QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH NỘI QUY SAO CHỤP TÀI LIỆU TẠI VĂN PHÒNG

CHÁNH VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Hải quan ngày 29 tháng 6 năm 2001 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan ngày 14 tháng 6 năm 2005;

Căn cứ Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg ngày 15 tháng 02 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 1018/QĐ-BTC ngày 11 tháng 5 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ và Văn phòng thuộc Tổng cục Hải quan; Quyết định số 2054/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Quyết định số 1018/QĐ-BTC ngày 11 tháng 5 năm 2010;

Căn cứ Quyết định số 2050/QĐ-TCHQ ngày 17 tháng 9 năm 2012 về việc ban hành Nội quy của cơ quan Tổng cục Hải quan;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Nội quy sao chụp tài liệu tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Văn phòng Tổng cục, các đơn vị, cá nhân khi photo tài liệu tại Văn phòng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

NỘI QUY

SAO CHỤP TÀI LIỆU TẠI VĂN PHÒNG
(Ban hành kèm theo QĐ số 283/QĐ-VP ngày 05 tháng 10 năm 2012 của Chánh văn phòng Tổng cục Hải quan)

I. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan TCHQ khi sao chụp tài liệu:

1. Xuất trình các tài liệu cần sao chụp cho nhân viên bộ phận sao chụp tài liệu.

2. Không tự ý sử dụng máy photocopy khi chưa được sự đồng ý của nhân viên quản lý máy.

3. Không sao chụp tài liệu vì mục đích cá nhân.

4. Giữ gìn trật tự, vệ sinh trong phòng sao chụp tài liệu.

5. Thực hiện đúng quy định về đăng ký sổ theo dõi sao chụp tài liệu.

6. Kiểm tra số lượng, chất lượng văn bản sao chụp trước khi nhận lại.

7. Đối với tài liệu quy định độ MẬT, đơn vị có yêu cầu phải giám sát việc sao chụp và tự hủy những tờ bị hỏng hoặc thừa ngay tại phòng sao chụp tài liệu.

8. Đối với những trường hợp sao chụp tài liệu với số lượng lớn (200 trang A4 trở lên) hoặc yêu cầu gấp về thời gian phải có văn bản đề nghị (theo mẫu quy định) để Văn phòng có kế hoạch bố trí thực hiện.

II. Trách nhiệm của nhân viên làm nhiệm vụ sao chụp tài liệu:

1. Chấp hành đúng quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong khi thực hiện nhiệm vụ. Khi sao chụp tài liệu có độ MẬT trở lên, yêu cầu các cá nhân không liên quan ra khỏi phòng sao chụp.

2. Tiếp nhận và thực hiện việc sao chụp tài liệu.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân ghi chép đầy đủ số lượng, chủng loại giấy và các yêu cầu khác (nếu có) vào sổ theo dõi, thực hiện theo thứ tự đăng ký, trừ các trường hợp gấp theo phê duyệt của Lãnh đạo Tổng cục hoặc Lãnh đạo Văn phòng.

4. Chủ động trong việc phối hợp chuẩn bị máy, mực in, văn phòng phẩm đảm bảo việc sao chụp tài liệu chất lượng, kịp thời. Đến kỳ bảo dưỡng hoặc hỏng hóc phải có kế hoạch đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa và thay thế.

5. Vận hành máy photocopy đúng quy trình kỹ thuật, giữ gìn vệ sinh máy và khu vực sao chụp tài liệu đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp. Không bỏ trống phòng trong giờ làm việc. Khi hết giờ làm việc ra về phải kiểm tra, tắt các nguồn điện có liên quan và khóa cửa phòng./.