QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH ĐỊNH

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH ĐỊNH

Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-BTC ngày 06 tháng 9 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 1456/QĐ-TCHQ ngày 27 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành quy định về thực hiện phân cấp quản lý công chức, viên chức Tổng cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 2090/QĐ-TCHQ ngày 21 tháng 6 năm 2017 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế tạm thời sử dụng Chương trình quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục Hải quan;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Hải quan tỉnh Bình Định,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến của Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Bình Định chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 429/QĐ-HQBD ngày 27 tháng 9 năm 2017 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy trình này áp dụng đối với văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ (kể cả văn bản điện tử) của Cục Hải quan tỉnh Bình Định để thực hiện chức năng, nhiệm vụ. Áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Chương trình quản lý văn bản và điều hành qua mạng” là phần mềm tin học quản lý và điều hành qua mạng cài đặt trên hệ thống mạng nội bộ Cục Hải quan tỉnh Bình Định được áp dụng để quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và hỗ trợ công tác quản lý, điều hành công việc trên máy vi tính, thiết bị cầm tay (nếu có) nhằm quản lý, sử dụng, khai thác theo chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị và cá nhân.

2. “Chương trình EdocCustoms” là chương trình phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục Hải quan đang trong quá trình sử dụng thí điểm tại Tổng cục Hải quan.

3. “Văn bản điện tử” là văn bản thể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện tử internet.

4. “Phân luồng văn bản” là việc căn cứ vào tính chất, nội dung, cơ quan ban hành văn bản,... để chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân có liên quan.

Điều 3. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Cục, các Chi cục và đơn vị tương đương trực thuộc Cục phải được quản lý tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao cho đơn vị xử lý trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Các văn bản không nằm trong danh mục bí mật nhà nước nhưng thuộc danh mục văn bản, tài liệu không gắn nội dung trên mạng nội bộ của Tổng cục Hải quan quy định tại Quyết định số 3592/QĐ-TCHQ ngày 26 tháng 10 năm 2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan thì người có trách nhiệm ở từng vai trò chỉ cập nhật các trường thuộc tính quản lý, luồng xử lý văn bản, không quét và gắn nội dung văn bản vào Chương trình quản lý văn bản và điều hành qua mạng. Đối với văn bản liên quan đến công tác nhân sự (điều động, luân chuyển, quy hoạch, bổ nhiệm, kỷ luật, kết luận thanh tra hoặc kiểm tra,...) có tính chất nhạy cảm tại thời điểm ban hành thị trường trích yếu chỉ nhập ngắn gọn không thể hiện rõ nội dung văn bản.

5. Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại văn bản đến cho Văn thư Cục hoặc Văn thư Chi cục ngay trong ngày làm việc để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý văn bản

1. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm

- Phân công công chức làm nhiệm vụ văn thư của đơn vị.

- Phân công CBCC xử lý chính và CBCC phối hợp (nếu có) thực hiện công việc, thời hạn xử lý văn bản và các hướng dẫn, yêu cầu cần thiết.

- Kiểm tra, đôn đốc quá trình xử lý văn bản và hỗ trợ kịp thời CBCC xử lý đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng công việc.

- Chuyển trả lại ngay cho Văn phòng đối với những văn bản chuyện nhầm địa chỉ để kịp chuyển đơn vị khác xử lý và theo dõi chung. Tuyệt đối không đưa trực tiếp từ đơn vị này sang đơn vị khác.

2. Văn thư của các đơn vị có trách nhiệm

- Hàng ngày tiếp nhận văn bản, tài liệu sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục tại Văn thư Cục.

- Chuyển văn bản đến Trưởng đơn vị và các CBCC liên quan theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị.

- Đôn đốc các Tổ, Đội, cá nhân trong đơn vị xử lý văn bản, tổng hợp và báo cáo Lãnh đạo đơn vị về kết quả xử lý văn bản của đơn vị.

Chương 2

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 5. Quy trình xử lý văn bản đến

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Xem xét, phân luồng văn bản đến.

