QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2016 ĐẾN NĂM 2020

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương, ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 551/QĐ-UBND ngày 09 tháng 4 năm 2015 của UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục số 01 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long;

Căn cứ Công văn số 4252/UBND-HCTC ngày 11/12/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc uỷ quyền cho Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long;

Căn cứ Công văn số 76/UBND-HCTC, ngày 08 tháng 01 năm 2016 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 đối với các cơ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long;

Xét Tờ trình số 88/TTr-SNV, ngày 25 tháng 02 năm 2016 của Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2020 của Sở Nội vụ (Kèm theo Kế hoạch số 39/KH-SNV, ngày 25/02/2016 của Giám đốc Sở Nội vụ).

Điều 2. Trách nhiệm phối hợp triển khai thực hiện kế hoạch:

1. Giám đốc Sở Nội vụ triển khai các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện, có tài liệu đến hạn nộp lưu theo kế hoạch nêu ở Điều 01 Quyết định này; chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có  trách nhiệm kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ.

2. Thủ trưởng các cơ quan đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu hồ sơ lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình quản lý và lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến và quá hạn nộp lưu thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có tên trong Kế hoạch, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./.

KẾ HOẠCH

VỀ VIỆC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2016 ĐẾN NĂM 2020
(Ban hành kèm theo Quyết định số 423/QĐ-UBND, ngày 01/3/2016 của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Long)

Thực hiện Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Quyết định số 551/QĐ-UBND ngày 09 tháng 4 năm 2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long; Công văn số 4252/UBND-HCTC ngày 11/12/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc uỷ quyền cho Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long, Công văn số 76/UBND-HCTC ngày 08 tháng 01 năm 2016 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 đối với các cơ quan; tổ chức tỉnh Vĩnh Long;

Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long lập Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2020, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU:

1. Mục đích:

Nhằm tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Thu thập tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

Bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa học, giúp công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác nghiên cứu.

Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chủ động chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định của pháp luật về lưu trữ.

2. Yêu cầu:

Xác định nguồn nộp lưu đúng đối tượng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; đúng phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử và đúng thời hạn quy định.

Hồ sơ, tài liệu nộp lưu phải được chỉnh lý hoàn chỉnh trước khi giao nộp.

II. THÀNH PHẦN TÀI LIỆU:

1. Thành phần tài liệu:

Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu điện tử (nếu có).

2. Thời gian tổ chức giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

III. NỘI DUNG THỰC HIỆN VIỆC GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ:

1. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử:

* Những công việc cần thực hiện:

- Chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu trước khi giao nộp.

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

- Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra, thẩm định.

- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử.

- Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

- Vận chuyển tài liệu đến Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh để giao nộp.

* Giao nộp tài liệu:

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử.

- Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu các mức độ mật (nếu có).

2. Đối với Lưu trữ lịch sử:

- Thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp.

- Thẩm định Mục lục, hồ sơ tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp.

- Gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.

- Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

- Tiếp nhận tài liệu:

+ Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.

+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

+ Xếp hồ sơ, tài liệu lên giá, kệ.

3. Giao, nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện: (Đối với các huyện, thị xã, thành phố đã tổ chức Lưu trữ lịch sử huyện trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành).

Phòng Nội vụ cấp huyện có trách nhiệm phối hợp với Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh xem xét, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu của từng phông tài liệu, thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục giao nộp cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quản lý theo quy định.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm phối hợp hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu giao nộp và thực hiện theo nội dung Kế hoạch này. Hàng năm báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ tỉnh.

2. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chủ động chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.

3. Thủ trưởng các sở, ngành tỉnh, Trưởng phòng Nội vụ huyện, thị, thành phố có tên trên triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch này. Trong quá trình triển khai thực hiện (nếu có) phát sinh khó khăn, vướng mắc các cơ quan, tổ chức báo cáo Sở Nội vụ bằng văn bản để bổ sung, điều chỉnh kịp thời./.