QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CHẾ PHỐI HỢP CỦA BÀN KANSAI

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Quyết định số 3022/QĐ-UBND ngày 20/9/2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thành lập Bàn Kansai;

Xét đề nghị của Trưởng ban Ban Quản lý các Khu Công nghiệp tỉnh kiêm Trưởng bàn Kansai tại Tờ trình số 58/TTr-KCNĐN ngày 12/6/2014 về việc ban hành Quy chế hoạt động và cơ chế phối hợp của Bàn Kansai,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế hoạt động và cơ chế phối hợp của Bàn Kansai.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Trưởng ban Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa; các cơ quan, đơn vị có liên quan và các thành viên Bàn Kansai chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CHẾ PHỐI HỢP CỦA BÀN KANSAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2175/QĐ-UBND ngày 14/7/2014 của Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích thành lập Bàn Kansai

Bàn Kansai là tổ chức trực thuộc Ban Quản lý các Khu công nghiệp Đồng Nai, có chức năng giúp Chủ tịch UBND tỉnh tư vấn một cửa, tiếp nhận và trả kết quả cho các doanh nghiệp vùng Kansai và Nhật Bản đầu tư tại tỉnh Đồng Nai, là cầu nối giữa các doanh nghiệp vùng Kansai với các sở, ban, ngành địa phương và Lãnh đạo tỉnh để giải quyết các yêu cầu phát sinh trong quá trình tìm hiểu đầu tư và triển khai dự án tại Đồng Nai.

Điều 2. Nhiệm vụ, quyền hạn Bàn Kansai

1. Tiếp nhận yêu cầu qua trao đổi trực tiếp, văn bản giấy, điện thoại và thư điện tử đến từ vùng Kansai và Nhật Bản.

2. Cung cấp thông tin tư vấn, hướng dẫn phù hợp và phối hợp các đơn vị chức năng, các ngành và địa phương phúc đáp kết quả trong thời gian sớm nhất.

3. Báo cáo UBND tỉnh về những vấn đề vượt ngoài phạm vi thẩm quyền hoặc các ngành, địa phương có ý kiến khác nhau.

4. Bàn Kansai được quyền yêu cầu các sở, ban, ngành, đơn vị có liên quan phối hợp, chia sẻ thông tin, thực hiện các công việc cần thiết để giải quyết kịp thời các yêu cầu liên quan đến đầu tư của Nhà đầu tư vùng Kansai.

Điều 3. Kinh phí hoạt động

Kinh phí hoạt động của Bàn Kansai do ngân sách tỉnh cấp thông qua Ban Quản lý các Khu công nghiệp.

Điều 4. Chế độ hoạt động Bàn Kansai

1. Bàn Kansai được phép sử dụng con dấu của Ban Quản lý các Khu Công nghiệp Đồng Nai để triển khai thực hiện các hoạt động của Bàn Kansai.

2. Các thành viên Bàn Kansai làm việc theo chế độ kiêm nhiệm.

3. Ban Quản lý các Khu công nghiệp tỉnh được sử dụng bộ máy và phương tiện của cơ quan để phục vụ nhiệm vụ chỉ đạo của Trưởng Bàn Kansai.

Chương II

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CHẾ PHỐI HỢP

Điều 5. Trưởng Bàn Kansai

1. Lãnh đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Bàn Kansai, phân công nhiệm vụ cho các thành viên của Bàn Kansai.

2. Chỉ đạo xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt động của Bàn Kaisai.

3. Quyết định, tổ chức thực hiện kế hoạch, chương trình công tác và những vấn đề khác thuộc phạm vi hoạt động của Bàn Kansai.

4. Xây dựng các ấn phẩm, tài liệu và cơ sở dữ liệu cần thiết để phục vụ cho hoạt động của Bàn Kansai.

5. Xây dựng cơ chế phản hồi tại chỗ để biết được mức độ hài lòng của khách hàng là các doanh nghiệp Nhật Bản sau mỗi lượt nhận được thông tin tư vấn, hướng dẫn và phản hồi từ Bàn Kansai.

6. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo UBND tỉnh Đồng Nai, kịp thời báo cáo và đề xuất, tham mưu với Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo, giải quyết công việc của Bàn Kansai.

