BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 5626/QĐ-BGDĐT	Hà Nội, ngày 18 tháng 12 năm 2012

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Quyết định số 2439/QĐ-BGDĐT ngày 16 tháng 6 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác lưu trữ của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 7463/QĐ-BGDĐT ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như điều 3; - Bộ trưởng (để báo cáo); - Các Thứ trưởng; - Website Bộ GDĐT; - Lưu: VT,VP.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Quang Quý

 

QUY CHẾ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 5626 /QĐ-BGDĐT ngày 18 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh:

Quy chế này quy định về trách nhiệm, tổ chức bộ máy và hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ tại Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây được gọi tắt là Cơ quan Bộ).

2. Đối tượng áp dụng:

a) Các vụ, Thanh tra, Văn phòng thuộc Cơ quan Bộ (sau đây được gọi chung là các đơn vị);

b) Các cục, các dự án thuộc Bộ;

c) Các tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Cơ quan Bộ.

Điều 2. Nội dung của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ tại Cơ quan Bộ là một hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm: Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo; chỉnh lý; xác định giá trị tài liệu; nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử; bảo quản tài liệu lưu trữ; thống kê về lưu trữ, tiêu hủy tài liệu hết giá trị; sử dụng tài liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Tài liệu lưu trữ của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo là bản gốc, bản chính (trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, được bảo quản trong các kho lưu trữ của Cơ quan Bộ để phục vụ hoạt động quản lý lãnh đạo, phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Cơ quan Bộ.

2. Lưu trữ lịch sử là cơ quan có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ việc khai thác, sử dụng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ Bộ và từ các nguồn khác.

3. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hay một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.

4. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

5. Phân loại tài liệu là quá trình phân chia tài liệu thành các khối, nhóm và đơn vị chi tiết nhằm tổ chức khoa học và phục vụ tối ưu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

6. Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn, thành phần tài liệu; lựa chọn tài liệu có giá trị và giao nhận tài liệu chuyển vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.

7. Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại các hồ sơ, tài liệu theo một phương án phân loại nhất định; xác định giá trị tài liệu; sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu đối với khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

8. Thời hạn bảo quản tài liệu là khái niệm chỉ độ dài thời gian cần thiết để bảo quản từng loại hồ sơ, tính từ năm công việc kết thúc đến thời hạn những hồ sơ đó được chuyển vào Lưu trữ Bộ để bảo quản cho đến khi loại ra tiêu hủy hoặc được lựa chọn để đưa vào bảo quản tiếp tục tại Lưu trữ lịch sử.

9. Danh mục hồ sơ là bảng kê các hồ sơ dự kiến lập trong năm (có dự kiến thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu) của một cơ quan được lập trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, của từng đơn vị và thực tế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

10. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo là bản danh mục các loại hoặc các nhóm tài liệu cơ bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được xác định thời hạn bảo quản và được sắp xếp theo một thứ tự logic nhất định.

11. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị của tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Điều 4. Trách nhiệm đối với công tác lưu trữ

1. Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.

2. Chánh Văn phòng Bộ có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý về công tác lưu trữ của Cơ quan Bộ, trực tiếp chỉ đạo, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ tại Cơ quan Bộ theo quy định hiện hành của Nhà nước.

3. Thủ trưởng các đơn vị, các cục, các dự án thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, triển khai và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại đơn vị; giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình theo quy định hiện hành của Nhà nước.

4. Phòng Lưu trữ - Thư viện thuộc Văn phòng Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại Cơ quan Bộ.

5. Cán bộ, công chức và hợp đồng lao động thuộc các đơn vị trong quá trình giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc; giúp Thủ trưởng đơn vị trong việc thống kê, sắp xếp, lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ theo quy định của Quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác lưu trữ.

Điều 5. Tổ chức bộ máy thực hiện công tác lưu trữ tại Cơ quan Bộ

1. Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo là một bộ phận của Phòng Lưu trữ - Thư viện thuộc Văn phòng Bộ. Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Lưu trữ - Thư viện quản lý và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại Cơ quan Bộ theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Thanh tra Bộ tùy theo khối lượng công việc về lưu trữ bố trí người làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.

