QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP, ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA ĐIỂM ĐẶT TRỤ SỞ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÒA BÌNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÒA BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch ngày 15 tháng 6 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về Chính sách phát triển nghề công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1823/TTr-STP ngày 21 tháng 10 năm 2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Hòa Bình.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 939/QĐ-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Hòa Bình.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP, ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA ĐIỂM ĐẶT TRỤ SỞ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÒA BÌNH
(Kèm theo Quyết định số: 2466/QĐ-UBND, ngày 28 tháng 10 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hòa Bình)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh:

Quy định này quy định tiêu chí và cách thức xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Hòa Bình.

2. Đối tượng áp dụng:

a) Công chứng viên có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;

b) Văn phòng công chứng có hồ sơ đề nghị thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng công chứng;

c) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, hồ sơ đề nghị thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Hòa Bình.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định.

Điều 3. Quy định về hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, hồ sơ đề nghị thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng công chứng

1. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, pháp luật về doanh nghiệp, các văn bản hướng dẫn thi hành và Quy định này.

2. Hồ sơ đề nghị thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng công chứng phải bảo đảm đáp ứng các tiêu chí chấm điểm theo Quy định này.

Chương II

TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA CÁC TIÊU CHÍ

Điều 4. Tiêu chí chấm điểm

1. Tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng: Công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ, nhân viên kế toán, nhân viên công nghệ thông tin, nhân viên lưu trữ (điểm tối đa là 40 điểm).

2. Trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng (điểm tối đa là 20 điểm).

3. Cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng và trang thiết bị phục vụ hoạt động công chứng (điểm tối đa là 20 điểm).

4. Tiêu chí khác: Quy trình nghiệp vụ và lưu trữ; Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng, chống cháy nổ (điểm tối đa là 20 điểm).

Điều 5. Tiêu chí về tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng

Điểm tối đa là 40 điểm. Các tiêu chí về tổ chức nhân sự chỉ được tính điểm khi trong hồ sơ có đầy đủ các tài liệu chứng minh, cụ thể như sau:

1. Tiêu chí về công chứng viên (điểm tối đa là 25 điểm).

a) Số lượng công chứng viên (điểm tối đa là 15 điểm):

- Văn phòng công chứng do 02 Công chứng viên thành lập: 05 điểm;

- Văn phòng công chứng do nhiều Công chứng viên tham gia thành lập thì từ Công chứng viên thứ ba trở lên, mỗi Công chứng viên được cộng 2 điểm;

- Văn phòng có Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng: 01 điểm/Công chứng viên.

b) Kinh nghiệm quản lý của Công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng (điểm tối đa là 06 điểm):

- Công chứng viên đã từng đảm nhiệm chức vụ lãnh đạo tổ chức hành nghề công chứng trên 03 năm: 03 điểm;

- Công chứng viên đã được đào tạo, bồi dưỡng về quản trị doanh nghiệp hoặc quản lý văn phòng hoặc quản lý nhà nước hoặc lý luận chính trị tại cơ sở đào tạo bồi dưỡng có thẩm quyền: 03 điểm.

c) Có Công chứng viên hợp danh hoặc Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng có thời gian hành nghề công chứng từ 03 năm trở lên: 02 điểm.

d) Có Công chứng viên là người dân tộc thiểu số: 02 điểm.

2. Tiêu chí về nhân viên nghiệp vụ: Điểm tối đa là 10 điểm.

- Nhân viên nghiệp vụ có trình độ Đại học chuyên ngành luật trở lên: 02 điểm/1 nhân viên (tổng cộng điểm cho nhân viên nghiệp vụ không quá 06 điểm).

- Kinh nghiệm của nhân viên nghiệp vụ đã có thời gian công tác pháp luật hoặc thời gian làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng từ 3 năm trở lên hoặc đã tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng: 02 điểm/ nhân viên nghiệp vụ (tổng cộng điểm không quá 04 điểm).

3. Tiêu chí về nhân viên kế toán: Điểm tối đa là 02 điểm.

- Có trình độ trung cấp: 0,5 điểm.

- Có trình độ cao đẳng: 01 điểm.

- Có trình độ đại học chuyên ngành kế toán trở lên: 02 điểm.

4. Tiêu chí về nhân viên khác: Văn thư- lưu trữ, công nghệ thông tin (điểm tối đa là 03 điểm).

- Có trình độ trung cấp: 0,5 điểm.

- Có trình độ cao đẳng: 01 điểm.

- Có trình độ đại học trở lên: 02 điểm.