3. Xem xét, chỉ đạo xử lý công việc.

4. Phân công và chỉ đạo xử lý.

5. Xử lý văn bản.

Điều 6. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Văn thư Cục có trách nhiệm thường xuyên truy cập chương trình phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục Hải quan (hiện nay là Chương trình EdocCustoms) để khai thác văn bản điện tử do Tổng cục Hải quan gửi đến đơn vị và in ra, thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến.

2. Khi nhận được bản chính của văn bản điện tử trước đó, Văn thư Cục phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến (là số, ngày đến của văn bản điện tử đã xử lý trước đó), chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận trước đó để lưu vào hồ sơ công việc.

3. Trình tự tiếp nhận, đăng ký văn bản đến thực hiện theo Điều 19 Quy chế công tác văn thư của Cục Hải quan tỉnh Bình Định ban hành kèm theo Quyết định số 348/QĐ-HQBĐ ngày 28 tháng 7 năm 2017 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

Điều 7. Xem xét, phân luồng văn bản đến

1. Việc xem xét và phân luồng văn bản quy định thực hiện tại Cục Hải quan tỉnh Bình Định. Các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục, tùy theo tình hình cụ thể tại từng đơn vị, Trưởng đơn vị quyết định việc áp dụng xem xét và phân luồng văn bản tại đơn vị mình.

2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm xem xét, phân luồng văn bản đến ngay sau khi Văn thư Cục chuyển đến (bao gồm cả việc scan và gắn file điện tử văn bản lên mạng nội bộ, sao y bản chính, sao lục) đối với các văn bản đến mang tính chất phổ biến, thông tin chung cho các đơn vị có liên quan biết, nghiên cứu thực hiện.

Chánh Văn phòng lập Phiếu trình xử lý văn bản đến đối với những văn bản mà nội dung cần thiết phải có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục.

Điều 8. Xem xét, chỉ đạo xử lý công việc

1. Khi nhận được Phiếu trình xử lý văn bản đến (Phiếu trình), Cục trưởng cho ý kiến chỉ đạo trực tiếp trên Phiếu trình hoặc chuyển đến Phó Cục trưởng phụ trách mảng công việc được phân công để chỉ đạo.

Văn thư Cục có nhiệm vụ chuyển văn bản đến Phó Cục trưởng sau khi Cục trưởng cho ý kiến chuyển. Phó Cục trưởng chỉ đạo trực tiếp trên Phiếu trình Cục trưởng chuyển đến.

2. Văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để thực hiện các bước tiếp theo.

Trên cơ sở ý kiến xử lý của Lãnh đạo Cục tại Phiếu trình, Văn thư Cục tiến hành scan và gắn file điện tử, cập nhật nội dung, cập nhật ý kiến xử lý văn bản của Lãnh đạo Cục vào Chương trình quản lý văn bản và điều hành qua mạng; đồng thời chuyển bản chính văn bản cho đơn vị trực tiếp xử lý công việc, sao gửi (sao y, sao lục, photocopy) văn bản cho các đơn vị, cá nhân có liên quan theo ý kiến chỉ đạo.

3. Các văn bản kết quả phân luồng tra cứu trên mạng Chương trình quản lý văn bản và điều hành qua mạng có giá trị thực hiện như văn bản được chuyển hoặc sao gửi đến các đơn vị, cá nhân. Cán bộ, công chức (CBCC) có trách nhiệm thường xuyên theo dõi tình hình văn bản đến trên Chương trình quản lý văn bản và điều hành qua mạng để chủ động tra cứu, nghiên cứu và thực hiện.

Điều 9. Phân công và chỉ đạo xử lý

1. Sau khi nhận được văn bản đến kèm theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục, Trưởng các đơn vị căn cứ vào tính chất công việc có trách nhiệm:

- Trực tiếp xử lý, giải quyết hoặc giao công chức trong đơn vị kịp thời xử lý, giải quyết văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công.

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan giải quyết kịp thời văn bản.

