QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA CỦA SỞ Y TẾ TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 3836/2008/QĐ.UBND ngày 27/10/2008 của UBND Tỉnh BR-VT về việc Quy định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Y tế tỉnh BR-VT;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Sở Y tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa của Sở Y tế tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 245/QĐ-SYT ngày 26/4/2014 Sở Y tế về việc ban hành Quy chế tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa của Sở Y tế tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn Phòng, Trưởng các phòng chức năng Sở Y tế, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc và phòng Y tế huyện, thành phố có trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY CHẾ

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA CỦA SỞ Y TẾ TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 241/QĐ-SYT ngày 27/5/2015)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa của Sở Y tế tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu và sự phối hợp giữa các phòng chức năng của Sở với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

- Công chức được phân công làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Viết tắt là Bộ phận TN & TKQ) và các phòng chức năng có trách nhiệm thực hiện quy chế này.

- Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết những công việc thuộc những lĩnh vực được triển khai thực hiện theo cơ chế một cửa trực tiếp liên hệ nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện

- Tiếp nhận và trả kết quả đối với các thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết được quy định theo Quyết định công bố Bộ thủ tục hành chính đã được UBND tỉnh BR-VT ban hành.

- Các thủ tục hành chính phải công khai thành phần hồ sơ, mức thu phí, lệ phí và thời gian giải quyết công việc.

- Bảo đảm sự phối hợp giải quyết công việc giữa các phòng chức năng nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân.

Điều 4. Địa điểm, thời gian làm việc của Bộ phận TN & TKQ

- Địa điểm làm việc: Tầng 1 Sở Y tế - Số 01 đường Phạm Văn Đồng, phường Phước Trung, thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (Trung tâm Hành chính - Chính trị tỉnh)

- Thời gian tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính: Các ngày làm việc trong tuần (Trừ các ngày thứ bảy, chủ nhật, các ngày nghỉ lễ theo quy định)

Sáng từ: 7h30 đến 11h30

Chiều từ: 13h30 đến 16h30

Thời gian hành chính còn lại trong ngày sẽ sắp xếp hồ sơ, tài liệu và chuyển giao hồ sơ cho các phòng chức năng giải quyết.

Chương II

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

Điều 5. Vị trí, chức năng

- Bộ phận TN & TKQ thuộc Văn phòng Sở Y tế do đồng chí Chánh văn phòng phụ trách.

- Công chức làm việc tại Bộ phận TN & TKQ chịu sự quản lý toàn diện của Văn phòng Sở.

- Văn phòng Sở có trách nhiệm chỉ đạo, quản lý hoạt động và đảm bảo các điều kiện làm việc cho Bộ phận TN & TKQ.

Điều 6. Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận TN & TKQ

1. Nhiệm vụ:

- Kiểm tra, xem xét, hướng dẫn tổ chức, cá nhân kê khai, bổ sung hồ sơ (nếu chưa hợp lệ); đối với những hồ sơ đúng và đủ theo quy định thì tiếp nhận hồ sơ hẹn ngày trả kết quả đồng thời in phiếu tiếp nhận hồ sơ theo quy định; Trường hợp yêu cầu của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.

- Chuyển hồ sơ cho phòng chức năng để giải quyết, đảm bảo đúng thời gian quy định. Khi có kết quả từ các phòng chức năng thì trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; đối với những hồ sơ giải quyết trễ so với ngày hẹn thì các phòng chức năng sẽ báo cho bộ phận TN & TKQ để thông báo cho tổ chức, cá nhân biết, trình bày rõ lý do trễ hẹn và hẹn lại ngày trả kết quả.

- Thực hiện ghi chép đầy đủ sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả, phiếu giải quyết hồ sơ theo quy định tại các biểu mẫu của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ.

- Niêm yết công khai các quy định về hồ sơ, thủ tục hành chính, thời gian giải quyết, phí, lệ phí (Nếu có) tại Bộ phận TN & TKQ.

