QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU CÓ THỜI HẠN BẢO QUẢN LÂU DÀI, TẠM THỜI ĐANG BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH LONG TỪ NĂM 1975 - 2010”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

Căn cứ Quyết định số 3099/QĐ-UBND ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về nâng cấp, mở rộng hệ thống quản lý văn bản và điều hành với chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 805/TTr-SNV ngày 16 tháng 11 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án số 369/ĐA-SNV ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc “Chỉnh lý tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long từ năm 1975 - 2010”.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Đề án nêu tại Điều 1 Quyết định này, đảm bảo đúng thời gian, tiến độ, hiệu quả và quy định pháp luật; đồng thời báo cáo kết quả thực hiện Đề án cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc: Sở Nội vụ, Sở Tài chính; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU CÓ THỜI HẠN BẢO QUẢN LÂU DÀI, TẠM THỜI ĐANG BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH LONG TỪ NĂM 1975 - 2010

Phần I

CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 

Căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn TCVN 9001-2000”;

Căn cứ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

Căn cứ Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 07/5/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Long;

Căn cứ Kế hoạch số 26/KH-UBND ngày 22/5/2020 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025;

Căn cứ Hướng dẫn Liên ngành số 1238/HDLN-STC-SNV ngày 09/12/2011 của Sở Tài chính - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long hướng dẫn về việc đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

Phần II

THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. THỰC TRẠNG VÀ NGUYÊN NHÂN

1. Thực trạng

a) Tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ đang trực tiếp quản lý hơn 1.845 mét giá tài liệu với tổng số 245 phông lưu trữ, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân từ năm 1975 đến năm 2018 cụ thể như sau:

- Khối tài liệu từ năm 1975 - 2018 bao gồm tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản, khoa học kỹ thuật.

- Khối hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B của tỉnh Vĩnh Long gần 300 hồ sơ cá nhân trong đó có các kỷ vật, bằng khen, thư từ, ảnh, sổ công tác.

b) Trang thiết bị bảo quản tài liệu

Kho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tuy đã xây dựng nhưng thiếu diện tích để bảo quản tài liệu hiện có và không có khả năng tiếp nhận tài liệu do tăng thêm các nguồn nộp lưu do Luật Lưu trữ quy định. Bên cạnh đó, trang thiết bị còn thiếu và thô sơ, kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế. Tài liệu lưu trữ đang được lưu giữ thủ công trong tình trạng kho không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật nêu trên; lại phải chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị lão hóa theo thời gian, nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi được. Vì vậy, tài liệu cần phải được chỉnh lý, xác định chính xác thời hạn bảo quản của tài liệu có giá trị lâu dài và tạm thời nhằm loại ra những tài liệu hết giá trị, giữ lại những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để tiến hành số hóa.

2. Về nguyên nhân

Tài liệu hình thành với thời gian tồn tại khá dài, những nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng như: môi trường khí hậu, các loại côn trùng phá hoại, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu, phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã và đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau như bản viết tay, đánh máy chữ, in Ronéo, hình ảnh, ghi âm với các chất liệu ghi tin như mực viết, chì, giấy, mực in và lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau như giấy, phim ảnh và băng đĩa từ... trong đó giấy là phương tiện chủ yếu. Đồng thời giấy được sử dụng để làm tài liệu cũng rất đa dạng, phong phú về chủng loại như giấy làm từ rơm rạ, bã mía, giấy pơ-luya,...và rất khác nhau về chất lượng.

Để bảo quản tốt tài liệu từ năm 1975 - 2010 của tỉnh cần phải chỉnh lý khoa học khối tài liệu lưu trữ này nhằm loại bỏ những tài liệu hết giá trị; đồng thời đưa vào bảo quản và lưu trữ những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để phục vụ công tác thực tiễn của các cơ quan, tổ chức góp phần xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng và nhiều lĩnh vực khoa học khác của tỉnh, đáp ứng kịp thời nhu cầu nghiên cứu lịch sử của xã hội và theo Luật Lưu trữ hiện hành. Vì trước khi Luật Lưu trữ ban hành (2011), từ năm 2010 trở về trước các cơ quan, tổ chức áp dụng bảng thời hạn bảo quản theo Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).

II. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ cho việc phát triển kinh tế - xã hội; phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Đảng và Nhà nước ta luôn coi trọng ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ. Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X, Đảng Cộng sản Việt Nam đề ra chủ trương “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”; Luật Lưu trữ năm 2011 đã khẳng định nguyên tắc “Nhà nước thống nhất quản lý Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Ngày nay, trước những yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tài liệu lưu trữ càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, nhất là trong tiến trình cải cách hành chính Nhà nước.

Tài liệu các Phông tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử là những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời được thực hiện theo Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước). Nhưng từ khi Luật Lưu trữ ra đời thì những quy định về thời hạn bảo quản trước đây đều được bãi bỏ mà thay vào đó là bảng thời hạn có giá trị vĩnh viễn, 70 năm, 20 năm, 10 năm được thực hiện theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Theo quy định của Luật Lưu trữ thì Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ thu nhận tài liệu có giá trị vĩnh viễn. Nhưng hiện nay Kho Lưu trữ tỉnh đang lưu giữ nhiều loại hình tài liệu có thời hạn bảo quản khác nhau làm ảnh hưởng đến quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử; không thực hiện đúng theo quy định của Luật Lưu trữ, mà còn ảnh hưởng đến diện tích Kho bảo quản.

Hơn nữa, nếu tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài và tạm thời không kịp thời chỉnh lý sẽ ảnh hưởng đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ của tỉnh mà Thủ tướng Chính phủ giao theo Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025.

Căn cứ cơ sở pháp lý và thực trạng công tác lưu trữ của tỉnh hiện nay, việc đầu tư để thực hiện Đề án “Chỉnh lý tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long từ năm 1975 - 2010” là rất cần thiết.

Phần III

MỤC TIÊU, PHẠM VI , YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

I. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu chung

Giải quyết dứt điểm tài liệu có thời hạn lâu dài, tạm thời từ năm 2010 trở về trước của Phông UBND tỉnh, các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc là việc làm hết sức cần thiết và cấp bách nhằm bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

2. Mục tiêu cụ thể

Tổ chức phân loại, chỉnh lý khoa học, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn, bảo quản an toàn để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ phục vụ việc khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả; hệ thống cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu, hồ sơ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ, phục vụ cho việc quản lý, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

Loại bỏ tài liệu hết giá trị, trùng thừa nhằm tiết kiệm kho tàng và các trang thiết bị bảo quản; đồng thời làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.

Nhằm đáp ứng yêu cầu chỉ tiêu của Thủ tướng Chính phủ giao cho tỉnh theo Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025.

II. PHẠM VI THỰC HIỆN

1. Phạm vi thực hiện Đề án

Tất cả hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh có thời hạn bảo quản lâu dài và tạm thời đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Thời gian

- Thời gian thực hiện Đề án: Từ năm 2021 - 2025.

- Thời gian của tài liệu: Từ năm 1975 đến 2010.

3. Cơ quan thực hiện

- Cơ quan chủ trì : Sở Nội vụ

- Cơ quan thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long

III. YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

- Khi chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc “tập trung thống nhất” không phân tán phông lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn, tần suất khai thác sử dụng nhiều nhưng có nguy cơ xuống cấp trầm trọng.

- Tất cả các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời sau khi được chỉnh lý phải đưa vào Kho Lưu trữ cơ quan bảo quản an toàn theo quy định hiện hành để quản lý, khai thác, sử dụng và tổ chức thực hiện số hóa.

- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức và trách nhiệm đối với từng viên chức và người làm công tác lưu trữ về Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật khác quy định về công tác lưu trữ.