3. Các vụ, các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ bố trí người làm công tác lưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm.

4. Các cục, các dự án thuộc Bộ tùy theo khối lượng công việc về lưu trữ thành lập bộ phận hoặc bố trí người làm công tác lưu trữ chuyên trách.

Điều 6. Người làm công tác lưu trữ

1. Người làm công tác lưu trữ chuyên trách phải có trình độ trung cấp chuyên ngành lưu trữ trở lên hoặc tốt nghiệp đại học cơ bản khác và có chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước; được đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

2. Người được giao kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

Điều 7. Kinh phí cho công tác lưu trữ

1. Kinh phí cho công tác lưu trữ của Cơ quan Bộ được bố trí từ nguồn ngân sách nhà nước của Bộ Giáo dục và Đào tạo và được sử dụng vào các công việc: Xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm thiết bị, phương tiện phục vụ việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện các hoạt động lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ và các công việc có liên quan.

2. Các đơn vị phải dự toán kinh phí cho công tác lưu trữ và đưa vào kế hoạch tài chính hàng năm.

3. Việc đầu tư, sử dụng và quản lý kinh phí dùng cho hoạt động lưu trữ được thực hiện theo các quy định của Nhà nước.

Điều 8. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác lưu trữ của Cơ quan Bộ phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước và Quy chế quản lý, sử dụng tài liệu bí mật nhà nước tại Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định số 6436/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Chương II

THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Điều 9. Quy trình giao nhận hồ sơ, tài liệu

1. Các đơn vị và dự án thuộc Bộ giao nộp hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ của Cơ quan Bộ.

2. Lưu trữ Bộ tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu: Kiểm tra, đối chiếu giữa “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục I) với thực tế tài liệu giao nộp. (Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, Lưu trữ Bộ yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung) và lập “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (Phụ lục II).

3. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” được lập thành 02 (hai) bản. Đơn vị giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 (một) bản, Lưu trữ Bộ giữ 01 (một) bản.

Điều 10. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu

1. Hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá nhân giao nộp vào Lưu trữ Bộ gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó. Cụ thể:

a) Về tài liệu gồm các loại:

- Tài liệu hành chính;

- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ;

- Tài liệu xây dựng cơ bản;

- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác.

b) Về hồ sơ gồm có:

- Hồ sơ công việc;

- Các tập lưu văn bản.

2. Những loại hồ sơ, tài liệu không giao nộp vào Lưu trữ Bộ:

a) Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản có tính nguyên tắc như các văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất định. Hồ sơ này do cá nhân lập và được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân;

b) Hồ sơ về những việc, vấn đề chưa giải quyết xong;

c) Các văn bản, tài liệu khác được gửi để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân.

Điều 11. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ được quy định như sau:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Trong thời hạn 01 (một) năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

b) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 (ba) tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc phải có văn bản đề nghị, được Chánh Văn phòng Bộ chấp thuận và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại (Phụ lục III) gửi cho Lưu trữ Bộ.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 (hai) năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Điều 12. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc thu thập và giao nộp hồ sơ, tài liệu

1. Hàng năm, Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các đơn vị. Trong đó cần thực hiện các công việc sau:

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

b) Phối hợp với các đơn vị xác định những hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào Lưu trữ Bộ;

c) Hướng dẫn các đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp, thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

2. Các đơn vị phải tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ. Cụ thể:

a) Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc; bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào Lưu trữ Bộ;

b) Cá nhân được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao. Cuối năm, theo kế hoạch và hướng dẫn của Lưu trữ Bộ, cá nhân có hồ sơ phải kiểm tra, hoàn thiện các hồ sơ công việc đã kết thúc, thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ Bộ;

c) Cá nhân sắp nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác cần thực hiện các công việc sau đối với tài liệu đang quản lý:

- Thống kê hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong, báo cáo lãnh đạo đơn vị và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu về những việc chưa giải quyết xong cho người kế nhiệm hoặc lãnh đạo đơn vị.

