuẩn kết nối và trao đổi dữ liệu thông suốt; kiểm tra, nâng cấp (nếu có), bảo hành, bảo trì, hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật, phát triển tiện ích và khắc phục sự cố; đồng thời, đảm bảo sự an toàn và bảo mật thông tin của phần mềm QLVB trong các cơ quan nhà nước;

2. Sao lưu định kỳ, đột xuất theo yêu cầu và phục hồi kịp thời nguyên trạng phần mềm QLVB, cơ sở dữ liệu văn bản điện tử toàn thành phố;

3. Hàng tháng, cung cấp số liệu tổng hợp về tình hình xử lý văn bản trong cơ quan nhà nước; đồng thời, 06 tháng/lần thực hiện báo cáo tình hình hoạt động của phần mềm QLVB trong cơ quan nhà nước về Ủy ban nhân dân thành phố để phục vụ công việc chỉ đạo điều hành;

4. Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí từ nguồn sự nghiệp cho việc bảo trì, nâng cấp, mở rộng và hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB trong cơ quan nhà nước để trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.

Điều 14. Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu, trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt kinh phí hàng năm cho công tác quản lý, nâng cấp, vận hành, mở rộng và duy trì phần mềm QLVB trong cơ quan nhà nước.

Điều 15. Sở Nội vụ

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc kiểm tra, đánh giá thực hiện Quy chế này, lồng ghép vào chỉ tiêu đánh giá cải cách hành chính tại cơ quan nhà nước và toàn thành phố.

Điều 16. Các cơ quan nhà nước

Các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện theo đúng Quy chế này.

Điều 17. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Hàng năm, Ủy ban nhân dân thành phố đánh giá việc quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm QLVB trong cơ quan nhà nước và có hình thức khen thưởng phù hợp với những cá nhân, tập thể sử dụng đạt hiệu quả cao.

2. Cơ quan nhà nước, cá nhân vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật hiện hành.

Điều 18. Bổ sung, điều chỉnh Quy chế

Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, tham mưu, trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.