QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA BỘ VĂN HOÁ - THÔNG TIN

BỘ VĂN HOÁ- THÔNG TIN

Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước được công bố ngày 11/01/2001 tại Lệnh của Chủ tịch nước số 02/2001/L/CTN;

Căn cứ Pháp Lệnh lưu trữ quốc gia được công bố ngày 15/4/2001 tại Lệnh của Chủ tịch nước số 03/2001/L/CTN;

Căn cứ Nghị định số 81/CP ngày 08/11/1993 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của bộ máy của Bộ Văn hoá - Thông tin

Căn cứ Nghị định 142/ CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ;

Căn cứ nghị định số 62 / CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ về hướng dẫn quản lý và sử dụng con dấu ;

Căn cứ Thông tư số 40/1998/TT – TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ cơ quan nhà nước các cấp;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Pháp chế Bộ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin

Điều 2. Quy chế này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với những quy định tại Quy chế này đều bãi bỏ

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ , Vụ trưởng Vụ Pháp chế, Thủ trưởng các đơn vị và mọi cán bộ , công chức thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA BỘ VĂN HOÁ - THÔNG TIN
(ban hành theo Quyết định số 36/2001/QĐ-BVHTT ngày 25 tháng 6 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin là những hoạt động nghiệp vụ bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng và ban hành văn bản., tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ công việc, tthu thập, bổ xung, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ nhanh chóng và chính xác cho công tác quản lý nhà nước và các hoạt động của Bộ Văn hoá - Thông tin.

Mọi hoạt động nhiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hóa – Thông tin chịu sự điều chỉnh của Quy chế này và các quy định tại Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước, các văn bản hiện hành của Nhà nước về văn thư, lưu trữ

Quy chế này được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin.

Điều 2. Trách nhiệm thực hiện

Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về công tác văn thư và lưu trữ của Bộ và có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Bộ và có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng Bộ theo quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin.

Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức, quản lý tổ chức công tác văn thư và lưu trữ của đơn vị theo đúng Quy chế và các văn bản hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Mọi cán bộ, công chức thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin có liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ có trách nhiệm thực hiện những quy định tại Quy chế này.

Điều 3. Kinh phí hoạt động văn thư và lưu trữ

Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ được lấy từ kinh phí của Bộ Văn hoá - Thông tin. Các đơn vị thuộc Bộ dự trù kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ và đưa vào kế hoạch tài chính hàng năm. Việc sử dụng và quản lý kinh phí thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1: Nội dung, tổ chức và nhiệm vụ công tác văn thư

Điều 4. Nội dung công tác văn thư

1- Xây dựng ban hành văn bản :

-Thảo văn bản;

- Duyệt văn bản;

- Đánh máy, nhân bản văn bản;

- ký văn bản.

2- Quản lý và giải quyết văn bản:

- Quản lý và giải quyết văn bản đến:

- Quản lý văn bản đi

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

3- Quản lý và sử dụng con dấu

Điều 5. Tổ chức văn thư

Cơ quan Bộ có phòng hành chính ( Trực thuộc Văn phòng Bộ ).

Các đơn vị phân cấp có Phòng Hành chính – Tổng hợp ( hoặc tương đương ).

Các đơn vị khác thuộc Bộ có Phòng Hành chính – Tổng hợp (hoặc tương đương), hoặc bộ phận văn thư (đối với đơn vị không có Phòng Hành chính- Tổng hợp).

Các đơn vị phải bố trí đủ số lượng cán bộ làm công tác văn thư. Người làm công tác văn thư (sau đây gọi theo chức danh là văn thư) phải đảm bảo tiêu chuẩn chức danh công chức văn thư).

