QUYẾT ĐỊNH 

QUY ĐỊNH THỦ TỤC, TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CƠ CHẾ “MỘT CỬA” ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân
ngày 26/11/2003;
Căn cứ Bộ luật Dân sự ngày 28/10/1995;
Căn cứ Luật Đất đai ngày 26/11/2003;
Căn cứ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực;
Căn cứ Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 93/TTLT-BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số: 810/TTr-TP ngày 20/12/2004,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định thủ tục, trình tự thực hiện cơ chế “một cửa” đối với hoạt động chứng thực tại Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

Điều 2. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện Quy định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 38/2003/QĐ-UB ngày 31/12/2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn ban hành Quy định thủ tục, trình tự thực hiện cơ chế “một cửa” đối với hoạt động chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Điều 4. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

THỦ TỤC, TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CƠ CHẾ “MỘT CỬA” ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 55 /2004/QĐ-UB ngày 23 tháng 12 năm 2004 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn)

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng, phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định việc áp dụng các thủ tục, trình tự thực hiện cơ chế “một cửa” đối với hoạt động chứng thực tại Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn (sau đây gọi tắt là Uỷ ban nhân dân cấp huyện), gồm các việc chứng thực sau:

1. Chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;

2. Chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước;

3. Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trong phạm vi quản lý địa giới hành chính của đơn vị mình, trừ các hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất; thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất theo quy định từ Điều 126 đến Điều 131 của Luật Đất đai năm 2003;

4. Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng;

5. Chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản;

6. Các việc khác theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Trường hợp không được thực hiện chứng thực, không được chứng thực bản sao văn bản, giấy tờ; từ chối chứng thực

1. Người thực hiện chứng thực không được thực hiện chứng thực trong các trường hợp sau đây:

a) Biết hoặc phải biết yêu cầu chứng thực hoặc nội dung chứng thực trái pháp luật, đạo đức xã hội;

b) Việc chứng thực liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha, mẹ đẻ, cha, mẹ vợ hoặc cha, mẹ chồng, cha, mẹ nuôi; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông bà nội, ông bà ngoại; anh chị em ruột, anh chị em vợ hoặc chồng, anh chị em nuôi; cháu là con của con trai, con gái, con nuôi.

2. Không được chứng thực bản sao văn bản, giấy tờ trong các trường hợp sau đây:

a) Người thực hiện chứng thực biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

b) Văn bản, giấy tờ đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

c) Văn bản, giấy tờ có xác định độ mật của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, đoàn thể chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế; văn bản, giấy tờ không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng;

d) Đơn, thư và các giấy tờ tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

đ) Các giấy tờ mà văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ quy định không được sao.

3. Từ chối chứng thực trong các trường hợp sau đây:

a) Những trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 2 Quy định này;

b) Việc không thuộc thẩm quyền chứng thực của cơ quan mình;

c) Có văn bản yêu cầu tạm dừng việc chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

d) Việc liên quan đến yêu cầu chứng thực đang có tranh chấp;

đ) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Chương 2:

QUY ĐỊNH VỀ THỦ TỤC, TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CHỨNG THỰC THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA”

Mục 1: HỒ SƠ YÊU CẦU CHỨNG THỰC

Điều 3. Quy định chung về hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch

Người yêu cầu chứng thực ghi Phiếu yêu cầu chứng thực theo mẫu quy định, xuất trình giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ cần thiết để thực hiện việc chứng thực. Trong trường hợp hợp đồng liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, thì người yêu cầu chứng thực phải có đầy đủ giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản đó, trừ trường hợp yêu cầu chứng thực di chúc mà tính mạng của người lập di chúc bị cái chết đe doạ, thì không nhất thiết phải xuất trình các giấy tờ trên.

Ngoài ra, đối với một số hợp đồng, giao dịch cụ thể, người yêu cầu chứng thực còn phải nộp, xuất trình thêm các loại giấy tờ có liên quan theo quy định tại các Điều 4, 5, 6 của Quy định này.

