ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỞ TƯ PHÁP --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 289/QĐ-STP-BTTP	TP. Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 7 năm 2008

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH VÀ HƯỚNG DẪN TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT HỒ SƠ VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Quyết định số 43/QĐ-UB ngày 27 tháng 3 năm 1982 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về việc thành lập Sở Tư pháp trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Quyết định số 27/2008/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ngày 03 tháng 4 năm 2008 về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Tư pháp Thành phố;
Căn cứ Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày 20 tháng 02 năm 2008 của Bộ Tư pháp về việc ban hành một số mẫu giấy tờ dùng trong hoạt động công chứng;
Căn cứ Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh ban hành kèm theo Quyết định số 60 /2008/QĐ-UBND ngày 05 tháng 7 năm 2008 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này:

1. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ về hoạt động công chứng tại Sở Tư pháp;

2. 09 bản hướng dẫn trong việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ về hoạt động công chứng tại Sở Tư pháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng Sở, Trưởng phòng Tổ chức, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp, Trưởng phòng Hộ tịch- Lý lịch tư pháp- Quốc tịch và Chánh Thanh tra Sở Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận - Như Điều 3; - Lưu (VT-BTTP).

GIÁM ĐỐC Nguyễn Đức Chính

 

QUY TRÌNH

TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT HỒ SƠ VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 289 /QĐ-STP-BTTP ngày 11 tháng 7 năm 2008 của Giám đốc Sở Tư pháp)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy trình này quy định về hồ sơ, quy trình tiếp nhận và giải quyết các loại hồ sơ sau đây tại Sở Tư pháp:

1. Đăng ký tập sự hành nghề công chứng;

2. Đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

3. Đề nghị miễn nhiệm công chứng viên theo nguyện vọng hoặc chuyển làm công việc khác;

4. Thành lập Văn phòng công chứng;

5. Đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;

6. Đăng ký thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;

7. Cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;

8. Tự chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng;

9. Cung cấp thông tin về Văn phòng công chứng.

Điều 2. Nguyên tắc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

1. Phòng Bổ trợ tư pháp thực hiện việc tiếp nhận và trả kết qủa giải quyết hồ sơ về họat động công chứng tại nơi tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp.

2. Người nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết hồ sơ về họat động công chứng quy định từ Chương II đến Chương X Quy trình này được ủy quyền bằng văn bản theo quy định pháp luật cho người khác nộp hồ sơ và nhận kết quả, trừ các trường hợp sau đây:

a) Nộp hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

b) Nhận và ký tên trên Giấy đăng ký họat động Văn phòng công chứng.

3. Việc tiếp nhận hồ sơ được thực hiện theo thứ tự nộp hồ sơ; Hồ sơ được tiếp nhận phải đầy đủ và đúng quy định.

Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ có chữ ký của công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ; Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ thực hiện một lần (trừ trường hợp có phát sinh mới từ tài liệu bổ sung). Thời gian bổ sung hồ sơ không được tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ.

Trường hợp người nộp hồ sơ đề nghị trả lời việc từ chối tiếp nhận hồ sơ bằng văn bản, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ báo cáo Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp. Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có văn bản trả lời trong thời hạn trả lời 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị.

4. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ trong quá trình giải quyết do có tình tiết mới phải có ý kiến của Giám đốc hoặc Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp. Thời gian bổ sung hồ sơ không tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ.

5. Kết quả giải quyết được trả đúng theo thời hạn ghi trong Biên nhận. Trường hợp trả kết quả sớm hơn thời hạn phải được sự đồng ý của Giám đốc.

Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời hạn ghi trong Biên nhận thì chậm nhất là 01 (một) ngày trước ngày trả kết quả ghi trong Biên nhận, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp thông báo cho người nhận hồ sơ về việc trả kết quả trễ hạn và hẹn lại ngày trả kết quả. Việc thông báo có thể thực hiện qua điện thoại, thư điện tử...

Điều 3. Quy tắc ứng xử của công chức nhận, giải quyết và trả kết quả

Khi tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ về hoạt động công chứng, công chức Sở Tư pháp phải thực hiện đúng các quy định của Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2007 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ, Nội quy của Sở Tư pháp và các quy định có liên quan khác.

Chương II

ĐĂNG KÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 4. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

1. Thành phần hồ sơ

a) Trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự

- Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng;

- Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng.

b) Trường hợp người tập sự đề nghị Sở Tư pháp bố trí tập sự

- Giấy đề nghị bố trí tập sự hành nghề công chứng;

- Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng.

