QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NGẮN HẠN Ở NƯỚC NGOÀI THUỘC PHẠM VI CỦA TỔNG CỤC LÂM NGHIỆP

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC LÂM NGHIỆP

Căn cứ Quyết định số 04/2010/QĐ-TTg ngày 25/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Lâm nghiệp trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

Căn cứ Thông tư số 91/2005/TT-BTC ngày 18/10/2005 của Bộ Tài chính, Quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do Ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí;

Căn cứ Quyết định số 3566/QĐ-BNN-TC ngày 31/12/2010 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, về việc phân cấp quản lý tài chính đoàn ra, đoàn vào, tổ chức hội nghị, hội thảo cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế hoạch – Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế quản lý đoàn đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài thuộc phạm vi của Tổng cục Lâm nghiệp”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Tổng cục, Vụ trưởng các vụ: Kế hoạch – Tài chính; Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan và toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên hợp đồng thuộc Tổng cục Lâm nghiệp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NGẮN HẠN Ở NƯỚC NGOÀI THUỘC PHẠM VI CỦA TỔNG CỤC LÂM NGHIỆP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-TCLN-KHTC ngày 19/7/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý đoàn đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài có sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước (kể cả nguồn hỗ trợ phát triển chính thức và nguồn vốn viện trợ phi chính phủ nước ngoài) thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục Lâm nghiệp (không bao gồm những đoàn đi công tác nước ngoài, thực thi các nhiệm vụ do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chủ trì tổ chức).

Các quy định quản lý thuộc Quy chế này bao gồm các nội dung: lập kế hoạch đoàn đi nước ngoài, quyết định cử đoàn đi nước ngoài, lập và phê duyệt dự toán chi tiết, quyết toán đoàn đi nước ngoài (quy trình quản lý theo phụ lục 01 kèm theo).

2. Đối tượng áp dụng:

a) Văn phòng Tổng cục, các Cục/vụ, các cơ quan, đơn vị và Ban Quản lý chương trình/dự án trực thuộc Tổng cục Lâm nghiệp;

b) Các cán bộ, công chức và viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục Lâm nghiệp;

c) Các cán bộ, nhân viên hợp đồng làm việc tại các Ban Quản lý dự án, Ban Chỉ đạo, các Văn phòng thường trực/điều phối thuộc Tổng cục Lâm nghiệp.

Điều 2. Nguyên tắc quản lý

1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên hợp đồng được quy định tại Điều 1, khi đi công tác nước ngoài phải có quyết định cử người của cơ quan có thẩm quyền (gọi chung là “cán bộ được cử đi nước ngoài”).

2. Chậm nhất sau 15 ngày, kể từ ngày hoàn thành chuyến đi, trở về nước, “cán bộ được cử đi nước ngoài” có sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước hoặc kinh phí tài trợ thông qua các chương trình/dự án thuộc Tổng cục Lâm nghiệp phải báo cáo kết quả chuyến đi cho Thủ trưởng cơ quan/đơn vị quản lý trực tiếp và cơ quan quyết định cử người; đồng thời phải thực hiện việc quyết toán kinh phí đoàn đi công tác nước ngoài với Tổng cục Lâm nghiệp.

3. Trường hợp các đoàn đi nước ngoài sử dụng kinh phí do phía nước ngoài đài thọ hoàn toàn (họ tự mua vé, bố trí ăn, nghỉ, đi lại…), không sử dụng ngân sách nhà nước và kinh phí từ các chương trình/dự án thuộc Tổng cục, thì không phải lập, trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt dự toán và quyết toán đoàn ra; nhưng vẫn phải có quyết định cử người, báo cáo kết quả chuyến đi cho Thủ trưởng cơ quan/đơn vị quản lý trực tiếp và cơ quan quyết định cử người.