Điều 13. Quản lý tài liệu của đơn vị trong trường hợp chia, tách, sáp nhập, giải thể

Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, việc tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu của đơn vị được thực hiện theo quy định như sau:

1. Đối với hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong: Đơn vị phải giao nộp toàn bộ vào Lưu trữ Bộ để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định.

2. Đối với hồ sơ, tài liệu về những việc chưa giải quyết xong:

a) Trường hợp chia đơn vị để thành lập đơn vị mới: Hồ sơ, tài liệu sẽ do đơn vị mới thành lập có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp;

b) Trường hợp tách một hoặc một số bộ phận của đơn vị để sáp nhập vào đơn vị khác: Hồ sơ, tài liệu của bộ phận được tách đưa về đơn vị mới để theo dõi giải quyết tiếp;

c) Trường hợp sáp nhập đơn vị vào đơn vị khác (hoặc hợp nhất một số đơn vị để thành đơn vị mới): Hồ sơ, tài liệu được chuyển về đơn vị mới;

d) Trường hợp đơn vị giải thể: Tất cả hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó được giao nộp vào Lưu trữ Bộ.

Chương III

CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 14. Chỉnh lý tài liệu

Tài liệu của Cơ quan Bộ phải được chỉnh lý hoàn chỉnh để bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Chỉnh lý tài liệu gồm những bước cơ bản:

a) Phân loại tài liệu;

b) Lập hồ sơ (đối với những tài liệu chưa được lập hồ sơ) hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ (đối với những tài liệu đã được lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc) ;

c) Biên mục phiếu tin;

d) Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin;

đ) Hệ thống hóa phiếu tin;

e) Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin;

g) Biên mục hồ sơ;

h) Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ;

i) Đánh số chính thức cho hồ sơ lên bìa hồ sơ;

k) Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ;

l) Đưa hồ sơ vào hộp;

m) Viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá;

n) Lập mục lục hồ sơ;

o) Xử lý tài liệu loại.

2. Chỉnh lý tài liệu cần tuân theo các nguyên tắc:

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc;

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan.

3. Sau khi kết thúc việc chỉnh lý, tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

a) Tài liệu được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu;

c) Lập Mục lục hồ sơ (Phụ lục IV) và Danh mục tài liệu hết giá trị (Phụ lục V).

Điều 15. Xác định giá trị tài liệu

Tài liệu trước khi đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ phải được xác định giá trị.

1. Trước khi giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Bộ, cá nhân có hồ sơ cần đánh giá tài liệu, hồ sơ theo trình tự sau:

a) Khi công việc đã giải quyết xong, cá nhân kiểm tra, sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ đã lập. Căn cứ vào giá trị thông tin của từng tài liệu, cá nhân xác định những tài liệu có giá trị để lại hồ sơ và những tài liệu trùng thừa, hết giá trị loại ra khỏi hồ sơ;

b) Cá nhân xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ.

Công cụ hỗ trợ cho việc xác định thời hạn bảo quản từng hồ sơ là Danh mục hồ sơ hàng năm của Cơ quan Bộ. Danh mục hồ sơ do Văn phòng Bộ xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành.

2. Sau khi thu thập tài liệu từ các đơn vị, Lưu trữ Bộ kiểm tra toàn bộ hồ sơ, tài liệu thu được, xem xét, đánh giá giá trị từng hồ sơ một lần nữa để lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị hiện hành và giá trị lịch sử. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu được thực hiện trong quá trình chỉnh lý tài liệu.

Công cụ hỗ trợ xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ Bộ là Bảng Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Tổ chức có thẩm quyền giúp Bộ trưởng trong việc xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ Bộ được chính xác và đúng quy định của Nhà nước là Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan Bộ.

3. Các trường hợp cần xác định giá trị tài liệu:

a) Khi tiến hành lập hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ;

b) Khi lựa chọn tài liệu đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;

c) Khi tài liệu hết thời hạn bảo quản.