2. Thời hạn giải quyết

a) Trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự: 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định;

b) Trường hợp người tập sự đề nghị Sở Tư pháp bố trí tập sự: 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Điều 5. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong trường hợp người tập sự tự liên hệ tập sự

1. Người tập sự hành nghề công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ.

2. Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ. Biên nhận ghi rõ thời điểm đăng ký tập sự là 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ;

b) Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.

3. Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp ghi nhận việc đăng ký tập sự vào sổ theo dõi việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

Điều 6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong trường hợp người tập sự đề nghị Sở Tư pháp bố trí tập sự

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Người tập sự hành nghề công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ;

b) Công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.

2. Giải quyết hồ sơ

a) Trong thời hạn 06 (sáu) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có văn bản bố trí tập sự hành nghề công chứng gởi tổ chức hành nghề công chứng và người tập sự hành nghề công chứng.

b) Sau 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày có văn bản bố trí tập sự hành nghề công chứng, nếu người tập sự đến tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng đã được bố trí thì Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp ghi nhận việc đăng ký tập sự vào sổ theo dõi việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng. .

Nếu người tập sự không đến tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng đã được bố trí trong thời hạn nêu trên (căn cứ theo phản hồi của tổ chức hành nghề công chứng) thì việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng bị hủy bỏ.

3. Trả kết quả

Người tập sự hành nghề công chứng nhận văn bản bố trí tập sự hành nghề công chứng theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp Biên nhận đã được cấp và văn bản ủy quyền (nếu có).

Chương III

BỔ NHIỆM CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 7. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

1. Thành phần hồ sơ

a) Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

b) Bằng cử nhân luật hoặc bằng thạc sỹ luật (bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu);

c) Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật;

d) Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng (bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu);

đ) Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn;

e) Sơ yếu lý lịch;

g) Giấy chứng nhận sức khoẻ do bệnh viện cấp trong thời hạn 03 (ba) tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

h) Chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác (bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu);

2. Thời hạn giải quyết: 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Điều 8. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên nộp 02 (hai) bộ hồ sơ.

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.

2. Giải quyết hồ sơ

a) Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp việc đề nghị bổ nhiệm hay từ chối đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, kèm dự thảo văn bản đề nghị bổ nhiệm hay từ chối đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên và các văn bản có liên quan khác (nếu có).

b) Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày có ý kiến đề xuất của Trưởng phòng bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm hay từ chối đề nghị bổ nhiệm công chứng viên.

3. Gởi hồ sơ cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp và trả kết quả

a) Sau khi Giám đốc Sở Tư pháp có văn bản đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp chuyển Văn phòng Sở để gởi hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Hồ sơ gồm có:

- Văn bản đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

- 01 (một) bộ hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên do người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên nộp.

b) Người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên nhận văn bản đề nghị bổ nhiệm hoặc văn bản từ chối đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp Biên nhận đã được cấp và văn bản ủy quyền (nếu có).

Chương IV

MIỄN NHIỆM CÔNG CHỨNG VIÊN THEO NGUYỆN VỌNG HOẶC CHUYỂN LÀM CÔNG VIỆC KHÁC

Điều 9. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

1. Thành phần hồ sơ

a) Đơn đề nghị miễn nhiệm công chứng viên (02 bản);

b) Thẻ công chứng viên (bản chính).

2. Thời hạn giải quyết: 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Điều 10. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Người đề nghị miễn nhiệm công chứng viên nộp 01 (một) bộ hồ sơ.

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.

2. Giải quyết hồ sơ

a) Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp việc đề nghị miễn nhiệm công chứng viên, kèm dự thảo văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên, hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên và các văn bản có liên quan khác (nếu có).

b) Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày có đề xuất của Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp miễn nhiệm công chứng viên.

3. Gởi hồ sơ cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp và trả kết quả

a) Sau khi Giám đốc Sở Tư pháp có văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp chuyển Văn phòng Sở để gởi hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Hồ sơ gồm có:

- Văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên;

- 01 bản chính Đơn đề nghị miễn nhiệm công chứng viên;

- Bản chính Thẻ công chứng viên.

Phòng Bổ trợ tư pháp lưu giữ một bộ hồ sơ gồm: 01 bản chính Đơn đề nghị miễn nhiệm công chứng viên và bản sao Thẻ công chứng viên.

b) Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp gởi văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên cho người đề nghị miễn nhiệm.