4. Các đoàn đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài sử dụng ngân sách nhà nước và nguồn tài trợ của nước ngoài phải bảo đảm thực hành tiết kiệm, có hiệu quả, phù hợp với tiêu chuẩn, định mức chi tiêu hiện hành của nhà nước, trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền thông báo. Trường hợp sử dụng nguồn kinh phí của các đối tác nước ngoài, thì phải có văn bản nhất trí của Nhà tài trợ.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài” là những chuyến đi có thời hạn không quá 180 ngày, nhằm thực thi nhiệm vụ, công vụ (kể cả việc thăm quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm) nằm trong kế hoạch hoạt động, chương trình công tác của cơ quan/đơn vị cử người hoặc theo giấy mời của đối tác nước ngoài.

2. “Đoàn đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài” (còn gọi là đoàn ra) là các đoàn (kể cả là cá nhân) gồm cán bộ, công chức, nhân viên hợp đồng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức và Ban Quản lý dự án thuộc Tổng cục Lâm nghiệp được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định cho phép đi nước ngoài.

Chương 2.

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Lập kế hoạch đi công tác nước ngoài

Hàng năm, cùng với thời điểm lập dự toán chi ngân sách cho năm sau (tháng 6), trên cơ sở đề nghị của các cơ quan/đơn vị trực thuộc Tổng cục và căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao về hợp tác quốc tế (chủ trì đàm phán, tham gia các phiên họp, thực thi cam kết, ký kết công ước/điều ước quốc tế…), Vụ Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế lập, tổng hợp Kế hoạch sơ bộ cử các đoàn đi công tác nước ngoài (có bố trí một khoản kinh phí dự phòng) cùng với dự toán chi ngân sách cho các nhiệm vụ chung khác gửi về Tổng cục Lâm nghiệp (Vụ Kế hoạch – Tài chính) để tổng hợp gửi Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Kế hoạch sơ bộ (theo mẫu số 01/KH kèm theo) đảm bảo phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu cơ bản như sau:

- Tên đoàn/ nội dung đi công tác nước ngoài;

- Dự kiến số lượng, thành phần đoàn;

- Dự kiến địa điểm quốc gia/vùng lãnh thổ nơi đến;

- Dự kiến thời gian (tổng thời gian, cả đi và về);

- Dự kiến kinh phí (bao gồm cả số tiền và nguồn kinh phí).

Trường hợp phát sinh các chuyến đi công tác đột xuất, không nằm trong kế hoạch nêu trên: (1) nếu sử dụng kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước, cơ quan/đơn vị chủ trì đoàn ra phải lập và trình Lãnh đạo Tổng cục Lâm nghiệp phê duyệt bổ sung kế hoạch cử đoàn đi công tác nước ngoài; (2) nếu sử dụng kinh phí do nước ngoài tài trợ, thì phải có thư mời thể hiện rõ ràng các cam kết tài trợ cụ thể về ngân sách chuyến đi.

Điều 5. Quyết định cử đoàn đi nước ngoài

Căn cứ vào kế hoạch đi công tác nước ngoài được Lãnh đạo Tổng cục Lâm nghiệp phê duyệt, phân bổ kinh phí trong dự toán chi ngân sách của cơ quan/ đơn vị; căn cứ giấy mời của Ban tổ chức hoặc đối tác nước ngoài, chậm nhất trước thời điểm bắt đầu chuyến đi 15 ngày, cơ quan/đơn vị chủ trì cử cán bộ đi công tác nước ngoài phải gửi hồ sơ cử đoàn đi công tác nước ngoài tới Văn phòng Tổng cục hoặc Vụ Tổ chức cán bộ (đối với cán bộ thuộc Bộ quản lý) để làm các thủ tục cử đoàn ra.

Riêng trường hợp đối với những đoàn công tác có thành viên của 2 đơn vị trở lên, Vụ Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế là đơn vị chủ trì tập hợp gửi hồ sơ về Văn phòng Tổng cục Lâm nghiệp để trình Lãnh đạo Tổng cục quyết định cử đoàn đi công tác nước ngoài.

