ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2261/QĐ-UBND

Thừa Thiên Huế, ngày 12 tháng 10 năm 2018

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
- Chánh Văn phòng và các PCVP;
- Lưu: VT, CCHC, NV.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Phan Ngọc Thọ

Bước

Người thực hiện

Trình tự thực hiện

Thời gian

1

Văn thư

- Tiếp nhận văn bản điện tử đến trong hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

- Đăng ký văn bản điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong vòng 2 giờ (theo giờ hành chính).

- Đối với văn bản đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu “Đen” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên hệ thống:

+ Trường hợp văn bản điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư ghi số đến và ngày đến trên văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản chuyển qua mạng.

+ Trường hợp không có văn bản điện tử đến trên hệ thống: Văn thư ghi số đến, ngày đến, số hóa văn bản đến và thực hiện đăng ký văn bản điện tử đến.

- Chuyển văn bản điện tử cho Giám đốc Sở.

Sáng: 7h30; 9h30

Chiều: 13h30; 15h30

2

Giám đốc Sở

- Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản điện tử. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.

- Chuyển văn bản điện tử cho Phòng/Ban/Chi cục giải quyết

Sáng: 8h; 10h

Chiều: 14h; 16h

3

Trưởng phòng/ Trưởng ban/Chi cục trưởng

- Tiếp nhận văn bản điện tử và xem xét xử lý.

- Trưởng phòng chuyển văn bản điện tử cho công chức chuyên môn giải quyết theo thẩm quyền.

- Trưởng ban/Chi cục trưởng chuyển văn bản điện tử cho Trưởng phòng thuộc Ban/Chi cục để phân công chức, viên chức chuyên môn giải quyết theo thẩm quyền.

Sáng: 8h; 10h

Chiều: 14h; 16h

4

Công chức, viên chức chuyên môn

- Nghiên cứu, thu thập thông tin để giải quyết văn bản.

- Cập nhật ý kiến giải quyết văn bản đề nghị lãnh đạo xem xét, quyết định.

- Trường hợp cần xin ý kiến của lãnh đạo trên Phiếu xử lý văn bản đến: Công chức, viên chức chuyên môn in Phiếu xử lý văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy.

- Dự thảo nội dung văn bản, trao đổi, lấy ý kiến đóng góp (nếu cần), tiếp thu và hoàn thành dự thảo văn bản.

- Chuyển Trưởng phòng/Trưởng ban/Chi cục trưởng duyệt nội dung của văn bản

Theo thời gian quy định

5

Trưởng phòng/ Trưởng ban/Chi cục trưởng

- Xem xét, duyệt nội dung văn bản điện tử (xác thực bằng chữ ký số)

- Chuyển Chánh Văn phòng kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hàng ngày

6

Chánh Văn phòng

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử (xác thực bằng chữ ký số)

- Chuyển Lãnh đạo Sở ký ban hành văn bản

Hàng ngày

7

Lãnh đạo Sở

- Xem xét, ký số văn bản điện tử

- Chuyển Văn thư làm thủ tục phát hành

Hàng ngày

8

Công chức, viên chức chuyên môn

- Sau khi văn bản điện tử đã được xác thực chữ ký số đầy đủ, công chức, viên chức chuyên môn in văn bản giấy.

- Trình Trưởng phòng/Trưởng ban/Chi cục trưởng ký nháy/tắt chịu trách nhiệm về nội dung và Chánh Văn phòng ký nháy/tắt chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Trình Lãnh đạo Sở ký ban hành văn bản giấy

- Chuyển bản giấy văn bản đi cho Văn thư để làm thủ tục phát hành.

Hàng ngày

9

Văn thư

- Tiếp nhận văn bản đi bằng giấy

- Vào sổ văn bản đi: Ghi số, ngày, tháng và xác thực chữ ký số của cơ quan vào văn bản điện tử.

- Ghi số và ngày, tháng vào văn bản giấy, nhân bản theo quy định và đóng dấu cơ quan vào văn bản giấy.

- Lưu 01 bản gốc văn bản đi bằng giấy theo quy định, chuyển 01 bản chính cho công chức, viên chức lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

- Phát hành văn bản đi:

+ Đối với các loại văn bản phát hành hoàn toàn theo hình thức văn bản điện tử: Văn thư phát hành văn bản điện tử.

