QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TỪ NĂM 1975-2016 CỦA CÁC SỞ, BAN, NGÀNH TỈNH VÀ UBND CÁC HUYỆN, THỊ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/09/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Kế hoạch số 598/KH-UBND ngày 16/3/2018 của UBND tỉnh về việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-UBND ngày 03/9/2020 của UBND tỉnh về ban hành Đề án “Giải quyết tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Tây Ninh từ năm 1975-2016”;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 65/TTr-SNV ngày 21/01/2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 1975-2016 của các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

Điều 2. Các cơ quan, địa phương căn cứ các nội dung tại Kế hoạch này để triển khai thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu. Khối lượng tài liệu các sở, ngành, huyện, thị xã và kinh phí thực hiện chỉnh lý tại Quyết định số 1919/QĐ-UBND ngày 03/9/2020 của UBND tỉnh về ban hành Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Tây Ninh đã được điều chỉnh, thay thế theo Quyết định này.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Sở Tài chính; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TỪ NĂM 1975-2016 CỦA CÁC SỞ, BAN, NGÀNH TỈNH VÀ UBND CÁC HUYỆN, THỊ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH
(Kèm theo Quyết định số 262/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Ngày 03/9/2020, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1919/QĐ-UBND về ban hành Đề án “Giải quyết tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Tây Ninh từ năm 1975-2016”. Theo đó, UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị loại bỏ các tài liệu không cần thiết đưa vào chỉnh lý để giảm kinh phí chỉnh lý và trên cơ sở số liệu thực tế cần chỉnh lý, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch chỉnh lý tài liệu của các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã.

Trên cơ sở báo cáo của các cơ quan, địa phương về số mét tài liệu thực tế cần chỉnh lý (sau khi đã loại bỏ tài liệu không cần thiết đưa vào chỉnh lý), UBND tỉnh ban hành Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 1975-2016 của các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Tây Ninh, cụ thể như sau:

I. MỤC TIÊU, YÊU CẦU

1. Mục tiêu

- Chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu tồn đọng của các sở, ban, ngành tỉnh và UBND huyện, thị xã (từ năm 1975 đến cuối năm 2016), đảm bảo đến hết năm 2024 giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, chưa được chỉnh lý giai đoạn 1975-2016;

- Sau khi chỉnh lý, những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn sẽ đưa về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và các tài liệu có thời hạn bảo quản sẽ đưa vào lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị;

- Thực hiện biện pháp lưu trữ, bảo quản, khai thác tài liệu theo đúng quy định pháp luật;

- Xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê, tra cứu để quản lý và phục vụ một cách nhanh chóng, chính xác nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; phát huy tốt nhất giá trị tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm phục hồi, kéo dài tuổi thọ tài liệu; tổ chức bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

2. Yêu cầu

Tài liệu phải được chỉnh lý theo đúng quy trình và yêu cầu kỹ thuật; phải được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; xác định được thời hạn bảo quản (vĩnh viễn và có thời hạn); hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa; có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị. Tài liệu sau chỉnh lý phải được bảo vệ, bảo quản an toàn, đúng quy định, đáp ứng yêu cầu khai thác và làm cơ sở thực hiện số hóa.

Nhân lực thực hiện việc chỉnh lý tài liệu phải có trình độ chuyên môn vững, đồng thời phải đảm bảo tuyệt đối giữ bí mật thông tin theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong và sau quá trình chỉnh lý.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Khối lượng tài liệu

a) Đối với các sở, ban, ngành tỉnh: 6.153,2 mét (Kèm theo phụ lục 1), trong đó:

- Tài liệu hành chính các sở, ban, ngành: 3.187,2 mét, gồm:

+ Tài liệu rời lẻ (chưa chỉnh lý): 2.914,2 mét;

+ Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ: 273 mét.

- Tài liệu Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh các huyện, thị xã, trực thuộc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường: 2.966 mét.

b) Đối với UBND huyện, thị xã: 5.120 mét (Kèm theo phụ lục 2).

