QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NGÃI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 22/2013/QĐ-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2013 của UBND tỉnh ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 268/SNgV-LSLTBC ngày 30 tháng 5 năm 2014 và Báo cáo thẩm định số 180/BC-STP ngày 22 tháng 10 năm 2013 của Sở Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quyết định này điều chỉnh các hoạt động tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Quảng Ngãi (sau đây gọi là hội nghị, hội thảo quốc tế), bao gồm:

1. Hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài.

2. Hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp phép hoạt động tổ chức.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các cơ quan, tổ chức Việt Nam: các sở, ban ngành, UBND các huyện, thành phố, các đoàn thể tỉnh, các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp thuộc tỉnh Quảng Ngãi, doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh và các đơn vị, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức Việt Nam).

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam (sau đây gọi tắt là tổ chức nước ngoài).

Chương II

THẨM QUYỀN CHO PHÉP VÀ QUY TRÌNH, THỦ TỤC HỒ SƠ XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Chủ tịch UBND tỉnh cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

a) Hội nghị, hội thảo quốc tế có đại biểu tham dự là Tỉnh trưởng, Thị trưởng hoặc chức vụ tương đương, Thứ trưởng, Phó Tỉnh trưởng hoặc chức vụ tương đương của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế; người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam.

b) Hội nghị, hội thảo quốc tế do UBND tỉnh chủ trì tổ chức hoặc phối hợp với Bộ, ngành Trung ương tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.

2. Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

Hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, tổ chức Việt Nam và tổ chức nước ngoài quy định tại Điều 2 của Quyết định này chủ trì tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi, trừ các trường hợp quy định tại Khoản 1 và Khoản 3, Điều này.

3. Các hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao có quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế tham dự, hoặc có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

Điều 4. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Cơ quan, tổ chức Việt Nam và tổ chức nước ngoài có kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi gửi hồ sơ đến Sở Ngoại vụ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Tổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Ngoại vụ.

2. Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ và giải quyết hoặc tham mưu giải quyết như sau:

a) Đối với các trường hợp do Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép theo ủy quyền của Chủ tịch UBND tỉnh quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Quyết định này, Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ và làm thủ tục cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

b) Đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh quy định tại Khoản 1, Điều 3 của Quyết định này, Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ và làm thủ tục trình Chủ tịch UBND tỉnh cho phép.

c) Đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Quyết định này, Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ và làm thủ tục đề nghị UBND tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ cho phép. Hồ sơ nộp Sở Ngoại vụ phải có ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao.

d) Trường hợp cần lấy ý kiến của các cơ quan chức năng liên quan (đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh và Giám đốc Sở Ngoại vụ), Sở Ngoại vụ làm thủ tục lấy ý kiến trước khi trình Chủ tịch UBND tỉnh cho phép hoặc trước khi Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

đ) Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Sở Ngoại vụ trả lại và có trách nhiệm hướng dẫn bổ sung đầy đủ, đúng theo quy định.

e) Sau khi có văn bản cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cấp có thẩm quyền, cơ quan chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng nội dung, chương trình, kế hoạch, địa điểm, thành phần tham dự đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Riêng hội nghị, hội thảo xúc tiến đầu tư, xúc tiến thương mại và du lịch có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài, do Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Công Thương, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ban Quản lý Khu kinh tế Dung Quất và Ban Quản lý các Khu Công nghiệp Quảng Ngãi tổ chức trên địa bàn tỉnh mà kế hoạch, nội dung, chương trình, nguồn kinh phí, thành phần tham dự đã được UBND tỉnh phê duyệt bằng văn bản thì không phải thực hiện theo quy trình này.

Điều 5. Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; thời hạn nộp hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ

1. Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

a) Đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh và Giám đốc Sở Ngoại vụ nêu tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 3 của Quyết định này, hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2 và Điểm a, Khoản 3, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Đối với tổ chức nước ngoài, hồ sơ phải có thêm văn bản thẩm định nội dung và các hoạt động liên quan đến hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan có thẩm quyền cấp phép cho tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.

b) Đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ nêu tại Khoản 3, Điều 3 của Quyết định này, hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thực hiện theo quy định tại Điểm a và b, Khoản 1, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

2. Thời hạn nộp hồ sơ:

a) Ít nhất là 08 ngày làm việc, trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp do Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép.

b) Ít nhất là 12 ngày làm việc, trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh.

c) Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ, thực hiện theo quy định tại Điểm a và b, Khoản 1, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

3. Số lượng hồ sơ:

a) 01 bộ đối với trường hợp do Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép.

b) 02 bộ đối với trường hợp do Chủ tịch UBND tỉnh cho phép.

c) 03 bộ đối với trường hợp do Thủ tướng Chính phủ cho phép.