Điều 6. Nhiệm vụ chủ yếu của văn thư

1-Thực hiện quy trình văn bản đi;

2-Thực hiện quy trình văn bản đến;

3-Giúp thủ trưởng theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến;

4- Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng trước khi đưa lưu trữ;

Viết giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức;

5- Bảo quản và sử dụng con dấu

Mục 2: Xây dựng văn bản

Điều 7. Thể loại và thể thức văn bản

1- Văn bản của Bộ Văn hoá -Thông tin bao gồm toàn bộ những văn bản được hình thành trong quá trình quản lý, chỉ đạo điều hành và giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Văn hoá - Thông tin. Văn bản của Bộ Văn hoá - Thông tin gồm những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản thường. Văn bản quy phạm pháp luật gồm: Quyết định (cá biệt ), Chỉ thị, Thông báo, Công văn hành chính, Báo cáo,Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy mời, Giấy phép, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Giấy uỷ nhiệm, Giấy nghỉ phép, Phiếu gửi.

2- Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật tuân theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 23/11/1996.

3- Văn bản khi ban hành phải được thực hiện theo đúng thể thức quy định (tại Phụ lục kèm theo). Thể thức văn bản gồm: Quốc hiệu, tên cơ quan, số và ký hiệu, địa danh và ngày, tháng, năm, tên loại và trích yếu, nội dung văn bản, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan, nơi nhận, dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn bản khẩn, mật )

Điều 8. Soạn thảo văn bản

1-Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của văn bản. Căn cứ tính chất, nội dung và phạm vi điều chỉnh của từng văn bản sẽ ban hành, thủ trưởng đơn vị có thể tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu các ý kiến đóng góp để hoàn chỉnh dự thảo văn bản,Tất cả các bản thảo đều phải do người ký hoặc người được uỷ quyền duyệt trước khi đánh máy. Khi trình duyệt bản thảo phải đính kèm các văn bản, tài liệu có liên quan. Khi trình ký các văn bản chính thức phải kèm theo văn bản thảo đã được duyệt. Không được tự ý sửa chữa, bổ sung vào bản thảo đã được duyệt. Nếu cần sửa chữa, bổ sung phải trình người ký quyết định. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ phải có chữ ký tắt của thủ trưởng đơn vị trình. Trường hợp thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì người được giao soạn thảo văn bản phải ký tắt.

Các đơn vị có con dấu riêng, thì Trưởng phòng hoặc tương đương phải ký tắt trước khi trình thủ trưởng đơn vị ký.

2- Văn phòng Bộ hoặc Phòng Hành chính – Tổng hợp đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký. Khi phát hiện văn bản sai về thể thức hoặc nội dung thì trả lại hoặc hướng dẫn đơn vị soạn thảo văn bản sửa lại.

3- Văn bản trình ký hoặc xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ được đăng ký thống nhất tại Phòng Hành chính Văn phòng Bộ

Văn bản trình ký hoặc xin ý kiến chỉ đạo củaThủ trưởng đơn vị được đăng ký thống nhất tại Phòng Hành chính – Tổng hợp của đơn vị

Phòng Hành chính Văn phòng Bộ hoặc Phòng Hành chính – Tổng hợp của đơn vị có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ trước khi trình ký.

4- Chức vụ, họ và tên người ký văn bản phải được ghi chính xác, rõ ràng. Không ghi học hàm, học vị (GS, TS...) trước họ và tên người ký, đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước

Điều 9. Đánh máy, nhân bản văn bản

1- Kỹ thuật trình bày, thể thức, ký hiệu, kiểu chữ, cỡ chữ trong văn bản được thực hiện thống nhất theo quy định của Chính phủ ( tại Phụ lục kèm theo).

Bản thảo đưa đánh máy phải sạch sẽ, rõ ràng và phải có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền. Bản thảo phải được đánh máy chính xác, đúng nguyên văn, đúng số lượng và thời gian quy định. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại bản đánh máy trước khi trình lãnh đạo Bộ ký ban hành. Trưởng phòng được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại đánh máy trước khi trình thủ trưởng đơn vị ký.