2. Đơn giá chỉnh lý

Đơn giá chỉnh lý (đơn giá nhân công + đơn giá vật tư, văn phòng phẩm) đã được phê duyệt tại Quyết định số 1919/QĐ-UBND ngày 03/9/2020 của UBND tỉnh về ban hành Đề án “Giải quyết tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Tây Ninh từ năm 1975-2016” cụ thể như sau:

a) Đối với các sở, ban, ngành tỉnh:

- Tài liệu rời lẻ (chưa chỉnh lý): 4.512.588 đồng/mét (trong đó, nhân công chỉnh lý: 3.195.428 đồng/mét; vật tư, văn phòng phẩm: 1.317.160 đồng/mét).

- Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ: 4.152.549 đồng/mét (trong đó, nhân công chỉnh lý: 2.835.389 đồng/mét; vật tư, văn phòng phẩm: 1.317.160 đồng/mét).

b) Đối với UBND các huyện, thị xã

Đơn giá chỉnh lý tài liệu rời lẻ là 4.912.017 đồng/mét, trong đó:

- Nhân công chỉnh lý: 3.594.857 đồng/mét

- Vật tư, văn phòng phẩm: 1.317.160 đồng/mét.

(Kèm Phụ lục 5, Phụ lục 6)

3. Kinh phí chỉnh lý

a) Kinh phí thực hiện chỉnh lý cho các sở, ban, ngành tỉnh:

* Tài liệu hành chính tại các Sở, ban, ngành tỉnh:

- Tài liệu rời lẻ: 2.914,2 mét x 4.512.588 đồng/mét = 13.150.583.950 đồng

- Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ: 273 mét x 4.152.549 đồng/mét = 1.133.645.877 đồng.

- Tổng kinh phí chỉnh lý tài liệu hành chính của các sở, ban, ngành tỉnh: 14.284.229.827 đồng (Kèm theo Phụ lục 3).

* Tài liệu Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh các huyện, thị xã, trực thuộc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường:

2.966 mét x 4.512.588 đồng/mét = 13.384.336.008 đồng (Kèm theo Phụ lục 4)

* Tổng kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu thuộc các sở, ban, ngành tỉnh và Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh các huyện, thị xã, trực thuộc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường là: 27.668.565.835 đồng (làm tròn 27.668.566.000 đồng).

b) Đối với UBND huyện, thị xã:

5.120 mét x 4.912.017 đồng/mét = 25.149.527.040 đồng (làm tròn 25.149.527.000 đồng)

c) Tổng kinh phí thực hiện là 52.818.093.000 đồng, trong đó:

- Kinh phí thực hiện của các sở, ban, ngành tỉnh: 27.668.566.000 đồng.

- Kinh phí thực hiện của UBND huyện, thị xã: 25.149.527.000 đồng (trong đó, kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ là 9.219.660.000 đồng).

Như vậy, tổng kinh phí đo ngân sách tỉnh đảm bảo là 36.888.226.000 đồng; kinh phí do ngân sách cấp huyện tự đảm bảo là 15.929.867.000 đồng.

4. Nguồn kinh phí

a) Kinh phí chỉnh lý tài liệu thuộc các sở, ban, ngành tỉnh (bao gồm tài liệu của Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh các huyện, thị xã): 100% từ nguồn ngân sách tỉnh.

b) Kinh phí chỉnh lý tài liệu của UBND huyện, thị xã:

- UBND huyện Châu Thành và UBND huyện Bến Cầu: ngân sách tỉnh hỗ trợ 50% tổng kinh phí thực hiện.

- UBND huyện Dương Minh Châu và UBND huyện Gò Dầu: ngân sách tỉnh hỗ trợ 40% tổng kinh phí thực hiện.

- Thị xã Hòa Thành, thị xã Trảng Bàng, UBND huyện Tân Biên, UBND huyện Tân Châu: ngân sách tỉnh hỗ trợ 30% tổng kinh phí thực hiện.

5. Lộ trình và kinh phí thực hiện

a) Các sở, ban, ngành tỉnh:

- Năm 2021: Sở Tài Nguyên và Môi trường; Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh Hòa Thành; Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh Bến Cầu; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Xây dựng; Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; Thanh tra tỉnh; Sở Tài chính. Kinh phí thực hiện: 9.312.696.000 đồng (Chín tỷ, ba trăm mười hai triệu, sáu trăm chín mươi sáu ngàn đồng).

- Năm 2022: Sở Giáo dục và Đào tạo, BQL Khu kinh tế tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông; Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh Châu Thành; Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh Trảng Bàng; Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh Tân Biên. Kinh phí thực hiện: 8.188.542.000 đồng (Tám tỷ, một trăm tám mươi tám triệu, năm trăm bốn mươi hai ngàn đồng).