Bộ hồ sơ đề nghị ra quyết định cử người bao gồm:

- Công văn đề nghị ra quyết định đoàn đi công tác nước ngoài (có thuyết minh cụ thể các nội dung tương tự như đã đề cập ở Điều 4);

- Giấy mời/xác nhận tham dự của Ban tổ chức hoặc đối tác nước ngoài kèm theo chương trình/lịch trình công tác (phải có bản dịch ra tiếng Việt có chữ ký của người dịch và xác nhận của thủ trưởng cơ quan/đơn vị quản lý cán bộ).

- Sơ yếu lý lịch cán bộ theo mẫu 2c đối với nhân viên hợp đồng (nộp một lần vào lần đầu tiên trước khi đi công tác nước ngoài).

Trong thời gian 3 ngày làm việc, kể từ khi nhận được đầy đủ bộ hồ sơ nêu trên, Văn phòng Tổng cục làm thủ tục trình Lãnh đạo Tổng cục quyết định cử đoàn đi công tác nước ngoài. Trường hợp cán bộ thuộc Bộ quản lý, chưa phân cấp cho Tổng cục, hồ sơ cử người sẽ được gửi cho Bộ để quyết định cử người

Điều 6. Lập và phê duyệt dự toán chi tiết

Chậm nhất không quá 3 ngày làm việc, kể từ khi có quyết định cử đoàn đi công tác nước ngoài, Văn phòng Tổng cục (đối với nguồn đoàn ra thuộc khối Văn phòng, do Chánh Văn phòng làm chủ tài khoản) và các cơ quan/đơn vị chủ trì cử đoàn đi công tác nước ngoài (là các đơn vị dự toán cấp III) gửi đầy đủ hồ sơ dự toán chi tiết về Vụ Kế hoạch – Tài chính để phê duyệt dự toán đoàn ra.

Đối với các đoàn đi công tác nước ngoài sử dụng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước căn cứ để áp dụng định mức chi tiêu theo quy định tại Thông tư số 91/2005/TT-BTC, ngày 18/10/2005 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có). Trường hợp đoàn đi sử dụng kinh phí tài trợ, định mức chi tiêu áp dụng theo quy định/thỏa thuận của Nhà tài trợ.

Hồ sơ xin phê duyệt dự toán đoàn ra bao gồm bộ hồ sơ quyết định cử người như đã đề cập ở Điều 5, kèm theo hồ sơ bổ sung như sau:

- Quyết định đoàn đi công tác nước ngoài;

- Dự toán chi ngân sách của đơn vị (có chi tiết mục chi đoàn ra);

- Dự toán đoàn đi công tác ở nước ngoài (theo mẫu số 02/DT kèm theo);

- Báo giá của hãng hàng không, kèm theo hồ sơ đặt chỗ tại hãng hàng không có giá vé và hành trình hợp lý.

- Văn bản đồng ý tài trợ (nếu sử dụng kinh phí tài trợ của nước ngoài).

Trong thời gian 3 ngày làm việc, kể từ khi nhận được đầy đủ bộ hồ sơ nêu trên, Vụ Kế hoạch – Tài chính phê duyệt dự toán chi tiết đoàn đi công tác nước ngoài làm cơ sở để Văn phòng Tổng cục (đối với đoàn sử dụng nguồn kinh phí thông qua Văn phòng Tổng cục), các cơ quan/đơn vị làm thủ tục chuyển tiền đặt vé máy bay và tạm ứng kinh phí cho đoàn đi công tác nước ngoài.

Điều 7. Quyết toán đoàn đi công tác nước ngoài

Trong vòng 15 ngày, kể từ ngày về nước, cơ quan/đơn vị chủ trì tổ chức đoàn đi công tác nước ngoài gửi Báo cáo kết quả chuyến đi công tác nước ngoài (theo mẫu số 03/BC kèm theo) cho Tổng cục (đồng thời cho Vụ Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế để tổng hợp) và lập hồ sơ trình Vụ Kế hoạch – Tài chính xin phê duyệt quyết toán đoàn đi công tác nước ngoài.

