QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Công an nhân dân ngày 27/11/2014;

Căn cứ Quyết định số 272-QĐ/TW ngày 21/01/2015 của Bộ Chính trị khóa XI về việc ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại;

Căn cứ Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 523-QĐ/TU ngày 23/10/2017 của Tỉnh ủy Khánh Hòa về việc ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;

Căn cứ Quyết định số 1296/QĐ-UBND ngày 16/5/2016 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc đổi tên Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thành Sở Văn hóa và Thể thao và kiện toàn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 1295/QĐ-UBND ngày 16/5/2016 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Du lịch;

Căn cứ Quyết định số 2569/QĐ-UBND ngày 31/8/2016 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc kiện toàn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Thông tin và Truyền thông;

Căn cứ Quyết định số 360/QĐ-UBND ngày 09/02/2017 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc kiện toàn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ;

Căn cứ Quyết định số 1988/QĐ-UBND ngày 11/7/2018 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ phê duyệt việc tổ chức một số hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Công văn số 1025/SNgV-HTQT ngày 01/8/2018 và đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Công văn số 1990/SNV-TCBC ngày 20/8/2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2604/QĐ-UBND ngày 06/9/2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này là hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất là một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Khánh Hòa, bao gồm:

a) Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tại Khoản 1, Điều 2 của Quy chế này tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài thuộc địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

b) Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Khoản 2, Điều 2 của Quy chế này tổ chức trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

2. Họp báo quốc tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam: các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, các tổ chức chính trị - xã hội, các hội đoàn thể, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và một số tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Chương II

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

1. Các hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao có quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế, hoặc có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ, bí mật của nhà nước được thực hiện theo Quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 3, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và các văn bản quy định pháp luật hiện hành.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

a) Có đại biểu tham dự là Tỉnh trưởng, Thị trưởng hoặc các chức vụ tương đương của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế; người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam.

b) Do cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện các tổ chức quốc tế thuộc hệ thống Liên hợp quốc, các tổ chức khu vực, tiểu khu vực; văn phòng thường trú cơ quan thông tấn, báo chí, phát thanh và truyền hình nước ngoài; tổ chức quốc tế, tổ chức liên Chính phủ, tổ chức thuộc Chính phủ nước ngoài chủ trì hoặc phối hợp tổ chức trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

c) Do Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì tổ chức hoặc phối hợp với Bộ, ngành Trung ương tổ chức trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

d) Có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài tổ chức trên địa bàn tỉnh mà được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và cấp kinh phí bằng văn bản.

3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ phê duyệt việc tổ chức một số hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa theo Quyết định số 1988/QĐ-UBND ngày 11/7/2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa.

Điều 4. Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo thực hiện theo điểm a khoản 3 Điều 4 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ.

Đối với các tổ chức nước ngoài nộp bản sao xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực Giấy phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Điều 5. Trách nhiệm quản lý hội nghị hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

1. Sở Ngoại vụ

a) Là cơ quan chủ trì tham mưu quản lý việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

b) Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với các trường hợp thuộc khoản 2, Điều 3, Quy chế này; Giám đốc Sở Ngoại vụ xem xét và quyết định cấp phép đối với các trường hợp thuộc khoản 3, Điều 3 của Quy chế này.

c) Trực tiếp nhận hồ sơ, thẩm định nội dung và lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan đến nội dung tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

d) Đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với các trường hợp thuộc Khoản 3 Điều 3 của Quy chế hoặc tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh đình chỉ đối với các trường hợp thuộc Khoản 1, 2 Điều 3 của Quy chế nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quy chế này.

đ) Phát hiện và xử lý đối với cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm pháp luật hoặc các quy định của Quy chế này. Trong trường hợp vượt quá thẩm quyền, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và phối hợp với các cơ quan liên quan để xử lý vi phạm.

e) Phối hợp với Công an tỉnh và các cơ quan liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

g) Định kỳ hàng năm, tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa trước ngày 25 tháng 12 hàng năm để gửi Bộ Ngoại giao theo quy định tại Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

2. Công an tỉnh

a) Chịu trách nhiệm hướng dẫn, quản lý việc thực hiện các quy định của nhà nước về xuất cảnh, nhập cảnh và lưu trú trên địa bàn tỉnh đối với đại biểu là người nước ngoài đến tham dự hoặc tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

b) Phối hợp với Sở Văn hóa và Thể thao, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức, quản lý việc tuyên truyền, quảng cáo và phát hành ấn phẩm, tài liệu trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Phối hợp với các cơ quan chức năng thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo.

d) Phối hợp với Sở Ngoại vụ phát hiện, xử lý đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này.