- Năm 2023: Sở Ngoại vụ; Sở Nông nghiệp và PTNT; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Sở Y tế; Sở Tư pháp; Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh Dương Minh Châu; Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh Tân Châu; Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh Gò Dầu. Kinh phí thực hiện: 10.167.328.000 đồng (Mười tỷ, một trăm sáu mươi bảy triệu, ba trăm hai mươi tám ngàn đồng).

(Kèm theo Phụ lục 7)

b) UBND huyện, thị xã:

- Năm 2021: UBND thị xã Trảng Bàng, UBND huyện Châu Thành. Kinh phí thực hiện: 5.959.750.000 đồng, trong đó ngân sách tỉnh hỗ trợ: 2.281.583.000 đồng (Trảng Bàng: 1.047.439.000 đồng; Châu Thành: 1.234.144.000 đồng).

- Năm 2022: UBND huyện Tân Châu, UBND thị xã Hòa Thành. Kinh phí thực hiện: 7.828.282.000 đồng, trong đó ngân sách tỉnh hỗ trợ: 2.348.485.000 đồng (Tân Châu: 926.898.000 đồng; Hòa Thành: 1.421.587.000 đồng).

- Năm 2023: UBND huyện Dương Minh Châu, UBND huyện Bến Cầu. Kinh phí thực hiện: 5.145.338.000 đồng, trong đó ngân sách tỉnh hỗ trợ: 2.297.596.000 đồng (Dương Minh châu: 1.100.292.000 đồng; Bến Cầu: 1.197.304 000 đồng).

- Năm 2024: UBND huyện Gò Dầu, UBND huyện Tân Biên. Kinh phí thực hiện: 6.216.158.000 đồng, trong đó ngân sách tỉnh hỗ trợ: 2.291.996.000 đồng (Gò Dầu: 1.708.596.000 đồng; Tân Biên: 583.400.000 đồng).

(Kèm theo Phụ lục 8)

6. Địa điểm chỉnh lý

- Đối với các sở, ban, ngành tỉnh: căn cứ tình hình thực tế kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các đơn vị sẽ xem xét để tài liệu tại đơn vị hoặc vận chuyển về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉnh lý.

- Đối với UBND huyện, thị xã: tài liệu để tại UBND huyện, thị xã chỉnh lý.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Đối với Sở Nội vụ

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Kế hoạch;

- Giao Sở Nội vụ làm chủ đầu tư, tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu đủ năng lực thực hiện gói thầu “Chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 1975-2026 của các sở, ban, ngành tỉnh” (thực hiện khẩn trương trong quý I/2021 để kịp tiến độ theo kế hoạch này);

- Theo dõi, giám sát, kiểm tra và nghiệm thu việc thực hiện chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, đơn vị đảm bảo đúng quy trình, quy định và đạt chất lượng;

- Thực hiện thanh quyết toán kinh phí theo đúng quy định;

- Hàng năm báo cáo tình hình, tiến độ thực hiện Kế hoạch cho UBND tỉnh.

2. Đối với Sở Tài chính

- Phối hợp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện Kế hoạch chỉnh lý theo quy định.

- Căn cứ kinh phí và thời gian thực hiện chỉnh lý đã được phê duyệt tại Kế hoạch này, hàng năm phân bổ kinh phí để Sở Nội vụ và UBND các huyện, thị xã thực hiện công tác chỉnh lý.

3. Đối với UBND các huyện, thị xã

- Làm chủ đầu tư, tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu đủ năng lực để thực hiện chỉnh lý tài liệu của UBND huyện, thị xã.

- Bố trí kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo Kế hoạch. Đối với số kinh phí tỉnh hỗ trợ, UBND huyện, thị xã phải lập dự toán và gửi cho Sở Tài chính từ tháng 7 của năm liền trước năm huyện chỉnh lý để Sở Tài chính biết và phân bổ kinh phí.

- Báo cáo UBND tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) về kết quả công tác chỉnh lý tài liệu sau khi kết thúc công tác chỉnh lý.

4. Đối với các cơ quan, đơn vị có tài liệu chỉnh lý

- Tổ chức thu tài liệu chưa được chỉnh lý trong Kho Lưu trữ cơ quan và tài liệu lưu trữ đến thời hạn nộp lưu của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc; tổ chức bàn giao tài liệu để thực hiện chỉnh lý.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị thực hiện chỉnh lý trong suốt quá trình chỉnh lý.