Bộ hồ sơ xin phê duyệt quyết toán đoàn ra bao gồm:

- Công văn xin phê duyệt quyết toán đoàn đi công tác nước ngoài;

- Quyết toán đoàn đi công tác nước ngoài (theo mẫu số 04/QT kèm theo);

- Chứng từ gốc để đối chiếu, kiểm tra (kèm theo một bộ chứng từ phô tô có ký tên và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan/đơn vị chủ trì tổ chức đoàn đi công tác nước ngoài). Trường hợp chứng từ gốc bằng tiếng nước ngoài, phải bổ sung thêm bản dịch ra tiếng Việt, có chữ ký của người dịch và xác nhận của thủ trưởng cơ quan/đơn vị quản lý cán bộ.

Trường hợp đoàn đi công tác nước ngoài phát sinh thêm một hoặc một số khoản chi phí, vượt dự toán được phê duyệt, cơ quan/đơn vị chủ trì phải có văn bản giải trình với Lãnh đạo Tổng cục để xem xét, quyết định.

Trong thời gian 3 ngày làm việc, kể từ khi nhận được đầy đủ bộ hồ sơ nêu trên, Vụ Kế hoạch –Tài chính phê duyệt quyết toán đoàn đi công tác nước ngoài làm cơ sở để tổng hợp, lập và phản ánh số liệu vào báo cáo tài chính chung của cơ quan/đơn vị và Ban quản lý chương trình/dự án.

Chương 3.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Phân công trách nhiệm

1. Văn phòng Tổng cục Lâm nghiệp chịu trách nhiệm:

- Thực hiện việc lập dự toán, thanh quyết toán kinh phí tổ chức đoàn đi công tác nước ngoài trong phạm vi nguồn kinh phí tổ chức đoàn ra được giao dự toán thông qua Văn phòng Tổng cục.

- Xem xét, tham mưu trình Lãnh đạo Tổng cục quyết định cử đoàn đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài theo đúng đối tượng và đúng mục đích.

2. Vụ Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế là đơn vị đầu mối hướng dẫn, tổng hợp việc lập kế hoạch đi công tác nước ngoài hàng năm cho các cơ quan/đơn vị trực thuộc Tổng cục Lâm nghiệp; trình Lãnh đạo Tổng cục cử đoàn đi công tác nước ngoài và tổng hợp báo cáo kết quả chuyến đi (trong trường hợp đoàn đi nước ngoài có thành viên của 2 đơn vị trở lên).

3. Vụ Kế hoạch – Tài chính có trách nhiệm xem xét phê duyệt dự toán và quyết toán các đoàn đi công tác nước ngoài đảm bảo thực hiện đúng các quy định quản lý tài chính nhà nước về chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước được cử đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài.

4. Các cơ quan/đơn vị và Ban quản lý chương trình/dự án có cán bộ được cử đi nước ngoài thực hiện nghiêm túc việc lập kế hoạch sơ bộ tổ chức đoàn đi công tác nước ngoài hàng năm; lập, trình Lãnh đạo Tổng cục Lâm nghiệp phê duyệt dự toán và quyết toán đoàn đi công tác nước ngoài theo quy định hiện hành của nhà nước và các quy định tại Quy chế này.

Điều 9. Tổ chức thực hiện

1. Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thủ trưởng các cơ quan/đơn vị và Giám đốc các Ban quản lý chương trình/dự án chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, hướng dẫn, phổ biến đến từng cán bộ, công chức và nhân viên thuộc cơ quan/đơn vị mình quản lý.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện các nội dung quy định trong Quy chế nêu trên, nếu có phát sinh vướng mắc, đề nghị Thủ trưởng các cơ quan/đơn vị và Giám đốc các Ban quản lý chương trình/dự án tập hợp ý kiến, báo cáo về Tổng cục Lâm nghiệp để xem xét, giải quyết./.

PHỤ LỤC 01

LƯỢC ĐỒ MÔ TẢ QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯƠC NGOÀI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 323/QĐ-TCLN-KHTC, ngày 19/7/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp)

(Mẫu số 01/KH, ban hành kèm theo Quyết định số: 323/QĐ-TCLN-KHTC, ngày 19/7/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp)

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI¹

____________

¹ Mẫu này được lập hàng năm vào tháng 6, cùng với việc lập dự toán chi ngân sách của đơn vị.