Chương V

ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 11. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

1. Thành phần hồ sơ

a) Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;

b) Quyết định bổ nhiệm công chứng viên (bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu);

c) Đề án thành lập Văn phòng công chứng.

2. Thời hạn giải quyết: 30 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định (10 ngày tại Sở Tư pháp và 20 ngày tại Ủy ban nhân dân Thành phố).

Điều 12. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại Sở Tư pháp

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Công chứng viên thành lập (hoặc một trong các công chứng viên thành lập) nộp 02 (hai) bộ hồ sơ.

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.

2. Giải quyết hồ sơ

a) Trong thời hạn 04 (bốn) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp việc đề nghị Ủy ban nhân dân Thành phố cho phép thành lập hoặc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng, kèm dự thảo văn bản gởi Ủy ban nhân dân Thành phố, dự thảo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng hoặc văn bản từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân Thành phố, hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng và các văn bản có liên quan khác (nếu có).

b) Trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày có đề xuất của Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố cho phép thành lập hoặc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

c) Gởi hồ sơ cho Ủy ban nhân dân Thành phố

Trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày Giám đốc Sở Tư pháp có văn bản tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp chuyển Văn phòng Sở để gởi hồ sơ cho Ủy ban nhân dân Thành phố. Hồ sơ gồm có

- Văn bản tham mưu của Giám đốc Sở

- 01 (một) bộ hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng do người đề nghị thành lập nộp.

3. Trả kết quả

Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp tổ chức việc trao Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng hoặc văn bản từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân Thành phố cho công chứng viên thành lập (hoặc các công chứng viên thành lập) theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, ký tên vào Biên nhận, nộp Biên nhận đã được cấp và văn bản ủy quyền (nếu có).

Chương VI

ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 13. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

1. Thành phần hồ sơ

a) Đơn đề nghị đăng ký hoạt động;

b) Hợp đồng ký quỹ hoặc Hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của Văn phòng công chứng;

c) Danh sách công chứng viên Văn phòng công chứng;

d) Quyết định bổ nhiệm công chứng viên, Thẻ công chứng viên (nếu có) của công chứng viên làm việc tại Văn phòng công chứng (bản sao có chứng thực, hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu);

đ) Giấy đề nghị đăng ký tên Văn phòng công chứng;

e) Tờ cam kết của các công chứng viên;

g) Giấy tờ chứng minh đã rút tên ra khỏi danh sách thành viên của Đoàn Luật sư tỉnh, thành phố và chấm dứt hành nghề luật sư của công chứng viên là Luật sư.

h) Biên bản họp thành viên của Văn phòng công chứng thể hiện việc thống nhất cử Trưởng Văn phòng công chứng (đối với trường hợp Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập);

i) Giấy tờ chứng minh trụ sở (bản sao có chứng thực, hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu).

2. Thời hạn giải quyết: 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Điều 14. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Công chứng viên thành lập (hoặc một trong các công chứng viên thành lập) Văn phòng công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ.

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ và hướng dẫn người nộp hồ sơ đến bộ phận thu lệ phí để nộp lệ phí.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.

2. Giải quyết hồ sơ

a) Trong thời hạn 06 (sáu) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp tổ chức thực hiện các việc:

- Kiểm tra tên gọi, thông báo tên gọi của Văn phòng công chứng cho Bộ Tư pháp;

- Đề nghị Văn phòng công chứng điều chỉnh, bổ sung tên gọi trong trường hợp tên gọi của Văn phòng công chứng trùng với tổ chức hành nghề công chứng khác hoặc vi phạm quy định pháp luật về việc đặt tên Văn phòng công chứng và tên doanh nghiệp;

- Kiểm tra các điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất, lưu trữ và các điều kiện khác của Văn phòng công chứng;

- Có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động hoặc từ chối cấp Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, kèm dự thảo Giấy đăng ký hoạt động hoặc văn bản từ chối cấp Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, dự thảo văn bản thông báo cho các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng, hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng và các văn bản có liên quan khác (nếu có).

b) Trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày có đề xuất của Trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc cấp Giấy đăng ký hoạt động hoặc từ chối cấp Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;

Sau khi Giám đốc Sở có quyết định về việc cấp Giấy đăng ký hoạt động, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có Giấy giới thiệu khắc dấu cho Văn phòng công chứng và văn bản thông báo cho các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng.