- Thực hiện báo cáo tình hình, kết quả tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của tổ chức, cá nhân theo định kỳ hàng quý, năm và đột xuất khi có yêu cầu.

2. Quyền hạn của Bộ phận TN & TKQ

- Có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân không đúng trình tự, thủ tục quy định đã niêm yết.

- Phối hợp với các phòng chức năng đề xuất sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trình thủ tục hành chính theo hướng tinh gọn, giảm thời gian giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân nhưng phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

- Đề xuất trang bị cơ sở vật chất, phương tiện làm việc nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động và không ngừng nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác.

- Được hưởng chế độ hỗ trợ đặc thù theo quy định.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG

Điều 7. Trách nhiệm của trưởng phòng chức năng

- Chịu trách nhiệm phân phối, giao việc cho công chức thuộc thẩm quyền quản lý tham mưu giải quyết đối với những hồ sơ do Bộ phận TN & TKQ chuyển đến theo đúng thời gian quy định.

- Kiểm tra, đôn đốc tình hình giải quyết công việc của công chức thuộc phòng quản lý.

- Xem xét đề xuất của công chức trước khi trình Lãnh đạo Sở.

- Phối hợp với Chánh văn phòng Sở phản ánh kịp thời những vấn đề vướng mắc trong quá trình thực hiện.

Điều 8. Trách nhiệm của công chức thuộc các phòng chức năng

- Chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và tham mưu, đề xuất giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ được giao, đảm bảo đúng pháp luật và đúng thời gian quy định.

- Trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo Sở ký hồ sơ trả kết quả đúng hẹn.

- Mở sổ theo dõi việc thụ lý, giải quyết hồ sơ của phòng.

Điều 9. Khi tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ trực tiếp tại các phòng chức năng thì phòng chức năng có trách nhiệm hướng dẫn hoặc chuyển hồ sơ đến Bộ phận TN &TKQ để thực hiện thủ tục tiếp nhận theo đúng quy định.

Điều 10. Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Các phòng chức năng phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận TN & TKQ và gửi văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả.

Chương IV

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA

Điều 11. Quy trình tiếp nhận hồ sơ

- Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết công việc liên hệ và nộp hồ sơ tại Bộ phận TN &TKQ.

- Công chức làm việc tại Bộ phận TN & TKQ thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xem xét, kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp yêu cầu của tổ chức, cá nhân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh;

+ Trường hợp hồ sơ đã đúng, đủ theo quy định thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ được cập nhật vào phần mềm 1 cửa điện tử eGate online, hẹn ngày trả kết quả, in phiếu biên nhận hồ sơ, ký nhận và gửi tổ chức cá nhân.

Bước 2: Vào sổ theo dõi giải quyết hồ sơ theo đúng quy trình thực hiện hệ thống ISO 9001:2008.

Bước 3: Chuyển hồ sơ đến phòng chức năng để giải quyết.

Điều 12. Quy trình giải quyết hồ sơ

- Các phòng chức năng có trách nhiệm thụ lý thực hiện các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thành phần, nội dung hồ sơ do Bộ phận TN & TKQ chuyển giao theo phiếu tiếp nhận hồ sơ.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức thẩm định, trình lãnh đạo ký và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

- Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo cho lãnh đạo phòng phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu tại phòng chức năng.

+ Đối với hồ sơ sau khi thẩm tra, xác minh đủ điều kiện: Công chức trình lãnh đạo ký và trả kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

+ Đối với trường hợp qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức báo lãnh đạo trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian giải quyết lần đầu tính trong thời gian giải quyết hồ sơ.

- Trường hợp các hồ sơ đòi hỏi phải có sự phối hợp của các phòng chức năng khác, phòng chức năng chủ trì phát hành văn bản để xin ý kiến thống nhất trong việc thụ lý hồ sơ hoặc tổ chức họp để tiến hành lập biên bản về những nội dung thống nhất và kiến nghị đề xuất xin ý kiến của lãnh đạo Sở.

