QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Căn cứ Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;

Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Tin học,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ áp dụng cho các cơ quan nhà nước sử dụng trong công tác tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

Điều 3. Giám đốc Trung tâm Tin học, Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ trung ương, Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương, Giám đốc các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)

A. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ VÀ LƯU ĐỒ QUY TRÌNH

I. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

1. Dữ liệu đặc tả (siêu dữ liệu hoặc metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

2. Xây dựng dữ liệu đặc tả là công việc xây dựng các trường thông tin và nội dung các trường thông tin mô tả về dữ liệu được số hóa trong cơ sở dữ liệu, phục vụ tìm kiếm, khai thác sử dụng nội dung dữ liệu, đáp ứng mục tiêu và yêu cầu sử dụng dữ liệu.

3. Nhập dữ liệu là công việc đưa các dữ liệu vào trong cơ sở dữ liệu để quản lý và khai thác sử dụng.

4. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu là công việc chuyển đổi dữ liệu dạng số sang dạng có cùng cấu trúc thiết kế với cơ sở dữ liệu.

5. Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập là công việc kiểm tra dữ liệu nhằm bảo đảm dữ liệu được nhập đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu.

6. Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm là công việc nghiệm thu kết quả tạo lập cơ sở dữ liệu trên cơ sở đã được kiểm tra. Sau khi nghiệm thu, đơn vị tạo lập cơ sở dữ liệu tiến hành bàn giao kết quả cho đơn vị vận hành và sử dụng.

7. Số hoá là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số.

8. Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số.

II. LƯU ĐỒ QUY TRÌNH

B. MÔ TẢ CHI TIẾT QUY TRÌNH

I. LẬP KẾ HOẠCH, CHUẨN BỊ TÀI LIỆU ĐỂ TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU

1. Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu

2. Xây dựng, trình duyệt kế hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu

3. Bàn giao tài liệu cho bộ phận biên mục phiếu tin

4. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến nơi biên mục phiếu tin

5. Làm vệ sinh tài liệu

II. XÂY DỰNG DỮ LIỆU ĐẶC TẢ

1. Xây dựng tài liệu hướng dẫn biên mục phiếu tin

a) Rà soát nội dung cần biên mục

b) Xác định những nội dung cần biên mục.

c) Quy định về việc viết tắt và các quy định khác.

d) Viết tài liệu hướng dẫn biên mục.

2. Biên mục phiếu tin

a) Thiết kế phiếu tin.

b) In, sao chụp phiếu tin.

c) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn biên mục.

d) Thực hiện biên mục theo hướng dẫn.

đ) Kiểm tra kết quả biên mục.

e) Thực hiện sửa lỗi biên mục theo báo cáo kết quả kiểm tra.

3. Bàn giao tài liệu, phiếu tin cho bộ phận bảo quản và bộ phận nhập dữ liệu

III. NHẬP DỮ LIỆU

1. Nhập phiếu tin

a) Chuẩn bị trang thiết bị (cài đặt phần mềm, khởi động thiết bị).

b) Nhập phiếu tin.

c) Kiểm tra kết quả nhập phiếu tin.

d) Thực hiện sửa lỗi nhập phiếu tin theo báo cáo kết quả kiểm tra.

2. Bàn giao tài liệu, phiếu tin, dữ liệu đặc tả cho bộ phận thực hiện số hoá

3. Vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện số hoá

4. Bàn giao tài liệu cho người thực hiện số hoá

5. Kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu đặc tả

6. Bóc tách, làm phẳng tài liệu

7. Thực hiện số hoá

a) Chuẩn bị trang thiết bị (khởi động thiết bị, tạo lập thư mục).

b) Kẹp bìa trước khi số hoá.

c) Thiết lập các thông số kỹ thuật cho thiết bị (chế độ quét bao nhiêu dpi, quét hai mặt hay một mặt, quét mầu hay đen trắng, thiết lập chế độ sáng tối, độ tương phản,…).

d) Thực hiện số hoá tài liệu theo yêu cầu.

đ) Xem tài liệu đã được số hoá.

e) Chỉnh lại tài liệu đã được số hoá (điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, lọc nhiễu, cắt bỏ viền đen, xoay ảnh,…)

g) Lưu tài liệu số hoá vào thư mục.

h) Đặt tên file số hoá.

i) Kiểm tra chất lượng tài liệu số hoá, số hoá lại tài liệu không đạt yêu cầu.

8. Kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hoá và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hoá

9. Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản tài liệu

10. Vận chuyển tài liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá

IV. CHUẨN HOÁ VÀ CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU

1. Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu

a) Nghiên cứu, phân tích tài liệu cần chuẩn hoá và chuyển đổi dữ liệu.

b) Xác định các quy tắc cần thực hiện để chuẩn hoá và chuyển đổi dữ liệu.

c) Xác định yêu cầu về độ chính xác của dữ liệu cần chuẩn hoá và chuyển đổi.

d) Viết tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá và chuyển đổi dữ liệu.

đ) In, sao chụp tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá và chuyển đổi dữ liệu.

2. Chuẩn hoá dữ liệu

a) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá và chuyển đổi dữ liệu.

b) Thực hiện chuẩn hoá từ ngữ, tên tệp, định dạng văn bản,… theo tài liệu hướng dẫn.

3. Chuyển đổi dữ liệu

a) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn chuẩn hoá và chuyển đổi dữ liệu.

b) Chuẩn bị các công cụ phần mềm phục vụ việc chuyển đổi dữ liệu.

c) Thực hiện chuyển đổi dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn.

IV. KIỂM TRA DỮ LIỆU ĐÃ TẠO LẬP (SẢN PHẨM)

1. Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm

a) Xác định các tiêu chí kiểm tra sản phẩm.

b) Xác định phương pháp kiểm tra sản phẩm.

c) Viết tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.

d) In, sao chụp tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.

2. Kiểm tra sản phẩm

a) Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.

b) Thực hiển kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn.

c) Lập báo cáo kiểm tra.

d) Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

V. NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO SẢN PHẨM

1. Nghiệm thu sản phẩm

2. Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm

a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao chép.

b) Thực hiện sao chép (nghiên cứu tài liệu hướng dẫn sao chép, chuẩn bị các phương tiện lưu trữ dữ liệu, sao chép sản phẩm đã tạo lập, lập báo cáo sao chép).

c) Bàn giao sản phẩm.

d) Lập và lưu trữ hồ sơ tạo lập cơ sở dữ liệu./.