4. Kết quả xác định giá trị tài liệu là xác định cụ thể thời hạn bảo quản cho tài liệu, bao gồm:

a) Tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn;

b) Tài liệu cần bảo quản có thời hạn được tính bằng số lượng năm cụ thể;

c) Tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 16. Ban hành Bảng Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo

Trên cơ sở Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Văn phòng Bộ có trách nhiệm biên soạn Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, trình Bộ trưởng ban hành sau khi thống nhất với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 17. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Cơ quan Bộ phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

2. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Văn phòng Bộ đề xuất, Bộ trưởng quyết định, bao gồm:

a) Chủ tịch Hội đồng: Chánh Văn phòng Bộ hoặc người được Chánh Văn phòng ủy nhiệm;

b) Thư ký Hội đồng: 01 (một) người làm lưu trữ tại Lưu trữ Bộ;

c) Các Ủy viên Hội đồng gồm:

- Đại diện lãnh đạo Phòng Lưu trữ - Thư viện Văn phòng Bộ;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu.

3. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng quyết định mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

4. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

a) Từng thành viên Hội đồng xem xét và cho ý kiến về Mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử và Danh mục tài liệu hết giá trị để hủy. Đối với Danh mục tài liệu hết giá trị: Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);

b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số. Các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Bộ trưởng;

c) Thông qua biên bản trình Bộ trưởng quyết định.

5. Hoạt động của Hội đồng xác định giá trị tài liệu chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ trưởng. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, Hội đồng tự giải thể.

Chương IV

NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 18. Quy trình nộp lưu tài liệu lưu trữ

Khi tiến hành nộp tài liệu lưu trữ của Cơ quan Bộ vào Lưu trữ lịch sử, phải thực hiện các công việc theo trình tự như sau:

1. Tổ chức chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp.

2. Tiến hành lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần tài liệu nộp lưu và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Phụ lục VI) và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (Phụ lục VII) nếu có.

3. Trình Bộ trưởng quyết định việc giao nộp tài liệu và thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan Bộ.

4. Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan Bộ để xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

5. Trình Bộ trưởng phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

6. Gửi Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu cho Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập, tiếp nhận tài liệu đề nghị tiếp nhận tài liệu nộp lưu.

7. Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (nếu có yêu cầu). Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 02 (hai) bản: 01 (một) bản gửi cho Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập, 01 (một) bản Lưu trữ Bộ giữ.

8. Trình Bộ trưởng phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có ý kiến phê duyệt của Cục Văn Thư và Lưu trữ Nhà nước.

9. Tổ chức giao nộp tài liệu sau khi Bộ trưởng phê duyệt:

a) Giao nộp tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được duyệt;

b) Giao nộp các tài liệu kèm theo khối tài liệu nộp lưu như: Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại lập hồ sơ; Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu …

c) Giao nộp công cụ tra cứu khác kèm theo khối tài liệu nộp lưu (nếu có);

d) Giao nộp các phương tiện (hộp catton) bảo quản khối tài liệu nộp lưu.

10. Ký Biên bản giao nhận tài liệu (do Lưu trữ lịch sử lập).

11. Lập và lưu hồ sơ về việc nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử

a) Việc nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử phải được lập hồ sơ. Hồ sơ về việc nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử gồm:

- Tờ trình của Văn phòng trình Bộ trưởng về việc nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử và xin ý kiến vào danh sách dự kiến thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của đơn vị;

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có);

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan Bộ;

- Các phiếu góp ý của các thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản của Bộ về việc giao nộp tài liệu gửi Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập, tiếp nhận tài liệu;

- Văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc thẩm tra tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử;

- Tờ trình của Hội đồng xác định giá trị tài liệu trình Bộ trưởng xin phê duyệt việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử;

- Tờ trình của Lưu trữ Bộ trình lãnh đạo Văn phòng về thực hiện việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử;

- Biên bản giao nhận tài liệu giữa Lưu trữ lịch sử với Cơ quan Bộ;

b) Hồ sơ về việc nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử phải được lưu vĩnh viễn tại Lưu trữ Bộ.