Điều 6. Thư ký Bàn Kansai

1. Trực tiếp giao dịch bằng điện thoại, thư điện tử hoặc văn bản giấy với các nhà đầu tư với tư cách là người thụ lý hồ sơ và trực tiếp giải quyết công việc của Bàn Kansai.

2. Thực hiện công tác dịch thuật (tự dịch hoặc thông qua phiên dịch, biên dịch):

a) Dịch sang tiếng Việt những nội dung yêu cầu tư vấn từ phía nhà đầu tư Nhật Bản và kịp thời chuyển đến các thành viên Bàn Kansai, các đơn vị, sở, ban, ngành có chức năng, địa phương liên quan.

b) Dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật nội dung Trưởng bàn chỉ đạo trả lời các vấn đề mà nhà đầu tư quan tâm.

3. Tiếp nhận ý kiến phản hồi từ các thành viên Bàn Kansai và các đơn vị, sở, ban, ngành có chức năng, địa phương liên quan để tổng hợp ý kiến, báo cáo Trưởng Bàn tiến độ xử lý và thực hiện ý kiến chỉ đạo trả lời các vấn đề mà nhà đầu tư quan tâm trong thời gian sớm nhất.

4. Tổng hợp tình hình hoạt động của Bàn Kansai, báo cáo cho Trưởng bàn theo định kỳ hoặc theo yêu cầu.

Điều 7. Các thành viên Bàn Kansai

1. Thực hiện và chịu trách nhiệm cá nhân đối với các công việc được Trưởng Bàn chỉ đạo phân công phụ trách.

2. Phối hợp tích cực và chặt chẽ với Thư ký bàn, các sở, ban, ngành và đơn vị, địa phương có liên quan thực hiện các công việc cần thiết để giải quyết kịp thời các yêu cầu đầu tư của nhà đầu tư vùng Kansai và Nhật Bản, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ theo phương châm “Nhanh chóng, chính xác, đúng pháp luật, đồng hành cùng doanh nghiệp”.

Điều 8. Công tác phối hợp hoạt động và cung cấp thông tin

1. Trách nhiệm thực hiện công tác phối hợp hoạt động giữa Bàn Kansai và các sở, ban, ngành, đơn vị, địa phương có liên quan.

a) Thành viên Bàn Kansai căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các sở, ban, ngành và đơn vị, địa phương có liên quan để xác định cơ quan phối hợp trong quá trình xử lý thông tin.

b) Cơ quan phối hợp có trách nhiệm phối hợp, chia sẻ thông tin, thực hiện các công việc cần thiết để giải quyết kịp thời các yêu cầu liên quan đến đầu tư của nhà đầu tư vùng Kansai và hỗ trợ hoạt động của Bàn Kansai.

2. Phương thức phối hợp hoạt động và cung cấp thông tin

a) Việc phối hợp hoạt động và cung cấp thông tin giữa Bàn Kansai và cơ quan phối hợp được thực hiện bằng các hình thức: Trao đổi trực tiếp, bằng văn bản giấy, qua điện thoại và thư điện tử.

Để đáp ứng yêu cầu về thời gian giải quyết công việc, giao tiếp bằng điện thoại và thư điện tử được ưu tiên sử dụng thay thế cho văn bản giấy hành chính.

b) Các sở, ban, ngành và đơn vị, địa phương có trách nhiệm cung cấp số điện thoại, hộp thư điện tử công vụ chính thức để liên hệ giải quyết các công việc liên quan đến Bàn Kansai.

Thư ký và thành viên Bàn Kansai liên lạc với các sở, ngành và đơn vị, địa phương thông qua số điện thoại và hộp thư đăng ký chính thức của ngành, địa phương đó. Các thông tin trả lời thông qua số điện thoại và hộp thư này là ý kiến trả lời chính thức của sở, ngành và đơn vị, địa phương được tham vấn.

3. Trình tự và thời hạn giải quyết yêu cầu liên quan đến đầu tư của nhà đầu tư vùng Kansai

a) Trình tự giải quyết

- Sau khi nhận được yêu cầu của nhà đầu tư, Thư ký bàn thực hiện công tác dịch thuật và phối hợp thành viên Bàn Kansai chuyển thông tin yêu cầu cho các sở, ngành và đơn vị, địa phương có liên quan lấy ý kiến trong vòng 01 ngày làm việc.