- Do hồ sơ, tài liệu của Thanh tra tỉnh có tính chất đặc thù nên cử công chức Thanh tra tỉnh tham gia chỉnh lý cùng nhà thầu, do nhà thầu hướng dẫn quy trình chỉnh lý và do nhà thầu chi trả thù lao theo thỏa thuận với nhà thầu.

- Bố trí kho, kệ (giá) để hồ sơ, tài liệu và thực hiện nghiêm các quy định về quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương.

- Đối với các tài liệu hình thành từ năm 2016 trở về sau, phải bố trí nhân sự và kinh phí hoạt động hàng năm của cơ quan, đơn vị, địa phương để thực hiện thu thập, chỉnh lý và bảo quản theo đúng quy định.

PHỤ LỤC 1

TÀI LIỆU CHỈNH LÝ CỦA CÁC SỞ, BAN, NGÀNH
(Kèm theo Quyết định số: 262/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2021 của UBND tỉnh về chỉnh lý tài liệu từ năm 1975 - 2016 tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, trên địa bàn tỉnh Tây Ninh)

PHỤ LỤC 2

TÀI LIỆU CHỈNH LÝ CỦA CÁC HUYỆN, THỊ XÃ
(Kèm theo Quyết định số: 262/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2021 của UBND tỉnh về chỉnh lý tài liệu từ năm 1975 - 2016 tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, trên địa bàn tỉnh Tây Ninh)

Ghi chú: Số liệu trên đã trừ tài liệu của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất

PHỤ LỤC 3

TÀI LIỆU VÀ KINH PHÍ CHỈNH LÝ TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH
(Kèm theo Quyết định số: 262/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2021 của UBND tỉnh về chỉnh lý tài liệu từ năm 1975 - 2016 tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, trên địa bàn tỉnh Tây Ninh)

Ghi chú

- Đơn giá TL rời lẻ sở, ban, ngành: 4.512.588

- Đơn giá TL sơ bộ sở, ban, ngành: 4.152.549

PHỤ LỤC 4

TÀI LIỆU CHỈNH LÝ TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI CHI NHÁNH CÁC HUYỆN, THỊ XÃ
(Kèm theo Quyết định số: 262/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2021 của UBND tỉnh về chỉnh lý tài liệu từ năm 1975 - 2016 tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, trên địa bàn tỉnh Tây Ninh)

PHỤ LỤC 5

ĐƠN GIÁ NHÂN CÔNG CHỈNH LÝ 01 MÉT TÀI LIỆU GIẤY
(Theo mức lương cơ sở: 730.000 đồng)
(Kèm theo Quyết định số: 262/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2021 của UBND tỉnh về chỉnh lý tài liệu từ năm 1975 - 2016 tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, trên địa bàn tỉnh Tây Ninh)

Đvt: Đồng

* Đơn giá trên chưa bao gồm định mức vật tư, Văn phòng.

PHỤ LỤC 6

ĐƠN GIÁ VẬT TƯ, VĂN PHÒNG PHẨM CHO 01 MÉT TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số: 262/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2021 của UBND tỉnh về chỉnh lý tài liệu từ năm 1975 - 2016 tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, trên địa bàn tỉnh Tây Ninh)

Đvt: Đồng

PHỤ LỤC 7

KINH PHÍ VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU THUỘC CÁC SỞ, BAN, NGÀNH TỈNH
(Kèm theo Quyết định số: 262/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2021 của UBND tỉnh về chỉnh lý tài liệu từ năm 1975 - 2016 tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, trên địa bàn tỉnh Tây Ninh)

Đvt: Đồng

Ghi chú:

- Đơn giá TL rời lẻ sở, ban, ngành: 4.512.588

- Đơn giá TL sơ bộ sở, ban, ngành: 4.152.549

PHỤ LỤC 8

KINH PHÍ VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN CHÍNH LÝ TÀI LIỆU CÁC HUYỆN, THỊ XÃ
(Kèm theo Quyết định số: 262/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2021 của UBND tỉnh về chỉnh lý tài liệu từ năm 1975 - 2016 tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, trên địa bàn tỉnh Tây Ninh)

Đvt: Đồng