3. Sở Văn hóa và Thể thao

a) Giải quyết thủ tục treo băng rôn quảng cáo khi các cơ quan, tổ chức tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế được cấp có thẩm quyền đồng ý cấp phép.

b) Phối hợp với Sở Du lịch chỉ đạo các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh lưu trú, cơ sở dịch vụ du lịch khác kiểm tra Giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trước khi ký kết hợp đồng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại cơ sở kinh doanh của mình.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về thông tin, tuyên truyền và phát hành ấn phẩm sử dụng tại hội nghị, hội thảo quốc tế.

b) Phối hợp hướng dẫn, thực hiện công tác tuyên truyền trước, trong và sau khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

5. Các cơ quan chức năng có liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo

a) Thẩm định hồ sơ hội nghị hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các lĩnh vực do cơ quan quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

b) Cơ quan trả lời bằng văn bản trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Quá thời hạn của văn bản lấy ý kiến, nếu không nhận được văn bản trả lời của các cơ quan chuyên môn thì coi như đồng ý và các cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.

c) Phối hợp với Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và các cơ quan, địa phương liên quan quản lý hoạt động của tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo lĩnh vực và địa bàn quản lý của mình; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo; cử cán bộ tham dự các hội nghị, hội thảo để phối hợp cùng Sở Ngoại vụ quản lý theo đúng quy định của pháp luật.

d) Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quy chế này, các Sở, ban, ngành quản lý các lĩnh vực liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo thông báo kịp thời và phối hợp với Sở Ngoại vụ đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và xử lý vi phạm theo đúng quy định của pháp luật.

đ) Báo cáo định kỳ tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của Sở, ban, ngành mình gửi Sở Ngoại vụ trước ngày 05 tháng 12 hàng năm hoặc khi có yêu cầu đột xuất của Ủy ban nhân dân tỉnh để Sở Ngoại vụ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 6. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của các cơ quan Trung ương, các hội nghị, hội thảo quốc tế trong khuôn khổ các Chương trình hoạt động đối ngoại hàng năm của Bộ, ngành, các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương và các hội nghị, hội thảo theo chương trình/dự án ODA, NGO đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt: Đơn vị tổ chức hoặc phối hợp tổ chức có văn bản thông báo cho Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa thông qua Sở Ngoại vụ về nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế (thời gian, địa điểm, thành phần, mục đích...) để địa phương phối hợp quản lý.

2. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của địa phương:

a) Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

b) Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo đúng chương trình, nội dung đã được cấp thẩm quyền phê duyệt. Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Trong phạm vi 15 ngày kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, cơ quan, tổ chức báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế về Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế (theo mẫu của phần Phụ lục).

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 7. Trách nhiệm thi hành

1. Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan liên quan thực hiện Quy chế này.

2. Sở Ngoại vụ xây dựng quy trình cấp phép hội nghị, hội thảo quốc tế theo cơ chế một cửa nhằm đảm bảo các quy định về cải cách thủ tục hành chính.

3. Trong quá trình thực hiện Quyết định này, nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh bằng văn bản về Sở Ngoại vụ tỉnh Khánh Hòa để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

PHỤ LỤC

MẪU

BÁO CÁO

Kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế

Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa.

I. Thông tin chung về hội nghị, hội thảo:

1. Tên hội nghị, hội thảo

2. Mục đích hội nghị, hội thảo

3. Nội dung, chương trình của hội nghị, hội thảo

4. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo

5. Người chủ trì và đồng chủ trì (nếu có)

6. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài)

7. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài

8. Thành phần tham dự, số lượng, cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài

9. Nguồn kinh phí

II. Kết quả hội nghị, hội thảo

1. Kết quả hội nghị, hội thảo

2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế

3. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý (nếu có)

4. Các văn bản, tuyên bố được ký kết hoặc đưa ra tại hội nghị, hội thảo (nếu có)

III. Đề xuất, kiến nghị (nếu có)