+ Đối với các loại văn bản phát hành theo hình thức văn bản điện tử và đồng thời gửi kèm văn bản giấy: Văn thư phát hành văn bản điện tử đồng thời làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản đi bằng giấy.

Hàng ngày

Bước

Người thực hiện

Trình tự thực hiện

Thời gian

1

Văn thư

- Tiếp nhận văn bản điện tử đến trong hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

- Đăng ký văn bản điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong vòng 2 giờ (theo giờ hành chính).

- Đối với văn bản đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu “Đen” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên hệ thống:

+ Trường hợp văn bản điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư ghi số đến và ngày đến trên văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản chuyển qua mạng.

+ Trường hợp không có văn bản điện tử đến trên hệ thống: Văn thư ghi số đến, ngày đến, số hóa văn bản đến và thực hiện đăng ký văn bản điện tử đến.

- Chuyển văn bản điện tử cho Trưởng ban/Chi cục trưởng

Sáng: 7h30; 9h30

Chiều: 13h30; 15h30

2

Trưởng ban/Chi cục trưởng

- Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản điện tử. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.

- Chuyển văn bản điện tử cho phòng chuyên môn giải quyết

Sáng: 8h; 10h

Chiều: 14h; 16h

3

Trưởng phòng thuộc Ban/Chi cục

- Tiếp nhận văn bản điện tử và xem xét xử lý.

- Chuyển văn bản điện tử cho công chức, viên chức chuyên môn giải quyết theo thẩm quyền

Sáng: 8h; 10h

Chiều: 14h; 16h

4

Công chức, Viên chức chuyên môn

- Nghiên cứu, thu thập thông tin để giải quyết văn bản.

- Cập nhật ý kiến giải quyết văn bản đề nghị lãnh đạo xem xét, quyết định.

- Trường hợp cần xin ý kiến của lãnh đạo trên Phiếu xử lý văn bản đến: Công chức, viên chức chuyên môn in Phiếu xử lý văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy.

- Dự thảo nội dung văn bản, trao đổi, lấy ý kiến đóng góp (nếu cần), tiếp thu và hoàn thành dự thảo văn bản.

- Chuyển Trưởng phòng duyệt nội dung của văn bản

Theo thời gian quy định

5

Trưởng phòng thuộc Ban/Chi cục

- Xem xét, duyệt nội dung văn bản điện tử (xác thực bằng chữ ký số)

- Chuyển Trưởng phòng Phòng Hành chính - Tổng hợp kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hàng ngày

6

Trưởng phòng Phòng HC-TH

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử (xác thực bằng chữ ký số)

- Chuyển Lãnh đạo Ban/Chi cục ký ban hành văn bản

Hàng ngày

7

Lãnh đạo Ban/Chi cục

- Xem xét, ký số văn bản điện tử

- Chuyển Văn thư làm thủ tục phát hành

Hàng ngày

8

Công chức, viên chức chuyên môn

- Sau khi văn bản điện tử đã được xác thực chữ ký số đầy đủ, công chức, viên chức chuyên môn in văn bản giấy.

- Trình Trưởng phòng chuyên môn ký nháy/tắt chịu trách nhiệm về nội dung và Trưởng phòng Phòng Hành chính – Tổng hợp ký nháy/tắt chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Trình Lãnh đạo Ban/Chi cục ký ban hành văn bản giấy

- Chuyển bản giấy văn bản đi cho Văn thư để làm thủ tục phát hành.

Hàng ngày

9

Văn thư

- Tiếp nhận văn bản đi bằng giấy.

- Vào sổ văn bản đi: Ghi số, ngày, tháng và xác thực chữ ký số của cơ quan vào văn bản điện tử.

- Ghi số và ngày, tháng vào văn bản giấy, nhân bản theo quy định và đóng dấu cơ quan vào văn bản giấy.

- Lưu 01 bản gốc văn bản đi bằng giấy theo quy định, chuyển 01 bản chính cho công chức, viên chức lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

- Phát hành văn bản đi:

+ Đối với các loại văn bản phát hành hoàn toàn theo hình thức văn bản điện tử: Văn thư phát hành văn bản điện tử.

+ Đối với các loại văn bản phát hành theo hình thức văn bản điện tử và đồng thời gửi kèm văn bản giấy: Văn thư phát hành văn bản điện tử đồng thời làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản đi bằng giấy.

Hàng ngày