2- Công văn Công hàm chính thức gửi đi các Đại sứ quán nước ngoài, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài phải được viết bằng tiếng Việt và nên có bản dịch không chính thức bằng thứ tiếng nước ngoài tương ứng mà nơi nhận văn bản thường dùng để giao dịch với cơ quan của Việt Nam.

Điện, thư giao dịch để sử lý công việc, tài liệu, công văn mang tính trao đổi thông tin không chính thức có thể viết bằng tiếng nước ngoài tương ứng hoặc một thứ tiếng thông dụng khác.

Các tài liệu dự án với nước ngoài phải soạn thảo bằng tiếng việt và tiếng nước ngoài tương ứng

Mục 3 : Ban hành văn bản

Điều 10. Ký văn bản

1-Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Văn hoá - Thông tin theo Quyết định số 48/1999//QĐ - BVHTT ngày 19 tháng 7 năm 1999.

Thủ trưởng đơn vị có con dấu riêng có quyền ký tất cả các văn bản của đơn vị. Thủ trưởng có thể giao phó cho phó thủ trưởng ký thay (KT) những văn bản theo sự uỷ nhiệm của thủ trưởng và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công

Trường hợp thủ trưởng các phó thủ trưởng đơn vị đi vắng, thủ trưởng đơn vị có thể giao cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ) một số văn bản phải có văn bản giao ký thừa uỷ quyền trong thời gian nhất định

Thủ trưởng đơn vị có thể giao cho Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng khác (hoặc tương đương) ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế công tác văn thư của đơn vị.

Ký văn bản không được dùng bút chì, bút mực đỏ và các thứ mực dễ phai.

2- Số lượng bản chính cần ban hành và thời gian ban hành do người ký văn bản quyết định. Không được nhân bản thêm và giữ lại văn bản có chữ ký chưa đóng dấu sau khi văn bản đã ban hành

3 -Văn bản đã ký, đóng dấu và được phép ban hành, phải được ban hành đúng thời gian theo yêu cầu của văn bản,

Điều 11. Sao văn bản

1-Việc sao văn bản Bộ để gửi cho các đơn vị thực hiện do Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng quyết định. Việc sao lục văn bản của cấp trên và các cơ quan ngang Bộ, ngoài Bộ do Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng quyết định (trừ văn bản mật,Tối mật, tuyệt mật thực hiện theo quy định của Nhà nước về quản lý công văn, tài liệu mật )

2-Việc sao văn bản thực hiện thống nhất hai loại văn bản sao là “Sao nguyên văn bản chính’’ và ‘’Trích sao’. Thể thức văn bao gồm: dòng chữ ‘Sao nguyên văn bản chính’’ hoặc ‘trích sao’’ tên cơ quan sao văn bản, số, ký hiệu bản sao, địa danh, ngày, tháng, năm, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan.

3- Không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

4-Văn bản sao nguyên văn hoặc trích sao đúng thể thức có giá trị pháp lý như bản chính. Cách thức sao theo mẫu kèm theo. Văn bản dùng để sao phải là bản chính hoặc bản sao phải có giá trị pháp lý như bản chính.

Mục 4: Tiếp nhận và sử lý văn bản

Điều 12. Tiếp nhận văn bản

‘’Văn bản đi’’ là văn bản do Bộ hoặc các đơn vị Bộ gửi đi nơi khác .

‘Văn bản đến’’ là văn bản các đơn vị khác gửi đến Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ.

‘’Văn bản đi’’ và ‘’văn bản đến’’ phải được đăng ký thống nhất ở văn thư Bộ hoặc văn thư các đơn vị thuộc Bộ. Văn phòng Bộ , Phòng Hành chính-Tổng hợp của đơn vị chỉ trình Lãnh đạo Bộ, hoặc thủ trưởng đơn vị những văn bản đã đăng ký .