Điều 6. Tiêu chí về trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng (điểm tối đa là 25 điểm)

1. Vị trí dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng (điểm tối đa là 10 điểm).

- Đặt trụ sở tại huyện chưa có Văn phòng công chứng nào thành lập: 10 điểm.

- Đặt trụ sở tại huyện đã có 01 Văn phòng công chứng: 05 điểm.

- Đặt trụ sở tại thành phố Hoà Bình: 0 điểm.

2. Tổng diện tích sử dụng của trụ sở của Văn phòng công chứng (điểm tối đa là 10 điểm).

- Diện tích từ 200m² trở lên: 10 điểm.

- Diện tích từ 100m² đến 200m²: 05 điểm.

- Diện tích từ 50m² đến 100m²: 03 điểm.

3. Về tính pháp lý của trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng (điểm tối đa là 05 điểm).

- Trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng thuộc sở hữu của 1 trong số các Công chứng viên đề nghị thành lập: 05 điểm.

- Trụ sở là nhà đi thuê, mượn với thời hạn thuê, mượn từ 05 năm: 03 điểm.

Điều 7. Tiêu chí về cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin trong hành nghề công chứng (điểm tối đa là 20 điểm)

1. Có phương án cài đặt, đầu tư và sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng: 07 điểm.

2. Có trang bị máy tính (ít nhất 03 bộ máy tính), máy in, bàn ghế tiếp khách, tủ đựng, kệ đựng hồ sơ: 07 điểm.

3. Trang bị máy Photocopy và có lắp đặt Camera giám sát: 03 điểm.

4. Có dự kiến kết nối mạng Internet, thiết kế trang website của Văn phòng công chứng, tạo địa chỉ email của Văn phòng công chứng: 03 điểm.

Điều 8. Tiêu chí khác (điểm tối đa là 15 điểm)

1. Quy trình nghiệp vụ và lưu trữ (điểm tối đa là 05 điểm).

- Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định pháp luật: 03 điểm.

- Xây dựng quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định pháp luật: 02 điểm.

2. An ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng chống cháy nổ (điểm tối đa là 05 điểm).

- Có nơi để xe cho khách hàng: 01 điểm.

- Địa điểm giữ xe thuận lợi, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông: 02 điểm.

- Có trang thiết bị phòng chống cháy nổ: 02 điểm.

3. Tính khả thi của Đề án thành lập Văn phòng công chứng

Tính khả khi của Đề án thành lập Văn phòng công chứng được xem xét. Đánh giá tổng thể các điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất, nhân sự của Văn phòng đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định: 05 điểm.

Chương III

CÁCH THỨC XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP, ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA ĐIỂM ĐẶT TRỤ SỞ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 9. Quy định về tiếp nhận hồ sơ; thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng

1. Sở Tư pháp thực hiện việc tiếp nhận các hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

2. Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi địa điểm đặt trụ Văn phòng công chứng (sau đây gọi tắt là Tổ xét duyệt hồ sơ), gồm có từ 03 đến 05 thành viên (do 01 đồng chí Phó Giám đốc Sở Tư pháp làm Tổ trưởng, các thành viên của Tổ xét duyệt hồ sơ là đại diện Thanh tra Sở, phòng Hành chính- Bổ trợ tư pháp, phòng Xây dựng, kiểm tra và theo dõi thi hành pháp luật và đại diện Hội Công chứng viên tỉnh). Trường hợp cần thiết, Giám đốc Sở Tư pháp mời đại diện các cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan tham gia Tổ xét duyệt hồ sơ.

Tổ xét duyệt hồ sơ tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

3. Tổ xét duyệt hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm quy định tại Chương II của Quy định này để xét duyệt và chấm điểm từng hồ sơ thành lập, thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

Điều 10. Cách thức chấm điểm

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng điểm trung bình cộng của các thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc xét duyệt và chấm điểm được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên của Tổ xét duyệt hồ sơ.

3. Hồ sơ được xét chọn phải đạt điểm chuẩn là 60/100 điểm trở lên. Trường hợp có nhiều hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong một đơn vị hành chính tại cùng một thời điểm xét duyệt thì chọn hồ sơ có tổng số điểm cao nhất.

Trường hợp các hồ sơ có tổng số điểm bằng nhau thì chọn theo thứ tự ưu tiên là hồ sơ có số điểm cao hơn về tiêu chí: Tổ chức nhân sự, trụ sở làm việc.

4. Căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng hoặc Quyết định cho phép thay đổi địa điểm đặt trụ sở theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Trách nhiệm của Công chứng viên

Công chứng viên hợp danh có tên trong đề án thành lập Văn phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

Điều 12. Tổ chức thực hiện

Giao Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, hướng dẫn thực hiện quy định này. Quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.