Điều 19. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu

1. Tài liệu lưu trữ nộp vào Lưu trữ lịch sử là tài liệu bảo quản vĩnh viễn.

2. Thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử bao gồm:

a) Nhóm tài liệu chung

- Tài liệu tổng hợp;

- Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;

- Tài liệu tổ chức, cán bộ;

- Tài liệu lao động, tiền lương;

- Tài liệu tài chính, kế toán;

- Tài liệu hoạt động khoa học, công nghệ;

- Tài liệu hợp tác quốc tế;

- Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo (hồ sơ những vụ việc tiêu biểu);

- Tài liệu thi đua, khen thưởng;

- Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ.

b) Nhóm tài liệu quản lý chuyên ngành

- Hồ sơ xây dựng các văn bản quản lý chuyên môn hoặc các chương trình, dự án;

- Hồ sơ/tài liệu về việc tổ chức thực hiện các văn bản quản lý chuyên môn hoặc các chương trình, dự án;

- Hồ sơ chỉ đạo điểm về lĩnh vực chuyên môn;

- Hồ sơ về các đợt kiểm tra chuyên môn ở các đơn vị trực thuộc và các đơn vị thuộc ngành quản lý;

- Hồ sơ giải quyết các vụ việc quan trọng hình thành trong hoạt động chuyên môn của cơ quan;

- Hồ sơ hội nghị chuyên môn;

- Chương trình/kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác chuyên môn dài hạn và hàng năm của cơ quan, đơn vị trực thuộc;

- Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề;

- Sổ tổng hợp về chuyên môn.

Điều 20. Các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu

Cơ quan, đơn vị của Bộ Giáo dục và Đào tạo thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo Quyết định 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bao gồm:

1. Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Cục Đào tạo với nước ngoài.

3. Cục Cơ sở vật chất và Thiết bị trường học, đồ chơi trẻ em.

4. Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục.

5. Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lý giáo dục.

6. Cục Công nghệ thông tin.

Điều 21. Thời hạn nộp tài liệu lưu trữ

1. Thời hạn nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử là 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

2. Trường hợp muốn nộp tài liệu trước thời hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ lịch sử.

Chương V

BẢO QUẢN, THỐNG KÊ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU TRỮ VÀ TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Điều 22. Nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ của Cơ quan Bộ

1. Tài liệu của đơn vị thuộc Cơ quan Bộ chưa đến hạn giao nộp vào Lưu trữ Bộ do đơn vị, cá nhân có tài liệu bảo quản và phải đảm bảo an toàn các tài liệu đó.

2. Tài liệu lưu trữ của Cơ quan Bộ do Văn phòng Bộ quản lý và được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

3. Văn phòng Bộ tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo quản tài liệu lưu trữ.

Điều 23. Kho bảo quản tài liệu lưu trữ

Kho bảo quản tài liệu lưu trữ của Cơ quan Bộ được bố trí bảo đảm các yêu cầu sau:

1. Địa điểm: Đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; thuận tiện cho vận chuyển tài liệu; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ.

2. Diện tích phòng kho: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản tài liệu.

3. Môi trường trong phòng kho bảo quản: Bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm đối với từng loại tài liệu cũng như yêu cầu về ánh sáng, bụi, chế độ thông gió.

4. Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn, có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho. Đường điện trong kho phải thực hiện theo tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện.

Điều 24. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Trang bị đầy đủ, đúng tiêu chuẩn quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền các trang thiết bị bảo quản, phương tiện vận chuyển tài liệu lưu trữ, thiết bị phòng cháy chữa cháy, các thiết bị thông gió, chống ẩm.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải được để trong hộp catton có dán nhãn ghi đầy đủ thông tin (Phụ lục VIII), được sắp xếp trên giá một cách khoa học, thống nhất để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu.

3. Thực hiện các biện pháp phòng, chống ẩm, nấm mốc, côn trùng và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

4. Thường xuyên, định kỳ tiến hành làm vệ sinh kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; kiểm tra tài liệu lưu trữ có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu; trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

5. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Nhà nước.

Điều 25. Thống kê nhà nước về lưu trữ

1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm người làm công tác lưu trữ; kho lưu trữ; phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; tài liệu lưu trữ.