Phần IV

LỘ TRÌNH VÀ KINH PHÍ THỰC HIỆN

I. LỘ TRÌNH THỰC HIỆN

Đề án được thực hiện trong 05 năm (2021 - 2025), cụ thể:

II. DỰ TOÁN KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Tổng dự toán kinh phí và tiến độ thực hiện

- Tổng dự toán kinh phí để chỉnh lý cho 846 mét tài liệu với tổng số tiền là: 3.730.860.000 đồng (Bằng chữ: Ba tỷ, bảy trăm ba mươi triệu, tám trăm sáu mươi ngàn).

- Tiến độ cấp kinh phí: Kinh phí triển khai Đề án sẽ cân đối cấp vào dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan Sở Nội vụ, phù hợp với từng năm của Đề án (phụ lục kèm theo), cụ thể:

+ Năm 2021: Chỉnh lý cho 04 đơn vị với 174 mét x 4.410.000 đ/mét = 767.340.000 VNĐ.

+ Năm 2022: Chỉnh lý cho 04 đơn vị với 190 mét x 4.410.000 đ/mét = 837.900.000 VNĐ.

+ Năm 2023: Chỉnh lý cho 01 đơn vị với 268 mét x 4.410.000 đ/mét = 1.181.880.000 VNĐ.

+ Năm 2024: Chỉnh lý cho 04 đơn vị với 96 mét x 4.410.000 đ/mét = 423.360.000 VNĐ.

+ Năm 2025: Chỉnh lý cho 05 đơn vị với 118 mét x 4.410.000 đ/mét = 520.380.000 VNĐ.

2. Nguồn kinh phí và địa điểm để thực hiện chỉnh lý

Nguồn vốn: Ngân sách tỉnh cấp

Địa điểm thực hiện chỉnh lý: Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long

3. Hình thức cấp vốn và quản lý vốn đầu tư

- Ngân sách tỉnh cấp trực tiếp kinh phí của Đề án được duyệt cho Sở Nội vụ.

- Đơn giá được tính để lập dự án là thời điểm 2020 và quyết toán được tính theo thời điểm Đề án hoàn thành.

Phần V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. SỞ NỘI VỤ

Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch, chủ trì triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của Đề án theo quy định hiện hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và đề ra các giải pháp triển khai thực hiện Đề án đạt hiệu quả.

Định kỳ hàng năm báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện Đề án với Ủy ban nhân dân tỉnh.

Tổ chức chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện Đề án đạt hiệu quả, tiến độ theo kế hoạch được duyệt.

Phối hợp với các sở, ban, ngành có liên quan trao trả những loại tài liệu có thời hạn bảo quản từ 70 năm trở xuống sau khi được chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng quy định của Luật Lưu trữ.

Thẩm định tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý để thực hiện việc tiêu hủy đúng theo quy định hiện hành.

II. CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH

Sở Tài chính chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ xem xét, kiểm tra để cân đối tham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện theo nội dung Đề án và tiến độ được duyệt.

Sở Tài chính chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định trình UBND tỉnh phê duyệt dự toán kinh phí hàng năm để triển khai thực hiện Đề án. Hướng dẫn Sở Nội vụ thực hiện đúng các quy định về thanh quyết toán kinh phí liên quan đến Đề án.

Văn phòng UBND tỉnh thẩm tra, trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt Đề án.

III. TRÁCH NHIỆM TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Hàng năm, căn cứ vào Đề án, tham mưu Sở Nội vụ, Sở Tài chính trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí để triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo kế hoạch và tiến độ được duyệt. Bố trí nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện thành công Đề án.

Đề án “Chỉnh lý tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long từ năm 1975 - 2010” có ý nghĩa thiết thực góp phần quan trọng trong việc số hóa tài liệu để quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu không có thời hạn bảo quản cụ thể trong thời gian qua. Sở Nội vụ kính đề nghị UBND tỉnh xem xét, phê duyệt Đề án “Chỉnh lý tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long từ năm 1975 - 2010” để sớm triển khai thực hiện đạt hiệu quả nhằm thực hiện tốt Luật Lưu trữ và các quy định, hướng dẫn của Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ./.

PHỤ LỤC