Điều 4. Đối với việc chứng thực hợp đồng mua bán nhà ở thuộc sở hữu chung hoặc đang cho thuê

1. Hợp đồng mua bán nhà ở thuộc sở hữu chung:

Người yêu cầu chứng thực phải nộp văn bản đồng ý của chủ sở hữu chung khác, trong trường hợp nhà ở thuộc sở hữu chung hợp nhất hoặc trong trường hợp mua bán một phần nhà ở thuộc sở hữu chung theo phần thì nộp văn bản khước từ mua nhà của chủ sở hữu chung khác hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định, kể từ ngày chủ sở hữu chung nhận được thông báo bán và các điều kiện bán, mà không có chủ sở hữu chung nào mua.

2. Hợp đồng mua bán nhà ở đang cho thuê:

Người yêu cầu chứng thực phải nộp văn bản khước từ mua của bên thuê hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định, kể từ ngày bên thuê nhận được thông báo bán và các điều kiện bán, mà bên thuê không trả lời.

Điều 5. Chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, khai nhận di sản

1. Di chúc;

2. Giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của người để lại di sản đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng;

3. Văn bản thoả thuận phân chia di sản, khai nhận di sản;

4. Giấy cam đoan và chịu trách nhiệm về việc không bỏ sót người thừa kế theo pháp luật, trừ trường hợp không thể biết có người khác được hưởng thừa kế theo pháp luật.

5. Giấy tờ để chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.

Điều 6. Chứng thực chữ ký của cá nhân

1. Giấy tờ phục vụ cho các giao dịch cần chứng thực chữ ký;

2. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình Giấy chứng minh nhân dân và giấy tờ liên quan khác.

Điều 7. Chứng thực bản sao giấy tờ

1. Bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh bằng máy vi tính có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính;

2. Bản chính giấy tờ cần chứng thực.

Mục 2: THỦ TỤC, TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CHỨNG THỰC

Điều 8. Quy định chung về thủ tục, trình tự thực hiện chứng thực

1. Cán bộ ở Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra hồ sơ của người đến yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định thì thụ lý giải quyết. Trong trường hợp yêu cầu chứng thực không thực hiện ngay trong ngày thì ghi Phiếu hẹn trả kết quả cho người đến yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình, thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền.

2. Chuyển hồ sơ cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

3. Người có thẩm quyền ký chứng thực thực hiện việc chứng thực.

4. Thu lệ phí chứng thực theo quy định.

5. Trả hồ sơ đã chứng thực cho người yêu cầu chứng thực.

Điều 9. Thủ tục, trình tự thực hiện chứng thực hợp đồng do người thực hiện chứng thực soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực hoặc theo mẫu; chứng thực chữ ký của cá nhân

1. Chứng thực hợp đồng do người thực hiện chứng thực soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực:

Người yêu cầu chứng thực tuyên bố nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực đã tuyên bố; nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội, thì soạn thảo hợp đồng.

2. Chứng thực hợp đồng soạn thảo theo mẫu:

Hợp đồng dân sự thông dụng và các hợp đồng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế, thương mại phải được lập theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp, khi chứng thực.

3. Chứng thực chữ ký của cá nhân:

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực; trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký, thì việc chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ.

Mục 3: THỜI HẠN CHỨNG THỰC

Điều 10. Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Thời hạn chứng thực không quá 3 ngày làm việc đối với hợp đồng đơn giản, không quá 10 ngày làm việc đối với hợp đồng phức tạp, không quá 30 ngày làm việc đối với hợp đồng đặc biệt phức tạp, kể từ khi thụ lý.

Đối với trường hợp chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản phải niêm yết các văn bản đó tại nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn hoặc nơi có bất động sản của người để lại di sản trong thời hạn 30 ngày.

Điều 11. Thời hạn chứng thực bản sao giấy tờ; chứng thực chữ ký của cá nhân

Việc chứng thực bản sao giấy tờ; chứng thực chữ ký của cá nhân được thực hiện ngay trong ngày; trong trường hợp yêu cầu chứng thực bản sao giấy tờ với số lượng lớn, thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để thực hiện sau.

Mục 4: LỆ PHÍ CHỨNG THỰC

Điều 12. Lệ phí chứng thực

Người yêu cầu chứng thực phải nộp lệ phí chứng thực theo quy định của pháp luật, mức lệ phí được niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chứng thực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, việc thu lệ phí chứng thực thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT-BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Bộ Tài chính - Bộ Tư pháp.

Chương 3:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13. Giám đốc Sở Tư pháp, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.