QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẮC KẠN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC KẠN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số: 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số: 2009/TTr-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẮC KẠN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2161/QĐ-UBND ngày 01 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về thủ tục, trình tự, thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan và cá nhân trong việc phục vụ sử dụng và sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn.

2. Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài (sau đây gọi chung là độc giả) sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn.

Điều 2. Thành phần tài liệu bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

1. Tài liệu của Ủy ban hành chính tỉnh Bắc Kạn từ năm 1950 đến năm 1965.

2. Tài liệu của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn từ năm 1997 trở về sau.

3. Tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn theo quy định của pháp luật.

4. Các tài liệu khác có giá trị lịch sử đối với tỉnh Bắc Kạn.

Điều 3. Các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.

2. Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

3. Triển lãm, trưng bày, công bố tài liệu lưu trữ.

4. Cấp bản chứng thực, bản sao, sao lục, trích sao tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

6. Cho mượn tài liệu lưu trữ.

Điều 4. Trách nhiệm của các cá nhân trong việc phục vụ sử dụng tài liệu và sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn

1. Trách nhiệm của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử

a) Tổ chức thực hiện việc phục vụ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.

b) Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu và đặc thù công việc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.

d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn.

2. Trách nhiệm của viên chức Phòng đọc

a) Làm thẻ độc giả.

b) Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.

c) Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu.

d) Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả.

đ) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.

e) Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc.

3. Trách nhiệm của độc giả.

a) Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định của pháp luật và của cơ quan Lưu trữ lịch sử về sử dụng tài liệu.

b) Không được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.

c) Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

d) Trả phí, lệ phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Thủ tục và trình tự xét duyệt tài liệu

1. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

a) Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử phải có Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

b) Độc giả ghi các thông tin và Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu được thực hiện theo mẫu tại Phụ lục số I (Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ).

2. Trình tự phục vụ việc sử dụng tài liệu

a) Độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ, mẫu sổ đăng ký độc giả thực hiện theo Phụ lục số II (Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ). Viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.

b) Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử phê duyệt.

c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu.

Điều 6. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu

1. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý.

2. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân, trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy định tại Điều 16, 17 của Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

3. Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép bằng văn bản.

Điều 7. Thẻ độc giả

1. Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 05 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả.

2. Thời hạn sử dụng Thẻ độc giả do người đứng đầu Lưu trữ lịch sử theo quy định.

3. Mẫu Thẻ độc giả được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số III (Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ).

Điều 8. Yêu cầu và thời hạn cung cấp tài liệu

1. Các loại phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc: Phiếu yêu cầu đọc tài liệu, Phiếu yêu cầu sao chụp và Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu.

a) Mẫu Phiếu yêu cầu đọc tài liệu thực hiện theo Phụ lục số IV và được đăng ký vào sổ theo mẫu tại Phụ lục số V.

b) Mẫu phiếu yêu cầu sao tài liệu thực hiện theo Phụ lục số VI và được đăng ký vào sổ theo mẫu tại Phụ lục số V.

c) Mẫu phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu thực hiện theo Phụ lục số VIII và được đăng ký vào Sổ chứng thực tài liệu. Mẫu sổ chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số IX.

Các phụ lục trong Điểm a, b, c được thực hiện theo Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ.

2. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả

a) Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.

b) Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.

c) Thời hạn phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thực hiện theo ngày làm việc, bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Trong trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ bố trí cán bộ, viên chức thực hiện việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ngoài giờ làm việc.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.

Điều 9. Sử dụng công cụ tra cứu tại Phòng đọc

1. Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng dẫn của Viên chức Phòng đọc.

2. Độc giả không được sao chụp nội dung thông tin trong công cụ tra cứu tài liệu.

Điều 10. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).

2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần đọc không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).

3. Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận lần tiếp theo.

4. Viên chức Phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu. Mẫu sổ giao, nhận tài liệu thực hiện theo Phụ lục số X (Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ).

5. Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.

6. Tài liệu thuộc diện quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.

7. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong các trường hợp sau:

a) Tài liệu có tình trạng vật lý yếu;

b) Tài liệu đang xử lý nghiệp vụ như: Chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axít, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm.

8. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Tài liệu được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:

- Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu Mật nhưng chưa được giải mật.

- Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu Tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.

Điều 11. Sao tài liệu

1. Tài liệu được sao dưới các hình thức: Sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.

2. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.

3. Việc sao tài liệu do Lưu trữ lịch sử thực hiện.

Điều 12. Chứng thực tài liệu

1. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.

2. Nội dung chứng thực tài liệu.

a) Viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực. Mẫu Dấu chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số XI (Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ).

b) Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ký xác nhận và đóng dấu Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

c) Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Chi cục Văn thư - Lưu trữ lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.

3. Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu.

4. Việc thực hiện chứng thực lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

5. Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.

6. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:

- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

Điều 13. Các công cụ phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

1. Thẻ độc giả.

2. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.

3. Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.

4. Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.

5. Phiếu yêu cầu sao tài liệu.

6. Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu.

7. Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao, chứng thực tài liệu.

8. Sổ đăng ký độc giả.

9. Sổ giao, nhận tài liệu giữa Phòng đọc và độc giả.

10. Sổ đăng ký chứng thực tài liệu.

11. Mẫu dấu chứng thực tài liệu.

12. Sổ đóng góp ý kiến của độc giả.

13. Hồ sơ độc giả.

Các loại công cụ nêu tại Khoản 4, 7, 8, 9, 10, 12, 13 của Điều này được lập và đăng ký theo từng năm, hết năm các sổ này được giao nộp vào bộ phận lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để quản lý.

Chương III

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 14. Khen thưởng

Trong công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo chế độ chung của nhà nước.

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ thu thập, bổ sung, quản lý, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.

3. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

Điều 15. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào chiếm giữ tiêu hủy trái phép, làm hư hại, mất tài liệu lưu trữ, làm lộ thông tin hoặc có những hành vi khác vi phạm những điều của Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Chương VI

TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN

Điều 16. Trách nhiệm thực hiện

Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện và hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về lưu trữ.

Trong quá trình thực hiện, tùy theo tình hình thực tế hoặc yêu cầu công tác, Quy chế sẽ được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.