- Thư ký bàn tiếp nhận ý kiến phản hồi từ các sở, ban, ngành và đơn vị, địa phương có liên quan trong vòng 02 ngày làm việc.

- Tổng hợp trả lời, báo cáo Trưởng bàn xem xét quyết định nội dung trả lời trong vòng 01 ngày làm việc.

- Thư ký bàn tổ chức thực hiện công tác dịch thuật để trả lời cho nhà đầu tư trong vòng 01 ngày làm việc.

b) Thời hạn thông thường để giải quyết các yêu cầu của nhà đầu tư tổng cộng không quá 05 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận yêu cầu.

c) Đối với các sự việc phức tạp, thời hạn để giải quyết các yêu cầu của nhà đầu tư tổng cộng không quá 10 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận yêu cầu.

d) Trong trường hợp giải quyết yêu cầu phức tạp, Thư ký bàn báo cáo ngay cho Trưởng bàn để kịp thời liên lạc trao đổi với lãnh đạo các sở, ban, ngành và đơn vị, địa phương có liên quan qua điện thoại.

đ) Cán bộ các sở, ngành, đơn vị và địa phương trực điện thoại, hộp thư điện tử liên lạc với Bàn Kansai báo cáo ngay cho Lãnh đạo cơ quan, đơn vị khi nhận thấy có vấn đề phức tạp cần xin ý kiến.

e) Trưởng bàn Kansai báo cáo Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét giải quyết khi gặp yêu cầu vượt quá phạm vi thẩm quyền của các sở, ban, ngành và đơn vị, địa phương hoặc các yêu cầu mà các sở, ban, ngành và đơn vị, địa phương có ý kiến khác nhau khi xử lý công việc của Bàn Kansai.

Chương III

CHẾ ĐỘ HỘI HỌP VÀ THÔNG TIN BÁO CÁO

Điều 9. Chế độ hội họp

1. Bàn Kansai họp định kỳ 03 tháng một lần hoặc họp đột xuất theo yêu cầu của Trưởng bàn.

Thời gian họp cụ thể do Trưởng bàn quyết định; nội dung các buổi họp do Thư ký bàn chuẩn bị. Các thành viên Bàn phải tham dự đầy đủ; trường hợp vắng có lý do phải thông báo với Trưởng bàn trước ít nhất một buổi trước khi diễn ra cuộc họp. Thư mời họp có thể sử dụng hình thức thư điện tử và có giá trị như văn bản giấy.

2. Nội dung các kỳ họp định kỳ nhằm đánh giá các hoạt động của Bàn Kansai về kết quả thực hiện (số lượt doanh nghiệp Nhật Bản được tư vấn, hỗ trợ, hướng dẫn cung cấp thông tin; mức độ thực hiện các kế hoạch, chương trình công tác; đánh giá mức độ hài lòng của doanh nghiệp Nhật Bản khi đến với Bàn Kansai thông qua cơ chế phản hồi tại chỗ, …), những khó khăn, vướng mắc cần tháo gỡ và đề xuất, kiến nghị với Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động của Bàn.

Điều 10. Thông tin, báo cáo

1. Bàn Kansai thực hiện chế độ báo cáo hoạt động báo cáo định kỳ mỗi 03 tháng, năm và đột xuất theo yêu cầu của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư và Lãnh đạo Ban Quản lý các Khu Công nghiệp tỉnh.

2. Với vai trò đầu mối, theo dõi và thúc đẩy việc triển khai các nội dung hợp tác giữa UBND tỉnh Đồng Nai và Cục Kinh tế Thương mại và Công nghiệp Kansai (METI –KANSAI) theo phân công tại Bản ghi nhớ đã được Hai Bên ký kết ngày 09/4/2013, Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm hỗ trợ, theo dõi, cập nhật thông tin hoạt động của Bàn Kansai, tổng hợp báo cáo chung theo quy định.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11.

1. Sở Ngoại vụ phối hợp cùng với Sở Kế hoạch và Đầu tư triển khai thực hiện Quy định này đến các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị liên quan.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh, khó khăn, vướng mắc đề nghị các thành viên Bàn Kansai; sở, ban, ngành và các địa phương phản ánh kịp thời về Thư ký Bàn Kansai để tổng hợp báo cáo Trưởng bàn Kansai bổ sung, sửa đổi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.