QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 204/TTr-SNgV ngày 18/9/2017.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu.

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2017./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 26/2017/QĐ-UBND ngày 01/12/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này điều chỉnh các hoạt động tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Bạc Liêu (sau đây gọi là hội nghị, hội thảo quốc tế), bao gồm:

1. Hội nghị, hội thảo quốc tế do các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài.

2. Hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp phép hoạt động tổ chức.

Điều 2: Đối tượng áp dụng

1. Các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh).

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam (sau đây gọi tắt là tổ chức nước ngoài).

Chương II

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

a) Hội nghị, hội thảo quốc tế có đại biểu tham dự là Tỉnh trưởng, Thị trưởng hoặc chức vụ tương đương; Thứ trưởng, Phó Tỉnh trưởng hoặc chức vụ tương đương của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế; người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam.

b) Hội nghị, hội thảo quốc tế do Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì tổ chức hoặc phối hợp với Bộ, Ngành Trung ương tổ chức trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu.

c) Hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh, tổ chức nước ngoài chủ trì tổ chức trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu.

2. Các hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế tham dự hoặc có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc thuộc phạm vi bí mật Nhà nước thì thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

Điều 4. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:

Trường hợp các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện theo quy trình và gửi hồ sơ về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ), gồm:

a) Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị có liên quan.

Cơ quan được tham gia ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian chậm nhất 10 (mười) ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

b) Tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Trong đó, đề án hoặc kế hoạch tổ chức cần nêu rõ:

- Lý do, danh nghĩa tổ chức; mục đích của hội nghị, hội thảo.

- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có).

- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến).

- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo.

- Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có).

- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài.

- Nguồn kinh phí.

c) Thời hạn nộp hồ sơ: Ít nhất là 20 (hai mươi) ngày làm việc, trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

d) Sở Ngoại vụ báo cáo trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ.

Trong quá trình thẩm định, xem xét hồ sơ nếu phát hiện hồ sơ có vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung thì Sở Ngoại vụ gửi lại cho cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh điều chỉnh, bổ sung thêm. Thời gian giải quyết hồ sơ được tính kể từ khi cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh gửi lại hồ sơ đã điều chỉnh, bổ sung hoàn chỉnh.

đ) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định và có văn bản trả lời kết quả cho các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh thực hiện trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản trình của Sở Ngoại vụ.

e) Sau khi có văn bản cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, kế hoạch hoặc đề án đã được phê duyệt. Thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.

g) Cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh phải báo cáo tóm tắt kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo gửi về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.

2. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh đối với các tổ chức nước ngoài.

a) Tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Trong đó, đề án hoặc kế hoạch tổ chức cần nêu rõ:

- Lý do, danh nghĩa tổ chức; mục đích của hội nghị, hội thảo.

- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có).

- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến).

- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo.

- Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có).

- Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài.

b) Thời hạn nộp hồ sơ: Ít nhất là 20 (hai mươi) ngày làm việc, trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Sở Ngoại vụ tiến hành lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan trong thời gian 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ.

Trong quá trình thẩm định, xem xét hồ sơ nếu phát hiện hồ sơ có vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung thì Sở Ngoại vụ gửi lại cho tổ chức nước ngoài điều chỉnh, bổ sung thêm. Thời gian giải quyết hồ sơ được tính kể từ khi tổ chức nước ngoài gửi lại hồ sơ đã điều chỉnh, bổ sung hoàn chỉnh.

d) Cơ quan, đơn vị, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

Trường hợp hết thời gian nêu trên, Sở Ngoại vụ vẫn chưa nhận được văn bản trả lời của các cơ quan, đơn vị, địa phương thì xem như các cơ quan, đơn vị, địa phương đã đồng ý với nội dung văn bản lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ.

đ) Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan và xử lý như sau:

- Trong trường hợp các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan thống nhất thì Sở Ngoại vụ tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của tổ chức nước ngoài hoặc trình Thủ tướng Chính phủ nếu vượt quá thẩm quyền trong thời gian 03 (ba) ngày làm việc.

- Trong trường hợp nhận được các ý kiến không thống nhất giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan, Sở Ngoại vụ chủ trì tổ chức cuộc họp hoặc trao đổi bằng văn bản với các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan để đi đến ý kiến thống nhất và Sở Ngoại vụ tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của tổ chức nước ngoài hoặc trình Thủ tướng Chính phủ nếu vượt quá thẩm quyền trong thời gian 03 (ba) ngày làm việc.