‘‘Văn bản đi’’và ‘’văn bản đến’’ được ghi theo số thứ tự từ 01 cho văn bản đầu tiên của ngày làm việc đầu năm kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng của các ngày làm việc cuối năm. Sổ ghi đăng ký ‘‘văn bản đi’’và ‘’văn bản đến’’ được dùng thống nhất theo mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành

Điều 13. Xử lý văn bản đi

1- Văn thư có nhiệm vụ rà soát văn bản đi, ghi số, ghi ngày, tháng, năm, đăng ký vào sổ, đóng dấu ( kể cả dấu độ mật, khẩu nếu có). Văn bản có đóng dấu’’ Khẩn’’, ‘‘Thượng khẩn’’, ‘‘Hoả tốc’’ phải được chuyển ngay sau khi đăng ký và phải đảm bảo thời hạn đến nơi nhận ghi trên phong bì.

2- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính và các phụ lục kèm theo (nếu có) 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản lưu trong sồ sơ công việc ở đơn vị soạn thảo văn bản.

3- Người ký văn bản căn cứ yều cầu giải quyết công việc, quyết định gửi văn bản đến những nơi có thẩm quyền giám sát, giải quyết, có trách nhiệm thi hành hoặc để biết.

4- Việc gửi văn bản từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại phải tuân theo nguyên tắc gửi trực tiếp, không gửi vượt cấp. Trường hợp đặc biệt cần gửi vượt cấp thì phải gửi một bản cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp biết.

Điều 14. Xử lý văn bản đến

1-Văn thư có nhiệm vụ bóc bì văn bản (trừ bì có dấu mật (A), Tối mật (B), Tuyệt mật (C) vào sổ theo dõi riêng theo số ghi trên bì gửi đích danh cá nhân, tổ chức Thanh tra, Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên), phân loại, đóng dấu đến, vào sổ theo dõi chuyển Chánh Văn phòng Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị cho ý kiến, sau đó chuyển đến địa chỉ theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ, hoặc thủ trưởng đơn vị ngay trong ngày nhận được văn bản.

Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo giải quyết theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo.

2- Khi phát hiện ‘’văn bản đến’’ sai thể thức (không số, không thời gian ban hành, không dấu hoặc có dấu nhưng không có chữ ký, hoặc người ký vượt thẩm quyền...) thì nơi nhận làm thủ tục gửi trả lại và yêu cầu nơi gửi hoàn chỉnh thể thức văn bản.

3- Văn bản có dấu ‘’Công văn đến’’ đã được Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị cho ý kiến chuyển tiếp thì chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị chuyển lại cho văn thư vào sổ theo dõi trước khi chuyển nơi nhận tiếp theo.

4- Những văn bản đến không chịu trách nhiệm văn thư bóc bì, trước khi chuyển đến nơi nhận phải vào sổ người nhận phải ký nhận vào sổ theo dõi.

Văn bản gửi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức cá nhân nước ngoài (kể cả tài liệu FAX) phải được đồng ý của Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng hoặc thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ. Tất cả các bản FAX phải lưu bản gốc tại nơi quản lý máy FAX. Trường hợp gửi thư đện tử thì phải in ra để Lãnh đạo Bộ , Chánh Văn phòng Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị duyệt trước khi gửi đi. Người quản lý máy FAX phải lập hồ sơ theo dõi FAX ‘’đi’, và “đến’’, cuối năm nộp bản lưu cùng sổ theo dõi cho Bộ phận Lưu trữ của Bộ hoặc lưu trữ của đơn vị.

Tài liệu của Lãnh đạo Bộ gửi qua FAX tại Phòng Hành chính và phải có chữ ký của Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ.

Tài liệu của đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ gửi qua FAX tại Phòng Hành chính, phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, sau khi có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị.