3. Trả kết quả

Trưởng Văn phòng Công chứng và các công chứng viên thành viên (đối với Văn phòng công chứng do từ hai công chứng viên trở lên thành lập) nhận Giấy đăng ký hoạt động và Giấy giới thiệu khắc dấu hoặc văn bản từ chối cấp Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, ký tên vào Giấy đăng ký hoạt động, nộp Biên nhận đã được cấp và biên lai nộp lệ phí.

Chương VII

ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI NỘI DUNG GIẤY ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 15. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

1. Thành phần hồ sơ

a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng công chứng;

b) Bản chính Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;

c) Biên bản họp thành viên (đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập);

d) Tuỳ theo nội dung đăng ký thay đổi có thể nộp thêm các số giấy tờ sau đây

- Trường hợp thay đổi trụ sở: giấy tờ chứng minh về trụ sở;

- Trường hợp thay đổi tên gọi: Giấy đề nghị đặt tên, tên giao dịch Văn phòng công chứng.

- Trường hợp thay đổi danh sách công chứng viên thành viên:

+ Tiếp nhận thành viên hợp danh mới: các giấy tờ quy định tại điểm b, d, e và g khỏan 1 Điều 13 Quy trình này

+ Chấm dứt tư cách thành viên hợp danh: các giấy tờ có liên quan (nếu có): giấy chứng tử, án toà…

+ Trường hợp thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng (đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập): biên bản họp thành viên của Văn phòng công chứng thể hiện việc thống nhất cử Trưởng Văn phòng công chứng

- Các giấy tờ liên quan đến nội dung thay đổi khác.

2. Thời hạn giải quyết: 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Điều 16. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Trưởng Văn phòng công chứng (hoặc một trong các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh) nộp 01 (một) bộ hồ sơ.

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ và hướng dẫn người nộp hồ sơ đến bộ phận thu lệ phí để nộp lệ phí.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.

2. Giải quyết hồ sơ

a) Trong thời hạn 06 (sáu) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp tổ chức thực hiện các việc:

- Kiểm tra hồ sơ đã tiếp nhận;

- Trường hợp thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng:

+ Kiểm tra tên gọi, thông báo tên gọi của Văn phòng công chứng cho Bộ Tư pháp;

+ Đề nghị Văn phòng công chứng điều chỉnh, bổ sung tên gọi trong trường hợp tên gọi của Văn phòng công chứng trùng với tổ chức hành nghề công chứng khác hoặc vi phạm quy định pháp luật về việc đặt tên Văn phòng công chứng và tên doanh nghiệp;

- Trường hợp thay đổi trụ sở của Văn phòng công chứng: kiểm tra các điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất, lưu trữ và các điều kiện khác của Văn phòng công chứng;

- Có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp chấp thuận hay không chấp thuận việc thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, kèm dự thảo Giấy đăng ký hoạt động đã cập nhật nội dung thay đổi (trường hợp chấp thuận), dự thảo văn bản thông báo cho các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng, hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng và các văn bản có liên quan khác (nếu có).

b) Trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày có đề xuất của Trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Sau khi Giám đốc Sở có quyết định về việc thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có văn bản thông báo cho các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng và Giấy giới thiệu khắc dấu cho Văn phòng công chứng (trường hợp thay đổi tên gọi hoặc thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng sang quận, huyện khác).

3. Trả kết quả

Trưởng Văn phòng công chứng và các công chứng viên thành viên (đối với Văn phòng công chứng do từ hai công chứng viên trở lên thành lập) nhận Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng và Giấy giới thiệu khắc dấu (nếu có) theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, ký tên vào Giấy đăng ký hoạt động, nộp Biên nhận đã được cấp và biên lai nộp lệ phí.

Chương VIII

CẤP LẠI GIẤY ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 17. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

1. Thành phần hồ sơ

a) Trường hợp mất Giấy đăng ký hoạt động.

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;

- Đơn cớ mất có xác nhận của công an xã, phường, thị trấn nơi mất;

- Giấy tờ chứng minh việc thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng 03 lần liên tiếp về việc mất Giấy đăng ký họat động.

b) Trường hợp Giấy đăng ký hoạt động bị rách, bị cháy hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;

- Bản chính Giấy đăng ký hoạt động (đã bị rách, bị hư hỏng….).