Nếu không thể đi đến ý kiến thống nhất giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan, Sở Ngoại vụ báo cáo trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định trong thời gian 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản phản hồi của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan (hoặc sau khi kết thúc cuộc họp giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương).

e) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định hoặc trình Thủ tướng Chính phủ nếu vượt quá thẩm quyền và có văn bản trả lời kết quả cho các tổ chức nước ngoài thực hiện trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản trình của Sở Ngoại vụ.

g) Sau khi có văn bản cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cấp có thẩm quyền, tổ chức nước ngoài tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, kế hoạch hoặc đề án đã được phê duyệt.

h) Tổ chức nước ngoài phải báo cáo tóm tắt kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo cho cấp có thẩm quyền trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.

3. Riêng hội nghị, hội thảo xúc tiến đầu tư, xúc tiến thương mại và du lịch có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài, do Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Công Thương, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ban Quản lý các Khu Công nghiệp tổ chức trên địa bàn tỉnh mà kế hoạch, nội dung, chương trình, nguồn kinh phí, thành phần tham dự đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt bằng văn bản thì không phải thực hiện theo quy trình này.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh và tổ chức nước ngoài trong tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Nộp hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo đúng thời gian quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

2. Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, thời gian, địa điểm, nội dung tài liệu, thành phần tham dự đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu sử dụng tại hội nghị, hội thảo, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

4. Thực hiện quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước, các quy định hiện hành về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

5. Có văn bản thông báo cho Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh (nếu hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức hoặc có các hoạt động liên quan đến khu vực biên giới biển) thành phần đại biểu là người nước ngoài tham dự hội nghị, hội thảo để phối hợp quản lý đoàn vào theo quy định.

6. Trường hợp có vấn đề phát sinh trong thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo thì phải kịp thời thông báo cho cơ quan cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo để phối hợp giải quyết.

7. Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo đến cơ quan cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế.

Điều 6. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Sở Ngoại vụ:

a) Là cơ quan đầu mối giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý Nhà nước về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

b) Thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh có biện pháp xử lý kịp thời đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc có ý làm trái các quy định của Quy chế này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Trong trường hợp vượt quá thẩm quyền và phân cấp quản lý, có trách nhiệm tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo cơ quan có thẩm quyền và phối hợp với các cơ quan liên quan để chỉ đạo, xử lý vi phạm.

d) Yêu cầu cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh, tổ chức nước ngoài tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

đ) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định về thông tin tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

e) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao về tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh theo quy định.

g) Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định trong Quy chế này.

2. Công an tỉnh:

a) Chịu trách nhiệm hướng dẫn, quản lý việc thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất cảnh, nhập cảnh và lưu trú trên địa bàn tỉnh đối với đại biểu là người nước ngoài đến tham dự hoặc tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh.

b) Phối hợp Sở Ngoại vụ và các cơ quan có liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, xử lý theo thẩm quyền hoặc tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này.

3. Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh:

Chịu trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và các địa phương liên quan đảm bảo an ninh trật tự, quản lý hoạt động của người tham gia hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian diễn ra hội nghị, hội thảo quốc tế (trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức hoặc có các hoạt động liên quan đến khu vực biên giới biển).

4. Sở Thông tin và Truyền thông:

Chủ trì, phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan có liên quan hướng dẫn, quản lý Nhà nước về thông tin truyền thông và các quy định của pháp luật về hoạt động thông tin, tuyên truyền, phát hành các ấn phẩm trước, trong và sau hội nghị hội thảo quốc tế.

5. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch:

Chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn, tiếp nhận thủ tục treo băng rôn quảng cáo, tờ phướn và các hình thức quảng cáo khác sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

6. Các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác:

a) Chịu trách nhiệm phối hợp thẩm định hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các lĩnh vực do cơ quan, đơn vị mình quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

b) Khi được lấy ý kiến, phải có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Nếu quá thời hạn trên mà không có văn bản trả lời thì được xem như đồng ý.

c. Phối hợp với Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và các cơ quan, địa phương liên quan quản lý hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo lĩnh vực và địa bàn quản lý của mình; đề nghị cấp có thẩm quyền đình chỉ hội nghị, hội thảo quốc tế nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định tại Quy chế này.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 7. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, thực hiện Quy chế

1. Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

2. Các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện có hiệu quả và đúng quy định về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh.

Điều 8. Điều khoản áp dụng

Trong quá trình triển khai áp dụng Quy chế này, các văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu trong nội dung Quy chế được sửa đổi, bổ sung, thay thế thì sẽ áp dụng quy định của văn bản mới đã được sửa đổi, bổ sung, thay thế.

Điều 9. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức phản ánh về Sở Ngoại vụ để tổng hợp và thống nhất báo cáo đề xuất, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.