Các đơn vị có máy FAX riêng, thủ trưởng đơn vị có quy định việc quản lý, sử dụng theo đúng Quy chế này

Mục 5: Quản lý văn bản, Quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc

Điều 15: quản lý văn bản

1- Trưởng phòng Hành chính Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức quản lý Văn bản đi-đến theo quy trình nghiệp vụ và hàng tuần tổng hợp báo cáo Chánh Văn phòng về tình hình văn bản đến - đi trong tuần; Đồng thời theo dõi quá trình Xử lý văn bản đi đến, hàng tuần báo cáo Chánh Văn phòng kết quả Xử lý văn bản của các đơn vị trong Bộ

2-Trưởng Phòng Hành chính – Tổng hợp của đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức quản lý Văn bản đi -đến, theo dõi quá trình giải quyết văn bản, hàng tuần báo cáo lãnh đạo đơn vị những vấn đề chủ yếu trong quản lý và xử lý Văn bản đi -dến.

3-Cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư của các đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ có nhiệm vụ hàng ngày nhận văn bản tại Phòng Hành chính, báo cáo thủ trưởng đơn vị, ghi sổ theo dõi giải quyết văn bản đến, ghi sổ theo dõi giải quyết văn bản đi, giúp thủ trưởng đơn vị lập danh mục hồ sơ, phối hợp với cán bộ , công chức trong đơn vị lập hồ sơ giải quyết công việc.

Điều 16. Quản lý và sử dụng con dấu

1-Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý con dấu của Bộ và con dấu của Văn phòng Bộ. Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý con dấu của đơn vị.

Văn thư được giao sử dụng và quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng việc quản lý con dấu của đơn vị mình. Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của nhân viên văn thư. Không đưa dấu ra khỏi phòng làm việc. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi đóng dấu xong con dấu phải được cất ngay vào tủ; khi ra ngoài phòng làm việc, văn thư phải khoá tủ dấu lại.

2- Người được giao quản lý con dấu phải được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

Đóng dấu phải đúng chiều, rõ ràng và trùm 1/3 chữ ký ở phía trái. trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng ở bên cạnh dấu cũ . Đối với các bản phụ lục kèm theo, đóng dấu vào góc trên bên trái phụ lục, dấu đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục có từ 2 trang đổ lên thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai.

Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không lưu ở văn thư (các hợp đồng biên bản nghiệm thu, giấy chứng nhận...), văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ.

3- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, người quản lý và sử dụng dấu phải báo cáo Vụ Pháp chế làm thủ tục đổi con dấu.Trường hợp con dấu bị mất thủ trưởng đơn vị phải báo cơ quan địa phương, lập biên bản và báo cáo Lãnh đạo Bộ

4- Khi đơn vị có quyết định sát nhập, hoặc chia thành nhiều đơn vị mới, hoặc giải thể, thì đơn vị cũ phải nộp con dấu cho Vụ Pháp chế sau 10 ngày kể từ ngày quyết định dó có hiệu lực.

Vụ Pháp chế có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới

Điều 17. Lập hò sơ công việc

Cán bộ, công chức khi giải quyết công việc nào phải lập hồ sơ công việc đó và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn có liên quan đến tài liệu, văn bản phải lập hồ sơ.

Những văn bản giao dịch không liên quan, hoặc không có giá trị tham khảo thì không đưa vào hồ sơ.

Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, người làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm của đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị và cán Bộ , công chức lập hồ sơ công việc theo đúng quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước

Chương II

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1: Nội dung, tổ chức và nhiệm vụ công tác lưu trữ

Điều 18. Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

1- Công tác lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc về thu nhập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng, tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết giá trị và lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử.

2- Tài liệu lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin là bản gốc bản chính hoặc bản sao hợp pháp có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử hoàn thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ, được lựa chọn và bảo quản tại Lưu trữ Bộ và Lưu trữ các đơn vị

Điều 19. Tổ chức lưu trữ

Bộ Văn hoá - Thông tin có Phòng Lưu trữ thuộc văn phòng Bộ (sau đây gọi tắt là lưu trữ Bộ). Lưu trữ Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi Bộ và các đơn vị thuộc Bộ.

Các đơn vị thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin có Bộ phận lưu chữ thuộc Phòng Hành chính của đơn vị (sau đây gọi tắt là Lưu trữ đơn vị ) để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị .

Điều 20. Nhiệm vụ của tổ chức lưu trữ

1- Đối với Lưu trữ Bộ :

- Căn cứ vào các văn bản của Nhà nước, chủ trương của Bộ, Biên soạn các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ trình Bộ trưởng ban hành ;

Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thuộc Bộ thực hiện thống nhất các chế độ, quy định về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Thực hiện chế độ thống kê nhà nước và báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ;

Ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ vào công tác lưu trữ;

Tổ chức thu nhận tài liệu lưu trữ ở các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ Bộ;

-Thực hiện định kỳ nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật hiện hành;

- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ Bộ;

-Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi Bộ;

-Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ;

- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị, dự trù kinh phí thường xuyên cho hoạt đọng của Lưu trữ Bộ và Lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ.

2- Đối với Lưu trữ đơn vị:

- Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ;

- Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ thống kê tra cứu;

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật hiện hành;

-Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

-Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

-Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ hàng năm theo quy định của nhà nước và Bộ;

-Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

Mục 2: Thu thập, bổ xung, quản lý hồ sơ, tài liệu

Điều 21. Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1-Cán bộ, công chức phải giao nhận hồ sơ, tài liệu Lưu trữ đơn vị sau một năm kể từ khi công việc kết thúc. Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ biết, nhưng thời hạn giữ lại cũng không quá được một năm. Tài liệu nộp vào Lưu trữ phải được lập thành hồ sơ .

2- Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hưu đều phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị công tác, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.

3- Hàng năm, Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị. Cụ thể là:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu:

- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân xác định những loại hồ sơ, cần thu vào lưu trữ;

-Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp;

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận và làm thủ tục giao nhận .

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu phải có biên bản kèm mục lục hồ sơ tài liệu nộp.

4- Những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn của Bộ và của các đơn vị là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được giữ lại bảo quản vào Lưu trữ Bộ và Lưu trữ đơn vị trong thời hạn 10 năm kể từ khi công việc kết thúc. Sau thời hạn trên, những hồ sơ, tài liệu đó phải nộp vào Lưu trữ lịch sử.

Những hồ sơ, tài liệu của Bộ và của các đơn vị không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được bảo quản tại kho Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị cho tới khi hết giá trị, không cần lưu giữ thì làm thủ tục để tiêu huỷ.

Điều 22. Quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị sáp nhập, phân chia, giải thể

1-Nếu một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải giao nộp vào lưu trữ Bộ, các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong do đơn vị mới tiếp nhận.

2-Nếu một đơn vị được chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải giao nộp vào Lưu trữ Bộ. Các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng đơn vị mới nào thì đơn vị đó tiếp nhận.

3-Nếu đơn vị giải thể mà hồ sơ, tài liệu là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải nộp vào Lưu trữ lịch sử. Các đơn vị khác giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải nộp vào Lưu trữ trữ Bộ.

Mục 3: Xác định giá trị và tiêu huỷ tài liệu

Điều 23. Xác định giá trị tài liệu

1- Việc xác định giá trị tài liệu để giữ lại bảo quản những tài liệu có giá trị và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ do Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện.

2-Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ phối hợp với Cục Lưu trữ Nhà nước tiến hành biên soạn Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ trình Lãnh đạo Bộ ban hành

Điều 24. Thành phần và phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1-Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

*Tại cơ quan Bộ:

- Chánh Văn phòng                                            Chủ tịch

- Thủ trưởng đơn vị có tài liệu hủy                       Ủy viên

- Trưởng phòng Lưu trữ                                      Ủy viên kiêm Thư ký

                                                                        Hội đồng

- Đại diện Cục Lưu trữ Nhà nước                        Ủy viên

* Tại các đơn vị thuộc Bộ:

- Phó Thủ trưởng đơn vị                                     Chủ tịch

- Trưởng phòng Hành chính                                Phó chủ tịch

- Lưu trữ đơn vị                                                 Ủy viên kiêm thư ký

                                                                        Hội đồng

- Đại diện phòng, ban có tài liệu hủy                    Ủy viên

- Đại diện Lưu trữ Bộ                                         Ủy viên

2- Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

- Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu danh mục và thực tế hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy để xác định cụ thể những hồ sơ, tài liệu nào cần giữ lại hay có thể loại hủy

- Tập thể Hội đồng họp để thảo luận và thống nhất kết luận về danh mục những hồ sơ, tài liệu cần lưu giữ lại và có thể loại hủy.