2. Thời gian xử lý văn bản:

- Đối với công văn khẩn, hỏa tốc, gấp yêu cầu các đơn vị xử lý ngay, đảm bảo thời gian xử lý ngắn nhất có thể. Khi đó văn thư của các đơn vị phải thông báo ngay cho Trưởng đơn vị. Trong trường hợp Trưởng đơn vị vắng mặt thì chuyển ngay cho Lãnh đạo đơn vị (cấp phó thường trực) để phân công cho các CBCC xử lý đảm bảo công văn được xử lý một cách nhanh nhất.

- Văn bản có thời hạn yêu cầu cụ thể phải đảm bảo xử lý theo đúng thời hạn yêu cầu đó.

- Đối với văn bản bình thường, tùy từng loại văn bản thời gian xử lý thực hiện theo chỉ đạo của Lãnh đạo Cục.

Điều 10. Xử lý văn bản

1. Sau khi nhận được văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do Lãnh đạo phòng chuyển, CBCC được giao thực hiện nhiệm vụ sẽ xử lý vụ việc và báo cáo tình hình thực hiện trực tiếp Lãnh đạo phụ trách.

2. CBCC được giao thực hiện nhiệm vụ mở hồ sơ công việc. Hồ sơ công việc là toàn bộ những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình giải quyết một công việc.

3. Thời hạn giải quyết phải được Lãnh đạo đơn vị theo dõi chặt chẽ, trường hợp khẩn/gấp Lãnh đạo đơn vị phải xác định thời hạn cụ thể; Phải cập nhật thông tin đầy đủ về lý do không thể giải quyết đúng hạn và CBCC xử lý phải chủ động báo cáo, đề xuất các biện pháp cụ thể để thúc đẩy tiến độ công việc đúng thời hạn.

Mục 2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 11. Xử lý văn bản đi

1. Soạn thảo văn bản.

2. Kiểm tra, thẩm định văn bản

3. Trình duyệt văn bản.

4. Ký văn bản.

5. Phát hành, theo dõi, cập nhật thông tin trên chương trình quản lý văn bản, điều hành qua mạng và lưu hồ sơ.

Điều 12. Soạn thảo văn bản

CBCC được giao thực hiện nhiệm vụ sau khi nhận được công văn/tài liệu phải thực hiện các công việc sau:

1. Nghiên cứu cẩn thận các vấn đề liên quan đến thủ tục pháp lý bảo đảm tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước, Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan và của Cục Hải quan tỉnh Bình Định, báo cáo ngay Lãnh đạo phụ trách công việc khi phải xử lý tình huống.

2. Khẩn trương soạn thảo công văn để Lãnh đạo phụ trách công việc ký gửi hoặc liên lạc trực tiếp đề nghị, hướng dẫn các đơn vị bổ sung hoàn thiện hồ sơ, giải trình làm rõ các vấn đề có liên quan (nếu cần).

3. Nếu nội dung trình có liên quan đến các đơn vị khác thì đơn vị chủ trì phải chủ động lấy ý kiến tham gia của các đơn vị đó, tổng hợp đầy đủ các ý kiến tham gia trước khi trình Lãnh đạo Cục. Khi gửi công văn xin ý kiến các đơn vị chức năng có liên quan người xử lý cần liên lạc, phối hợp tốt với các cán bộ xử lý của các đơn vị nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả và báo cáo kịp thời Lãnh đạo phụ trách để hỗ trợ khi cần thiết.

4. Trường hợp được giao chủ trì và phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công việc, phải đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị phối hợp gửi ý kiến đúng thời hạn và nội dung phù hợp với chức năng nhiệm vụ của đơn vị, phù hợp với Quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh Bình Định. Trường hợp các đơn vị chức năng liên quan có ý kiến, quan điểm mâu thuẫn cơ bản, các tình huống phát sinh quan trọng,... CBCC xử lý phải kịp thời báo cáo, đề xuất với Lãnh đạo đơn vị để có hướng chỉ đạo giải quyết và xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục (nếu cần).

5. Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Cục hoặc Lãnh đạo các đơn vị giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo,

b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan cho việc soạn thảo;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan việc lấy ý kiến tham gia của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản dự thảo văn bản;

- Trình duyệt bản dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 13. Kiểm tra, thẩm định văn bản

1. CBCC xử lý công việc chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức, nội dung của văn bản sau khi thực hiện xong, trình công văn để Lãnh đạo phụ trách kiểm tra về nội dung, tính hợp pháp của văn bản và ký nháy theo quy định.

2. Các văn bản, nội dung công việc do các đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Cục phải do Trưởng đơn vị ký trình, trường hợp ủy nhiệm cho cấp phó ký trình thì Trưởng đơn vị đó vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung.

3. Lãnh đạo Văn phòng (hoặc người được phân công) kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình Lãnh đạo Cục ký.

Điều 14. Trình duyệt văn bản

1. Hồ sơ trình gồm: Đối với các văn bản đến mang tính chất xử lý vụ việc và một số trường hợp cụ thể khác theo ý kiến xử lý văn bản đến của Lãnh đạo Cục, hồ sơ trình phải có Tờ trình nêu rõ nội dung vụ việc, căn cứ pháp lý và ý kiến đề xuất của cán bộ được phân công xử lý, ý kiến của các đơn vị có liên quan và bảng tổng hợp các ý kiến đó (nếu có), ý kiến của Lãnh đạo đơn vị được phân công xử lý; ngoài ra hồ sơ trình phải được gắn kèm các tài liệu có liên quan, dự thảo văn bản sẽ ban hành do Trưởng đơn vị và Lãnh đạo Văn phòng ký nháy.

2. Trong trường hợp được yêu cầu giải trình (cho Lãnh đạo Cục), Lãnh đạo phụ trách công việc và/hoặc CBCC xử lý chịu trách nhiệm giải trình để báo cáo và tiếp tục theo dõi đến kết quả cuối cùng.

Điều 15. Ký văn bản

CBCC khi trình ký văn bản cho Lãnh đạo Cục:

1. Trường hợp Lãnh đạo Cục xem xét nếu cần phải chỉnh sửa thì chuyển trả lại đơn vị để điều chỉnh. Sau khi chỉnh sửa hoàn thành, văn bản được thực hiện ký nháy và trình lại Lãnh đạo Cục.

2. Trường hợp Lãnh đạo Cục xem xét nhất trí và ký thì văn bản đó được chuyển sang Văn thư Cục để thực hiện thủ tục phát hành.

Điều 16. Phát hành, theo dõi, cập nhật thông tin trên chương trình quản lý văn bản, điều hành qua mạng và lưu hồ sơ.

1. Văn thư Cục có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi đóng dấu, phát hành. Khi phát hiện văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc thẩm quyền ký văn bản, Văn thư Cục phải kịp thời báo cáo người ký ban hành để yêu cầu Trưởng đơn vị thuộc và trực thuộc hoặc người được giao soạn thảo văn bản sửa chữa, hoàn chỉnh.

2. Văn thư Cục có trách nhiệm đăng ký, scan và gắn file điện tử, cập nhật nội dung văn bản đi vào chương trình quản lý văn bản, điều hành qua mạng ngay sau khi tiếp nhận.

3. Văn thư Cục chỉ tiếp nhận văn bản đảm bảo đúng thể thức hành chính, không sửa chữa, tẩy xóa, có chữ ký của cấp Lãnh đạo có thẩm quyền và có trách nhiệm phát hành văn bản theo đúng quy định tại Quy chế công tác văn thư của Cục Hải quan tỉnh Bình Định ban hành kèm theo Quyết định số 348/QĐ-HQBĐ ngày 28 tháng 7 năm 2017.

4. CBCC được giao thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc tại đơn vị theo quy định.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Cục trưởng chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy trình này tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục để đảm bảo thực hiện thống nhất, đúng quy định.

2. Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm phổ biến, tổ chức thực hiện nội dung Quy trình này đến toàn thể cán bộ, công chức, người lao động trong đơn vị.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh, vướng mắc, Trưởng các đơn vị phản ánh về Cục (qua Văn phòng) để xem xét, sửa đổi, bổ sung kịp thời.