2. Chế độ thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:

a) Số liệu báo cáo thống kê hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12;

b) Báo cáo thống kê cơ sở của các đơn vị gửi trước ngày 15 tháng 01 năm sau;

c) Báo cáo thống kê tổng hợp của Bộ gửi chậm nhất vào ngày 15 tháng 02 năm sau;

d) Việc thống kê công tác lưu trữ thực hiện theo biểu mẫu của Nhà nước quy định.

3. Trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo thống kê

a) Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập báo cáo thống kê;

b) Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng lập báo cáo thống kê tổng hợp, gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

c) Cục trưởng các cục thuộc Cơ quan Bộ, Giám đốc Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh, Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp trực thuộc phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ và Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập báo cáo thống kê cơ sở, gửi về Lưu trữ Bộ.

Điều 26. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

a) Bộ trưởng quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ Bộ;

b) Cục trưởng các cục, Giám đốc các dự án thuộc Bộ quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại đơn vị mình.

2. Nguyên tắc tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thủ tục và quy trình quy định tại Khoản 3 Điều này;

b) Tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ Bộ và tại cục thuộc Bộ phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan Bộ hoặc Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cục xem xét và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định trước khi Bộ trưởng hoặc Cục trưởng ra quyết định tiêu hủy. Tài liệu hết giá trị tại dự án thuộc Bộ phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của dự án xem xét và Lưu trữ Bộ thẩm định trước khi Giám đốc ra quyết định tiêu hủy;

c) Khi xét hủy tài liệu hết giá trị, Hội đồng xác định giá trị tài liệu phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

d) Khi tiêu hủy tài liệu, phải đảm bảo tiêu hủy hết thông tin ghi trên tài liệu và phải được lập thành Biên bản.

3. Thủ tục xét và tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ Bộ:

a) Văn phòng Bộ lập Danh mục tài liệu hết giá trị và Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (Phụ lục IX);

b) Trình Bộ trưởng hồ sơ xét tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Hồ sơ trình gồm có:

- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Danh sách dự kiến thành phần tham gia Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan Bộ.

c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp, lấy ý kiến các thành viên Hội đồng về Danh mục tài liệu hết giá trị; lập Biên bản nội dung cuộc họp có đầy đủ chữ ký của các thành viên Hội đồng tham dự; hoàn chỉnh Danh mục tài liệu hết giá trị (nếu có yêu cầu); lập hồ sơ trình Bộ trưởng xem xét và gửi hồ sơ đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm tra tài liệu hết giá trị. Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

d) Căn cứ văn bản trả lời của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Hội đồng xác định giá trị tài liệu trình Bộ trưởng ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

đ) Sau khi có quyết định bằng văn bản của Bộ trưởng (Phụ lục X), Văn phòng Bộ tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

e) Văn phòng Bộ lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:

+ Tờ trình của Văn phòng trình Bộ trưởng về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

+ Danh mục tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan Bộ;

+ Các phiếu góp ý của các thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu đối với Danh mục tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

+ Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của Bộ;

+ Văn bản thẩm định, cho ý kiến của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

+ Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Bộ trưởng;

+ Biên bản về việc bàn giao tài liệu hết giá trị (Phụ lục XI);

+ Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị (Phụ lục XII);

+ Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).

- Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ Bộ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.

Chương VI

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 27. Đối tượng và thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Cơ quan Bộ được sử dụng để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Cơ quan Bộ.

2. Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

a) Cán bộ, công chức trong Cơ quan Bộ: Sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải điền vào Phiếu đề nghị khai thác tài liệu và có ý kiến của Thủ trưởng đơn vị (Phụ lục XIII).

b) Cán bộ, công chức, viên chức ngoài Cơ quan Bộ: Sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu.

c) Cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu và chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu. Trường hợp nghiên cứu đề tài hoặc chuyên đề phải có văn bản đề nghị của cơ quan quản lý và đề cương nghiên cứu.

Điều 28. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Nghiên cứu tài liệu tại chỗ.