- Lập biên bản đề nghị thủ trưởng đơn vị xem xét, giải quyết

Điều 25. Tiêu hủy tài liệu

1- Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của cơ quan dưới bất cứ hình thức nào.

2-Thủ tục tiêu hủy tài liệu:

-Đơn vị có hồ sơ, tài liệu cần hủy phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu hủy kèm theo bản thuyết minh hủy trình Thủ trưởng đơn vị:

-Thủ trưởng đơn vị ra Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để kiểm tra những hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy;

-Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp xem xét và kết luận tài liệu nào cần giữ lại và tài liệu được hủy;

-Thủ trưởng đơn vị ra Quyết định tiêu hủy tài liệu sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Lưu trữ cấp trên trực tiếp.

3-Chỉ được phép tiêu hủy tài liệu khi đã có quyết định bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị. Việc tiêu hủy tài liệu phải được tổ chức tuyệt đối an toàn nhằm tiêu hủy hết thông tin trong tài liệu. Hồ sơ hủy tài liệu phải được lập và lưu tại Lưu trữ ít nhất 20 năm

Mục 4: Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu

Điều 26. Bảo quản tài liệu

1-Hồ sơ, tài liệu chưa đền hạn nộp lưu do các cá nhân, đơn vị tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.

2-Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải được tập trung bảo quản trong kho Lưu trữ bộ, kho Lưu trữ của đơn vị. Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ lập các công cụ thống kê cần thiết như Sổ xuất, nhập tài liệu, Mục lục hồ sơ…để quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu; thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên toàn bộ tài liệu lưu trữ trong kho.

3-Hồ sơ tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ phải được để trong hộp (cặp), sắp xếp trên giá, tủ một cách khoa học, thuận tiện cho việc quản lý và khai thác sử dụng.

4-Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Điều 27. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1-Tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức. Cán bộ công chức nghiên cứu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi công tác chuyên môn mà vấn đề bản thân có trách nhiệm theo dõi

2-Cán bộ công chức trong khối cơ quan Bộ có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có ý kiến của thủ trưởng đơn vị. Cán bộ, công chức ngoài khối cơ quan Bộ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu

3-Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng đọc phải được thủ trưởng đơn vị quản lý tài liệu cho phép.

Điều 28. Thẩm quyền cho phép dử dụng tài liệu

1-Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho Lưu trữ Bộ :

-Chánh Văn phòng cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật;

-Trưởng phòng Lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường

2-Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị thuộc Bộ;

-Thủ trưởng đơn vị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật

-Trưởng phòng Hành chính cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường

3- Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ đối với người nước ngoài

4- Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được người cho phép sử dụng duyệt. Người sử dụng tài liệu phải trả chi phí cho việc sao chụp những tài liệu mà mình yêu cầu. Chi phí sao chụp tài liệu áp dụng theo quy định hiện hành của nhà nước

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 29. Tổ chức thực hiện

1- Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổ chức hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thuộc Bộ thực hiện Quy chế này.

2-Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ căn cứ Quy chế này để xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ của đơn vị

3- Khi cần bổ sung, sửa đổi nội dung Quy chế này, Chánh Văn phòng Bộ và Vụ trưởng Vụ Pháp chế phối hợp trình Bộ trưởng xem xét, quyết định.

TÊN VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ VĂN HOÁ - THÔNG TIN

(ban hành theo Quyết định số 36/2001/QĐ - BVHTT ngày 25 tháng 6 năm 2001 của Bộ Văn hoá - Thông tin )