4. Thời hạn giải quyết:

a) Đối với hồ sơ do Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép: Không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải lấy ý kiến của các cơ quan liên quan thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 08 ngày làm việc.

b) Đối với hồ sơ do Chủ tịch UBND tỉnh cho phép: Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ và trình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải lấy ý kiến của các cơ quan liên quan thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 08 ngày làm việc. Căn cứ hồ sơ trình của Sở Ngoại vụ, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời hạn không quá 12 ngày làm việc, kể từ ngày Sở Ngoại vụ nhận hồ sơ.

c) Trường hợp thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ: Thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Nộp hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo đúng thời hạn quy định tại Khoản 2, Điều 5 của Quyết định này.

2. Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, thời gian, địa điểm, nội dung tài liệu, thành phần tham dự đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu sử dụng tại hội nghị, hội thảo, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

4. Thực hiện quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước, các quy định hiện hành về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

5. Có văn bản thông báo cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh thành phần đại biểu là người nước ngoài tham dự hội nghị, hội thảo để phối hợp quản lý đoàn vào theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 14, Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi ban hành kèm theo Quyết định số 22/2013/QĐ-UBND ngày 10/5/2013 của UBND tỉnh.

6. Trường hợp có vấn đề phát sinh trong thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo thì phải kịp thời thông báo cho cơ quan cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo để phối hợp giải quyết.

7. Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo đến cơ quan cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời hạn không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế (theo mẫu 1, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ).

Điều 7. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Sở Ngoại vụ

a) Là cơ quan đầu mối giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

b) Thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Tham mưu UBND tỉnh có biện pháp xử lý kịp thời đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quyết định này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

d) Yêu cầu cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

đ) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo mật Nhà nước; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định về thông tin tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

e) Theo dõi, tổng hợp báo cáo UBND tỉnh và Bộ Ngoại giao về tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh theo quy định.

2. Công an tỉnh

a) Chịu trách nhiệm hướng dẫn, quản lý việc thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất cảnh, nhập cảnh và lưu trú trên địa bàn tỉnh đối với đại biểu là người nước ngoài đến tham dự hoặc tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh.

b) Phối hợp Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo mật Nhà nước trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, xử lý theo thẩm quyền hoặc tham mưu UBND tỉnh xử lý đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quyết định này.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

Chủ trì, phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan hướng dẫn, quản lý nhà nước về thông tin truyền thông và các quy định của pháp luật về hoạt động thông tin, tuyên truyền, phát hành các ấn phẩm trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

4. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Có trách nhiệm quản lý, giải quyết thủ tục treo băng rôn, phướn quảng cáo và các hình thức quảng bá khác sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

5. Các sở, ban ngành, hội đoàn thể, UBND các huyện, thành phố:

a) Chịu trách nhiệm phối hợp thẩm định hồ sơ hội nghị hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các lĩnh vực do mình quản lý theo chức năng nhiệm vụ được giao.

b) Khi được lấy ý kiến, phải có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Nếu quá thời hạn trên mà không có văn bản trả lời thì được xem như đồng ý.

c) Phối hợp với Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và các cơ quan, địa phương liên quan quản lý hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo lĩnh vực và địa bàn quản lý của mình; đề nghị cấp có thẩm quyền đình chỉ hội nghị, hội thảo quốc tế nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định tại Quyết định này.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quyết định này được đề nghị xét, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định của Quyết định này, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 10. Trách nhiệm tổ chức thực hiện

1. Giao Giám đốc Sở Ngoại vụ chủ trì tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quyết định này để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh và Bộ Ngoại giao.

2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Công an tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng các sở, ban ngành, các hội, đoàn thể tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Điều 11. Sửa đổi, bổ sung Quyết định

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức phản ánh về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.