2. Sao, chụp tài liệu lưu trữ.

3. Xác nhận các thông tin liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

4. Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ để viết bài cho cơ quan thông tấn báo chí, viết sách và các đề tài nghiên cứu khoa học.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong các công trình nghiên cứu.

6. Tham gia triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

Điều 29. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu tại Lưu trữ Bộ:

Chánh Văn phòng cho phép hoặc ủy quyền cho Trưởng phòng Lưu trữ - Thư viện cho phép khai thác tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Bộ.

2. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu tại Lưu trữ Bộ:

a) Bộ trưởng cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có đóng dấu độ “Tuyệt mật” và “Tối mật”;

b) Chánh Văn phòng Bộ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ có đóng dấu độ “Mật”;

c) Trưởng Phòng Lưu trữ - Thư viện cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ không đóng dấu chỉ các mức độ mật.

3. Người cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ quyết định hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 30. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin

a) Ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ việc thống kê và quản lý tài liệu phông lưu trữ Cơ quan Bộ;

b) Ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ trong từng phông lưu trữ.

2. Triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin

a) Bộ trưởng chỉ đạo và tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ về lưu trữ; Đầu tư kinh phí và đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng các yêu cầu thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tại Cơ quan Bộ.

b) Văn phòng Bộ:

- Tham mưu cho Bộ trưởng về việc ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ của công tác lưu trữ;

- Lựa chọn phần mềm ứng dụng phù hợp với thực tế tài liệu lưu trữ và yêu cầu phục vụ công tác của Cơ quan Bộ;

- Đánh giá hiệu quả việc sử dụng các phần mềm ứng dụng vào công tác lưu trữ trên cơ sở vừa đảm bảo phục vụ nhu cầu khai thác vừa bảo đảm bí mật của thông tin có trong tài liệu lưu trữ;

- Thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu và khai thác sử dụng phần mềm ứng dụng;

- Theo dõi, phát hiện những bất cập, hư hỏng của phần mềm để kịp thời sửa chữa, khắc phục.

Điều 31. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ:

a) Tổ chức thực hiện việc sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng các quy định của Nhà nước;

b) Lập sổ theo dõi việc sử dụng tài liệu lưu trữ; ghi chép đầy đủ để theo dõi tình hình cũng như kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Bộ;

c) Hàng năm, thống kê số liệu sử dụng tài liệu lưu trữ để biết hiệu quả phục vụ và tìm các giải pháp cải tiến hình thức phục vụ có hiệu quả hơn.

2. Các đơn vị trong Cơ quan Bộ, các tổ chức, cá nhân ngoài Cơ quan Bộ khi có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của Cơ quan Bộ có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của Quy chế này và các quy định khác của Nhà nước có liên quan.

Chương VII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 32. Khen thưởng

1. Việc giao nộp, thu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là một tiêu chí xét thi đua, khen thưởng hàng năm đối với tập thể và cá nhân thuộc Cơ quan Bộ.

2. Khuyến khích và xét khen thưởng đối với đơn vị, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, hiến tặng cho Cơ quan Bộ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ quý hiếm được Hội đồng xác định giá trị tài liệu Cơ quan Bộ xác nhận.

Điều 33. Kỷ luật

Cán bộ, công chức do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc có hành vi vi phạm các quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại về vật chất phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 34. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện các quy định tại Quy chế công tác lưu trữ của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức theo dõi, đôn đốc kiểm tra các đơn vị thực hiện Quy chế này.

3. Các cục thuộc Bộ căn cứ các quy định của Nhà nước về lưu trữ để xây dựng Quy chế công tác lưu trữ của đơn vị hoặc áp dụng Quy chế này để tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại đơn vị mình.

4. Các dự án thuộc Bộ quản lý:

a) Căn cứ Quy chế này tổ chức thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, tiến hành các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị của đơn vị mình;

b) Tiến hành giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Bộ sau khi dự án kết thúc hoạt động theo hướng dẫn tại văn bản riêng của Bộ.

Điều 35. Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc cần điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung, các đơn vị, cá nhân phản ánh về Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo, đề xuất Bộ trưởng xem xét, quyết định./.