(Mẫu số 02/DT, ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-TCLN-KHTC, ngày 19/7/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp)

DỰ TOÁN ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI2

Căn cứ Quyết định số …………… /QĐ-TCLN-VP, ngày ……/…./201 … của Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp, về việc cử đoàn đi nước ngoài;

Căn cứ Thông tư số 91/2005/TT-BTC ngày 18/10/2005 của Bộ Tài chính về việc quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí;

Căn cứ thư mời ngày ……../…../201 … của [ghi rõ tên bên mời];

[Tên cơ quan/đơn vị quản lý cán bộ] lập dự toán đoàn đi công tác tại [ghi rõ nơi đến] với các nội dung cụ thể như sau:

Số lượng, thành phần đoàn: .................................................................................................

Kinh phí: …………………………, từ nguồn: ............................................................................

Chi tiết dự toán theo biểu dưới đây:

Tỷ giá quy đổi từ USD ra VND được áp dụng theo tỷ giá hạch toán hàng tháng do Bộ Tài chính công bố tại địa chỉ trang web: www.mof.gov.vn

[Tên cơ quan/đơn vị quản lý cán bộ] kính trình Tổng cục Lâm nghiệp phê duyệt làm căn cứ để triển khai thực hiện.

____________

²Dự toán được lập trước các chuyến đi công tác nước ngoài, cho từng lần đi, sau khi có quyết định cử người.

(Mẫu số 03/BC, ban hành kèm theo Quyết định số: 323/QĐ-TCLN-KHTC, ngày 19/7/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp)

BÁO CÁO KẾT QUẢ3
CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI

1. Tên đơn vị/cá nhân báo cáo: .............................................................................................

2. Trực thuộc: .......................................................................................................................

3. Đi công tác tại: ..................................................................................................................

4. Mục đích chuyến đi: .........................................................................................................

5. Thời gian đi nước ngoài: ..................................................................................................

6. Lộ trình chuyến đi: ...........................................................................................................

7. Những nội dung đã làm việc và kết quả thu được sau chuyến đi:

7.1. Tổng quan hiểu biết về quốc gia/vùng lãnh thổ nơi đến:

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

7.2. Nội dung làm việc, học tập:

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

8. Đánh giá kết quả chuyến đi:

..............................................................................................................................................

9. Một số đề xuất kiến nghị:

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

____________

³ Báo cáo được lập và gửi chậm nhất không quá 15 ngày kể từ ngày đoàn trở về nước.

(Mẫu số 04/QT, ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-TCLN-KHTC, ngày 19/7/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp)

QUYẾT TOÁN ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI

Căn cứ Quyết định số ………/QĐ-TCLN-VP, ngày ……/…./201 … của Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp, về việc cử đoàn đi nước ngoài;

Căn cứ Thông tư số 91/2005/TT-BTC ngày 18/10/2005 của Bộ Tài chính về việc quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí;

Căn cứ Quyết định  …………./QĐ-TCLN-KHTC, ngày ……./…../201 … của Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp, về việc phê duyệt dự toán đoàn đi nước ngoài;

[Tên cơ quan/đơn vị quản lý cán bộ] lập bản quyết toán đoàn đi công tác tại [ghi rõ nơi đến] với các nội dung cụ thể như sau:

Số lượng, thành phần đoàn: ……………………………………………………………………………..

Kinh phí: …………………………, từ nguồn: ……………………………………………………………

Chi tiết quyết toán theo biểu dưới đây:

Tỷ giá quy đổi từ USD ra VND được áp dụng theo tỷ giá ……….. do [tên cơ quan tài chính/ngân hàng thương mại] công bố.

[Tên cơ quan/đơn vị quản lý cán bộ] kính trình Tổng cục Lâm nghiệp phê duyệt quyết toán đoàn ra.