- Trường hợp các hồ sơ phải thực hiện việc thẩm định cơ sở: Các phòng chức năng sắp xếp, phối hợp với các phòng chức năng liên quan và phòng Y tế huyện, thành phố để thẩm định cơ sở (Có văn bản gửi phòng Y tế để phối hợp). Nếu thẩm định không đạt thì hướng dẫn để cơ sở sửa đổi và thẩm định lại.

- Trường hợp sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức báo lãnh đạo trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

Bước 3: Trả kết quả cho Bộ phận TN & TKQ.

- Trường hợp không thể giải quyết hồ sơ theo đúng thời gian quy định thì phòng chức năng báo cáo rõ nguyên nhân với lãnh đạo Sở và thông báo cho Bộ phận TN & TKQ để thông báo cho tổ chức, cá nhân biết lý do và hẹn thời gian trả kết quả

- Đối với các trường hợp hồ sơ không giải quyết thì phòng chức năng báo cáo Giám đốc Sở, sau đó trả lời bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân (Nêu rõ lý do).

- Thời gian thụ lý cho từng loại thủ tục được quy định cụ thể tại bảng kiểm soát thời gian thực hiện thủ tục hành chính của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Điều 13. Quy trình trả kết quả

Sau khi các phòng chức năng chuyển kết quả đến Bộ phận TN & TKQ, công chức của Bộ phận TN & TKQ ghi chép, cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào sổ theo dõi và phần mềm theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (Nếu có).

Thông báo cho tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả.

Yêu cầu tổ chức, cá nhân ký nhận kết quả vào sổ theo dõi và thu phí, lệ phí (Nếu có) đồng thời thu hồi phiếu tiếp nhận hồ sơ.

Điều 14. Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ giải quyết theo cơ chế một cửa sau khi hoàn chỉnh được lưu trữ tại phòng chức năng. Hồ sơ bao gồm các tài liệu:

- Kết quả xử lý nội dung theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân cụ thể là chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận hoạt động hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc...

- Phiếu tiếp nhận hồ sơ, phiếu giải quyết hồ sơ kèm theo hồ sơ

- Biên bản thẩm định (Nếu có)

- Văn bản yêu cầu bổ sung (Nếu có)

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Quy định về những nội dung chưa được quy định tại quy chế này và điều khoản chuyển tiếp.

- Những nội dung chưa được quy định trong quy chế này, khi có phát sinh thực hiện theo các quy định hiện hành của nhà nước và các văn bản hướng dẫn của các cấp có thẩm quyền.

- Điều khoản chuyển tiếp: Khi có những quy định sửa đổi, bổ sung các nội dung của cấp có thẩm quyền trong khi chưa ban hành Quyết định sửa đổi bổ sung quy chế cho phù hợp, việc thực hiện các nội dung về Quy chế tiếp nhận và trả kết quả thực hiện theo cơ chế một cửa của Sở Y tế tỉnh BR-VT được thực hiện theo các văn bản mới của các cơ quan có thẩm quyền ban hành.

Điều 16. Khen thưởng và xử lý vi phạm

- Việc thực hiện các nội dung của quy chế này là những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể và cá nhân công chức.

- Công chức vi phạm các quy định tại quy chế này tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định của pháp luật về xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 17. Tổ chức thực hiện

Văn phòng, các phòng chức năng Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc liên quan, phòng Y tế huyện, thành phố, Bộ phận TN & TKQ chịu trách nhiệm thực hiện quy chế này.

Giao Chánh Văn phòng Sở đôn đốc, theo dõi việc thực hiện quy chế này; định kỳ hàng quý và năm báo cáo Giám đốc Sở tình hình thực hiện và giải quyết các công việc về thủ tục hành chính nêu trên.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những nội dung chưa phù hợp, cần sửa đổi, bổ sung, Trưởng các phòng chức năng có trách nhiệm phản ánh bằng văn bản gửi Văn phòng Sở để tổng hợp, báo cáo Giám đốc xem xét, sửa đổi bổ sung cho phù hợp.