2. Thời hạn giải quyết: 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Điều 18. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Trưởng Văn phòng công chứng (hoặc một trong các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh) nộp 01 (một) bộ hồ sơ.

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ và hướng dẫn người nộp hồ sơ đến bộ phận thu lệ phí để nộp lệ phí.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.

2. Giải quyết hồ sơ

a) Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp việc cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, kèm dự thảo Giấy đăng ký hoạt động mới, hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng và các văn bản có liên quan khác (nếu có).

b) Trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày có đề xuất của Trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

3. Trả kết quả

Trưởng Văn phòng công chứng và các công chứng viên thành viên (đối với Văn phòng công chứng do từ hai công chứng viên trở lên thành lập) nhận Giấy đăng ký hoạt động mới theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, ký tên vào Giấy đăng ký hoạt động, nộp Biên nhận đã được cấp và biên lai nộp lệ phí.

Chương IX

TỰ CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 19. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

1. Thành phần hồ sơ

a) Báo cáo về việc tự chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng;

b) Bản chính Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;

c) Biên bản họp Hội đồng thành viên Văn phòng công chứng hoạt động dưới loại hình công ty hợp danh về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng;

d) Biên bản bàn giao với Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng (nếu có) hoặc có văn bản đề nghị Sở Tư pháp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng;

đ) Bản chính Quyết định cho phép thành lập Văn phòng Công chứng;

e) Giấy tờ chứng minh việc đăng báo trung ương hoặc báo địa phương trong hai số liên tiếp về thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động.

2. Thời hạn giải quyết: 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Điều 20. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Trưởng Văn phòng công chứng (hoặc một trong các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh) nộp 01 (một) bộ hồ sơ.

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.

2. Giải quyết hồ sơ

a) Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng, kèm dự thảo văn bản thông báo cho các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng, dự thảo văn bản chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng (trường hợp Văn phòng công chứng báo cáo Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng), hồ sơ tự chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng và các văn bản có liên quan khác (nếu có).

b) Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày có tham mưu của Trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng và chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng (nếu có).

Sau khi có quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có văn bản thông báo cho các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng.

3. Trả kết quả

Trưởng Văn phòng công chứng (hoặc một trong các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh) nhận văn bản thông báo về việc tự chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng và văn bản chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng (nếu có) theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp Biên nhận đã được cấp và văn bản ủy quyền (nếu có).

Chương X

CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 21. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

1. Thành phần hồ sơ

Phiếu đề nghị cung cấp thông tin.

2. Thời hạn giải quyết: 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Điều 22. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Người yêu cầu cung cấp thông tin nộp 01 (một) Phiếu đề nghị cung cấp thông tin;

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

- Trường hợp Phiếu đề nghị cung cấp thông tin đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ và hướng dẫn người nộp hồ sơ đến Bộ phận thu lệ phí để nộp lệ phí.

- Trường hợp Phiếu đề nghị cung cấp thông tin không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ.

2. Giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp quyết định việc cung cấp hay không cung cấp thông tin về Văn phòng công chứng. Trong trường hợp phức tạp, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp quyết định.

3. Trả kết quả

Người yêu cầu cung cấp thông tin về Văn phòng công chứng nhận văn bản cung cấp thông tin hoặc thông báo từ chối việc cung cấp thông tin theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp Biên nhận đã được cấp, văn bản ủy quyền (nếu có) và biên lai nộp lệ phí.

Chương XI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 23. Trách nhiệm của Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp

1. Tổ chức thực hiện Quy trình này tại đơn vị mình.

2. Lập các loại sổ sách cần thiết cho việc thực hiện Quy trình này tại đơn vị mình.

3. Lưu trữ các hồ sơ về họat động công chứng quy định tại Quy trình này.

4. Chủ trì tham mưu cho Giám đốc Sở việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ về hoạt động công chứng tại Sở Tư pháp.

5. Tổng hợp các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện Quy trình này để tham mưu cho Giám đốc Sở Tư pháp sửa đổi, bổ sung Quy trình.

Điều 24. Trách nhiệm của Chánh Thanh tra

Tham mưu cho Giám đốc Sở giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc tiếp nhận, giải quyết các hồ sơ về hoạt động công chứng.

Điều 25. Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức, Trưởng phòng Hộ tịch- Lý lịch tư pháp- Quốc tịch và Chánh Văn phòng Sở

Phối hợp với phòng Bổ trợ tư pháp tổ chức thực hiện Quy trình này.